スキャニングの効果的なやり方とは？実施する際の留意点も解説
昨今、DX推進や電子帳簿保存法の改正、働き方の多様化といった時代の潮流を受け、紙文書をスキャニングして電子データとして保存する必要性が高まっています。すでに多くの企業が電子化を導入していると言われる一方で、電子化をさらに進めたい企業やこれから電子化に着手する企業など、その段階は多様化しています。
本記事では、自社でできる電子化の方法の一つであるスキャニングの方法や効果的なやり方、注意点などについて解説します。これからスキャニングを行うという企業の担当者は、本記事を読んでスキャニングのコツを掴み、社内でお役立てください。
スキャニングとは？
スキャニングとは、紙の文書や画像を電子データに変換することです。実際にスキャンされたデータはjpegやPDFとして管理します。
紙の文書は色あせたり汚れたりして経年劣化してしまうものですが、電子データなら保存時の状態で長期保管が可能です。また、電子データによる保存は物理的な保管場所の削減や検索性の向上といったメリットがあり、DX時代の文書管理法として定着しつつあります。
スキャニング方法
では、実際に電子化のために行う「スキャニング」にはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、以下の3つの方法を紹介します。
複合機
複合機とは、コピー、プリンター、スキャナー、ファクシミリ機能（FAX）など、複数の機能がひとつに複合した機器のことです。
以下の手順でスキャニングを行います。
- 1. 複合機の電源を入れる
- 2. スキャンしたい文書を複合機の原稿台に乗せる
- 3. スキャンの種類（カラーor白黒など）や解像度、ファイル形式などを設定する
- 4. スキャンしたデータの保存場所を指定する
- 5. スキャンを開始する
スキャン専用機
スキャン専用機とは、紙文書をデータ化するための専用機器のことです。プリンターや複合機よりも高品質かつ効率的にスキャニングを行うことができます。大きいサイズや画像をスキャニングしたい場合に最適です。
専用機にはプリンター同様カバーを開け、原稿台に原稿を置いてスキャニングする「フラットベッド型」と大量の原稿をまとめてスキャニングできる「シートフィーダ型（ADF型）」、原稿の上に機器を当て、手動で原稿をスキャニングする「ハンディ型」など、さまざまなタイプがあります。
手順は一般的な機器と同様です。
スマホのアプリ
専用機器のほかに、スマートフォンのアプリでスキャニングする方法もあります。
例えば、HPが提供している「HP Smartアプリ」なら、スマホカメラで撮影した文書を自動でエッジ検出、スキャニングしてくれ、そのまま電子メールやクラウドサービス、SNSへ送ることが可能です。ダウンロードは無料で、オンラインによるサポートがあります。
※参考：HP Smart アプリ
スキャニング実施に向けた計画
スキャニングを行う際はまず社内で担当者を選定し、実施計画を策定します。どの文書をスキャニングするのか、範囲と量をとりまとめ、入力時間を試算します。それによって、どの方法でスキャニングを実施するのかを検討しましょう。
＜スキャニング計画の手順＞
- ・担当者の選定
- ・実施スケジュールの策定
- ・対象文書の選定
- ・スキャニングの仕様を決定（方法、保存形式など）
スケジュールを検討する際は、社内への共有が重要です。特に、スキャニングを実施する際は文書の受け渡しなどに従業員の協力が欠かせません。社内の既存業務に支障が出ないようにスケジュールを組む必要があります。
注意すべき点
スキャニングには、以下のような注意点があります。
USBは使わない
データの持ち運びにはUSBメモリが便利ですが、昨今紛失や盗難といったセキュリティ事故が後を絶ちません。スキャニングした文書には機密情報や個人情報が含まれる場合があるため、スキャニング後はデータをPCやクラウドに直接送信する方法が推奨されます。
企業が決めた方法で行う
文書をスキャンして電子化する際は、企業が許可する方法で行う必要があります。企業の許可なしでスキャニングを実施した場合、セキュリティリスクが高まり、情報漏えいに発展する可能性も。一度、情報漏えい事故を起こしてしまうと、企業の社会的信頼を大きく下げてしまうことになり、さまざまな企業活動に影響を及ぼします。
社内に専門部署がある場合は、スキャニングを実施する前に必ず相談するようにしましょう。
共有先の選定
スキャニングした文書の共有先はPCやクラウドが一般的ですが、誤ってSNSなどに機密情報が共有されてしまわぬよう、セキュリティ対策ができる共有先を選定しましょう。
具体的には、権限の付与やデータの暗号化、ログの取得などを設定し、セキュリティリスクに備えます。共有先に社外の取引先を含む場合は、契約書やNDA（機密保持契約）を結びます。
外部業者利用のすすめ
しかし、いざ電子化を進めようとしても、社内の膨大な文書を見て躊躇してしまう企業は多いのではないでしょうか。各所に散らばる文書を一括にまとめてスキャニングするにはまとまった時間と手間が必要です。そこで昨今、スキャニング作業を外部業者に委託する企業が増えています。
電子化の需要増にともなってさまざまなサービスが登場していますので、スキャニングを効率良く進める方法のひとつとして、まずはどのようなサービスがあるのか調べてみましょう。原本の管理や文書管理システムの利用が付随しているものなど、スキャニング作業だけに留まらない利便性の高いサービスが数多くあります。
サービスを選ぶ際はスキャニング精度も重要ですが、それと同様にサポート面も確認するようにしましょう。特に、スキャニング後は文書管理方法が統一されなければ、せっかく電子化を進めてもかえって現場の混乱を招いてしまいます。導入前後のサポートや管理方法のアドバイスを行ってくれるコンサルティング付きサービスを選ぶと良いでしょう。
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