2021年4月14日 文書管理

機密文書処理サービスにまつわるお悩みと解決法を解説

2019年11月に日本パープルが行った調査(※)において、機密文書の処理方法で改善を希望する点について1,057名に聞いたところ、「処理する時の手間」「セキュリティ面の強化」「コスト削減」がトップ3を占めました。また、22.6%もの企業が機密文書の紛失・盗難などの漏洩事故を経験したと回答しています。担当者にとっては、セキュリティを確保すると同時に、手間を省き生産性を高めたいという意向を持っていることが読み取れます。

機密文書処理サービスは便利な反面、「いつも満杯になっている」「交換するのを忘れた」といったお悩みもよく耳にします。本来、機密文書は社内ルールで定義した上で、しっかり管理されなければなりません。そこで今回は機密文書にまつわるお悩みとリスク、その解決法について具体的にご紹介します。

(※)調査概要

【名称】機密文書の処理に関する意識調査
【調査期間】2019年11月6日(水)~2019年11月7日(木)
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,057人
【調査対象】従業員数50名以上の企業・団体で総務部門に所属する方
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ
【詳細URL】https://www.mamoru-kun.com/company/info/?p=545

機密文書処理サービスにまつわるお悩みと考えられるリスク

機密文書処理サービスにまつわるお悩みの裏側には、大きなリスクが存在しています。どのようなものがあるのか具体的に見ていきましょう。

1. 中身がいっぱいで捨てられない

機密文書を処理しようとしたら、中身がいっぱいで回収ボックスに投入できないといった悩みが多いようです。交換には時間が取られてしまいますが、処理を後回しにしてしまうと機密処理が円滑に行われません。例えば、中身でいっぱいで捨てられないため、自分のデスクに再度持ち帰るといったことも発生するのではないでしょうか。非効率であることに加え、機密処理すべき文書がデスクに置かれたままになり、セキュリティの脆弱性を高めることにもなりかねません。

2. 中身が見える

1. にも関連しますが、溢れそうなくらい中身が満杯のため、投入口から文書が見れる・触れる・取り出せるという事象が発生することがあるようです。これでは、機密処理サービスの効果が半減してしまうことになってしまいます。

3. 交換する時間がとれない

前述のとおり、回収ボックスが満杯で交換しようと思っても、ミーティングなどの理由ですぐに交換できない場合もあるでしょう。交換を依頼する手間はそれほどかからないものの、毎回の手間が積もりに積もると大きなものとなります。

4. 回収ボックスの確認を忘れる

時差勤務やテレワーク率が増加している中、誰がどう処理をしているか不明確になり、中身が満杯のまま放置される可能性が高くなります。とはいえ、回収ボックスの確認のために不定期に出社するのも時間のロスが発生し非効率と言えます。

機密文書処理にまつわるお悩み・リスクに対する解決策

文書処理は事務作業という側面もありますので、社内でルーティン化することを検討しましょう。

1. 定期的に回収・タイミングを予測

処理忘れや満杯のまま放置するリスクを軽減するため、誰がいつ回収するかを設定しておきます。あるいは、満杯でないときに回収すると効率が悪く、コストがかかる可能性もあるため、期やプロジェクトの変わり目など、大量に発生するタイミングを予想しておくことも効果的ではないでしょうか。

2. 回収ボックスに入れるべき書類などのガイドラインを提示

機密書類に当たらない書類でも一斉にボックスに投入しているケースも見受けられます。回収ボックスに入れるべき書類の定義などをガイドラインやポスターなどで告知することも一つの方法です。

3. 自動回収してくれるさらに便利な外部サービスを利用する

日常の業務を優先してしまい、どうしても抜け漏れが発生しがちだという場合は、さらに便利な外部サービスを活用してみてはいかがでしょうか。特に機密文書の処理については情報漏えいにつながるリスクが大きいため、多少コストがかかっても確実な方法を選ぶ必要があります。

テレワークなど働き方が多様化している今、機密文書処理の手順について今一度見直す良い機会になるかもしれません。

文書処理の手間を一掃!おすすめのサービス「Smart保護(まもる)くん」

さらに便利な外部サービスの中でも特におすすめするのは、日本パープルの「Smart保護(まもる)くん」です。Smart保護くんは、自動で中身の量を検知し交換依頼をかけてくれる機密文書抹消サービスです。文書処理の全ての作業を専門スタッフが代行してくれます。コロナ禍でリモートワークが進む中、人気が高まっているようです。

ポイント① 中身の確認や交換依頼をする手間が不要

処理に関する手間がかからないので、見回りの必要性がなくなり、社員の手を取られずコアな業務に集中することができます。

ポイント② 常に使える状態がキープされ、セキュリティ面でも安心

ボックスがの量が多くなると自動で交換依頼がかかるため、文書が溢れることも処理忘れの心配も要りません。またボックスは鍵付きで一度投入すると取り出せない仕組みになっており、セキュリティ面でも安全です。

ポイント③ 教育を受けた自社スタッフが作業を担当

日本パープルでは、6ヶ月間の教育研修プログラムを受け機密保持適格審査に合格したスタッフのみが作業を担当しています。また、回収~処理まで自社一括完結型で行うなど万全のセキュリティ体制を整えています。

ポイント④ 在宅ワークが多くても有効的

最近では在宅ワークが普及していますが、そういったイレギュラーなケースにもSmart保護くんは有効的です。通常だと処理ボックスの確認のため不定期に出社する必要がありますが、Smart保護くんを導入すれば自動で交換を検知してくれるので必要最低限の出社で済ませることができます。

実際に導入されている企業の声

日本パープルは、実際にSmart保護くんを導入した企業からヒアリングをしています。そのうちのいくつかをピックアップしてみましょう。

  • ・見回りをしないと数時間で機密文書回収ボックスが満杯になっていたが、自動化のおかげで時間的にも心にも余裕ができた
  • ・在宅ワークでも安心できる
  • ・今後、事業を拡大させ社員数が増えた際にも、問題なく文書処理を任せられると感じた

このように、今後事業を拡大させていきたいとお考えの企業には、処理の手間を省略できるSmart保護くんがおすすめです。

機密文書処理にお困りの方は、検討してみてはいかがでしょうか。

カテゴリー: 文書管理
Smart保護くん


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