紙の契約書や申込書、図面などを電子化したいものの、「大量の書類を社内でスキャンする時間がない」「どの代行会社を選べばよいかわからない」と悩んでいませんか。書類が多いほど、ホチキスやクリップの取り外し、スキャン後の確認、ファイル名の設定などに多くの手間がかかります。

スキャニング代行サービスを利用すれば、書類の前処理からスキャン、データ納品までを外部へ任せられます。ただし、対応できる書類やOCR、セキュリティ、料金、納期、電子化後の原本の扱いはサービスによって異なるため、自社の目的に合ったサービスを選ぶことが大切です。

この記事では、おすすめのスキャニング代行サービス5選を紹介したうえで、選び方や料金の見方を解説します。さらに、スキャン後の紙原本を保管したい場合や、保管中に必要になった書類だけをPDFで確認したい場合、保存期限後に廃棄したい場合の管理方法も紹介します。大量の書類の電子化を検討している方は、サービス選びの参考にしてください。

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スキャニング代行サービスおすすめ5選

スキャニング代行サービスは、対応する書類の種類や料金体系、OCRの有無、原本の扱いなどに違いがあります。単価だけで比較するのではなく、電子化後にデータや紙原本をどのように管理したいかまで考えて選ぶことが大切です。まずは、法人の書類電子化に対応する5つのサービスを比較します。

※料金は2026年8月時点で各社公式サイトに掲載されている代表的なプラン・仕様の一例です。書類のサイズや状態、枚数、解像度、前処理、納品方法などによって実際の費用は異なります。最新の料金は各社へお問い合わせください。

うるるBPO

うるるBPOは、契約書や請求書、申込書などの一般書類に加え、図面やポスターといった大判資料まで電子化を依頼できるスキャン代行サービスです。ADFを使った大量スキャンだけでなく、原本の状態に応じた手置きスキャンにも対応しています。

OCR付きスキャンやファイル整理、データ入力も依頼でき、必要に応じて書類の集荷、原本保管、廃棄まで相談できます。大量の紙書類をまとめて電子化したい企業や、スキャン前後の細かな作業まで外部へ任せたい場合に検討しやすいサービスです。

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日本通運

日本通運の「スマートスキャニング」は、重要書類の輸送から電子化までをまとめて依頼できる法人向けサービスです。すべての文書を電子化する「フル電子化サービス」と、必要な書類を都度電子化する「オンデマンド電子化サービス」が用意されています。

オンデマンド電子化では、紙原本を保管したまま必要な文書だけを電子化できるため、閲覧頻度の低い大量書類にも対応できます。全国の複数拠点から文書を集約したい企業や、電子化と紙原本の保管を組み合わせたい場合にも選択肢となります。

スキャンブリッジ

スキャンブリッジは、一般的なオフィス文書だけでなく、契約書や仕様書、製本資料、大判図面などにも対応しています。原稿のサイズや状態に合わせて機器を使い分けており、裁断できない冊子や劣化した資料についても相談可能です。

OCRやファイル設計にも対応しているため、単に画像データとして保存するだけでなく、後から検索・利用しやすい形へ整えたい場合にも向いています。基本作業料金に加え、原稿の状態や作業内容に応じて見積もりを取る仕組みです。

アクセア

アクセアのスキャニング・文書電子化サービスは、少量の書類から依頼できる点が特徴です。B5・A4だけでなくB4・A3にも対応し、モノクロ、グレースケール、カラー、200dpi・300dpiなど、用途に合わせて仕様を選べます。

PDFのほかTIFFやJPEGでの納品にも対応しており、OCR、ファイル名作成、フォルダ作成などは追加オプションとして利用できます。書類の枚数が少ない場合や、必要な作業だけを組み合わせて依頼したい場合に検討しやすいサービスです。原本の長期保管や廃棄まで希望する場合は、事前に対応可否を問い合わせましょう。

シティコンピュータ

シティコンピュータのスキャンサービスは、A4・A3などの一般文書から大判資料まで対応し、大量スキャンを依頼したい企業に向いています。解像度や保存形式、しおりの有無、ファイル名編集など、用途に合わせて仕様を選べます。

