2022年8月10日 文書管理
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【最新版】電子契約とは?メリットとデメリットも紹介!

テレワークやオンライン会議など非対面での業務が浸透する中、次なるステップとして注目されているのが「電子契約」です。本記事では、従来の書面契約との違いや電子契約のメリットやデメリットなど、知っておきたい電子契約の基礎知識について解説しています。これから導入を検討するという方は参考にしてください。

電子契約とは

紙に押印・サインを取り交わす従来の「書面契約」の代わりに、Web上で電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用して行う形の契約を「電子契約」と言います。電子署名は偽造や改ざんを防止する仕組みが備わっており、印鑑の代わりとして本人証明が可能になっています。タイムスタンプは、ある時刻に電子データが確実に存在していたことを証明する消印のようなもので、民間の事業者がサービスを行っています。

国内でこのような電子契約の導入が活発化している主な要因として、電子契約にまつわる法的環境整備が進んでいることが挙げられます。

日本における、電子契約にまつわる動き

近年、電子化にまつわる法律が次々と改正され、電子契約の条件が緩和されています。

まず知っておきたいのが、2001年に施行された「電子署名法」。手書きの署名や押印と同等に電子署名が通用する法的基盤が整備されました。

2004年には「e-文書法」が制定、2005年に施行されました。会社法や法人税法などで保存が義務付けられている文書について、電子署名を伴う電子データの保存が容認されるようになったのです。

2021年1月には国税関係の帳簿が対象となる「電子帳簿保存法」の各種要件が緩和され、電子化を推し進める動きが活発化しています。(詳細はこちら)そして2021年5月には、デジタル改革関連法が可決されました。これまで電子契約不可とされていた不動産関連の契約における書面化義務の緩和が2022年5月に施行され、電子契約の導入をさらに後押しすることとなりました。

このように、電子化や電子契約を推進するための法的整備は積極的に進められており、電子契約はデジタル社会において避けられないものとなりつつあるのではないでしょうか。

電子契約のメリットとデメリット

次に、電子契約のメリット・デメリットについて具体的に見ていきましょう。

メリット

1.印紙税がかからない

紙で作成した契約書には印紙税が課税されますが、電子契約の場合は「文書の作成」に当たらないため、2022年7月現在は非課税となっています。

2.業務の効率化

従来の書面契約では、文書を印刷して製本し、切手を準備して郵送するという事務作業が必要でしたが、電子契約ではそれらが一切不要となります。

また、電子データで保管することによって保管場所に要する費用が削減でき、さらに検索性が向上するといった管理面でのメリットもあります。

3.スピーディな契約締結が可能

書面契約の場合、上記作業に時間がかかるうえ、担当者が不在にしていれば、やり取りが通常より長引いてしまう可能性が考えられます。

電子契約であればクラウド上で取引ができ、その場で契約締結が可能です。さらに、お互いに進捗管理が行えるため、契約の進行状況の管理がスムーズにできます。

4.リモートワークに対応

リモートワークを導入した際、「ハンコ問題」に直面した企業も多いのではないでしょうか。「押印しなければならない書類を確認しなければならないために、週に何度か会社へ出向く」といったケースが見られましたが、これは実に非効率な方法です。

電子契約を導入することでオフィス以外の場所で契約や押印が可能になり、業務の効率化が行えるでしょう。

デメリット

1.取引先にも導入してもらう必要がある

電子契約を行うには、相手側にもシステムを採用してもらう必要があります。さらに、印紙代が不要ではありますが、システム利用料金が発生する場合があります。その場合には、相手側に納得してもらったうえで導入を進めなければなりません。

2.電子契約に対応していない契約がある

すべての契約が電子契約に対応しているというわけではありません。以下に未対応の契約を例示します。

<例>

  •  ・事業用定期借地契約(借地借家法23条)
  •  ・任意後見契約書(任意後見契約に関する法律3条)

しかし、前述の不動産業界のように、現在は電子化が容認されていない契約種別も今後は認められる可能性があると言えます。

おすすめの電子契約サービス「ConPass(コンパス)

昨今の需要増加にともない、様々な電子契約サービスが登場しています。今回はそんな数あるサービスの中から、文書管理領域で50年の実績がある株式会社日本パープルの電子契約サービス「ConPass」をご紹介します。

特長1)AIサポートによる簡単操作

AIによる契約書管理項目の自動抽出機能があり、業務がスムーズに進むよう設計されています。契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など全10項目が自動で抽出され、管理台帳をタイムリーに作成することができます。

特長2)紙と電子の一元管理

電子契約書だけでなく、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理することができます。さらに、過去の紙契約書のデータ化や原本のセキュリティ保管にも対応しています。

特長3)導入前後のサポート

導入時は、ワークフローの設計から管理フォルダ作成にいたるまで代行サービスを提供しており、導入後も社内での定着に向けたトレーニングや説明会をサポートしています。

日本パープルは情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)やプライバシーマークを取得し、安心のセキュリティ体制が整っています。さらに、電子契約のほか電子化や文書管理全般を一気通貫で依頼できるのが特徴です。

公式ウェブサイトURL:https://www.mamoru-kun.com/page/conpass/

電子契約を導入して、業務効率化を実現しよう

電子契約の大きな特徴は、管理工数が削減され、契約業務がスムーズになる点です。国内ではまだ書面契約の商慣習が根付いていますが、法的環境が整備されている点やグローバル動向の観点からも、電子契約は今後より一層普及していくと予想されます。今回ご紹介したサービス「ConPass」なら、導入前後のサポートが手厚く、電子契約に不安がある企業も安心して依頼することができます。社内の状況を確認したうえで、積極的に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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