【2023年最新版】スキャニング代行サービスおすすめ4選
コロナ禍においてリモートワークの拡大により、多くの企業は再び「紙問題」に向き合うことになりました。今、以前より叫ばれてきた「電子化」はどの企業も避けては通れない課題となっています。
紙書類の電子化にあたって、まず最初に実施することはスキャニング作業。自社で行うか外注するか2つの方法がありますが、短期間で効率的にスキャニングを実現したい場合は、外注をおすすめします。そこで本記事では、スキャニング代行サービスの導入を検討している企業向けに、依頼するメリットやおすすめのサービス4選を紹介します。
スキャニング代行とは？
スキャニング代行とは、紙の書類をスキャンしてデータ化する作業を代行してくれるサービスです。一度スキャニングした情報はパソコンやハードディスクなどの記憶媒体で長期保管することが可能となります。スキャン機能付き複合機があれば自社でもスキャニングが可能ですが、莫大な量の書類すべてをスキャニングするのは労力を要する作業です。そのため、スキャニング代行サービスが存在しているのです。
スキャニング代行を業者に依頼するメリット
業者に依頼するメリットは、主に以下の2点があります。
時間や労働コストの削減
スキャニング代行サービスの大きなメリットとして、まずは時間や労働力も含めたコストの削減が挙げられるでしょう。スキャニング作業は書類についているクリップなどを外してスキャニング可能な状態にし、一枚ずつスキャニングを行うといった細かな作業の連続です。慣れない作業に時間をかけて本来の業務に影響を与えてしまう可能性を考慮すると、プロに依頼した方が作業が効率的だということは明白でしょう。
データの保存状態
電子化したデータは今後も長く使用されるため、より鮮明な保存状態を担保することが重要です。特に画像のスキャニングでより綺麗な仕上がりを希望するなら、業者に依頼した方が良いでしょう。また、業者ならば自社だとできない大判サイズの書類スキャニングにも対応しています。
スキャニング代行サービスを選定する際のポイント
電子化後の管理のしやすさ
電子化を導入しても、業務の効率化が実現されていなければ本来の目的が達せられません。電子化は、紙の書類と比べて検索性の向上やセキュリティ強化などのメリットがありますが、スキャニング代行サービスを利用することで、こうしたメリットを享受できるかどうかが選定のポイントとなります。スキャニング後に文書管理システムへの登録が可能かどうか、登録時のデータ整理は適切かなどを確認しておきましょう。
原本保管から廃棄までの一式を依頼できるか
電子化後においても、法定文書や機密書類など、電子データとともに原本保管が必要なものがあります。電子化後の原本の流れを予め想定し、原本保管から廃棄まで一気通貫して提供しているサービスを選ぶと良いでしょう。
スキャニング代行サービスのおすすめ4選
次に、おすすめのサービス4選をご紹介します。
日本パープル「電子化サービス」
■原本は返却・保管・廃棄が選べる
電子化した原本は自社の要望に合わせて、返却するか専用倉庫で保管、また廃棄が依頼可能。
■希望の形式でデータ化できる
電子化したデータはDVDやクラウドストレージなど自社に合った形式で納品している。さらに解像度（dpi値）、カラー（モノクロまたはカラー）、傾き補正やOCR付与などの様々な要望にも対応している。
■文書管理システムで一元管理が可能
検索性や共有性の高い独自の文書管理システムが利用可能。また、自社で利用しているシステムへの登録代行も行っている。
■セキュリティ面
原本の回収〜電子化〜処理まで一社完結型で、プライバシーマークとISO27001を取得している。
日本通運「スマートスキャニング」
■セキュリティ面
輸送〜電子化〜保管～溶解処理まで一貫したセキュリティ体制を構築。データは個人情報を含む重要情報をセキュリティ倉庫で安全保管。また、個人情報輸送システムを活用して、セキュリティ輸送を行っている。
■クライアントの需要に応じたサービス
「オンデマンド電子化サービス」と「フル電子化サービス」の2種類のサービスがある。
アクセア「スキャニング・文書電子化」
■一枚単位からスキャニングが依頼可能
スキャン後編集作業や3重のファイルチェックを行う。大判の書類や各種変形サイズ、解像度（dpi値）とカラー（モノクロまたはカラー）にも対応している。
■明確な料金設定
作業料金が項目ごとに明示されている。電子化後の管理サービスも各種オプションで対応している。
■セキュリティ面
作業状況は24時間録画され、入退出もすべてのログを記録を管理。不正ができないよう管理体制が整備されている。
大塚商会「スキャニングサービス」
■低価格設定
スキャニング料金は1枚あたり5円から。また、契約書や通関書類など様々な書類のスキャニングに対応している。
■セキュリティ面
プライバシーマーク取得済みの専門業者が対応している。持ち出しできない書類がある場合は、スキャナーを持ち込んで社内でスキャニング作業を行う。
■短納期を実現
大量の原稿でも短納期が可能。
スキャニング代行サービスを活用して、効率的な電子化を実現させよう
これまでその必要性が叫ばれてきた電子化ですが、コロナ禍において企業にはより一層の努力が求められています。スキャニング代行サービスは、短期間でかつ的確に電子化を実現させる有効な手段です。各業者によってコンサルティングサポートや廃棄対応など様々なサービスがありますので、今回ご紹介したポイントを参考に自社に最適なサービスを選びましょう。