料金はADFスキャンで1ページ5円〜、OCR付きで10円〜と、ページ単価が公開されているため費用を見積もりやすい点も特徴です。原本廃棄や原本管理にも対応しているため、電子化後の原本の扱いをあわせて相談できます。

スキャニング代行の特徴とメリット

スキャニング代行では、紙を読み取る作業だけでなく、書類の前処理や画像確認、ファイル整理なども依頼できます。特に大量の書類を扱う企業では、自社だけで電子化すると多くの作業時間が必要です。外部へ任せることで、通常業務への負担を抑えながら電子化を進められます。

スキャニング代行の主な作業範囲

スキャニング代行の中心となるのは、紙書類を読み取り、PDFなどのデータに変換する作業です。ただし、実際にはスキャン前後にも複数の工程があります。ファイルやバインダーから書類を取り出し、ホチキスやクリップを外したうえで読み取り、データの抜けや傾きを確認する作業も必要です。

サービスによっては、OCR、ファイル名の設定、フォルダ分け、インデックス作成、データ入力まで任せられます。依頼範囲が広いほど社内作業を減らせるため、電子化後にどのような状態でデータを受け取りたいかを決めておくことがポイントです。

スキャン作業の工数削減

大量の書類を社内で電子化すると、スキャナにセットする時間だけでなく、前処理や読み取り結果の確認にも人手が必要です。通常業務と並行して作業を進めると、担当者の負担が増え、電子化が途中で止まることもあります。

代行サービスを利用すれば、まとまった量の書類を専門の設備と作業体制で処理できます。特に、長年書庫に保管してきた文書や、オフィス移転に伴って発生する大量書類を電子化する場合は、一時的な作業人員や専用機器を自社で用意せずに済む点がメリットです。

大量・特殊サイズへの対応

社内の複合機は一般的なA4・A3書類の電子化には便利ですが、製本資料や大判図面、傷みのある原稿などには対応しにくい場合があります。スキャニング代行会社では、ADFだけでなくフラットベッド型や大判対応のスキャナなどを使い分けるサービスもあります。

そのため、契約書、図面、冊子、写真など、形状や状態が異なる資料をまとめて電子化したい場合にも対応範囲が広がります。原本を裁断できない資料が含まれるときは、非破壊スキャンに対応しているかを依頼前に確認しましょう。

スキャニング代行サービスの選び方

スキャニング代行サービスを選ぶ際は、電子化する書類の種類と、データをどのように利用するかを基準に比較します。必要な画質やOCR、納品方法、セキュリティ、処理できる量や納期はサービスごとに異なります。自社に必要な条件をあらかじめ決めてから候補を絞りましょう。

• 対応書類とスキャン品質
• OCR・納品形式・データ整理
• 情報管理とセキュリティ体制
• 処理できる書類量と納期

対応書類とスキャン品質

最初に確認したいのは、電子化したい文書の種類や状態に対応できるかです。一般的なA4書類だけなら多くのサービスから選べますが、大判図面、製本された契約書、古い資料、写真などが含まれる場合は、対応できる設備や作業方法が限られます。

あわせて、解像度やカラー設定も確認しましょう。文字中心の書類と写真・図面では、適した画質が異なります。必要以上に高い解像度を指定するとデータ容量や料金が増えるため、保存用なのか、細部まで確認する用途なのかを伝えて仕様を決めることが大切です。

OCR・納品形式・データ整理

電子化した書類を後から検索したい場合は、OCRへの対応を確認します。OCRは画像内の文字を読み取り、検索できる文字情報として扱うための技術です。ただし、原本の状態や文字の種類によって読み取り精度は変わるため、重要な情報は必要に応じて確認や補正を行います。

また、PDF・TIFF・JPEGなどの納品形式、ファイル名の付け方、フォルダ分け、インデックス作成への対応も確認しておきましょう。大量のファイルがあっても、名称や分類方法が統一されていなければ検索に時間がかかります。現在の文書管理方法も伝えたうえで納品仕様を決めると、その後の運用がスムーズです。

