「紙の契約書は書庫、PDFは共有フォルダ、電子契約書は複数のサービスに保存されていて、必要な契約書をすぐに見つけられない」と悩んでいないでしょうか。契約方法の電子化が進んでも、過去の紙契約書やPDFが別々に管理されていると、必要な契約書の見落としや台帳情報の不一致、更新期限の確認漏れにつながります。

こうした課題を減らすには、紙か電子かにかかわらず、締結済みの契約書を共通のルールで管理できる仕組みを整えることが大切です。この記事では、契約書の二重管理が起こる原因や問題点、紙・PDF・電子契約書を一元管理する方法、運用ルール、契約書管理システムの選び方まで解説します。契約書が複数の場所に分散し、管理に手間がかかっている方はぜひ参考にしてください。

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契約書の二重管理が起こる原因

契約書の二重管理とは、社内の契約書や契約情報が紙やPDF、電子契約サービス、管理台帳など複数の場所に分かれ、それぞれ別の方法で管理されている状態です。電子契約を導入しただけでは、過去の紙契約書や既存データまで自動的に一元化されません。まずは、契約書が分散しやすい代表的な原因を見ていきましょう。

紙・PDF・電子契約書の混在

契約書の管理形式が統一されていないことは、二重管理が起こる原因の一つです。過去に締結した契約書は紙のまま書庫にあり、メールで受け取ったPDFは共有フォルダ、新しい契約は電子契約サービスで管理するといったケースがあります。

形式ごとに保管場所が異なると、「どこを探せば対象の契約を確認できるのか」が分かりにくくなります。また、紙契約書をPDF化した後も原本とデータを別々のルールで管理していると、同じ契約が複数の台帳へ登録されます。紙・PDF・電子契約書を別物として扱うのではなく、1つの契約情報として管理する考え方が必要です。

複数の電子契約サービスの併用

電子契約へ移行していても、契約書が一元化されるとは限りません。取引先から指定されたサービスを利用するなど、複数の電子契約サービスを併用していると、締結済みの契約書がサービスごとに分散します。

たとえば、自社では1つの電子契約サービスを標準としていても、取引先から別サービスでの締結を求められることがあります。その結果、契約書を探すたびに複数の管理画面を開かなければなりません。電子契約サービス自体を統一できない場合は、締結後の契約書を別の管理環境へ集約する仕組みを考える必要があります。

部署ごとに異なる管理ルール

営業、法務、総務など、契約書を扱う部署ごとに管理方法が異なることも二重管理につながります。営業部ではExcelの管理台帳、法務部では共有フォルダ、総務部では紙原本を中心に管理していると、同じ契約について複数の情報が存在する状態になりかねません。

また、取引先名を正式名称で入力する部署と略称で入力する部署があるなど、表記ルールの違いも検索性を下げる要因です。部署ごとの業務に合わせた運用は必要ですが、契約書の登録先や基本的な管理項目まで個別化すると全社で把握しにくくなるため、共通ルールを設けることが重要です。

契約書の二重管理で起こる問題

契約書が複数の場所に分散していると、単に保管作業が増えるだけではありません。必要な契約書を見落としたり、古い情報をもとに判断したりするなど、契約管理そのものに影響します。担当者の経験や記憶に頼る状態も生まれやすいため、二重管理によって起こる代表的な問題を見ていきましょう。

必要な契約書の見落とし

契約書が紙、共有フォルダ、電子契約サービスなどに分散していると、1か所を検索しただけでは対象となる契約をすべて確認できません。担当者が「契約書は共有フォルダにある」と認識していても、実際には別の電子契約サービスに保存されていることがあります。

特に取引先との契約履歴を調べるときは、基本契約書だけでなく、変更契約書や覚書なども含めて確認が必要です。検索先が複数に分かれているほど、必要な書類を見落とす余地も増えます。契約書を探す際に複数の保管場所を横断しなければならない状態は、管理方法を見直すべきサインです。

管理台帳の重複・情報の不一致

部署ごとにExcelなどで契約管理台帳を作成していると、同じ契約書が複数の台帳へ登録されることがあります。登録時点では同じ内容でも、契約変更や更新後に一方の台帳だけを修正すると、どの情報が最新なのか判断しにくくなります。

契約相手の名称、契約終了日、自動更新の有無などが台帳ごとに異なれば、契約書原本まで戻って内容を照合しなければなりません。二重管理を見直すには、契約書ファイルを1か所へ集めるだけでなく、契約書にひも付く管理情報も共通化し、参照する台帳を明確にする必要があります。

