機密書類・文書の廃棄や保管は、保護くん(まもるくん)の日本パープル

 

株式会社日本パープル(本社：東京都港区、代表取締役社長：林 壮之介)は、従業員数50名以上の企業・団体で総務部門に所属する1,057人を対象に「機密文書の処理に関する意識調査」を実施しました。

 

近年、企業経営を取り巻くリスクのひとつに、個人情報や機密文書の流出といった情報漏洩と、それに伴う膨大な損害賠償（1件平均6.5億円 ※ジェムアルト調べ）が取り上げられるようになってきましたが、情報漏洩の事故は後を絶ちません。テレビやネットの記事で大手企業の情報漏洩事故を一度は目にしたことがあるはずです。重要情報を管理する総務部門は、個人情報や機密文書の取り扱いは最重要課題のひとつになっています。

調査結果│4つのポイント

会社の最後の砦といわれる総務部門。今回の調査では、機密文書の処理に関して課題が残っており、漏洩事故に繋がる可能性があると判明しました。

 

Q1.過去3年以内に2割以上の企業が機密文書の紛失・持ち出し・盗難などの漏洩事故を経験している

22.6％の企業で過去3年以内に漏洩事故が起きています。現実にも63.3％の社内で機密文書をデスクやキャビネットなどに出しっぱなしにしていると判明したため、情報セキュリティのリスキーな現状が浮き彫りになりました。

 

Q2.機密文書の処理は、「シュレッダー（85.8% ）」が最も多いと判明

 

Q3.機密文書の処理方法で改善を希望する点トップ3は「処理する時の手間」「セキュリティ面の強化」「コスト削減」

 

Q4.機密文書処理業者を選ぶ基準は「セキュリティレベル（53.1% ）」「コスト（39.2% ）」「業界シェアなどの実績（31.6% ）」

 

＜調査概要＞
【名称】機密文書の処理に関する意識調査
【調査期間】2019年11月6日(水)～2019年11月7日(木)
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,057人
【調査対象】従業員数50名以上の企業・団体で総務部門に所属する方
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ

 

まずは、漏洩事故予備軍を増やさないために、手間のかからない機密文書の処理が求められる

今回の調査で、総務部門の機密文書の処理に関して課題が浮き彫りになりました。機密文書の処理は、シュレッダーで行っているところが多いと判明しましたが、処理する手間が掛かってしまうことや、セキュリティ面の強化といった部分で改善したいと感じているようです。

特に処理する手間という点から、機密文書をデスクやキャビネットに置きっぱなしにしてしまうといった、社員の情報漏洩に関する意識の低さから、漏洩事故に繋がっていると推察され、どの企業においても情報漏洩予備軍を抱えているようです。

セキュリティ教育を強化する前に、ISO27001等の安全管理措置に則った、物理的にも漏洩リスクを排除するような処理を行うことが重要です。

​機密文書は、会社の信頼に関わる重要な書類です。大量な書類を安全かつスピーディーに処理を行うためには、専門業者に頼むことも有効なひとつの手段です。その機密文書処理業者を選ぶ基準として、総務部門に所属する方の半数以上がセキュリティレベルが高いところを重視していると今回の調査から判明しました。

 

機密文書の処理なら機密廃棄サービス『保護くん（まもるくん）』がオススメ

株式会社日本パープルの機密廃棄サービス『保護くん（まもるくん）』（https://www.mamoru-kun.com/mamorukun/）は、オフィスに鍵付き回収ボックスを設置し、そのなかに機密文書を投入するだけで機密処理が完了します。

ホチキスやバインダーもそのままでOK。運搬から処理まで一社完結で行い、処理完了後は機密抹消処理証明書が発行されるので、徹底した情報漏洩対策が行えます。

シュレッダーよりも手軽に効率良く、溶解処理よりも安全性の高い保護くんなら、業務への負担をかけず、手軽に機密処理ができるようになるでしょう。

 

〈参考資料〉
機密抹消サービス
機密回収ボックス「保護くん」（まもるくん）に投入された書類は、セキュリティ車両で自社処理工場へ。
ここでは独自の仕組みで、機密抹消処理の最大の目的、情報として価値がない状態を作りだします。オートメーション化で人が触れない非接触処理と、リサイクルを配慮した特殊破砕で環境にも貢献するのが特徴です。

【株式会社日本パープル　会社データ】
所在地：〒107-0052 　東京都港区赤坂8-5-6　翻訳会館3F　TEL:0120-826-066
設立：1972年　資本金：1千万円　社員：100名　売上高：17億円
主な業務：情報セキュリティ・業務効率化サービス
取引実績：5,000社　12,000事業所 (機密抹消処理サービス業シェアNo.1)(お客様満足度No.1)
https://www.mamoru-kun.com/