バックオフィス業務をリモートワークで!実現するには業務のスマート化がマスト


テレワーク・リモートワークを推進している企業でも、「バックオフィス業務だけはテレワーク化できない」というケースが少なくありません。バックオフィス業務のテレワーク化が難しいのは、「紙」「ハンコ」などのアナログな文化が根強く残っているのが大きな要因だと言われます。今回は、バックオフィス業務のテレワークを実現するためのポイントや、テレワーク化を支援してくれるおすすめのサービスなどをご紹介します。

なぜ、バックオフィス業務はテレワーク化が難しいのか?

バックオフィス業務をテレワーク・リモートワークでおこなうのが難しい理由としては、大きく以下の3点が挙げられます。

「紙」の文化が根強く残っているから

様々なビジネス文書においてデータ化・電子化が進んでいますが、バックオフィス業務は相変わらず「紙」の文化が根強く残っています。

バックオフィス業務では、契約書、請求書、領収書などの税務に関する書類から、従業員に関する書類、社会保険に関する書類など、とにかく多種多様な書類を扱います。それだけにデータ化を進めるのも容易ではなく、現在も紙ベースのやり取りが主流です。基本的に、バックオフィス業務で扱う書類は会社から持ち出すことができないので、テレワークも難しくなります。

また、取引先から受け取る書類もほとんどは紙であり、郵送されてくる書類を受け取るには当然、会社に出社しなければいけません。

「ハンコ」がないと次に進めないから

バックオフィス業務では、ハンコが必要になるケースが多々あります。たとえば、取引先との契約書には社印を押しますし、請求書や申請書、稟議書などワークフローの過程のなかでも押印が必要になるケースが多々あります。

「ハンコを押すため」「ハンコをもらうため」「ハンコが押されているか確認するため」に会社に行く必要があるのが、バックオフィス業務の現状です。

機密情報の取扱いが多いから

バックオフィス業務を端的に言うと、会社の「ヒト」「モノ」「カネ」を管理する仕事だと言えます。それゆえ、企業にとって非常に重要な機密情報を扱います。

バックオフィス業務をテレワーク化する場合は、これらの情報を外部に持ち出すか、外部からアクセスできるようにしなければいけません。そうなると、端末や書類の紛失・盗難、不正アクセスやウイルス感染などによる情報漏えいリスクが高まるため、テレワーク化のハードルも高くなっています。

バックオフィスのテレワーク実現の鍵は「スマート化」

バックオフィス業務のテレワークを実現するには、上述した「テレワークができない理由」をクリアしなければいけません。その鍵になるのが、以下のような「業務のスマート化」です。

紙からの脱却(ペーパーレス化)

紙で書類を管理している限り、テレワークは実現できません。バックオフィス業務では扱う書類が多いため、一気にすべてをペーパーレス化するのは現実的ではありませんが、データ管理に移行できそうな書類から早めに着手していくべきです。

既存の書類をデータ化するには、「スキャニングサービス」を活用するのが効率的です。また、今後発行する書類をデータ化するには、「帳票作成システム」や「電子契約システム」の利用がおすすめです。たとえば、請求書を電子化できれば、PC上で作成した請求書データをメールに添付して送るだけ(もしくは、システム上に保存してダウンロードしてもらうだけ)。テレワークで対応できるのはもちろん、大幅な業務効率化・コスト削減につながります。

ハンコからの脱却(電子印鑑の導入)

ペーパーレス化と同時に進めるべきなのが、電子印鑑の導入です。電子印鑑を導入すれば、いつでもどこでも電子文書に押印できるため、わざわざハンコを押すため・もらうために出社する必要はなくなります。

ワークフローの過程からハンコをなくすには、クラウド型のワークフローシステムを導入するのがおすすめ。ネット環境さえあれば申請内容を確認・承認できるので、テレワークでも円滑にワークフローが回ります。

セキュリティの強化(データのクラウド管理)

バックオフィス業務で数多くの機密情報を扱います。これらのデータを自社サーバで管理していれば「社内にデータがある」という安心感はありますが、サイバー攻撃が巧妙化する昨今、ハイレベルのセキュリティを維持し続けるためには、膨大な労力やコスト、専門スキルが必要になります。

そのため、最近ではクラウドサービスを使ってデータを管理する企業が増えています。「外部にデータを預ける」という不安はありますが、ベンダー各社は巨額の投資をして、徹底したセキュリティ対策を施しています。自社サーバのセキュリティ対策に腐心するよりは、年々、安全性が向上しているクラウドサービスを利用するほうが賢明です。もちろん、必要なときに必要なデータにアクセスできるので、テレワークを強力に推進してくれます。

バックオフィス業務のテレワーク化におすすめのサービス

バックオフィス業務をテレワーク化するには、外部のサービスやシステムをうまく活用する必要があります。そこでテレワークに役立つ、おすすめのサービスをご紹介します。

書類を電子化する「MAMORU」

書類・文書の電子化(スキャニング)サービスです。電子化後の原本のお預けや廃棄もできるので、ペーパーレス化を強力に推進できます。いつでも、どこからでも、目的の書類に簡単にアクセスできるようになるので、テレワークを検討している企業には最適です。
◎ MAMORUの詳細はこちら

書類をクラウドで管理できる「MAMORU ONE」

企業が保管すべき書類の原本(紙)もデータも、まとめて管理できる文書管理クラウドサービスです。クラウド上に保管した書類を確認したいときは、直感操作でスピーディーに検索可能。もちろん場所も時間を問わず、PCからでもスマホからでもアクセスできます。
◎ 「MAMORU ONE」の詳細はこちら

機密書類の処理に最適な「Smart保護くん」

機密書類の処理を半自動化できるサービスです。回収ボックスに廃棄したい機密書類を入れるだけ。中身の量を検知して、一杯になりそうなタイミングで自動的に集荷依頼をおこなうので、わざわざ中身を確認したり集荷をお願いしたりする必要がありません。テレワークでオフィスにいないときも安心です。
◎ 「Smart保護くん」の詳細はこちら
◎株式会社Gunosy様の導入事例はこちら

外部サービスで環境を整えて、バックオフィス業務のテレワークを実現

ペーパーレス化、脱ハンコ、セキュリティ強化といった環境整備をおこなえば、テレワークでもバックオフィス業務に対応できるようになります。テレワークを実現できれば、単純に「オフィスに行く必要がなくなる」だけでなく、業務効率化やコスト削減の観点でも大きな効果が見込めます。外部サービスをうまく活用して、バックオフィス業務のテレワーク化を進めましょう。

Smart保護くん


トランクルーム、レンタル倉庫をお探しなら | 配送してくれる保管サービス、ストックマモル(Stock MAMORU)