契約期限・更新時期の見落とし

契約期限を複数の台帳や担当者ごとの予定表で管理していると、更新・解約の判断が必要な契約を見落とすリスクが高まります。自動更新条項がある契約では、契約終了日だけでなく、解約を申し出る期限も確認しなければなりません。

契約書本体と期限情報の管理場所が分かれている場合は、台帳の内容が最新の契約条件と一致しているか確認する作業も発生します。期限管理では、契約書と登録情報をひも付け、変更契約や更新があった際に同じ管理環境へ反映する運用が重要です。

担当者への確認・照合作業の増加

契約書の保管場所が統一されていないと、必要な書類を確認するたびに「誰が持っているか」「どこに保存したか」を担当者へ問い合わせる作業が発生します。担当者が異動や退職をしていれば、所在を調べるだけで時間がかかることもあります。

さらに、紙原本、PDF、管理台帳の内容が一致しているかを確認する作業も必要です。こうした対応は契約内容を判断するためではなく、必要な情報へたどり着くために発生する業務です。契約情報を探すまでの手間が大きい場合は、保管場所だけでなく管理の仕組みそのものを見直した方がよいでしょう。

紙・PDF・電子契約書を一元管理する方法

二重管理を見直すには、保管場所だけを1か所へまとめるのではなく、社内に存在する契約書を洗い出し、共通の管理環境で扱える状態にする必要があります。紙、PDF、電子契約サービスという形式の違いを越えて集約することがポイントです。基本的には、次の流れで進めます。

1. 管理対象となる契約書を棚卸しする
2. 紙契約書を電子化する
3. PDF・電子契約書を取り込む
4. 管理情報・保存先を一元化する

既存の契約書がどこにあるかを確認したうえで、順番に管理環境へ集約していきましょう。

管理対象となる契約書の棚卸し

最初に行うのは、社内に存在する契約書の棚卸しです。書庫やキャビネットにある紙契約書だけでなく、共有フォルダ、担当者のパソコン、利用中の電子契約サービスなど、契約書が保管されている場所を確認します。

棚卸しでは、契約書名、取引先、保管形式、保管場所、担当部署などを一覧にすると、重複や不足を発見しやすくなります。基本契約書と個別契約書、覚書、変更契約書などの関連も確認しておきましょう。すべてを一度に移行するのが難しい場合は、現在有効な契約や今後参照する機会の多い書類から優先順位を付ける方法もあります。

紙契約書の電子化

紙でしか保管されていない契約書は、他の電子データと同じ環境で管理するためにスキャンしてPDF化します。電子化する際は、契約書ごとのページを欠けなく読み取り、関連する覚書や変更契約書との関係が分かる状態にしておくことが大切です。

大量の紙契約書がある場合、自社ですべてをスキャンすると大きな作業負担になります。契約書の回収からスキャン、管理情報の登録まで対応する外部サービスもあるため、件数や社内の人員に応じて利用を検討するとよいでしょう。税法上保存が必要な契約書について、紙での保存に代えてスキャナ保存を行う場合は、電子帳簿保存法の要件も確認する必要があります。

PDF・電子契約書の取り込み

すでにPDFで保管している契約書は、共有フォルダなどから新しい管理環境へ移行します。電子契約サービスで締結した契約書も管理対象に含めれば、サービスごとに画面を開いて探す必要がありません。

取り込み方法は契約書管理システムによって異なり、一括アップロードのほか、電子契約サービスとの自動連携に対応する製品もあります。複数のサービスを利用している場合は、それぞれから契約書本体と管理情報をどのように移せるのかを事前に確認しておきましょう。連携できないサービスについて、手動でアップロードできるかも確認しておくと運用しやすくなります。

管理情報・保存先の一元化

契約書を集約した後は、契約書本体と管理情報を同じ環境で参照できる状態に整えます。契約書本体はシステムへ登録している一方で、更新期限だけ別のExcelで管理している状態では、二重管理が残ってしまいます。

契約書名、契約相手、契約期間、担当部署、自動更新の有無など、日常的に確認する項目を契約書とひも付けて管理しましょう。紙原本を継続して保管する場合も、保管場所を登録しておけば必要になった際に所在を確認できます。契約書ファイルと管理台帳を別々に考えず、同じ契約情報として扱うことが一元管理のポイントです。

契約書を一元管理する際の運用ルール

契約書を1つの管理環境へ集約しても、登録方法や担当者の役割が曖昧なままでは、時間が経つにつれて再び情報が分散します。一元管理を維持するには、新しく契約を締結したときや内容を変更したときに、誰がどのように情報を更新するかを決めておくことが重要です。

登録項目・表記ルールの統一

契約書を検索しやすい状態に保つには、登録項目と表記方法を統一します。たとえば、同じ取引先を「株式会社○○」「(株)○○」「○○」など複数の名称で登録すると、検索結果が分かれることがあります。

