2016年3月7日文書管理

社内の書類破棄にかかる人件費はいくら?電動・手動のシュレッダーを使って実際に実験してみた

main
会社を運営していく上で、必ず生まれてしまう書類
必要ないものはどんどん処分していかないと、社内のスペースをとってしまうだけでなく、必要な書類を取り出す時に邪魔になってしまうことも少なくありません。
必要なくなった書類は即処分が理想的ですが、取引先とのプレゼンに使用した資料や、機密情報、社外秘が含まれた書類は粉砕してから廃棄しないと非常に危険です。

そこで必要となるのがシュレッダー
シュレッダーでの書類破棄という役職を社内で担っている方はあまりいないかと思うので、他の役職の人が片手間に行っているのが一般的でしょう。
しかしシュレッダーでの書類破棄に一体どれくらいの時間と、それに伴う人件費がかかっているのでしょうか。という訳で今回は電動・手動シュレッダーでかかる時間と人件費を計算してみました。

時給1,000円の人が書類破棄を行うとすると…

今回書類破棄の大役を担ってくれるのは、パソコン廃棄の記事でおなじみの、何事にも疑いの目を持った”せめ”の姿勢でかかってしまう”せめるくん“。

せめるくん

実は日頃から、自分が働くオフィスの様子を見て「シュレッダーでの書類破棄に実はものすごい人件費がかかっているのではないか」と疑っているのだとか。
今回は、この「せめるくん」を時給1,000円の男として人件費を計算します。
…なぜ角が生えているのかはよく分かりません。

手動シュレッダーで書類10枚を破棄すると○分かかる!?

まず検証するのは手動のアナログシュレッダー。
今時手動のシュレッダーを使用している会社は少ないと思いますが、参考までにやってきましょう。

ちなみに、今回使用するシュレッダーはサイズが小さく、2枚までなら一度に処理できるもので、A4の紙を2つ折りにして使用します。この条件で10枚の紙を破棄するのにどれほど時間がかかるのか計ってみましょう。

semeru
「シュレッダーを回す速度には自信があるので、絶対に負けません。」

…特に誰かと競う訳ではありません。あくまで平均的にどの程度時間がかかるかの実験なので、普通にやっていただきましょう。
それでは、よーいSTART!

syudou





なかなか早かったのではないでしょうか。しかし最後の10枚目を破棄し終わったところで、シュレッダーが壊れてしまいました。さすがせめるくん。せめすぎです。

気になるタイムは…
time

このような結果となりました。
しかしこの後、飛び散った紙たちを片付けるのにそれなりに時間がかかったので、分かりやすく2分と計算してみましょう。

手動シュレッダーで書類破棄をすると

10枚の紙を破棄するのに2分
100枚の紙を破棄するのに20分
1,000枚の紙を破棄するのに3時間20分かかります。

つまり、時給1,000円の人に1,000枚の紙を破棄してもらうと3,333.33…円の人件費がかかることになります。
1日1,000枚の書類破棄が必要な会社では、1ヶ月20営業日とすると

3333.33…×20=66,666.66…

となり、書類破棄だけで1ヶ月に6万円以上もの人件費がかかっているのです。
とはいえ、1,000枚の破棄を手動で行うと、よほどスタミナのある人でない限りペースが落ちてくるので、実際のところもう少し高くなるでしょう。

semeru
「ぼくの力を持ってしても、手動シュレッダーだとこれだけの人件費がかかってしまうんだ…。」

せめるくんも具体的な数字を見て何か思うところがあるようです。

そして書類破棄においてもうひとつ重要なこと。それは、しっかりと破棄した書類の情報が流失しない状態になっているかです。今回手動シュレッダーで破棄した紙を見てみると…

syudouafter

割と普通に読めてしまいます。

semeru
「こんなんじゃ安心できないよ…!」

せめるくん、ご立腹です。

※シュレッダーによって破棄した紙の細かさは異なるので、今回の結果はあくまで参考程度にご覧ください。

電動シュレッダーは購入時だけでなく購入後もコストがかかる!?

