2021年10月27日 文書管理

リモートワーク時代における機密文書の取り扱い方を解説

リモートワークの普及と同時に情報漏えいのリスクが増しています。社外に情報を持ち出す際の対策は重要であると把握しているものの、実際に現状の方法で問題がないかどうか不安に感じている企業もあるのではないでしょうか。本記事ではそのような不安を抱える企業の担当者に向けて、リモートワーク時代における機密文書のあり方について分かりやすく解説します。

リモートワーク時代における機密文書の取り扱い方

そもそもオフィスとテレワーク環境下とでは、パソコン設定や使用するネットワーク、データの保管方法など、あらゆる条件が異なります。さらに、目が届かない場所での仕事は会社としても管理しづらい側面があり、テレワーク環境はオフィスよりもリスクが発生しやすい環境と言えます。

そのためテレワーク環境下では、オフィスワークよりも高いセキュリティ対策を講じる必要があるのです。

機密文書とは、「企業に関する情報で外部に漏れると企業の信頼が損なわれる可能性のある、秘密保持が必要な文書」などと定義付けられているように、決して社外へ漏えいさせてはいけない重要な文書であることは明らかです。とはいえ、機密文書の範囲を判断するのは意外と難しいのではないでしょうか。

一般的に、機密文書はレベルに合わせて社外秘文書・秘文書・極秘文書の3段階に分けられます。機密レベルに応じてセキュリティ対策のレベルも異なります。「もし、情報漏えいしてしまったら」と万が一の場合を想定して、保管庫に鍵をかけたりデータにパスワードをかけたりするなどの対策を検討します。

IPA(情報処理推進機構)が発表した「情報セキュリティ10大脅威 2020」によると、

情報セキュリティにおける脅威に関して、

  • ・第2位「内部不正による情報漏えい」
  • ・第7位「不注意による情報漏えい(規則は遵守)」

の2つがランクインしています。つまり、情報漏えい事故は内部からの発生が多いという事実を表しているのです。会社で扱う文書はすべて機密情報と言っても過言ではないほど、慎重に扱われなければなりません。

機密文書を社外へ持ち出す際のポイント

リモートワークを行ううえでどうすれば情報漏えいを防げるか、ここでは機密文書を社外へ持ち出す際の注意点について考えてみましょう。

ルールを徹底

複数人で作業する際はルールが必要不可欠です。具体的には、会社の書類を誰が持ち出しているかの管理表をつけることや、自宅やシェアオフィスでの取扱い方法を決めて遂行します。リモートワーク時でも社外であっても、ルールをメンバー間で共有しチェックが可能な体制にしておきましょう。

紙からデータに移行をしておく

リモートワークと並行して電子化を進める企業が増えているのは事実ですが、実際は紙と電子データとが混在しているという声を耳にします。仕事を円滑に効率良くするために、データの一元管理は有効な手段です。今後もリモートワークがより定着することを想定すると、電子化は早めに導入しておくべきだと言えます。電子化は、セキュリティ対策だけではなく、生産性向上やDXへつながるものとなることも付け加えておきたいと思います。

そもそも家に持ち込みをしない

書類が社外に持ち出された時点で、帰宅途中で紛失してしまうことや盗まれてしまうことなどのリスクがどうしても発生してしまいます。書類などは紛失しやすいものとして認識しておくべきでしょう。電子データでも同様のことが言えます。そもそもオフィスの書類を社外に持ち出さないことがリスク回避となります。

リモートワーク時における機密文書廃棄に関する注意点

機密文書の廃棄方法については以前のこちらの記事で具体的な内容をご紹介していますので、ご参考ください。ここでは、リモートワーク時における機密文書廃棄の注意点について考えていきます。

不要になった書類をオフィス以外で処理できない

書類の使用後、オフィスならその場でシュレッダーをかけて処理できますが、在宅の場合はシュレッダーを設置している自宅は少なく、不要になった書類を保管しておき出社の際にまとめて廃棄するといったケースが多いのではないでしょうか。シェアオフィスやコワーキングスペースの場合、シュレッダーがある店舗もありますが、見知らぬ人と共通のシュレッダーを使用するのはセキュリティに不安が残ります。リモートワーク中の書類管理は鍵付きの保管庫に入れておくのがベストですが、保管庫を準備するハードルが高く、さらに廃棄するまでのタイムラグが長くなることがリスクとなっています。

会社での機密文書の処理状況がノーマークになってしまう

リモートワーク中は出社する人数が少なくなっているため、機密文書が処理されずノーマークになってしまうことが懸念されます。仮にリモートワーク中での処理担当者が決まっていたとしても、出社の頻度が少なくなっているため、様々なリスクが考えられます。

対策としては、担当者の出勤回数を増やす、複数人で担当する、自動回収してくれるシステムを導入することなどが挙げられます。

リモートワーク時にも対応してくれるおすすめの廃棄サービス

機密文書の廃棄はシュレッダーだけでは安全とは言えません。徹底したセキュリティ対策のあるサービスを選ぶことが企業の安全につながります。ここではリモートワーク時にも対応してくれるおすすめの廃棄サービスをご紹介します。

日本パープルの「Smart保護(まもる)くん」

Smart保護くんは、機密文書ボックスを自動で交換依頼をしてくれるサービスです。回収ボックスの中身の量を検知し、自動で交換依頼を行ってくれます。回収ボックスの中身が満杯で利用できない、中身がはみ出てしまうといった心配がなく、安全に使うことができます。担当者は、回収ボックスの状態を常に気にする必要がなく、また交換依頼をする手間もかかりません。リモートワークが普及した社会と相性が良いと言えるでしょう。

リモートワークにおける機密文書廃棄は電子化が鍵

リモートワーク時はオフィスワーク時よりも重点的にセキュリティ対策を講じる必要があります。しかし、個人で紙の書類を持ち出すこと自体が大きなリスクとなってしまうのが問題です。今回ご紹介した日本パープルの「Smart保護くん」なら、リモートワーク中のオフィスにある機密文書も安全に管理することが可能ですので、現在機密文書の処理にお困りの方は検討してみてはいかがでしょうか。

中長期的に最も安全な対策は、電子化を進めることなのかもしれません。書類を電子化することでセキュリティ対策を強化でき、リスク回避につながります。一度データへの移行戦略も立ててみると良いでしょう。日本パープルでは、電子化に伴う一貫したサービスも実施しています。

カテゴリー: 文書管理
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