情報管理とセキュリティ体制

契約書、人事書類、顧客情報などを外部へ預ける場合は、スキャン品質だけでなく情報管理体制の確認が欠かせません。書類の受け渡し方法、輸送方法、作業場所への入退室管理、従業員への教育、データの受け渡し方法などを確認します。

ISMSやプライバシーマークなどの認証取得状況も、情報管理体制を見る材料の1つです。ただし、認証の有無だけで判断するのではなく、自社の書類がどの経路で運ばれ、どこで作業され、処理後のデータや原本がどのように扱われるのかまで確認して選びましょう。

処理できる書類量と納期

スキャニング代行サービスによって、得意とする案件規模や納期は異なります。数冊程度の小規模な依頼に向くサービスもあれば、段ボール数十箱以上の書類をまとめて処理できるサービスもあるため、書類量を概算したうえで相談することが大切です。

特にオフィス移転や書庫整理など期限が決まっている場合は、希望日までに納品できるかだけでなく、書類を搬出できる時期も確認します。電子化作業中に紙原本が必要になる業務では、緊急閲覧や一部返却に対応できるかも確認しておくと、通常業務への影響を抑えられます。

スキャニング代行の料金と見積もり

スキャニング代行の料金は、ページ数だけで決まるわけではありません。書類のサイズや状態、カラー、解像度、OCR、前処理、ファイル整理などによって費用が変わります。複数社を比較する場合は同じ条件で見積もりを依頼し、必要な作業を含めた総額で判断することがポイントです。

基本料金とページ単価

料金体系として多いのが、基本料金にスキャンしたページ数や面数に応じた料金を加える方法です。一方で、日本通運のように箱単位で料金を設定しているサービスや、1ページあたりの単価を公開しているサービスもあります。

ページ単価を比較する際は、「A4・白黒・200dpi」などの条件までそろえてください。同じ1ページでも、カラーや高解像度になると単価が変わります。最低発注料金を設定しているサービスもあるため、少量の依頼ではページ単価だけを見ても実際の支払額とは一致しません。

OCR・仕分けなどの追加費用

スキャン以外の作業が基本料金に含まれているかも確認が必要です。代表的な追加作業には、OCR、ホチキスやクリップの取り外し、ファイル名入力、フォルダ作成、書類の仕分け、原本の搬送などがあります。

一方で、OCRやファイル名付与などを標準料金に含めるサービスもあります。見積書ではスキャン単価だけを見るのではなく、自社が必要とする状態まで仕上げるための作業がどこまで料金に含まれているかを確認しましょう。追加作業を含めた総額を比較することで、契約後に想定外の費用が発生するのを防げます。

見積もり比較でそろえる条件

複数社から見積もりを取る際は、同じ条件を伝えなければ正確な料金比較ができません。少なくとも、書類の量、サイズ、カラー・モノクロ、希望解像度、OCRの有無、書類の綴じ方、希望納期、納品形式をそろえて伝えます。

正確な枚数がわからない場合は、段ボールの箱数やファイル数を伝えて概算を依頼する方法もあります。搬出費、前処理費、データ整理費、原本返却費、保管・廃棄費が見積もりに含まれているかも確認しておくと、サービス間の費用差を判断しやすくなります。

原本保管・PDF化・廃棄の管理方法

書類を電子化しても、すべての紙原本をすぐに処分するとは限りません。スキャン後に原本を残す書類、紙のまま保管して必要なときだけPDF化する書類、保存期限後に廃棄する書類に分けると管理しやすくなります。電子化だけで完結させず、紙原本をどう扱うかまで決めておきましょう。

スキャン後に残す紙原本の保管

スキャン後に紙原本を残すかどうかは、書類の種類や法令上の保存要件、契約条件、社内規程などを確認して判断します。一定のスキャナ保存要件を満たす国税関係書類のように、条件を満たせば紙原本を廃棄できる書類もあるため、「電子化したら必ず残す」と一律に決める必要はありません。

