2021年3月24日 文書管理

業務用溶解処理サービスとは?おすすめのサービスも紹介


保管期限の切れた書類や不要になった資料は、どのような方法で処分していますか?社内文書は社外秘のものが多く、シュレッダーにかけるだけでは不安が残ります。そんな企業向けに機密文書を手軽にかつ確実に処分できるサービスとして、近年「業務用溶解処理サービス」が増えています。本記事では、溶解処理のおすすめサービスと、セキュリティ対策や費用面など選ぶ際のポイントについて解説していきます。

溶解処理とは?

溶解処理とは、書類を処分するために、パルパーと呼ばれる機械を使って水と撹拌力で紙を溶解する方法です。紙はバラバラの繊維に解され、記載されている文字は判読不可能になります。また、復元することもできなくなります。溶解後は再生紙として再資源化され、廃棄物を可能な限り減らすことができます。さらに、焼却しないため、二酸化炭素を排出することもありません。

また、業務用溶解処理サービスは、梱包された段ボール箱が開封されることなく、そのまま機械へ投入されます。そのため、処理過程で中身が人目に触れるリスクがなく、その安全性の高さが大きなメリットと言われています。

シュレッダーとの違い

書類の一般的な機密処理方法はシュレッダーです。処分の必要性が生じたときにすぐに実行できるのがシュレッダーのメリット。しかし、企業によっては人件費のロスになる場合もあります。特に規模が大きな企業ほど処分が必要な書類の量も多く、ホッチキスやファイルを外す手間も加わるからです。

一方、溶解処理においては、書類に付随するホッチキスやファイルは外さずに一緒に溶解することができます。さらに、梱包から処理の一連作業を外部へ委託して行うため、手間と時間を格段に短縮することができます。また紙ごみが出てしまうシュレッダーに対して、再生紙としてリサイクルされる溶解処理は環境に配慮した処理方法と言えるのです。シュレッダーと溶解のメリット・デメリットについては、下記の記事で詳しくご紹介しています。是非ご参考ください。

【シュレッダーと溶解どっちがいいの?】機密文書の廃棄方法ごとにメリット・デメリットをまとめてみた

溶解処理おすすめサービス3社の比較


下記のポイントを軸に、溶解処理サービス業者を選ぶと良いでしょう。

  • ・梱包&配送方法
  • ・セキュリティ対策
  • ・対応スピード
  • ・証明書発行の有無

特に機密文書を処理する際には、配送から処理までの流れが明記され、溶解処理後に機密抹消証明書が発行されるサービスを選ぶことが望ましいと言えます。下記では、3つの溶解処理サービスをご紹介しましょう。

1. メルティBOX2ー大塚商会

梱包&配送方法

    • 段ボールの用意、梱包は自社で行う。配送はBtoBの物流において実績があるセイノースーパーエクスプレスによる委託回収。お歳暮などの繁忙期に影響されない安定した運搬が可能

セキュリティ

    • バーコードで個体識別し、無開梱

対応スピード

    • 平日15時までの依頼で翌営業日の回収が可能

証明書

    • あり

価格

    • 1箱につき1,800円(税別)

2. 東京レコードマネジメントの機密文書溶解処理サービス

梱包&配送方法

    • 段ボールの用意、梱包は自社で行う。ルート回収またはチャーター便(または貸し切り便)で文書専用トラックが回収(※ルート便はJR山手線の内側およびその周辺のオフィス街が対象)

セキュリティ

    • チャーター便の場合は一企業貸し切りトラックのため、他社の文書と混じる心配は不要
    • ルート回収の場合は月に一度まとめての溶解だが、文書の保存に特化した専用倉庫で安全に一次保管

対応スピード

    • チャーター便の場合は回収希望日を指定でき、回収当日に溶解処理を実施

証明書

    • あり。溶解処理工場での立会い可。またビデオに録画して提出が可能(※別料金)

価格

    • 回収場所や量によって変動。ルート回収の場合は1kgあたり60円

3. キーペックスの書類溶解処理サービス

梱包&配送方法

    • 段ボールの用意、梱包は自社で行なう。指定の配送業者が回収

 セキュリティ

    • 段ボールは未開封のまま溶解処理へ。提携製紙所にも高セキュリティを要求し連携。毎月社員に情報セキュリティに関する教育訓練を実施

対応スピード

    • インターネットにて17時までの依頼で、最短で翌営業日に回収可能

機密抹消証明書

    • あり。事前予約で溶解処理の立会い可(※別料金となる場合あり)

 価格

    • 1箱あたり600円(税別)。※サイズ:(長さ)450mm×(幅)330mm×(高さ)310mm。集荷受付可能なサイズの上限は、3辺の合計が120cm以内、重さ15㎏まで

その他

    • オプションで鍵付きの機密文書回収ボックス設置が可能

シュレッダーでも溶解処理でもない最先端の新サービス

ここでシュレッダーよりも安全性が高く、溶解処理よりも手軽に利用できるおすすめのサービス、日本パープルの保護(まもる)くんをご紹介します。

日本パープルの保護(まもる)くんとは


約12,000の事業所への導入実績を誇る機密処理サービスです。オフィスに鍵付き機密回収ボックス“保護くん(まもるくん)”を設置し、そこへ廃棄文書を投入するだけで、書類が人目や人手に触れることなく破砕処理される仕組みになっています。また、業界初のビジネスモデル特許を取得しています。
※番号:特願2016-105162 特許種類:ビジネスモデル

セキュリティが万全

保護(まもる)くんの人気の理由は、その安全性の高さです。機密回収ボックスは一度投入すると取り出すことができません。回収された書類は、GPS搭載の現金輸送車と同じ仕様のトラックで配送。入退出管理の厳しい施設にて、人目に触れることなく処理されます。

通常、配送や溶解など一部作業はさらに外部へ委託して行われることがほとんどですが、日本パープルでは研修を受けた自社の作業員が全ての処理を行うため、一社完結型になっています。そのため、情報漏えいのリスクをできる限り排除することができているようです。

また、企業からの要望・相談には即日レスポンス、回収・交換から3営業日以内の処理を徹底したスピーディな対応も、選ばれる理由の一つです。

リサイクルもできる

溶解処理と同じく、保護(まもる)くんで溶解された書類は、紙資源としてリサイクルされます。同サービスにより、10年間の累積で約18,000トンの二酸化炭素排出が抑制できたという実績があります。

機密文書の処理は外部サービスで安全に

溶解処理サービスや今回ご紹介した保護(まもる)くんは、セキュリティ対策やコスト削減など企業にとって大きなメリットがあります。今回ご紹介した選定軸をもとに、それぞれの自社の事情にあった方法で選定してみるとよいでしょう。

カテゴリー: 文書管理
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