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【電子化】 電子化とは主に、アナログだったものをデジタルに変化させることを言います。 今まで人の手で行っていた業務にコンピューターを導入することや、文書や書類など紙で管理していたものをデジタル化することがこれに当てはまります。 書類の電子化が進んでいない場合、会社で……
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スキャニングの効果的なやり方とは？実施する際の留意点も解説
昨今、DX推進や電子帳簿保存法の改正、働き方の多様化といった時代の潮流を受け、紙文書をスキャニングして電子データとして保存する必要性が高まっています。すでに多くの企業が電子化を導入していると言われる一方で、電子化をさらに進めたい企業やこれか…
戦略総務③社内の重要書類や印章の効率的管理
本コラムでは、昨今注目を集めている「戦略総務」について解説をお届けしています。第3回となる今回のテーマは「社内の重要書類や印章の効率的管理」に焦点を当て、戦略総務としてどのような視点で社内の書類管理を進めていくべきなのか、具体的な戦略例を交…
過去に締結した紙契約書のデータ化。二重管理によるミスを防ごう
昨今のペーパーレス化やDX化の流れを受け、電子契約を導入する企業が増えています。しかし、せっかく契約書を電子化したにもかかわらず、導入後の業務フローや管理方法が更新されず、社内に混乱を招いているという企業も少なくありません。そこで本記事では…
【2023年最新版】スキャニング代行サービスおすすめ4選
コロナ禍においてリモートワークの拡大により、多くの企業は再び「紙問題」に向き合うことになりました。今、以前より叫ばれてきた「電子化」はどの企業も避けては通れない課題となっています。 紙書類の電子化にあたって、まず最初に実施することはス…
猶予期間は2023年末まで。電子帳簿保存法改正に伴う契約書管理のあり方
2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行となり「電子取引データの保存」が義務化となりました。2023年12月末日まで移行のための猶予措置が講じられていますが、まだ対応できていないという企業もあるのではないでしょうか。本記事では、電子帳簿保存…
新型コロナ「5類」移行で電子化は必要最低限のインフラへ
2023年5月8日から新型コロナウイルスの感染症法上の位置付けが季節性インフルエンザなどと同じ「5類」に移行となりました。そこで今回は、帝国データバンクが行った調査データをもとに、新型コロナ「5類」移行時における働き方の変化や環境整備に伴う…
3社の導入事例から見る電子化の意義とメリットを考える
テレワークの普及や電子帳簿保存法改正といった電子化に適した環境整備が進んでいます。電子化にはペーパーレスを推進するほか、コスト削減やセキュリティ強化など様々なメリットがあることは周知のとおりです。 本記事では、実際に電子化を導入した企…
電子化に向けた効率的な作業とは？3つのコツも紹介
昨今、多くの企業で導入が進む文書の電子化。テレワークを効率良く進める目的に加え、コスト削減や業務効率化、さらにはCO2排出量の削減による環境負荷軽減など多くのメリットがあることから、今や企業にとって必要不可欠なものとなっています。 し…
タイムスタンプとは？電子契約との関係も解説
電子契約の際「電子署名」に加えて「タイムスタンプ」を付与するサービスがあります。電子契約においてタイムスタンプの付与は必ずしも必要ではありませんが、電子文書が有するリスクや法的観点からもタイムスタンプを付与した方がメリットは大きいと言えます…
文書の電子化、目的を明確に。よくある失敗４つの例から学ぶ
昨今進められている文書の電子化は、働き方改革につながるテレワーク推進や、環境負荷削減を目的としていることは周知の通りです。文書の電子化により、クラウドなどにアクセスするだけで必要な書類の確認が可能に、また従業員の多様な働き方を可能にする基盤…
契約書等文書のスキャナ保存の扱いとは？改正電子帳簿保存法の対応ポイント
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正により、契約書等文書のスキャナ保存の要件が緩和されました。電子保存にまつわる企業の負担が軽減され導入しやすくなったものの、適用するためには各種要件を把握する必要があります。そこで本記事では、スキ…
【最新版】電子契約とは？メリットとデメリットも紹介！
テレワークやオンライン会議など非対面での業務が浸透する中、次なるステップとして注目されているのが「電子契約」です。本記事では、従来の書面契約との違いや電子契約のメリットやデメリットなど、知っておきたい電子契約の基礎知識について解説しています…