紙原本を残す場合は、社内で保管し続けるのか、外部の文書保管サービスへ預けるのかを決めます。外部保管では、書類や保存箱の所在、保管期限、必要時の原本取り寄せまで管理できるかを確認すると、書庫スペースの削減と利用時の利便性を両立できます。

未電子化書類のオンデマンドPDF化

すべての書類を最初から電子化せず、紙原本を外部で保管し、必要になった書類だけをPDF化する運用も選べます。閲覧頻度が低い文書まで一括でスキャンする必要がないため、全量電子化とは異なる方法で書類を管理できます。

利用する場合は、保管中の書類をどの単位で特定できるか、PDF化をどのように依頼するか、データを受け取るまでの時間を確認します。全量電子化と比べた費用効果は、書類量や閲覧頻度、保管料、都度のスキャン料金によって異なるため、見積もりを比較して判断することが大切です。

保存期限後の機密廃棄

保存期限を迎え、業務上も保管する必要がなくなった書類は、社内の文書管理ルールに沿って廃棄します。個人情報や機密情報を含む書類は、溶解や適切なシュレッダー処理など、内容を復元できない方法で処理することが重要です。

外部へ廃棄を委託する場合は、処理方法や回収・運搬時の管理体制も確認しましょう。保管サービスを選ぶ段階で、保存期限を登録できるか、期限到来を通知できるか、Web上から廃棄を依頼できるかまで確認しておくと、保管期限を過ぎた書類を残し続ける状況を防げます。

当社の書類保管サービス ショコ（SHOKO）では、紙書類の外部保管に加え、保管期限の設定・通知、保管中の原本の取り出し、必要な書類のスキャン依頼、保存期限後の機密処理までWebシステム上で管理できます。データ入力やスキャニング、文書管理システムへの登録もご相談いただけるため、紙原本を残しながら必要な文書だけを電子化する運用にも対応しています。

大量の書類を最初にまとめて電子化する方法と、紙原本を保管しながら必要な書類だけをPDF化する方法では、適した企業や費用のかかり方が異なります。書類の量、閲覧頻度、保存期限に合わせて、電子化と原本保管を組み合わせることがポイントです。

スキャニング代行に関するよくある質問

スキャニング代行では、電子化後の紙原本の扱いや納期、電子化する範囲について疑問が生じることがあります。本文で解説した内容を踏まえ、依頼前に確認しておきたいポイントを紹介します。

スキャン後の紙原本はすぐに廃棄してよいですか？

書類の種類によって異なります。税法上保存が必要な書類をスキャナ保存へ切り替える場合は、電子帳簿保存法の要件を確認する必要があります。契約条件や社内規程で原本を残す場合もあるため、廃棄の前に保存方針を確認しましょう。

大量の書類でも短期間で電子化できますか？

専用の設備と作業体制を持つ代行サービスであれば、大量の書類にも対応できます。ただし、書類量や状態、希望する仕様によって納期は変わるため、期限がある場合は搬出時期とあわせて事前に相談しましょう。

一部の書類だけ電子化して、残りは紙のまま保管できますか？

閲覧頻度の低い書類は紙原本のまま保管し、必要になった書類のみを都度PDF化する運用も可能です。これにより、電子化にかかる費用や手間を抑えられます。

まとめ：スキャン後の原本管理まで含めて選ぼう

スキャニング代行サービスを選ぶ際は、ページ単価だけでなく、対応書類、スキャン品質、OCR、納品形式、セキュリティ、納期まで比較することが大切です。大量の書類を電子化する場合は、前処理やファイル整理まで任せられるかを確認すると、社内担当者の作業負担を抑えられます。

また、スキャン後に紙原本を残す場合は、保管場所や利用方法、保存期限後の処理まであらかじめ決めておきましょう。当社の書類保管サービス ショコでは、原本の外部保管から必要時のスキャン、期限管理、機密処理まで一元的に管理できます。書類の電子化と原本管理をまとめて見直したい場合は、お気軽にご相談ください。

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