社内に保管しなければならない書類が増え、「保管場所が足りない」「必要な書類をすぐに探せない」「保存期限後の廃棄まで管理しきれない」と悩んでいませんか。契約書や請求書、稟議書、機密文書などは、業務上必要な書類である一方、社内に置き続けるとスペースを圧迫し、管理の手間も増えていきます。

そこで役立つのが、法人向けの文書保管サービスです。書類を外部の専用施設で保管できるだけでなく、WEB上での管理、必要な書類の取り出し、PDF化、保存期限後の廃棄まで対応できるサービスもあります。

この記事では、文書保管サービスの基本や利用するメリット、比較する際に確認したいポイントを解説します。あわせて、代表的な文書保管サービス4選も紹介するため、自社に合う書類保管サービスを検討している方は参考にしてください。

文書保管サービスとは

文書保管サービスは、企業が保管する契約書、請求書、帳票、機密文書などを外部施設で預かる法人向けサービスです。書類を預けるだけでなく、WEB上での保管状況の確認、必要な書類の取り出し、保管中書類のPDF化、期限を過ぎた書類の廃棄依頼まで対応できるサービスもあります。まずは、文書保管サービスの基本を確認しましょう。

書類を外部で安全に保管・管理する法人向けサービス

文書保管サービスは、社内で保管しきれない書類を外部の専用施設で管理するサービスです。オフィス内に書類棚や保管室を確保する必要がなくなるため、限られたスペースを執務スペースや会議室などに活用できます。特に、法定保存期限がある書類や機密性の高い書類は、適切な環境での保管が重要です。専用保管庫や入退室管理、監視体制が整ったサービスを選べば、社内保管よりも管理状況を明確にできます。

書類保管サービスで対応できる主な業務

文書保管サービスで対応できる業務は、サービスによって異なります。一般的には、書類の集荷、専用箱での保管、保管状況の管理、必要な書類の取り出し、保存期限後の廃棄などに対応します。さらに、保管中の書類をPDF化して送信するサービスや、WEBシステムから保管箱の確認・取り出し・廃棄を依頼できるサービスもあります。書類を預けるだけでなく、日常業務で必要な書類を確認しやすい仕組みがあるかまで見ましょう。

文書保管サービスを利用するメリット

文書保管サービスを利用すると、書類の保管スペースを減らせるだけでなく、検索性や廃棄管理、セキュリティ面でもメリットがあります。紙書類が多い企業では、担当者ごとに管理方法が分かれたり、保存期限を過ぎた書類が放置されたりすることがあります。外部サービスを活用すれば、保管から取り出し、廃棄までの流れを整えられます。

社内の保管スペースを削減できる

契約書や請求書、稟議書などを社内で保管し続けると、書類棚や保管室が必要になります。オフィスの賃料が高い地域では、書類のために使うスペースも大きなコストです。文書保管サービスを利用すれば、普段あまり使わない書類を外部に預けられるため、社内スペースを有効活用できます。オフィス縮小やフリーアドレス化を進める企業でも、書類の置き場所を見直すことで、働く環境を整えられます。

必要な書類を探しやすくなる

社内で書類を管理していると、どの部署がどの棚に保管しているのか分からなくなることがあります。担当者が変わった後に、必要な書類を探すだけで時間がかかるケースも少なくありません。WEB上で保管箱や書類情報を管理できるサービスを使えば、部署名や文書名、保存期限などを確認できます。必要な書類を取り出す手順が決まっているため、属人的な管理から脱却できる点もメリットです。

保存期限後の廃棄管理に対応できる

企業が扱う書類の中には、法律や社内規程で保存期間が定められているものがあります。保存期間を過ぎた書類を放置すると、保管スペースを圧迫するだけでなく、不要な情報を持ち続けるリスクも残ります。文書保管サービスの中には、保存期限を管理し、期限を迎えた書類の廃棄を依頼できるものがあります。溶解処理や廃棄証明書の発行に対応しているサービスを選べば、廃棄後の記録も残せます。

セキュリティ対策を強化できる

契約書や機密文書を社内の棚に保管している場合、閲覧できる人の範囲や持ち出し状況を把握しにくいことがあります。文書保管サービスでは、入退室管理や監視体制、配送時の取り扱いルールなど、書類を守るための仕組みが整えられています。社内の空きスペースに保管するよりも、管理方法を明確にしやすい点が特徴です。機密性の高い書類を扱う企業ほど、保管環境と運用ルールを重視する必要があります。