契約書名、取引先名、契約締結日、開始日・終了日、担当部署など、管理に必要な項目を決め、それぞれの入力方法もそろえましょう。必須項目を増やしすぎると登録作業が負担になるため、自社が検索や期限管理に使用する情報を優先することも大切です。表記ルールを簡単なマニュアルにまとめておけば、新しい担当者にも引き継ぎやすくなります。

登録担当者・管理責任者の明確化

契約書の登録を誰が行うのか曖昧にすると、「別の担当者が登録すると思っていた」という抜けが発生します。契約締結後にシステムへ登録する担当者と、契約管理全体のルールを管理する責任者を明確にしておきましょう。

法務部門がすべて登録する方法だけでなく、各部署が登録し、管理部門が内容を確認する方法もあります。適した体制は契約件数や組織規模によって異なりますが、契約締結から登録までの流れを明確にし、担当者が不在でも業務が止まらない状態を作ることが重要です。

閲覧・編集権限の設定

契約書を一元管理すると、複数部署から同じ情報へアクセスできる一方で、すべての利用者に同じ権限を与える必要はありません。契約内容によっては、取引条件や価格、個人情報など閲覧範囲を限定したい情報も含まれます。

社内ルールとして、誰がどの契約書を閲覧できるか、登録内容を編集・削除できるのは誰かを決めておきましょう。人事異動や退職があった際には、権限の変更・削除も必要です。具体的にどこまで細かく権限を設定できるかは契約書管理システムによって異なるため、製品選定時にも確認します。

契約変更・更新時の反映ルール

契約書を最初に登録しただけでは、正確な管理状態を維持できません。変更契約書や覚書を締結した場合、契約期間を更新した場合などには、管理情報にも最新の内容を反映する必要があります。

たとえば、契約終了日が変更されたにもかかわらず旧情報が残っていれば、期限通知の基準も実際の契約と一致しません。変更後の書類をどの契約へひも付けるか、誰が管理項目を更新するか、更新後に確認する担当者を設けるかなどを決めておきましょう。一元管理は最初のデータ移行だけで完了するものではなく、契約変更に合わせて情報を更新し続ける運用が重要です。

契約書管理システムの選び方

契約書の一元管理を継続するには、自社の保管形式や運用ルールに合ったシステムを選ぶことが大切です。単に契約書を保存できるかだけでなく、紙やPDFの取り込み、電子契約サービスとの連携、検索・期限管理、権限設定まで比較しましょう。主な確認項目は次のとおりです。

必要な機能を先に決めておくと、機能数だけに左右されず、自社に適したシステムを比較できます。

紙・PDF・電子契約の取り込み範囲

現在の契約書が複数の形式に分散している企業では、どの形式を取り込めるかが重要な比較項目です。PDFのアップロードを中心とする製品もあれば、紙契約書のスキャン代行や過去データの移行まで依頼できるサービスもあります。

まずは、自社にある契約書のうち、紙・PDF・電子契約がそれぞれどの程度あるかを把握しましょう。紙契約書が大量にある場合は、システム機能だけでなく電子化作業まで任せられるかによって担当者の負担が変わります。既存データをどの形式で取り込めるか、一括移行に対応しているかも導入前に確認したいポイントです。

検索・期限通知機能

一元管理の目的が「必要な契約書をすぐに探せる状態を作ること」であれば、検索方法を確認します。契約書名や取引先だけでなく、契約期間や担当部署など複数の条件で絞り込めると、契約件数が多い企業でも対象を探しやすくなります。

また、期限管理を改善したい場合は、契約終了日や更新・解約期限をもとに通知できるかも重要です。通知のタイミングや対象者を設定できるかは製品によって異なります。自社で現在どの情報をもとに更新対象を確認しているのかを踏まえ、必要な検索・通知機能を比較しましょう。

電子契約サービスとの連携方法

複数の電子契約サービスを利用している場合は、締結済み契約書を契約書管理システムへどのように取り込めるかを確認します。電子契約サービスと自動連携できれば、締結後に担当者がPDFをダウンロードして再登録する作業を減らせます。

ただし、連携できる電子契約サービスや取り込める情報は製品によって異なります。自社が現在利用しているサービスだけでなく、取引先から指定されることが多いサービスも含めて、連携可否を確認しておきましょう。連携対象外の契約書を手動でアップロードできるかも、運用を考えるうえで重要です。

権限管理・セキュリティ機能

社内で決めた閲覧・編集ルールを実現できるかも、契約書管理システムを選ぶ際の重要なポイントです。部署や利用者ごとに閲覧範囲を分けられるか、編集や削除などの操作を制限できるかを確認しましょう。