電子化後の文書管理のいろは。電子化を有効活用するために
昨今叫ばれている電子化ですが、導入しても適切に活用できなければ生産性向上につなげることは期待できません。それどころか、方法によっては、業務効率を悪化させてしまう可能性さえあります。 では、生産性向上に向けて、紙文書の電子化後はどのよう…
会社の物品管理に課題を感じるビジネスパーソンが多数。アンケート調査から見えてきたものとその対策は？
オフィスには、机や椅子、キャビネット、書類など様々な物品があります。毎日利用しているものやあまり利用していないものなど活用頻度が異なりますが、オフィス内で保管しておく必要性の高い物品はどれくらいあるのでしょうか。 株式会社日本パープル…
ペーパーレス化で業務効率アップ！おすすめの文書電子化サービス4選
積み上がる紙書類は常に悩みの種。保管スペースの確保に困ったり、いざ必要書類を探そうとすると見つけるのに時間がかかったりと、不便さを感じたことはないでしょうか。 そんな中、昨今ではペーパーレス化が進められています。ぺーパーレス化に向けた…
【2022年1月開始】改正電子帳簿保存法、主な3つの改正ポイントとは
令和3年度税制改正では電子帳簿保存法の見直しが行われました。2022年1月にこの改正が施行される予定です。今回の改正は、業種に関わらず電子取引を行っているすべての企業・個人事業主が対象となります。本記事では改正のポイントと対策方法について解…
リモートワーク時代における機密文書の取り扱い方を解説
リモートワークの普及と同時に情報漏えいのリスクが増しています。社外に情報を持ち出す際の対策は重要であると把握しているものの、実際に現状の方法で問題がないかどうか不安に感じている企業もあるのではないでしょうか。本記事ではそのような不安を抱える…
IT化とDXの違いは？DXの前提となる電子化の重要性とは？
馴染みのある言葉となって久しい「DX」という言葉。知っているけれど、正確に説明できるかどうか不安だという方もいるでしょう。今回はDXについて、IT化との違いや今注目されている理由、これからの企業としての取り組み方について解説していきます。 …
書類の電子化にまつわる困りごと6選。解決につながるヒントも合わせて解説
テレワークの推進により、従業員は紙の書類を持ち出して仕事を行うのが非常に難しくなりました。書類を紙から電子データへ移行する企業が増えていますが、実際には「文字起こしやデータ入力が面倒」「時間と労力がかかるため、ストップしている」「電子化してみた…
契約書管理や電子化でよくあるお悩み
テレワークの普及に伴い、脱ハンコや書類の電子化に取り組み始めた企業も多いのではないでしょうか。しかし、いざ始めてみると、契約書の量が多く管理方法が定まらないといった問題に直面し、前進ができていないという声を耳にします。 そこで本記事で…
書類保管と電子化が鍵。在宅勤務をオフィス勤務に近づける方法
電子化やデジタルが2020年のキーワードとなりました。とはいっても、オフィスに契約書や重要書類の原本があることなどから、まだまだオフィスに向かう機会も多いのではないでしょうか。テレワークという形は定着してきましたが、各社それぞれの課題が多く残っ…
バックオフィス業務をリモートワークで！実現するには業務のスマート化がマスト
テレワーク・リモートワークを推進している企業でも、「バックオフィス業務だけはテレワーク化できない」というケースが少なくありません。バックオフィス業務のテレワーク化が難しいのは、「紙」「ハンコ」などのアナログな文化が根強く残っているのが大きな要因…
電子署名とは？仕組みやメリット から電子署名法まで徹底解説！
日本企業は長らく「紙＆ハンコ」の文化を重んじてきましたが、近年のビジネス文書は「データ化＆ペーパーレス化」の動きが盛んになっています。新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大したことも、文書のデータ化＆ペーパーレス化に拍車をかけてお…
書類のPDF化・データ化は今や常識！注目の「電子化代行サービス」もご紹介
管理の煩わしさを解消するとともにコスト削減を図るため、書類の管理を紙からPDF（データ）に移行する企業が増えています。特に、テレワーク体制を考慮した場合、紙で書類を管理していたら仕事は一向に進まないでしょう。在宅勤務の増加にともない、あらゆる企…
迫る年末調整の電子化！ メリットと事前準備を把握しよう
毎年、年末から翌年1月10日ごろにかけて、企業の人事労務の負担になるのが「年末調整業務」です。 年末調整の計算に必要な申告書・証明書の管理・チェックや、給与計算ソフトへのデータ入力など、この時期は人事労務にとっての「繁忙期」に当たります。 …
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