株式会社日本パープル

書類専用保管サービス

SHOKO

書類保管から、廃棄処理まで

一気通貫保管サービス

安心保管

配送手間なし

すぐに確認

文書管理

保管期限管理

機密抹消

お問い合わせはこちら

導入社数1200社突破!

株式会社S-FIT[エスフィット]
株式会社グローバルエンジニアリング
株式会社さくらさくみらい
株式会社ファミリーコーポレーション
株式会社イープラス
株式会社三和広社
株式会社ボルテックス
株式会社駅探
株式会社ニューテック
PayPay保険サービス株式会社
住商建物株式会社
株式会社ホームアド

書類保管サービスSHOKOが

保管のお悩みを解決!

SHOKOとは

必要な時に必要な分だけ
1箱からでも利用可能

機密書類を専用保管庫で安全にお預かり

WEBシステムからすぐに確認・文書管理可能

3POINT

SHOKOが選ばれる3つの特徴

特徴 1

安心保管

ISO27001 (情報セキュリティマネジメント)
認証取得

セキュリティ運搬

機密文書専用セキュリティ保管庫

保管ツール

くわしくみる

特徴 2

かんたん
検索・管理

WEBシステムから簡単確認・管理可能

お預かりした書類はWEBシステムで一元管理

必要な時にすぐに検索・確認・お届け手配

お客様社内の書庫管理も

文書管理も可能

くわしくみる

特徴 3

手間なし
プロにおまかせ

専門スタッフが運搬・配送

事前準備もまる投げ可能

機密廃棄もプロにおまかせ

電子化などのサポートも充実

くわしくみる

特徴 1

安心保管

セキュリティ保管庫

外部からの侵入防止はもちろん、内部からの流出も防止します。

保管庫

保管庫をくるむ発想のインシールド方式で建設され厳重管理されています。これにより外部からの不正侵入を困難にしています。

徹底した入退出管理

作業時の内部流失対策も徹底。内部流出抑止対策として、書類の取扱いは徹底した監視システムの下で2名作業を必ず実施、一旦格納された書類には、手続きを踏まない限り触れることすらできません。

24時間監視

構内外に多数設置した監視カメラによる、24時間365日の監視体制で外部からの侵入を防ぎます。

セキュリティ運搬

漏洩事故の多くは運搬中の事故で発生します。
万が一の事故にも対応した、当社独自のセキュリティシステムで運搬します。

教育を受けたスタッフ

セキュリティ教育を受けた当社スタッフが対応します。

運搬用ツールで保護

保管書類運搬時は専用ツールでプロテクト、万が一の事故でも保管書類が飛散するリスクを防ぎします。

完全密閉車両

運搬車両は現金輸送車と同等の密閉車両で運搬します。

保管ツール

保存箱

10年以上の長期保管にも耐えられる耐久性に優れた保存箱です。

図面保管ツール

A2版の大判図面の保管が可能な図面専用保存箱です。

メディア保管ツール

各種メディア媒体を格納し、保護できるオリジナルツールです。

特徴 2

すぐに確認・かんたん管理

WEBシステムですぐに確認

スキャン依頼で確認

WEBシステムからのスキャンのご依頼可能、保管庫スタッフが代行して書類をスキャン、WEBシステムから書類を確認することができます。

原本配送で確認

WEBシステムからの原本の配送のご依頼で、最短、翌営業⽇にお届けできます。

文書管理システムで確認

箱管理だけでなく、文書管理システムもご提供可能、文書データをアップロードしておくことで必要なときにすぐに検索できます。

保管期限管理から機密廃棄

保管期限アラート機能

保管期限を設定頂くことで保管期限切れの書類は、アラートにてお知らせいたします。

機密処理依頼

システムから機密処理依頼可能保管期限のアラートメールから廃棄のご依頼をかけることにより廃棄忘れの心配もいりません。

社内の書庫も管理

当社、保管庫内だけでなく、貴社内の保管期限管理も可能、複数拠点でもご利用いただけます。

システム機能一覧

書類/電子契約書の一元管理

紙も電子データも一つの画面で確認できます。
書面契約/電子契約の判別も容易です。

リモートスキャン

紙の原本で預けた書類も、スキャン依頼をすることでシステム上で閲覧できます。

ステータス管理

紙原本のステータス管理(社内にある・倉庫で保管中・廃棄済など)ができます。

IPアドレス制御

IPアドレスを制限することでセキュリティを強化できます。

検索

契約書名や登録情報を検索することができます。大文字小文字、半角全角といった表記ゆれにも対応して検索可能です。 また、複数キーワードでのアンド検索も可能となります。

