2023年10月4日お役立ち情報

猶予期間は2023年末まで。電子帳簿保存法改正に伴う契約書管理のあり方

2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行となり「電子取引データの保存」が義務化となりました。2023年12月末日まで移行のための猶予措置が講じられていますが、まだ対応できていないという企業もあるのではないでしょうか。本記事では、電子帳簿保存法に対応した契約書管理にお困りの企業に向けて、改正電子帳簿保存法の概要や2024年1月1日までに対応しておかなければならないポイントについて解説します。

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電子帳簿保存法と改正の概要

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により保存することを認めた法律です。経理処理の負担軽減を目的に制定されたもので、適用には一定の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法における3つの保存区分

まずは、電子帳簿保存法の概略について見ていきましょう。電子帳簿保存法におけるデータ保存には、以下の3つの区分があります。

・電子帳簿等保存・・・電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する
・スキャナ保存・・・紙で受領・作成した書類を画像データにして保存する
・電子取引保存・・・電子的に取引した情報をデータで保存する

さらに、それぞれに細かく保存要件があり、違反した場合には追徴課税・推計課税などの罰則が課せられます。電子帳簿保存法の要件は時代の潮流とともに定期的な見直しが行われているため、最新の要件を把握したうえで適切な文書管理を行わなくてはなりません。

2022年1月、電子帳簿保存法が改正

次に、2022年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法（以下、改正法）について見ていきましょう。

主な変更点

今回の改正ではそれまで導入の障害となっていた要件が抜本的に見直され、電子データ保存を導入しやすくなりました。大きな変更点は、以下の通りです。

・電子取引データの保存義務化
・事前承認制度の廃止
・タイムスタンプ要件の緩和
・データ検索要件の緩和
詳しくはこちらの記事を参照ください。

関連記事：【2022年1月開始】改正電子帳簿保存法、主な3つの改正ポイントとは

猶予期間について

電子保存への移行・対応をスムーズに行うため、2023年12月31日まで2年間は猶予期間となっています。猶予期間中は従来通りデータを紙に印刷して保存することも可能ですが、2024年1月以降はそれらが不可となるため、電子取引を行う企業・個人は早急に管理方法の最適化を進めていく必要があります。

電子取引にはクレジットカードやスマホアプリによる決済も含まれますが、今回の改正はあくまで「電子的な取引」のみが対象であり、領収書や納品書が紙の場合は対象外となります。猶予期間の適用には申請は必要ありません。

契約書を電子で保存する場合の注意点

電子帳簿保存法の保存区分では契約書は「スキャナ保存」または「電子取引」に該当します。過去に締結した紙の契約書を電子保存する場合は「スキャナ保存」、今後新たに電子契約を行う場合は「電子取引」の要件を満たす必要があります。

また、2022年1月施行の改正法では罰則が強化されています。万が一違反にならないためにも以下の保存要件に留意して進めていきましょう。

見読性の確保

見読性とは、電子データの内容を表示・出力し、肉眼で見読可能な状態にすることを言います。電子契約書は閲覧を求められた場合すぐに閲覧できる状態を整えておく必要があります。確認対象となるのは、電子機器のディスプレイ上の表示もしくはプリントアウトした書面です。ディスプレイ上もしくはプリントアウトした書面上で内容が鮮明に見えるかどうか確認しておきましょう。