そのほか、操作履歴の記録、IPアドレス制限、シングルサインオン、多要素認証など、利用できるセキュリティ機能はサービスによって異なります。機能が多ければよいわけではなく、自社の情報管理方針や利用者数に合わせて必要なものを選ぶことが大切です。

代表的な契約書管理サービス

契約書管理サービスは、締結済み契約書の管理を中心とするものから、契約書の作成・審査・締結まで含めて管理するものまでさまざまです。紙・PDF・電子契約書の分散を見直したい場合は、取り込み方法や期限管理、電子契約サービスとの連携などを比較しましょう。

各サービスで対応範囲は異なります。締結後の契約書管理を中心にしたいのか、契約プロセス全体まで管理したいのかを明確にしたうえで比較すると、必要なサービスを選びやすくなります。

契約書管理システム コンパスは、紙契約書をPDF化してアップロードする方法に加え、紙契約書の回収、スキャン、データ登録、原本保管まで依頼できます。また、対応する電子契約サービスとの連携によって、紙・PDF・電子契約書が複数の場所に分散している場合の一元管理にも活用できます。

契約書の一元管理に関するよくある質問

契約書の二重管理を見直す際は、紙・PDF・電子契約書の扱いや、複数サービスをまたいだ管理方法について疑問が生じることがあります。本文で解説した内容を踏まえ、導入前に確認しておきたいポイントを紹介します。

電子化した後も紙の原本を保管する必要はありますか？

契約書の種類や企業の方針によって異なります。税法上の保存義務がある書類について、紙での保存に代えてスキャンしたデータで保存する場合は電子帳簿保存法の要件を満たす必要があり、要件を満たさない場合は紙の原本を保管することになります。また、印紙を貼付した契約書や、後に証拠として原本の提示を求められる可能性がある契約書は、原本を残す運用にしている企業もあります。

自社での取り扱いは、顧問の税理士や弁護士に確認したうえで判断しましょう。原本を継続して保管する場合も、契約書管理システムに保管場所を登録しておけば、必要になった際に所在をすぐ確認できます。原本を外部の保管サービスへ預ける方法もあります。

覚書や変更契約書はどのように管理すればよいですか？

基本契約書とは別の書類として登録するだけでは、後から契約の全体像を把握しにくくなります。どの契約に対する覚書・変更契約書なのかをひも付けて管理し、契約期間や条件が変更された場合は元の契約の管理情報にも反映することが大切です。

契約書管理システムによっては、関連する契約書を親子関係として登録できる製品もあります。取引先との契約履歴を調べる場面では基本契約書だけでなく関連書類まで確認が必要になるため、ひも付けの方法は選定時の確認項目に含めておきましょう。

過去の契約書はどこまでさかのぼって電子化すべきですか？

すべての契約書を一度に電子化する必要はありません。まずは現在有効な契約と、今後参照する機会が多い契約書を優先し、終了済みの契約は保存義務のある期間内のものに絞る方法があります。

棚卸しの段階で契約の有効・終了を整理しておくと、優先順位を判断しやすくなります。件数が多い場合は、対象範囲を段階的に広げる前提で計画を立て、移行が完了していない範囲についてはどこに保管されているかを分かるようにしておきましょう。

Excelの管理台帳では一元管理できませんか？

契約件数が少ない段階であれば、Excelの台帳でも管理できます。一方、部署ごとに台帳が作られると同じ契約が複数登録され、契約変更時に一方だけを修正して情報が食い違うことがあります。

また、契約書ファイル自体は共有フォルダ、期限情報は台帳という状態では、契約書と管理情報がひも付きません。誰が閲覧・編集したかの履歴も残しにくいため、契約件数の増加や複数部署での共有を前提とする場合は、契約書と管理情報を同じ環境で扱える仕組みを検討しましょう。

まとめ | 契約書の二重管理は一元管理で解消する

紙契約書、PDF、複数の電子契約サービスに契約情報が分散していると、必要な契約書の見落としや台帳情報の不一致、更新時期の確認漏れにつながります。二重管理を見直すには、まず社内の契約書を棚卸しし、紙契約書の電子化や既存データの取り込みを進め、契約書本体と管理情報を同じ環境へ集約することが重要です。

一元化した後は、登録項目、担当者、閲覧権限、契約変更時の更新ルールも定め、再び情報が分散しない運用を整えましょう。契約書管理システム コンパスでは、紙と電子の契約書をまとめて管理でき、紙契約書のスキャンや原本保管にも対応しています。契約書の二重管理を見直したい場合は、ぜひご検討ください。

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