2020年11月25日 文書管理

オフィス移転のタイミングで機密文書の管理・保管方法を見直そう!

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新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大した結果、「オフィス」という場所の在り方が見直されています。テレワークの恒久化によって社員の出社率が減少した企業が、こぢんまりとしたオフィスに移転するケースが増えています。

企業が小規模なオフィスに移転する際に忘れてはいけないのが「機密文書の保管・管理スペース」です。今回は、オフィス移転のスケジュールとともに、機密文書を安全&省スペースで保管・管理できるサービスついて解説していきます。

オフィス移転のスケジュール

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オフィス移転の一般的なスケジュール・流れをご説明します。

オフィス移転までの期間は6ヶ月が目安!

オフィスの規模や人数などによって変わってきますが、オフィス移転にかかる期間の目安は一般的に「6ヶ月」が目安とされています。半年という期間は長いようであっという間で、計画というのはいつも遅れがち。できるだけゆとりを持って、早めにオフィス移転の準備をしておきましょう。

オフィス移転までの流れを把握しよう!

●6ヶ月前
現オフィスの解約通知をおこなうとともに、原状回復の条件や原状回復工事に要する日数なども確認しておきましょう。一般的に、オフィスビルは6ヶ月前までに解約通知をしないと半年後に解約できないケースが多いので要注意です。また、移転先オフィスの物件選定もスタートし、実際に内見に行ってみましょう。

●5ヶ月前
移転先オフィスを決定・仮押さえをしたら、新オフィスのレイアウトをプランニングします。引越業者や内装業者をリストアップ・選定して、どこに依頼するかも決定していきます。

●4ヶ月前
現オフィスで使っている什器・備品のうち、新オフィスに運ぶものはどれか?廃棄するものはどれか? 新しく購入すべき什器・備品は何か?などをチェックしていきます。

●3ヶ月前
リース機器(電話機、コピー機、エアコンなど)をチェックして、移転先のオフィスで引き続き利用するのかどうかを決定します。引き続き利用する機器は、リース会社に連絡して移設の手配をおこないます。

●2ヶ月前
新オフィスの内装工事をスタートします。同時に、新しく購入した什器・備品を搬入し、電気・LAN設備の工事などもおこないます。オフィス移転の挨拶状を作成するのもこの時期です。

●1ヶ月前
印刷物やWebサイトなどの住所変更をおこない、取引先にオフィス移転の挨拶状を送付して、移転当日を迎えます。移転した後は旧オフィスの原状回復工事をおこない、すみやかに明け渡します。関係官庁へ届出もたくさんあるので、抜け漏れなく対応しましょう。

しっかり備えよう!オフィスの移転チェックリスト

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オフィス移転に際しては、やるべきことが山ほどあります。抜け漏れが起きないよう、下記のチェックリストを参考に準備を進めましょう。

不動産物件選定

・移転先オフィスの物件探し
・入居コストの試算
・内見

現オフィスの課題を洗い出し、移転先オフィスのイメージを明確にします。なお、従業員一人あたりに必要なオフィス面積は2〜3坪と言われています。テレワーク導入企業においては、平均的に何人くらいの従業員が出社しているのかといったデータを取得して、必要なスペースを割り出します。条件の優先順位を決めたうえで、数件のオフィスを内見して、入居コストと合わせて比較してみましょう。

レイアウト作成

・コンセプト作成
・レイアウト図面作成
・必要(不要)な什器・設備の選定

従業員の業務効率を左右するレイアウトプランニングは非常に重要です。用途・部署によってスペースを振り分けるゾーニングや、ストレスなく移動できる動線設計にこだわりましょう。今後は、IoT機器の利用が増えそうなので、コンセントの数は多いに越したことはありません。同時に、必要(不要)な什器・設備の選定もおこないます。

業者選定

・新オフィスの内装業者の選定
・引越し業者の選定
・旧オフィスの原状回復工事業者の選定

新オフィスの内装業者や、移転をサポートしてくれる引越し業者、旧オフィスの原状回復業者の選定をおこないます。複数の業者で見積もりを手配し、費用や実績を比較しながら検討しましょう。

届出関係

・関係各庁への届出
・ビル側への工事届・搬入出届
・取引先への案内

取引先への案内は、挨拶状の作成も含めて早めにおこないましょう。また、移転したらすぐに取りかかるのが関係各庁への届出です。それぞれ期限が異なるので、詳しくは各届出先へ確認してください。オフィス移転による手続きが必要になる届出先は、以下のとおりです(すべてに手続きが必要になるとは限りません)。

法務局/税務署/都道府県税事務所/社会保険事務所/労働基準監督署/公共職業安定所/郵便局/消防署/警察署

オフィスの規模縮小なら機密文書の保管・管理システムを

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テレワークの恒久化によって社員の出社率が減少した企業は、スペースの無駄をなくすため、小規模なオフィスに移転するケースが目立ちます。オフィスの規模を縮小する際に忘れてはいけないのが、「機密文書の保管・管理スペースをどうするか?」ということです。

企業には帳簿書類を一定期間保管する義務があるため、保管スペースを確保する必要がありますが、書類保管のためだけにスペースを確保するのは経済的・合理的とは言えません。そのため、最近では「機密文書の保管・管理システム」を利用する企業が増えています。

機密文書の保管・管理システムとは?

機密文書の保管・管理システムは、企業が保管すべき帳簿書類の原本(紙)もデータもまとめて管理できる文書管理クラウドサービスです。

機密文書の保管・管理システムを導入するメリット

●書類確認の工数を削減できる!
保管した書類を後に確認したいときも、直感操作で検索&登録がスピーディー。これまでかかっていた作業工数を大幅に削減できます。

●抜け漏れを防止できる!
契約書などの更新が必要な書類も、更新期限を通知してくれるので抜け漏れを防止できます。期限が近い対象を一覧でリスト化できます。

●拠点間での情報共有がスムーズに!
クラウド上で文書管理を一元化できるので、拠点間の情報共有がスムーズに! ユーザーごと・部門ごとなど、業務に合わせて細かく閲覧権限・編集権限を設定できるので安心です。

◎:機密文書の保管・管理システムの詳細はこちら

テレワーク仕様のスマート&シンプルなオフィスづくりを

オフィス移転は企業の一大イベントであり、移転日が近付くほどに慌ただしくなっていきます。抜け漏れのないように進めるにはチェックリストを活用するのはもちろん、余裕を持った準備が大切です。

テレワークによる出社率の減少により、「必要最小限のオフィスがあればOK」と考える企業が増えています。その場合は、機密文書の保管・管理をアウトソーシングするなどして、できるだけスマートかつシンプルなオフィスづくりを目指したいものです。

カテゴリー: 文書管理
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