文書保管サービスを比較する際のポイント

文書保管サービスを選ぶ際は、料金の安さだけで判断しないことが大切です。保管する書類の種類、取り出す頻度、電子化の必要性、廃棄対応の有無によって、適したサービスは変わります。比較する際は、以下の項目を確認すると、自社に合うサービスを選べます。

• ・セキュリティ体制
• ・保管料・料金体系
• ・取り出しやすさ
• ・電子化対応
• ・廃棄対応

これらの項目を表で確認したうえで、それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

セキュリティ体制

文書保管サービスを選ぶ際は、保管場所の安全性を必ず確認しましょう。一般の荷物と同じ倉庫に保管されるのか、文書専用の保管庫で管理されるのかによって、管理の安心感は変わります。入退室の記録、監視体制、スタッフの作業ルール、配送時の取り扱い方法も重要です。個人情報や契約書、経理書類などを預ける場合は、保管中だけでなく、回収・配送・廃棄まで含めた安全管理を確認しておきましょう。

保管料・料金体系

文書保管サービスの料金は、月額保管料だけでなく、集荷費用、取り出し費用、PDF化費用、廃棄費用などを含めて確認しましょう。保管料が安く見えても、取り出し回数が多い企業では追加費用が大きくなります。反対に、長期保管が中心で取り出し頻度が低い企業では、箱単位の保管料を重視するのがおすすめです。自社の書類量と利用頻度を整理したうえで、年間の運用コストを比較しましょう。

取り出しやすさ

保管した書類を業務で使う機会がある場合、取り出しやすさは重要な比較項目です。WEB上で依頼できるか、原本の配送に何営業日かかるか、急ぎの場合に対応できるかを確認しましょう。必要な書類をすぐ確認できる仕組みがあれば、外部保管に切り替えても、業務への影響を抑えながら運用できます。取り出し方法と所要日数は、日々の業務に直結するポイントです。

電子化対応

文書保管サービスの中には、保管中の書類を必要なタイミングでスキャンし、PDFデータとして送信できるものがあります。原本を取り寄せるほどではないものの、内容だけ確認したい場面では電子化対応が役立ちます。電子化に対応していれば、在宅勤務や複数拠点での確認にも使えます。ただし、電子化できる範囲や費用、納品方法はサービスによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

廃棄対応

書類は保管するだけでなく、保存期限を過ぎた後に適切に廃棄する必要があります。文書保管サービスを選ぶ際は、廃棄依頼ができるか、溶解処理など安全な方法で処分されるか、廃棄証明書を発行できるかを確認しましょう。保存期限後の廃棄まで一元管理できれば、不要書類を放置しない運用を作れます。保管から廃棄まで任せられるサービスは、総務・法務・経理部門の負担軽減にもつながります。

おすすめの文書保管サービス4選

文書保管サービスは、保管環境や料金だけでなく、取り出し方法、電子化対応、廃棄対応まで含めて比較することが大切です。ここからは、法人向けに文書保管サービスを提供している代表的なサービスを紹介します。各サービスの特徴を確認し、自社の書類量や利用目的に合うものを選びましょう。

書類保管サービス ショコ（SHOKO）

書類保管サービス ショコ（SHOKO）は、日本パープルが提供する法人向けの書類保管サービスです。専用保管庫での保管に加え、WEBシステムから保管箱の確認、取り出し、PDF化依頼、廃棄依頼まで行えます。以降、本記事ではショコと表記します。

ショコは、書類を預けて終わりではなく、保管中の書類を必要に応じて取り出したり、PDFデータで確認したりできる点が特徴です。紙書類を社内に置かずに管理したい企業や、保存期限後の廃棄まで一括で依頼したい企業に向いています。また、専用保存箱ごとの管理にも対応しているため、部署ごとの書類整理にも活用できます。

寺田倉庫の書類保管サービス

寺田倉庫の書類保管サービスは、法人向けに書類の保管や取り出しを支援するサービスです。WEBから在庫管理や各種依頼ができ、専門オペレーターによるサポートも用意されています。拠点や対応エリア、取り出し方法などは利用条件によって異なるため、導入前に確認しておきましょう。

保管環境や運用体制を重視する企業にとって、書類を外部の専門施設で管理できる点は大きなメリットです。社内で長期保管する書類が多い場合や、部署ごとに保管方法が分かれている場合は、外部サービスの活用で管理ルールを統一できます。書類の量や取り出し頻度を確認したうえで、利用条件を比較しましょう。

