導入事例

株式会社Gunosy

機密文書回収ボックスの交換依頼が自動化。 Smart保護(まもる)くんのおかげで、見回りや依頼の手間が省けました。

株式会社Gunosy

適切な人に適切な情報を届けることを目指すテックカンパニー

「情報を世界中の人に最適に届ける」を企業理念に掲げ、テクノロジーを介して幅広い事業展開を行っているテックカンパニーの株式会社Gunosy。

メディア事業では情報キュレーションアプリ「グノシー」を始めとしたサービスの提供、広告事業ではGunosy独自のアルゴリズムを活用して最適な広告配信を行う「Gunosy Ads」や多数の優良メディアを束ねた「Gunosy Network Ads」など、多岐に渡るさまざまなサービスを提供し、事業を拡大させている。

飛ぶ鳥も落とす勢いで成長を続けるテックカンパニーだが、バックオフィスのコーポレート本部では紙ベースで機密文書を取り扱うことがまだまだ多い。そこで機密文書の処理サービス「Smart保護(まもる)くん」をご利用いただいている株式会社Gunosyのコーポレート本部・総務チームのお二方(左:迫様、右:青木様)に、利用開始の経緯や活用状況などについてお話を伺った。

企業名

株式会社Gunosy

URL

コーポレート本部 組織運営部 総務チーム
青木 直子様(写真右)
迫 恵里奈様(写真左)

導入商品・サービス

  • 機密処理サービス「保護くん」
  • Smart保護くん(スマートまもるくん))

「Smart保護(まもる)くん」の導入に至った経緯

機密文書回収ボックスの「保護(まもる)くん」を導入し、その後、次世代型の「Smart保護(まもる)くん」に切り替えた理由とは。

コーポレート本部 組織運営部 総務チーム
青木 直子 様

青木様:

機密文書回収ボックス「保護(まもる)くん」を導入する以前は、オフィスビル内に設置されていた業務用シュレッダーを使ってはシュレッドゴミを持ち帰って捨てるか、社内にある小さなシュレッダーを使って重要な書類を処理していました。スタートアップということもあり、事業が拡大するにつれて社員が急増。社員数が20名くらいの規模になったときに、「人も増えたし、そろそろセキュリティボックスに機密文書を入れて処理してもらえるサービスを導入したいね」という話題が出て、「保護(まもる)くん」の導入を検討しました。

実際に利用を開始したのは2013年6月。Sサイズという小さなサイズの機密文書回収ボックスから利用を始めたのですが、大容量で回収の頻度を減らしたいという意見があって、2014年3月にはMサイズの機密文書回収ボックスにサイズアップしました。その後、会社の規模が大きくなると共にMサイズの機密文書回収ボックスの数を増やして、今は2台を利用しています。

2017年1月からはトライアルで新サービスの利用のお話をいただいて、今も利用している「Smart保護(まもる)くん」に切り替えています。理由としては、以前は今よりもオフィスが小さかったのでボックスの見回りの手間はそこまでなかったのですが、見回りをしないと数時間で機密文書回収ボックスが満杯になるということも増えていた時期でした。なので、新しい「Smart保護(まもる)くんなら自動で中身の量を検知して、私たちの代わりに自動で機密文書回収ボックスの交換依頼をしてくれる。そんな素晴らしいサービスを試せるとお聞きして、「Smart保護(まもる)くん」に変更しました。

業務負担軽減に一役買っている「Smart保護(まもる)くん」

機密文書回収ボックスの見回りも交換依頼も不要。そのおかげで働き方にも余裕が出たと言います。


コーポレート本部 組織運営部 総務チーム
迫 恵里奈 様

迫様:

私が入社した頃はすでに「Smart保護(まもる)くん」だったので、以前利用していた「保護(まもる)くん」の頃を知りません。ですが、トライアルで利用していた期間に「Smart保護(まもる)くん」で不具合が出たとき、私たち自身で機密文書回収ボックスの交換依頼をする必要がありました。その時に「手間だな」と感じたのと同時に、「いつもはこの手間が省けているんだ」というありがたさも感じました。

交換依頼の連絡自体それほど時間はかからずできますが、たまたま機密文書回収ボックスの前を通りかかった時に満杯で、しかもミーティング直前に気づいたりすると後回しになり、ミーティングを終えた後では連絡を忘れてしまうことも。そういうことが何度かあったので、自動的に交換依頼をしてくれる「Smart保護(まもる)くん」は重宝しています。自動化のおかげで、時間的にも心にも余裕が生まれています。

紙の使用量を減らすという課題を見事に別のアプローチから解決させた同社は、今後も環境貢献活 動に積極的に取り組んでいく。どのように環境貢献活動をしていいか悩んでいる企業の方は、同社 の取り組みを参考にしてみてはいかがだろうか。

回収ボックスの見回りがないから在宅ワークでも安心

青木様:

スマート機能が付いていない通常の「保護(まもる)くん」だと、機密文書回収ボックスの見回りをしないと満杯度合いを確認できませんでした。なので、出社することが大前提になってしまい、今回のコロナウイルスのような事態が起きても必ず会社に行かなければなりません。それが「Smart保護(まもる)くん」であれば、満杯になったときに機密文書回収ボックスの交換依頼を自動的にしてくれるので、そういった点で在宅ワークでも安心して仕事ができています。

「Smart保護(まもる)くん」へのこれからの期待

大きな変革期に立っている今、世の中の動きは目まぐるしく変化している。多くの会社が働き方を変化させている中で、「Smart保護(まもる)くん」にこれから期待することを伺った。

迫様:

今はコロナウイルスの感染対策として出社の必要がある場合は時差出勤を推奨しているので、朝早くに出社したり、早く帰るような働き方が増えています。そうした社会の変化にも対応したサービスを提供していただけると、今まで以上に「Smart保護(まもる)くん」の価値が高まると思います。

青木様:

メディア事業も広告事業も、これまで通り力を入れて事業を拡大していきます。それ以外にも新たに外部への技術提供や業務提携などを拡大させていく予定があるため、社員数はこれからも増えていくと予想されます。そういった点からも、「Smart保護(まもる)くん」の重要性はさらに高まってくると思います。これからも、より使い勝手のいいサービスになっていくことを心から期待しています。