文書管理

【デジタル社会でペーパーレスに】契約書の電子化と電子契約のメリット・デメリット


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契約書電子化することや電子契約を締結することにより、コスト削減や業務効率化に繋がるケースがあります。ここでは、「契約書の電子化」「電子契約」について、それぞれどういうものなのか、そしてどんなメリットやデメリットがあるかをみてみたいと思います。

※「まもりの種」は保護(まもる)くんの日本パープルが運営しております。

契約書の電子化とは?

scanning
契約書の電子化とは、すでに紙で取り交わされた契約書をスキャンして電子化し、管理や保管をするとです。

契約書をはじめ企業で使う文書には、法律により保存が義務付けられているものがあります。そして、保存義務がある書類の電子化について定めた法律がe-文書法です。

e-文書法ではこれまで、契約書や領収書に関しては3万円未満のものしか電子化できませんでした。つまり、金額によって紙で保存したり電子化して保存したりと、別々に処理する手間が発生していたのです。この点について、2015年秋にe-文書法が一部改正され、今後は契約書や領収書は金額にかかわらず電子化が可能になるとされています。

また、これまでは電子化を行った担当者や承諾者が電子署名を行う必要がありましたが、今後は実施者が特定できるID、パスワードで代用ができるようになります。

このようにe-文書法の規制緩和により、今後はますます契約書の電子化がしやすくなってくるものと思われます。

電子契約とは?

電子契約書

電子契約とは、従来の紙の書面を取り交わす契約ではなく、インターネットを使い、電子署名タイムスタンプを付与した電子ファイルを利用して行う形の契約です。合意に至るまでの交渉段階から契約締結、契約書保存までの一連の業務を電子化することにより、契約業務の効率化を図っています。

なお、電子署名というのは、紙の文書における印鑑や署名に相当するもので、本人確認や改ざんを検出する符号の組み合わせにより、偽造や改ざんを防止することが可能になっています。また、タイムスタンプは、ある時刻に電子データが確実に存在していたことを証明する消印のようなもので、民間の事業者がサービスを行っています。

契約書の電子化のメリットとデメリット

filing

契約書を電子化すれば、システムを利用して文書を管理することが可能となり、検索性共有性が向上します。書類を保管しておく場所も必要なくなりますから、省スペース化に繋がり、保管にかかるコストを抑えることができます。

ただし、契約書を電子化するとなると、タイムスタンプや管理システムが必要になりますから、その分のコストが発生します。タイムスタンプやスキャニングのコストを考えると、保管コストよりも大きくなってしまうこともあるかもしれません。

また、契約書を電子化すると、紙面に比べて情報を改ざんしやすいという懸念点もあるため、経済産業省では機密性や検索性などに関する要件を定めており、電子化する際には従わなければならないとされています。

なお、契約書を電子化している企業の中には、原本は捨てずに保管しているケースも多くなっています。これには、電子化しただけでは不安なので、万一に備えてとっておくという心理的な要素も働いています。こうしたことから、コスト面だけを考えるなら、契約書の電子化により必ずしもメリットがあるわけではありません。

契約書の電子化は、企業で電子契約へと移行する過程において、これまで紙で締結してきた過去分の契約書も含めてコンピューターで一元管理したいという企業にとってはおすすめだと言えるでしょう。

電子契約のメリットとデメリット

e-contract

紙で作成した契約書には印紙税が課税されますから、収入印紙を貼らなければなりません。
しかし電子契約をした場合には、現段階では収入印紙の課税対象ではありません
※2015年12月現在の情報です。電子契約も課税対象とする動きもあります。
(参照:国税局の研究活動 https://www.nta.go.jp/ntc/kenkyu/ronsou/42/souma/hajimeni.htm

また、電子契約では書面を印刷したり、郵送したりする手間がありません。共通のシステムを利用しますから、進捗管理や責任の所在も明確になります。システムを利用することで、保管や管理がしやすくなり、検索性にも優れていると言えます。

一方で、電子契約では印紙代は不要ですが、相手側にもシステムを使ってもらう必要がありますから、その分のシステム利用料金が発生することがあります。

デメリットと合わせて見ると、電子契約のメリットは、コスト削減よりも管理工数が削減され、契約業務がスムーズになるという面が大きいでしょう。

契約書を電子データとして管理することで、検索性が向上し、業務を大きく効率化できます。契約書が増えすぎて管理に困っている場合は、「契約書の電子化」「電子契約」を検討してみてはいかがでしょうか?

契約書や電子契約を効率的に行えるサービスって?

早速契約書の電子化電子契約を実施してみたいとは思ってみても、様々な場面で必要になる契約書の量は膨大です。完全に電子化へ移行するまで時間がかかってしまいそう…と懸念を抱く方も多いのではないでしょうか?

そこでおすすめなのは日本パープルの文書管理システム「e-保管サービス」。スキャニングからデータ入力、システム登録まで、電子化に移行する上で必要な一連の作業をスタッフが代行で行うので、気軽にペーパーレス化を始めることができます。

原本は文書専用保管庫で安全に管理しており、データのアクセスも制限することができるので、セキュリティ面も安心。

e-保管サービスを利用することによって、導入のハードルが高い契約書の電子化や電子契約を手軽に始めてみてもいいかもしれません。

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