フィルタ

契約日などお客様の絞り込みたい情報にタグ付けをして検索が可能です。 また、複数キーワードでのアンド検索も可能となります。

権限付与

閲覧権限や廃棄操作などユーザーごとの操作権限の設定が可能です。

ログ管理

操作履歴の閲覧が可能です。

期限通知

文書に対しても更新日を設定するとメールにて、通知されます。

入出庫

原本の取り出し再入庫が可能です。

廃棄依頼

保管期限が過ぎた書類はセキュアに廃棄できます。

保存箱の注文

専用の保存箱をシステム経由でご注文できます。

ファイルアップロード

PDFや、word、Excel等office系ファイル、ZIPファイルや動画など、様々な種類、形式でのファイルのアップロードが複数添付可能です。

一括登録

台帳やリストがあれば、システムへの一括取り込みが可能です。

台帳作成

御社独自の管理項目を追加して管理することが可能です。

ラベル発行

保存箱や書類に識別用のラベルを発行できます。ご自身でラベル印刷するか、当社からラベルを発送するか選択可能です。

サムネイル画像の設定

ファイルやドキュメントにサムネイル画像を設定することで、視覚的に内容を素早く識別できるようになります。特に、大量のファイルを扱う際に便利です。

特徴 3

手間なしプロにおまかせ

入庫・出庫の運搬配送おまかせ

トランクルームや倉庫では、確認のために、お客様自身で運搬、配送が必要ですが、SHOKOならWebシステム上から、ご依頼もいただくだけで、専用便にて集配送を行います。確認運搬にかかる手間がありません。ご依頼について最短で翌営業日にお客様の元へお伺いいたします。

まる投げ「おまかせプラン」

書類保管の事前準備の⼿間も「おまかせプラン」をご利⽤頂くことで⾯倒な事前準備作業から解放されます。保存箱への箱詰め、管理台帳の作成とWEBシステムへのインポート、管理ラベルの貼り付けに⾄るまで書類管理のプロが対応します。

保管完了後の抹消処理

処分する場合は速やかに弊社の機密文書抹消処理工場に搬送し、大型特殊破砕機にて破砕後、リサイクル処理いたします。処理後は、機密処理の証明書を発行いたします。

文書のデータ入力、電子化

データ入力やスキャニング作業もご依頼可能です。文書管理システムへの登録も代行いたします。

Comparison

他社サービスとの比較表

SHOKO
トランクルーム 貸倉庫
保管コスト 初期費用と月額費用を比べてください
1箱からお預かり可能
箱単位ではなくスペース
単位のレンタル
倉庫会社により
料金形態がバラバラ
配送 WEBシステムからご依頼でデリバリー 配送を自社で行う必要あり 倉庫会社によって対応不可
セキュリティ 書類専用のセキュリティ
保管庫で安心
書類専門の保管管理ではない 書類専門の保管管理ではない
閲覧 最短翌日にお届け、
PDFデータであれば即日可能
すぐには閲覧できない すぐには閲覧できない
管理システム 専用の文書管理システムで管理 Excelを使い自社で管理 Excelを使い自社で管理
保管作業 おまかせプランで周辺作業も丸投げ 作業を自社で行う必要あり 作業を自社で行う必要あり
立地 災害にも強い立地に建設 会社の近辺にないことも 災害リスクの高い沿岸部に
あることが多い
スペースの制約 急な増減にも対応 ラックや通路の確保が必要 急な増減に対応できないことも
保管管理台帳 専用システムで管理、台帳作成も依頼可 Excelなど自社で準備する必要がある Excelなど自社で準備する必要がある
保管期限管理 システムから期限通知メールで管理 自社で把握しておく必要がある 自社で把握しておく必要がある
機密処理 システム上から機密処理依頼可能、
証明書も発行
自社で手配する必要がある 別会社への依頼となる可能性も

導入社数

1200社突破!

