2020年9月16日文書管理
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書類のPDF化・データ化は今や常識!注目の「電子化代行サービス」もご紹介

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管理の煩わしさを解消するとともにコスト削減を図るため、書類の管理を紙からPDF(データ)に移行する企業が増えています。特に、テレワーク体制を考慮した場合、紙で書類を管理していたら仕事は一向に進まないでしょう。在宅勤務の増加にともない、あらゆる企業が書類のPDF化・電子化を急ピッチで進めているのが現状です。

今回は、書類をPDF化・データ化するメリットのほか、注目の電子化代行サービスについても解説していきます。

書類をPDF化するメリット

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企業が書類をPDF化・データ化するメリットは大きく、定着してしまえばもう紙での管理には戻れません。紙で管理する場合と比較しながら、PDF化・データ化のメリットを解説していきましょう。

セキュリティ管理がしやすい

書類を紙で管理していると、往々にして「あのときの書類が見つからない」「誰かが持ち出したまま行方が分からない」「ファイルごと取引先に置いてきてしまった」といったトラブルが起こります。しかし、書類をPDF化・データ化していればこのような心配はありません。アクセス制限や持出制限、パスワード設定などのセキュリティ管理によって紛失・流出リスクを低減できるのは、PDF化・データ化の大きなメリットだと言えるでしょう。

また、紙で管理していると物理的な経年劣化は避けられませんし、自然災害による毀損・消失の可能性も否定できません。一方、PDF化・データ化していれば経年劣化を心配する必要もなく、容易にバックアップがとれるので万が一の災害時も安心です。

検索・共有が簡単

データ管理の大きなメリットとしてよく言われるのが、検索性が良くなることです。書類を紙で管理していると、書庫やキャビネットから必要な書類を探し出すのに苦労しがちですが、PDF化・データ化していれば目当ての書類をスムーズに見つけられます。ファイル名やフォルダ名だけでなく、ファイルの作成時期やファイルに含まれる単語からでも検索できるので便利です。

加えて、情報共有のスピードも早くなります。紙のように一人が使っていたら他の人が参照できないということはなく、複数人・複数拠点で共有するのも簡単。同時に参照・編集することができるので、大幅な業務効率化につながるはずです。

コスト削減効果が高い

紙のままで管理していると、保管に場所をとるのが難点です。一方、PDF化・データ化していれば従業員のPCはもちろん、会社の共有フォルダやクラウドにも保存できます。書庫やキャビネットのスペースをなくしたり別の用途で活用できたりするので、大幅なコスト削減につながるはずです。

また、紙での管理は用紙代がかさむうえ、コピーや郵送、ファイリングやシュレッダーなど、様々なコストがかかります。データ管理に切り替えることで、ペーパーレス化によるコスト削減が可能です。

書類をPDF化する方法とは?

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ほとんどの複合機(コピー機)にはスキャン機能が搭載されており、スキャンしたデータをPDFに変換することができます。また、昨今はテレワークを導入する企業が増えていますが、従業員の自宅にスキャナがなくてもスマホがあればスキャン&PDF化が可能です。

複合機でスキャンしてPDF化する

メーカー・機種によって操作方法は異なりますが、基本的には複合機に書類をセットしたらメニューからスキャンを選択し、データの保存先を指定するだけでOK。保存されたPDFファイルには任意のファイル名が付されますが、分かりやすいファイル名にしておいたほうが後に管理しやすくなります。手間がかかるのは、PDF化した後のリネーム作業でしょう。

スマホでスキャンしてPDF化する

iOSの場合は、「メモ」アプリのスキャン機能によってPDF化が可能です。PDFファイルは「Files」アプリ内に保存できるほか、手書きで注釈を加えたり、メールに添付したりすることもできます。Androidの場合は、「Googleドライブ」アプリでスキャン&PDF化が可能。iOSと同様、保存したファイルにコメントを挿入したり、他のユーザーと共有したりすることができます。

書類管理の悩みを解決する「電子化代行サービス」とは?

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会社の複合機でもスマホでも書類のスキャン&PDF化はできますが、1枚1枚、電子化するのは大変ですし、過去の書類も電子化しようとしたら膨大な手間がかかります。そこで活用したいのが、書類のスキャニング・PDF化を代行してくれるサービス。一般的には「電子化代行サービス」や「スキャニングサービス」と呼ばれます。代表的な電子化代行サービスをご紹介しましょう。

●大塚商会の電子化代行サービス(スキャニングサービス)
大塚商会の法人向けスキャニングサービスは、1枚あたり5円~の低価格で安心・安全なスキャニングを実施しています。お客様の書庫やキャビネット、倉庫に保管されている書類(図面、契約書、マニュアルなど)をスキャンして、電子データに変換します。
◎:大塚商会のスキャニングサービスの詳細はこちら

●ジェイ・アイ・エムの電子化代行サービス(スキャニングサービス)
毎月最大100万枚のスキャニング実績を誇るジェイ・アイ・エムの電子化代行サービスは、お客様の業務の状況や課題、電子化後のデータ活用までを理解したうえで電子化をおこなうのが特徴です。スキャニング後の紙の廃棄や、外部倉庫への移管、データ入力など、各種オプションサービスも提供しています。
◎:ジェイ・アイ・エムのスキャニングサービスの詳細はこちら

●日本パープルの電子化代行サービス(スキャニングサービス)
日本パープルのスキャニングサービスは、OCR(スキャンした画像に含まれるテキストを認識して文字データに変換する技術)、解像度(dpi値)、モノクロorカラー、傾き補正など様々なご要望に対応したサービスです。データの納品はDVD-R、CD-R、HDDのほか、専用の文書管理システムでの納品も可能。原本の保管や処理まで一貫して対応可能です。
◎:日本パープルのスキャニングサービスの詳細はこちら

電子化代行サービスを利用してデータ管理へ移行しよう

書類をPDF化・データ化することで、セキュリティ管理がしやすくなるだけでなく、検索・共有などの利便性が大幅に向上し、コスト削減にもつながります。「紙での管理」から「データでの管理」への過渡期にある企業が多いと思いますが、できるだけ早い移行が望まれます

その際にうまく活用したいのが、電子化代行サービス(スキャニングサービス)です。費用はもちろん、スピードやオプションなども含めて、いくつかのサービスを比較検討してみましょう。

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