三井倉庫の書類保管サービス「すましょ」

三井倉庫の書類保管サービス「すましょ」は、箱単位で書類を保管し、WEB上で手続きを行える法人向けサービスです。大量の書類を長期的に保管したい企業や、保管箱数に応じて管理したい企業に向いています。必要な書類の取り出しや配送については、利用前に対応エリアや日数を確認しておきましょう。

書類量が多い企業では、保管場所を社内で確保し続けるよりも、箱単位で外部保管した方が管理しやすい場合があります。保管箱の数や保管期間を把握しながら運用できるため、書類保管にかかるスペースや管理工数を見直したい企業にとって選択肢になります。長期保管を前提とする場合は、保管料と取り出し費用の両方を確認しましょう。

SRIの機密文書保管サービス

SRIの機密文書保管サービスは、機密文書の保管やWEB管理、電子化送信に対応するサービスです。部署ごとの閲覧制限や業務権限管理、承認ワークフローなど、文書管理に関する細かな運用を支援する機能も用意されています。機密性の高い文書を扱う企業に向いています。

保管中の書類を必要に応じて電子化し、データで確認できるサービスは、拠点が複数ある企業や、紙原本を頻繁に取り寄せたくない企業に役立ちます。サービス内容は利用条件によって変わるため、電子化の範囲、納品方法、費用、対応スピードを事前に確認しておくことが大切です。細かな権限管理が必要な場合は、運用方法まで確認しておきましょう。

まとめ｜文書保管サービスは比較軸を明確にして選ぼう

文書保管サービスは、契約書や請求書、稟議書、機密文書などを外部で安全に管理するためのサービスです。選定時は、保管料だけでなく、セキュリティ体制、取り出しやすさ、電子化対応、廃棄対応まで含めて比較しましょう。保存期限がある書類や機密性の高い書類を扱う企業では、保管から廃棄までの流れを一元管理できるかが大切な判断材料になります。

書類保管サービスを活用すれば、社内の保管スペースを削減し、必要な書類を探す手間も減らせます。さらに、PDF化や廃棄依頼に対応したサービスを選べば、紙書類を預けた後の運用も効率化できます。法人向けの書類保管サービスを比較する際は、自社の書類量、取り出し頻度、電子化の必要性、廃棄管理の方針を整理したうえで選びましょう。書類の保管、取り出し、PDF化、廃棄までまとめて管理したい場合は、書類保管サービス ショコ（SHOKO）をご検討ください。

文書保管サービスに関するよくある質問

文書保管サービスを検討する際は、保管料だけでなく、書類の取り出しや電子化、廃棄対応まで確認する必要があります。最後に、法人向け書類保管サービスを選ぶ際によくある質問を紹介します。導入前の確認事項として活用してください。

法人向けの書類保管サービスは何を比較すればよいですか？

セキュリティ体制、保管料、取り出しやすさ、電子化対応、廃棄対応を比較しましょう。月額費用だけでなく、集荷・取り出し・PDF化・廃棄にかかる費用も確認することが大切です。

書類の電子化にも対応できる文書保管サービスはありますか？

保管中の書類をPDF化して送信できる文書保管サービスもあります。原本を取り寄せずに内容を確認できるため、急ぎの確認や複数拠点での共有に役立ちます。依頼方法や対応範囲、費用は事前に確認しましょう。

保存期限が過ぎた書類の廃棄も依頼できますか？

廃棄対応のある文書保管サービスであれば、保存期限を過ぎた書類の廃棄を依頼できます。処理方法や処理証明書の発行に対応しているかをどうかの確認はもちろん、廃棄依頼から処理完了までのリードタイムや、処理証明書がいつ発行されるかの確認も事前に行っておくことが重要です。

書類保管サービスのセキュリティ体制を比較する理由はなんですか？

書類保管サービスを利用する際の契約は業務委託契約となり、依頼主の法人には委託先の監督が義務付けられます。したがって、委託業務において委託先で発生する事故は依頼主の責任も問われます。セキュリティ体制が適正かどうかを確認するとともに、依頼主にとって外部監査がしやすい体制になっているかどうかを確認することが重要です。

セキュリティ体制を比較するにはどのようなことを確認すれば良いですか？

セキュリティ認証であるPMS（プライバシーマーク）や、国際規格のISO 27001（ISMS）を取得していることが一つの基準になります。また、保管庫そのものの確認だけではなく、運搬や廃棄の機能を有している場合には、サービスフロー全体を確認し、機能単位での部分的な外部委託（再委託）の有無を確認します。依頼主として外部監査を行うことを考え、保管庫への立ち入り検査ができるかなど、実際に委託先がどのように監査対応しているかを直接確認することも重要です。