近年、リモートワークの拡大により書類のデータ化が一般的となっています。しかし、社内にある大量の書類をデータ化するのは、時間もコストもかかります。

紙書類の電子化にあたって、まず最初に実施することはスキャニング作業。自社で行うか外注するか2つの方法がありますが、短期間で効率的にスキャニングを実現したい場合は、外注をおすすめします。

そこで本記事では、スキャニング代行サービスの導入を検討している企業向けに、書類をデータ化する方法と最適な代行業者を探すポイントについて解説します。価格や機能などをまとめた代行業者の比較表も記載しているので、ぜひ自社に見合った代行業者探しの参考にしてください。

おすすめサービスはこちら

スキャニング代行とは？

スキャニング代行とは、紙の書類をスキャンしてデータ化する作業を代行してくれるサービスです。一度スキャニングした情報はパソコンやハードディスクなどの記憶媒体で長期保管することが可能となります。スキャン機能付き複合機があれば自社でもスキャニングが可能ですが、莫大な量の書類すべてをスキャニングするのは労力を要する作業です。そのため、スキャニング代行サービスが存在しているのです。

スキャニング代行を業者に依頼するメリット

業者に依頼するメリットは、主に以下の2点があります。

時間や労働コストの削減

スキャニング代行サービスの大きなメリットとして、まずは時間や労働力も含めたコストの削減が挙げられるでしょう。スキャニング作業は書類についているクリップなどを外してスキャニング可能な状態にし、一枚ずつスキャニングを行うといった細かな作業の連続です。慣れない作業に時間をかけて本来の業務に影響を与えてしまう可能性を考慮すると、プロに依頼した方が作業が効率的だということは明白でしょう。

データの保存状態

電子化したデータは今後も長く使用されるため、より鮮明な保存状態を担保することが重要です。特に画像のスキャニングでより綺麗な仕上がりを希望するなら、業者に依頼した方が良いでしょう。また、業者ならば自社だとできない大判サイズの書類スキャニングにも対応しています。

スキャニング代行サービスを選ぶ3つのポイント

スキャニング代行業者に書類のデータ化を依頼するうえで、選び方を失敗しないためのポイントを3つご紹介します。

１．的確にスキャンができ、実績があるか

的確なスキャンができるスタッフかどうかは、文書情報管理士や一級文書情報管理士などの専門資格を持っているかを確認すれば分かります。

資格だけじゃなく、豊富な実績の有無でもクオリティの高い仕事ができるかが決まります。企業全体の実績はもちろん、業種別の実績を確認してから選びましょう。

２．原本保管から廃棄までの一式を依頼できるか

たとえ大量の書類をデータ化できても、業務の効率化が実現できなければ本来の目的は達成できません。代行業者を選定する際に、以下が可能かどうかの確認をしましょう。

• ・文書管理システムの登録や利用ができるか
• ・登録時のデータ整理が適切か
• ・データのバックアップを取ってくれるか
• ・セキュリティ対策を厳重にしてくれるか

上記の点を考慮してくれるスキャニング代行業者であれば、業務の効率化が叶うでしょう。

３．原本保管から廃棄までの一式を依頼できるか

書類のデータ化において、法定文書や機密書類など、電子データだけではなく、原本の保管も必要です。電子化後の原本の流れをあらかじめ推測し、安全な原本の保管場所から廃棄方法まで提供してくれるサービスを選びましょう。

スキャニング代行サービスのおすすめ5選

以下の表が、書類のデータ化を任せられるスキャニング業者です。
この中から、おすすめのスキャニング代行サービスを5つご紹介します。

おすすめ代行業者：１．日本パープル「電子化サービス」

日本パープルは創業50年の企業で、7,000社以上の企業に利用された実績があるため、安心してスキャンの依頼ができます。原本は返却・保管・廃棄が選べ、DVDやハードディスクなど希望の媒体・形式で書類のデータ化が可能です。ほかにも、保管庫と社内の書類を一括管理できる文書管理システムで業務効率化が期待できます。また、日本パープルは情報セキュリティマネジメントシステムを取得しているため、セキュリティ対策もバッチリです。