続いては、多くの企業が導入しているであろう電動シュレッダーも検証してみましょう。先ほどと同様、10枚のA4用紙を破棄するのにどれほどの時間がかかるのか計ります。

semeru
「ぼくの会社も電動シュレッダーを使っているよ。この結果は気になるなぁ…」

せめるくんも気になるその結果はいかに…?
それでは、よーいSTART!
dendou






見たところ、手動よりはスムーズに破棄できていたようです。しかし意外に、1枚の紙を差し込み口に入れるのに手こずる様子も…。

結果は
dendou time

こうなりました。手動に比べてそこまで早いかと言われるとそうでもないよう。

semeru
「手動よりは楽だったけど、良くも悪くも機械だから1枚を処理するスピードが一定だね。」

おっしゃる通りでございます。急ごうとしてもこのタイムを縮めることはできません。
という訳で電動シュレッダーで書類破棄をすると

10枚の紙を破棄するのに1分20秒
100枚の紙を破棄するのに13分20秒
1,000枚の紙を破棄するのに2時間13分20秒かかります。

つまり、時給1,000円の人に1,000枚の紙を破棄してもらうと2,250円弱の人件費がかかることになります。
1日1,000枚の書類破棄が必要な会社では、1ヶ月20営業日とすると

2,250×20=4,5000

となり、書類破棄だけで1ヶ月に約45,000円の人件費がかかっているのです。

semeru
「こ、こんなに…。」

あくまで1日に1,000枚計算なので、廃棄書類がさらに出る会社ではさらに高額な人件費がかかっていることになります。また、一般的に社員の給料を時給換算すると1,000円以上になる場合が多いので、そういった場合は1日1,000枚でもさらにコストがかかっています。

そして気になる粉砕後の状態ですが…
after
しっかりと粉々になっていました。

※シュレッダーによって破棄した紙の細かさは異なるので、今回の結果はあくまで参考程度にご覧ください。

シュレッダーよりも楽で安心!?まもるくん

しっかりと粉砕してくれる電動シュレッダー。しかし機械の購入金額はもちろん、購入後も使用することでそれなりの人件費ががかかっているようです。

semeru
「粉砕状態は安心できるけど、うちの会社は月末になると1,000枚よりも廃棄書類が多い気がする…。あと、たまに1度廃棄しちゃった書類がまた必要になることがあって、困るんだよね」

それは困りました。書類破棄をする方法はシュレッダー以外にないのでしょうか…。

semeru
「実は最近まもるくんっていうサービスが気になってるんだ。簡単にいうと、会社にまもるくんを置くと、いらない書類を廃棄してくれたり、保管しておいたりしてくれるんだ。」

…ん?まもるくんはヤギさんなのでしょうか。

semeru
パソコン廃棄の記事で、パソコンの廃棄はまもるくんにお願いすることにしたんだけど、書類はどうだろう…。やっぱり何事も自分の目で確かめないと…!」

と、いう訳で次回はせめるくん、もう一度まもる(保護)くんの工場へ行き、今度は書類破棄の様子を自分の目で確かめてくるそうです。
それにしても、シュレッダーで意外と人件費がかかっていた書類破棄。あなたの会社はどうでしょう?見落としがちなコストですが、今一度見直してみてはいかがでしょうか。

書類を廃棄したり保管したりしてくれる「まもるくん」とは?

お話のなかで出てきたまもる(保護)くんとは、文書回収ボックスのこと。日本パープルが行っている、機密廃棄サービスです。

今回手こずっていた文書処理は、オフィスに設置した鍵付きのまもるくんに投入するだけで文書処理が可能になるのです。意外とかかっていた人件費も、まもる(保護)くんならかかりません。また、運搬から処理まで一社完結で行うため、徹底した情報漏洩対策ができる点も魅力です。

何事にも疑いの目を持った”せめ”の姿勢でかかってしまうせめるくんも、きっとオフィスにまもる(保護)くんがあれば、安心して文書処理ができるはず。こうしたサービスを使うことによって、コストの削減や、効率性の向上を目指しましょう。

保護くん(機密廃棄サービス)

mamorukun_

https://www.mamoru-kun.com/lp/

カテゴリー:文書管理
Smart保護くん


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