2021年4月21日 文書管理

契約書管理や電子化でよくあるお悩み

テレワークの普及に伴い、脱ハンコや書類の電子化に取り組み始めた企業も多いのではないでしょうか。しかし、いざ始めてみると、契約書の量が多く管理方法が定まらないといった問題に直面し、前進ができていないという声を耳にします。

そこで本記事では、契約書管理や電子化でよくあるお悩みや管理のポイントについてご紹介します。

リモートワークの普及と電子化の現状

リモートワークの導入にあたり、書類の電子化は必ずといっていいほど挙げられる課題のひとつ。紙で書類を管理する場合、毎回必要な分だけ持ち帰り、管理して、終われば返却するという、とても非効率な作業です。実際にはハンコの捺印や社内の書類を確認するため、週に何度かは会社へ足を運んでいるという方も多いのではないでしょうか。

2020年3月、アドビシステムズ株式会社が発表した「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」によると、テレワークにおける業務上の課題として感じたこととして最も多かったものは「会社に保管してある紙の書類を確認できない(39.6%)」で、約4割の人が紙の書類管理に不便を感じています。

さらに、テレワークを実施して「ペーパーレス化が進んだ」と感じている人が84.8%いるのに対して、「紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験がある」と回答した人は64.2%いることが分かりました。

このように、テレワークの普及率が高まっているにも関わらず、書類の電子化はそれほど進んでいないようです。

電子化に踏み出せないお悩みをピックアップ

下記に、電子化に際してのお悩みをいくつか挙げてみましょう。

過去の保管文書が多すぎる

保管文書が多すぎて、社内でも管理しきれていないといったケースが多くあります。一から過去の書類を確認し、整理し、さらに電子化(スキャンする)には膨大な労力とコストがかかるのは目に見えています。企業活動に余裕がなければ進めにくいようです。

過去の契約書の管理をどうするか

過去の契約書の管理に悩まれている企業も少なくありません。まず、契約書ごとに保管期間が定められているので、まずはそれらを確認しましょう。次に、契約書の中には電子化が困難な書類が存在します。例えば、不動産取引における定期借地契約・重要事項説明書は書面を交付することが法律で定められているため、紙で保管しておく必要があります(2021年3月時点)。重要書類の保管方法については、法律に基づいた適切な処理が求められるため、管理には気を付けなければなりません。

セキュリティの問題

書類を電子化することでパソコン操作が増えるため、クラウドサービスへのアクセス方法やセキュリティ対策に関する知識など、ある程度のITリテラシーが求められます。またセキュリティソフトを導入するだけでは不十分です。不正アクセスやうっかりデータを削除してしまったというような人的被害を防ぐためにも、社員一人ひとりへのセキュリティ教育を行う必要があるでしょう。セキュリティソフトの購入費用やシステム構築の費用、さらに教育にかかる時間や労力を考慮すると、すぐに踏み出せない企業も多いようです。

管理や電子化のポイント

電子化を始める前に知っておくべき、注意点をご紹介します。

電子化に関する法律について

書類を電子化するにあたり、遵守すべき法律があります。事前に内容を把握したうえで、電子化を進めなければなりません。

まず「e-文書法」は、本来紙での保存が義務付けられている文書に対し、電子データによる保存を可能とする法律です。見読性・完全性・機密性・検索性の4つの要件に従った保存が認められています。

「電子帳簿保存法」は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法などの特例に関する法律です。国税関係の帳簿書類を電子データで保存する際のルールが定められています。例えば「検索性の確保」では「取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること」「日付や金額に関わる記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること」「二つ以上の任意の項目を組み合わせて条件を設定することができること」が求められています。さらに、もともと手書きだった契約書をスキャンして電子保存するには、所轄税務署長から承認を得なければならないため、手間がかかってしまいます。一方、一から電子で契約を結ぶと承認は不要のため、電子データで保存することが業務の効率化につながるでしょう。

セキュリティの担保

電子化を進めるにあたり、セキュリティ問題は不可避です。まず電子化されたデータをオンライン上で扱う以上、サイバー攻撃のリスクを考慮しておく必要があります。対策法は様々ありますが、セキュリティソフトの導入、暗号化通信対応や自動バックアップなどが検討できます。

運用ルールを共有する

セキュリティ体制を整えたら、運用ルールについて社員へ共有・教育します。ルールが徹底されていなければ、作業に時間がかかってしまうだけでなく人的ミスによる情報漏えいなど被害の恐れがあるため、ここは時間をかけてでも取り組んでおきたいポイントです。

電子化を効率良く進めるおすすめのサービス

書類の電子化を自社で進めるには、解決すべき課題が多くあることが分かりました。そこでおすすめなのが、文書の電子化を代行してくれる外部サービスです。

日本パープルの電子化サービスなら、文書のスキャニング・データ入力代行から原本の保管・廃棄までを一括サポート。納品形態は各企業の事情に合わせ、CD-RやDVD-R納品、ハードディスク納品、システムアップロードなどが選べます。

また、最新のセキュリティ対策が導入された厳重な保管庫を有しており、契約書の保管も安心して任せることができます。

文書保管、電子化における企業のお悩みを解決する便利なサービスが充実しています。

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契約書管理や電子化を進めて、快適なリモートワークを

リモートワーク普及に伴い避けることのできない電子化。課題は多いといえますが、外部サービスを活用して効率良く進めていきましょう。外部へ委託するには費用面が気になりますが、自社で人件費を使って未経験の作業を行うことを考慮すれば、その費用対効果は大きいと言えます。今後の業務のために一度外部サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

カテゴリー: 文書管理
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