CASE

SHOKO 導入事例

小さな薬局のスペースを有効活用書類保管サービスで処方箋を保管

株式会社なの花東日本は、調剤薬局チェーン「なの花薬局」を全国430店舗展開している大手企業。特に関東甲信越、一部東海エリアで88店舗を運営している。

株式会社なの花東日本様

課題

書類管理の課題

書類管理の課題薬局は許可制であり、保健所の定期検査に際して処方箋などの書類の管理が重要。物理的な書類の保管には手間とスペースが必要で、特に都市部ではスペースの問題が顕著だった。

統一化の必要性

M&Aにより店舗数が増加し、各店舗で書類の保管状況が異なるため、統一化と効率的なスペースの利用が求められた。

導入効果

書類保管サービスの導入

日本パープルの書類管理・保管サービスを導入。スキャニング、データ入力、原本の保管・廃棄までをサポート。

改善効果

書類のデジタル化により、必要な情報の検索が迅速化。紙の文書管理に関連するリスクとスペースの問題が解消され、効率的な業務運営が可能になった。

選んだ決め手は、
ズバリ「検索性と信用度」

auコマース&ライフ株式会社は、KDDIコマースフォワード株式会社と株式会社ルクサが2019年4月1日に合併して誕生。EC事業を主軸に、「暮らしのカタチをつくる」をミッションとしている。

auコマース&ライフ株式会社様

課題

書類管理の課題

合併前、契約書は主に電子化されず、社内の共有フォルダやエクセルで別々に管理されていた。これにより、データの紛失リスクや検索効率の低さが問題となっていた。

組織間の調整困難

両社の合併により、異なるネットワークを使用していたため、書類の相互確認が困難で、ログの不足による課題も発生していた。

導入効果

システム導入の決め手

文書管理システムの信頼性と機能性。以前から利用していた「文書廃棄サービス 保護くん(まもるくん)」の実績が評価された。

改善効果

大幅な時間短縮が実現。検索性が向上し、誰でも簡単に必要な契約書を探し出せるようになった。

BCP対策を目的にした
契約書の外部保管

SOMPOコミュニケーションズ株式会社様は、契約書の保管と管理に関して大規模震災(BCP)対策を検討していた。保管方法: 本社内のキャビネットで物理的に契約書を保管しており、震災発生時の契約書のアクセスと安全性を重要視していた。

SOMPOコミュニケーションズ株式会社様

課題

BCP対策の必要性

大規模震災時に契約書の確保とアクセスができない可能性があった。

紛失リスク

契約書の物理的な持ち出しにより、紛失のリスクが存在した。

管理方法の統一

契約書の種類や管理方法にバラつきがあり、一元的な管理が必要だった。

導入効果

デジタル化と一元管理

文書管理システムを導入し、契約書をデジタル化して一元管理。これにより、BCP対策として震災時でも契約書にアクセス可能となった。

紛失リスクの低減

物理的な持ち出しが不要になり、契約書の紛失リスクが低減した。

業務効率の向上

契約書管理台帳の容易な作成と更新が可能になり、業務効率が向上。同時にペーパーレス化にも寄与。

SOLUTION

SHOKOで課題解決

設計書管理の効率化

不動産業(不動産取引業)

従業員数 1700名

課題

自社倉庫内で設計書が未整理の状態で大量に保管されていた。膨大な量の設計書の中から特定の文書を見つけ出す作業が困難であり、法定で定められた保存期間の管理が煩雑であった。

効果

SHOKOの導入により、設計書のデジタル化と分類が行われ、必要な文書を迅速に検索できるようになった。これにより、設計部社員は文書検索に費やしていた時間を削減し、より本質的な設計業務に集中できるようになった。

申込書管理のデジタル化

サービス業(インターネット不随サービス業)

従業員数 200名

課題

紙ベースでの申込書管理していて、キャビネットの収容量が限界に達していた。物理的なファイリングシステムにより、必要な申込書を見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下していた。

効果

SHOKOの導入により、必要な文書を即時に検索し表示できるようになった。これにより、文書を探す時間が大幅に短縮され、業務のストレスが軽減された。

セキュアな文書管理

卸売り業(商社)

