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電子化(スキャニング)/ データ入力代行

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  • 書類の保管スペースがもう限界

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    大量の書類が溜まってしまい
    オフィスのスペースを圧迫している

  • 文字起こしやデータ入力が面倒

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    文字がデータ化されていない書類や
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  • 書類を探すのが手間

    書類を探すのが手間

    たくさんの書類の中から
    必要な書類を探すのが大変

  • 各拠点で管理が属人化

    各拠点で管理が属人化

    各拠点で文書管理が属人化している
    文書管理を一元化して整理したい

日本パープルの電子化サービスは
文書管理のお悩みを解決します

お客様に合った形式で文書を電子化

お客様に合った形式で文書を電子化

電子化したデータの納品形式は
専用システムやCD-R、HDDなどから選べます

選べる納品形式

  • 情報記録媒体情報記録媒体

    情報記録媒体

    DVDやハードディスクなど媒体を
    選べるだけでなく、ファイル形式も選べます

  • 文書管理システム文書管理システム

    文書管理システム

    社内と社外の文書を一括管理で
    きるシステム、
    MAMORU ONE
    アップロード

  • その他ご利用のシステムへ登録その他ご利用のシステムへ登録

    その他ご利用の
    システムへ登録

    御社でご利用のシステムに合わせて納品、
    登録代行まで対応可能です。

電子化後の原本のお預けや廃棄もできるのでオフィスもスッキリ

電子化後の原本のお預けや廃棄もできるので
オフィスもスッキリ

電子化後の原本の
お預けや廃棄もできるので
オフィスもスッキリ

スキャニング後の書類の取り扱いも
お客様のご要望に合わせて対応
返却、倉庫での保管、廃棄ができます

選べる原本の取り扱い

  • そのまま返却そのまま返却

    そのまま返却

    作業完了後、原本を
    そのままご返却いたします。

  • 専用保管庫で保存専用保管庫で保存

    専用保管庫で保存

    最新のセキュリティ対策が導入された
    保管庫で厳重に保管。
    必要な時にはすぐにお届け。

  • 廃棄・機密抹消廃棄・機密抹消

    廃棄・機密抹消

    廃棄依頼をいただいたら、
    弊社処理施設で機密抹消処理を行います。

文書管理システムで管理を一元化検索やデータ共有もバッチリ

文書管理システムで管理を一元化
検索やデータ共有もバッチリ

文書管理システム MAMORU ONEで
電子化後の書類をいつでも確認・共有
もちろん検索もできます

MAMORU ONEで文書管理

  • 社内と保管庫の文書を一緒に管理社内と保管庫の文書を一緒に管理

    社内と保管庫の
    文書を
    一緒に管理

    管理画面で書類のロケーション
    や入出庫を管理できます。

  • 多拠点での共有や閲覧制限も可能多拠点での共有や閲覧制限も可能

    多拠点での共有や
    閲覧制限も可能

    クラウドで管理されているので、複数の
    場所で共有できるほか、担当者ごとの閲
    覧制限もできます。

電子化サービス内容・仕様

  • データ仕様

    データ仕様

    OCRなど様々な仕様に対応

    解像度(dpi値)、カラー(モノクロorカラー)、傾き補正やOCR付与
    など様々なご要望に対応します。

  • 納品形式

    納品形式

    DVD、HDDなど様々な形式に対応

    DVD-R、CD-R、HDDでの納品のほか、専用の文書管理システムでの納品も可能です。
    原本の保管や処理まで一貫して管理することができるシステムなので、納品後の原本管理が容易になります。

  • オプション

    オプション

    データ管理/原本保管~廃棄

    原本の保管や廃棄も自社内で実施しますので、原本紛失の心配も無く、セキュリティ面でも安心です。
    また、廃棄時には証明書の発行も可能です。

  • セキュリティ

    セキュリティ

    PマークISO27001取得

    長年の機密処理業務とトランクルーム運営で培った、運搬から作業施設環境まで万全のセキュリティ体制です。

電子化サービスご利用事例

  • VOICE
    1

    ITサービス業
    従業員数: 50名

    社内文書の整理により
    ペーパレス化を実現

    全ての書類を社内キャビネットで管理し、大まかな整理しかできていなかったため、どの書類がどこにあるか、どの書類を廃棄してよいのか、管理体制が煩雑なままでした。
    結果、キャビネットがいっぱいになり、整理しないとどうにもならない状態に。
    法定保存年限に則り、全書類を整理して廃棄できる書類は全て廃棄。
    その後、全ての書類を外部保管し、毎月発生する書類は全てPDF化していく体制を整えました。 その結果、社内に保有する書類がゼロになり、見事にペーパーレス化を実現しました。
    ITサービス業
    従業員数: 50名
    社内文書の整理により、
    ペーパレス化の実現
  • VOICE
    2

    税理士事務所
    従業員数: 150名

    オフィス移転に伴う
    スペースセービング

    基本的には「紙」原本で管理していたため、社内の保管スペースも手狭になっていた中で、移転でオフィススペースを圧縮することに。
    書類の保管スペースを削減するために、外部保管と電子化を実施。
    全ての書類をPDF化するのではなく、永年保管が義務付けられている書類は外部保管、PDF化して廃棄できる書類はPDF化して廃棄。
    電子化と保管を上手く組み合わせることで、無駄のない最適な電子化を実現しました。
    税理士事務所
    従業員数: 150名
    オフィス移転に伴う
    スペースセービング
  • VOICE
    3

    就転職・人材派遣業
    従業員数: 1,000名

    企業成長による書類管理の改善
    「契約書の電子化」

    500件を超える契約書が毎月発生するにも関わらず、会社設立から「紙の原本」にて管理してきた。 契約内容確認のため過去の契約書を探す頻度は高く、約20,000件の原本から探していたが、契約書が増えれば増えるほど手間がかかるという悪循環に。
    過去の契約書を全てPDF化し、システム内で共有を図ることに。
    約20,000件の契約書をPDF化すると同時に、今後発生する契約書に関しても、毎月500件ずつ小分けにしてPDF化していく体制を整える。 契約書が多い企業様は共通の悩みがあるのではないでしょうか。
    就転職・人材派遣業
    従業員数: 1,000名
    企業成長による
    書類管理の改善
    「契約書の電子化」

その他ご利用事例

  • 学校様の成績証明書を電子化
  • 医療関係様の心電図を電子化
  • 会社設立当初から溜まっていた人事書類を電子化
  • 顧客登録書を電子化してシステム運用に変更

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