ペーパーレス化で業務効率アップ!おすすめの文書電子化サービス4選

積み上がる紙書類は常に悩みの種。保管スペースの確保に困ったり、いざ必要書類を探そうとすると見つけるのに時間がかかったりと、不便さを感じたことはないでしょうか。

そんな中、昨今ではペーパーレス化が進められています。ぺーパーレス化に向けた文書電子化サービスを提供する企業も多く存在し、これらの企業が提供するサービスを利用すれば手間をかけることなく電子化することが可能です。本記事では、文書電子化サービス選定のポイントや、おすすめの電子化サービス4選をご紹介します。

文書電子化とは?


文書電子化とは営業資料や契約書などの紙の書類を、PDF等電子データに変更することをいいます。紙の書類であれば、保管されている場所でしか閲覧することができません。しかし、電子データに変更しハードディスクやクラウドなどで共有することで、スマートフォン・タブレット・ノートパソコンなどのデバイスでいつでも確認することができます。テレワーク中に資料を確認したり、営業先で追加データが必要となった際にすぐに確認ができたりと業務の効率化につながり、同時にペーパーレス化も推進させることが可能です。つまり、第一義的なペーパーレス化にとどまらず、生産性向上にもつながるのが文書電子化です。

文書を電子化するには2つの方法があります。自社でスキャナー機能がある複合機を使って文書を電子化する方法と、電子化サービスを行う外部の企業に委託する方法の2つです。自社で行う場合はコストを抑えることができ、自分のペースで作業を進めることが可能です。

一方、複合機のスキャナー機能を使う場合はコピーなど他の作業を行うことができないことや、スキャンしたデータを整理する時間も必要となるため、労力やそれに伴う人件費がかかるということがデメリットに挙げられます。日常業務の傍らで文書の電子化を進めるには、自社に合った文書電子化サービスを利用することがおすすめです。

まずは、このような文書電子化サービス選定における3つのポイントをご紹介します。

文書電子化サービス選定の3つのポイント

1.セキュリティ

委託先に原本を手渡して電子化作業を行うため、委託先のセキュリティ対策が万全かを確認することが重要です。ISO27001等の取得の有無は、セキュリティ対策が適切になされているのかの1つの目安になります。

2.自社に合った形で文書電子化ができる

電子化するデータの解析度(dpi値)、カラー(モノクロまたはカラー)、傾き補正やOCR付与など、自社に合った形でデータ化ができるのかを確認することが大切です。また、電子化したデータの納品形式も確認しましょう。DVD-R、CD-Rの他に、専用の文書管理システムを運営している会社もあります。

3.電子化以降の管理のしやすさ

文書の電子化を行い専用の文書管理システムを導入した場合、より業務の効率化を図ることが可能です。それぞれの文書電子データに役職や担当者ごとの閲覧権限を付与することができるので、本支店間など複数の拠点で業務を行っている場合にも、閲覧権限の精査を行った上でスムーズにデータの共有が可能です。

また、電子データは資料で文章検索が可能な場合が多いといえます。これまでは紙の資料を実際に手に取って必要な情報を探す必要がありましたが、電子データであればそのような作業は一切不要です。パソコンからその文書にアクセスし、文章検索をかけることで、すぐに必要な情報が取得できます。

次に、おすすめの電子化サービス4選をご紹介します。

おすすめの電子化サービス4選

1. 日本パープルの電子化サービス

URL:https://www.mamoru-kun.com/lp_scanning/

■セキュリティ対策

  • ・Pマーク・ISO27001取得。運営する日本パープルは創業50周年を迎える、日本を代表する機密処理サービス企業として知られている。トランクルーム運営も行っており、運搬から作業施設環境まで万全のセキュリティ体制をとっている

■自社に合った形で文書電子化ができるという点

  • ・電子化するデータの解析度(dpi値)、カラー(モノクロまたはカラー)、傾き補正やOCR付与などに対応
  • ・DVDやクラウドストレージなど、希望する方法で納品が可能
  • ・専用の文書管理システム“MAMORU ONE”を提供。社内と社外の文書を一括で管理ができる

■その他サービス

  • ・電子化した原本は、そのまま返却、倉庫で保管、廃棄の3つの取り扱いに対応
  • ・専用の保管庫では最新のセキュリティ対策のもと保管ができ、必要な際にはすぐ届けてくれる
  • ・電子化を行った後に廃棄処分する場合は、外部への再委託ではなく日本パープルの処理施設で機密抹消処理を行うため原本紛失の心配もなく安心
  • ・廃棄時には廃棄完了の証明書の発行も可能
  • ・電子化したデータを、自社が利用しているシステムへの登録代行まで対応可能

2. パナソニック文書電子化サービス

URL:https://www.panasonic.com/jp/business/its/document.html

■自社に合った形で文書電子化ができるという点

  • ・「書類整理を何から始めればいいのか分からない」方に対する相談対応可能
  • ・文書電子化だけでなく、管理ソリューションにまで及ぶ文書管理システムの構築を目的としている
  • ・文書管理システムを2つ提案
      •  1.文書管理だけではなく、ワークフロー、スケジュール管理、メールなどの業務システムとの連携、部門をまたぐメンバーとの情報共有や紙文書による承認プロセスの電子化に対応するシステム。生産性向上を支援
      • 2. 書類だけでなく画像や動画音声までも見える化を行いデータ管理できるので、社内に眠る紙書類や電子データを「有効活用できる資産」へと変えられるシステム

3. 大塚商会

URL:https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/ods/

(注)電子化サービスの種類により異なる

■セキュリティ対策

  • ・原本は安全な外部倉庫で保管。耐震、防火、防水、防湿、防犯に対応。書類はバーコードシステムによって保管状況や入出庫履歴などを厳格に管理
  • ・電子化データも暗号化してファイルを保護状態に。万が一の場合でも情報漏洩を防ぐことが可能

■自社に合った形で文書電子化ができるという点

・実際の書棚と同じレイアウトで整理ができる文書管理ソフトを導入。パソコンが苦手な人でも書棚のレイアウトを再現することで、問題なく書類が探せる。また日付やキーワードでの検索も可。スマートフォン、タブレットにも対応b

4. ジェイ・アイ・エムの文書電子化サービス

URL:https://www.jim.co.jp/service/scanning/index.html

■セキュリティ対策

  • ・徹底した品質管理・工程管理のもと作業

■自社に合った形で文書電子化ができるという点

  • ・ホッチキス、クリップがついたままの資料を電子化できる
  • ・仕様に合わせたナンバリングを行う
  • ・希望のメディアに合わせて書き込み

■電子化以降の管理のしやすさ

  • ・データ処理代⾏(BPO)を行っており、集計、分析、レポート作成、発信、DB管理までも対応

■その他サービス

・電子化だけでなく、画像データの作成やその他データ入力も行う

(上記4つのサービス内容は変更となる場合がございます。詳しくは各サービスのホームページ等でご確認ください)

自社に合った文書電子化サービスを

紙での文書管理だと、保管場所の確保や、検索性などが弱点です。文書電子化サービスにおいては、作業効率アップのために付随した様々なサービスが提供されています。今回ご紹介したポイントを参考に、自社に合った文書電子化サービスを選びましょう。

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