■原本は返却・保管・廃棄が選べる

電子化した原本は自社の要望に合わせて、返却するか専用倉庫で保管、また廃棄が依頼可能。

■希望の形式でデータ化できる

電子化したデータはDVDやクラウドストレージなど自社に合った形式で納品している。さらに解像度（dpi値）、カラー（モノクロまたはカラー）、傾き補正やOCR付与などの様々な要望にも対応している。

■文書管理システムで一元管理が可能

検索性や共有性の高い独自の文書管理システムが利用可能。また、自社で利用しているシステムへの登録代行も行っている。

■セキュリティ面

原本の回収〜電子化〜処理まで一社完結型で、プライバシーマークとISO27001を取得している。

おすすめサービスはこちら

おすすめ代行業者：２．日本通運「スマートスキャニング」

日本通運の魅力は、輸送からデータ化・保管・溶解処理までワンストップで対応するところです。保管や輸送も万全なセキュリティ対策をしてくれるため、機密情報でも安心です。渡した書類すべてのデータ化はもちろん、必要に応じて部分的にデータ化するなど、クライアントの需要に応えたサービスを提供しています。

■セキュリティ面

輸送〜電子化〜保管～溶解処理まで一貫したセキュリティ体制を構築。データは個人情報を含む重要情報をセキュリティ倉庫で安全保管。また、個人情報輸送システムを活用して、セキュリティ輸送を行っている。

■クライアントの需要に応じたサービス

「オンデマンド電子化サービス」と「フル電子化サービス」の2種類のサービスがある。

おすすめ代行業者：３．スキャンブリッジ

スキャンブリッジは一般企業から医療機関まで、多数の企業とのサービスを提供している実績豊富なスキャニング代行サービスです。書類のサイズが合っていなかったり、ホッチキスやゼムクリップがついたままだったりする状態でも、データ化できるのが嬉しいポイントです。出張スキャニングや日本全国対応など、幅広いニーズに対応しています。

■確かな実績

一般企業から官公庁、教育・医療機関など多岐に渡る豊富な実績

■手間いらず

ホッチキスやゼムクリップもそのままスキャン可能、図面などの大判にもスキャニング対応

■セキュリティ

情報セキュリティISO27001、ISMS 認証を取得

おすすめ代行業者：４．雲紙舎

雲紙舎は、大量スキャンや高品質PDF化を実現しています。裁断しないスキャンから、あらゆる紙に対応可能と、さまざまな書類をPDF化できます。企業秘密の資料も、適切に管理するシステムが整っているため安心です。図面はもちろん、冊子・契約書・カルテ・絵画など幅広いジャンルのスキャンをしてくれます。

■大量スキャン

大量スキャンや高品質なPDF化

■あらゆる紙を電子化

裁断しないスキャンからあらゆる紙を電子化

■セキュリティ面

企業秘密の情報を確実に保護。

おすすめ代行業者：５．アクセア「スキャニング・文書電子化」

■一枚単位からスキャニングが依頼可能

スキャン後編集作業や3重のファイルチェックを行う。大判の書類や各種変形サイズ、解像度（dpi値）とカラー（モノクロまたはカラー）にも対応している。

■明確な料金設定

作業料金が項目ごとに明示されている。電子化後の管理サービスも各種オプションで対応している。

■セキュリティ面

作業状況は24時間録画され、入退出もすべてのログを記録を管理。不正ができないよう管理体制が整備されている。

スキャニング代行サービスを活用して、効率的な電子化を実現させよう

大量にある書類のデータ化は、コストはもちろん、時間もかなりかかります。プロのスキャニング代行サービスに依頼することで、時間やコストの削減につながり、業務が効率的です。代行業者によって原本保管や出張対応などサービスが異なるため、今回ご紹介したポイントを参考にして、自社に最適なサービスを選びましょう。

おすすめサービスはこちら