従業員数 800名

課題

企業内の文書管理において部署ごとに管理方法が異なっていて、セキュリティが不十分だったな部署も見受けられた。セキュリティ基準を満たす文書管理システムが必要であり、各部署の管理方法を一元化することで全体の効率を向上させる必要があった。

効果

SHOKOの導入により、文書のセキュリティが強化され、全社的に一元化された管理システムが確立された。これにより、文書に対するアクセスが制御され、管理の効率が大幅に向上した。

文書管理のデジタル化移行

情報通信業(放送)

従業員数 200名

課題

企業内の文書管理において部署ごとに管理方法が異なっていて、セキュリティが不十分だったな部署も見受けられた。セキュリティ基準を満たす文書管理システムが必要であり、各部署の管理方法を一元化することで全体の効率を向上させる必要があった。

効果

SHOKOの導入により、文書のセキュリティが強化され、全社的に一元化された管理システムが確立された。これにより、文書に対するアクセスが制御され、管理の効率が大幅に向上した。

オフィス移転と効率的な
文書管理

不動産業(不動産仲介業)

従業員数 100名

課題

オフィスの移転に伴い、文書の保管場所が限られているため、大量の文書を圧縮し、スペースを節約する必要があった。

効果

SHOKOシステムの導入により、物理文書の85%をデジタル化し、オフィス内の保管スペースを大幅に節約。文書の検索とアクセスが容易になり、業務効率が向上した。

複数拠点の文書管理

製造業(業務用機械器具製造業)

従業員数 50名

課題

業務の拡大に伴い人員が増えたことで、拠点を増やすことになった。製造業においては、設計図や品質管理書類など、重要な文書が多数存在するが、拠点が増えたことで、これらの文書に遠隔地からでも確認、管理する必要があった。

効果

SHOKOシステムの導入により、物理文書の85%SHOKOシステムの導入により、文書をデジタル化し、インターネットを通じてどこからでもアクセス可能になった。これにより、文書の物理的な保管スペースが削減され、オフィススペースがより効率的に活用できるようになった。

くわしくみる

書類専用保管サービスSHOKO

より詳しく知っていただける資料をご用意しています。
お気軽に資料をご請求ください。

SOLUTION

お役立ちコンテンツ

無料でダウンロードいただけます

文書の法定保存年限一覧表
(2023年最新版)

無料ダウンロードする

FAQ

よくある質問

  • Q

    契約後最初にかかる費用は?

    A

    保存箱料金、入庫時運搬料金、初月保管料金となります。詳細はこちらよりお問い合わせください。

  • Q

    何箱から利用できるの?

    A

    1箱からご利用が可能です。

  • Q

    保管期限が切れたあとの廃棄はお願いできるの?

    A

    保管期限満了後の書類は、お客様のご依頼に応じ、自社の機密処理施設にて抹消処理いたします。処理後は、証明書を発行いたします。

  • Q

    おまかせプランって何?

    A

    書類を外部に預ける際に発生する面倒な作業を当社が代行するプランとなります。箱詰めから管理ラベルの貼り付け、管理台帳の作成、システムへのインポートなどを当社スタッフが行います。

  • Q

    保存箱も購入できるの?

    A

    はい、専用保存箱のご購入も可能です。

  • Q

    すでに別の保存箱に入っているものも預け入れできる?

    A

    はい、弊社専用保存箱以外のお預け入れも可能です。

  • Q

    導入までの流れを知りたい

    A

    まずは、お気軽にお問い合わせください。その後、お見積り、ご契約後、専用システムのアカウントを発行させて頂き、そちらよりお預け入れのご依頼が可能です。

  • Q

    書類保管について具体的なアドバイスを頂くことは可能?

    A

    可能です。保管後の運用や社内の書類管理に関するお困りごとなど書類管理のプロにご相談ください。

  • Q

    書類の電子化も依頼できるの?

    A

    はい、書類の電子化も承っております。

  • Q

    セキュリティは大丈夫?

    A

    書類専用倉庫にて万全のセキュリティ体制でお預かりいたします。保管庫のご視察も可能です。

運営会社について

50年の実績と安心の
セキュリティ体制で、
保管書類をお守りします。

業界トップレベルのセキュリティ保管庫を誇る、
文書・情報管理のプロフェッショナル
株式会社日本パープル