企業では、法律によって定められた一定の期間、該当の文書を保存することが義務付けられています。それが、「法定保存文書」です。社内には膨大な量の法定保存文書がありますが、管理が負担となっている企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、最新の法定保存文書の保存期間例について解説するとともに、法定保存文書の適切な管理方法について考えます。

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法定保存文書とは

法定保存文書とは、法律によって保存することが義務付けられている文書を指します。まず、保存を義務付けている法律にはどのようなものがあるのかを見てみましょう。

• ・経理・税務関係の法律・・・商法、法人税法、消費税法、会社法など
• ・人事・労務関係の法律・・・労働基準法、雇用保険法、健康保険法など

また、このほか医師法、食品衛生法、建設業法なども文書保存を義務付けています。

法定保存文書はこれらの法律によって保存期間が定められています。ただし、定められている保存期間はあくまで最低限の保存期間であり、実際に何年保存するかは会社で決定する必要があります。

代表的な帳簿の保存期間

では次に代表的な帳簿の保存期間を見ていきましょう。ここでは、以下の3つの分野に分けて一例をご紹介します。

経理・税務関係

人事・労務関係

総務関係

＜根拠法令略語表＞

• ・法規…法人税施行規則
• ・電規…電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
• ・身元保証法…身元保証に関する法律
• ・雇保規…雇用保険法施行規則
• ・労基規…労働基準法施行規則
• ・労基法…労働基準法
• ・健保規…健康保険法施行規則
• ・厚年規…厚生年金保険法施行規則
• ・電離規…電離放射線障害防止規制
• ・廃処規…産業廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則
• ・金商法…金融商品取引法

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本記事の表は保存期間の例を示しており、上記内容以外にも対応しなければならない法令は多くあります。そこで、下記ホワイトペーパーでは、経理・人事・総務の3つの分野に分けて、法定保存年限を一覧にまとめています。対象となる法令の多くを網羅し、各文書に関する留意点を記載していますので、担当者の方はぜひダウンロードして社内で活用してみてはいかがでしょうか。

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