電子化 | まもりの種（日本パープル）

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【電子化】電子化とは主に、アナログだったものをデジタルに変化させることを言います。今まで人の手で行っていた業務にコンピューターを導入することや、文書や書類など紙で管理していたものをデジタル化することがこれに当てはまります。書類の電子化が進んでいない場合、会社で……

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2022年8月10日文書管理

【最新版】電子契約とは？メリットとデメリットも紹介！

テレワークやオンライン会議など非対面での業務が浸透する中、次なるステップとして注目されているのが「電子契約」です。本記事では、従来の書面契約との違いや電子契約のメリットやデメリットなど、知っておきたい電子契約の基礎知識について解説しています…
2022年6月22日文書管理

電子化後の文書管理のいろは。電子化を有効活用するために

昨今叫ばれている電子化ですが、導入しても適切に活用できなければ生産性向上につなげることは期待できません。それどころか、方法によっては、業務効率を悪化させてしまう可能性さえあります。では、生産性向上に向けて、紙文書の電子化後はどのよう…
2022年4月20日文書管理

【2022年最新版】スキャニング代行サービスおすすめ5選

コロナ禍においてリモートワークの拡大により、多くの企業は再び「紙問題」に向き合うことになりました。今、以前より叫ばれてきた「電子化」はどの企業も避けては通れない課題となっています。紙書類の電子化にあたって、まず最初に実施することはス…
2022年3月23日お役立ち情報

会社の物品管理に課題を感じるビジネスパーソンが多数。アンケート調査から見えてきたものとその対策は？

オフィスには、机や椅子、キャビネット、書類など様々な物品があります。毎日利用しているものやあまり利用していないものなど活用頻度が異なりますが、オフィス内で保管しておく必要性の高い物品はどれくらいあるのでしょうか。株式会社日本パープル…
2022年2月2日お役立ち情報

ペーパーレス化で業務効率アップ！おすすめの文書電子化サービス4選

積み上がる紙書類は常に悩みの種。保管スペースの確保に困ったり、いざ必要書類を探そうとすると見つけるのに時間がかかったりと、不便さを感じたことはないでしょうか。そんな中、昨今ではペーパーレス化が進められています。ぺーパーレス化に向けた…
2021年11月17日お役立ち情報

【2022年1月開始】改正電子帳簿保存法、主な3つの改正ポイントとは

令和3年度税制改正では電子帳簿保存法の見直しが行われました。2022年1月にこの改正が施行される予定です。今回の改正は、業種に関わらず電子取引を行っているすべての企業・個人事業主が対象となります。本記事では改正のポイントと対策方法について解…
2021年10月27日文書管理

リモートワーク時代における機密文書の取り扱い方を解説

リモートワークの普及と同時に情報漏えいのリスクが増しています。社外に情報を持ち出す際の対策は重要であると把握しているものの、実際に現状の方法で問題がないかどうか不安に感じている企業もあるのではないでしょうか。本記事ではそのような不安を抱える…
2021年6月16日お役立ち情報

IT化とDXの違いは？DXの前提となる電子化の重要性とは？

馴染みのある言葉となって久しい「DX」という言葉。知っているけれど、正確に説明できるかどうか不安だという方もいるでしょう。今回はDXについて、IT化との違いや今注目されている理由、これからの企業としての取り組み方について解説していきます。 …
2021年5月12日文書管理

書類の電子化にまつわる困りごと6選。解決につながるヒントも合わせて解説

テレワークの推進により、従業員は紙の書類を持ち出して仕事を行うのが非常に難しくなりました。書類を紙から電子データへ移行する企業が増えていますが、実際には「文字起こしやデータ入力が面倒」「時間と労力がかかるため、ストップしている」「電子化してみた…
2021年4月21日文書管理

契約書管理や電子化でよくあるお悩み

テレワークの普及に伴い、脱ハンコや書類の電子化に取り組み始めた企業も多いのではないでしょうか。しかし、いざ始めてみると、契約書の量が多く管理方法が定まらないといった問題に直面し、前進ができていないという声を耳にします。そこで本記事で…
2021年2月3日文書管理

書類保管と電子化が鍵。在宅勤務をオフィス勤務に近づける方法

電子化やデジタルが2020年のキーワードとなりました。とはいっても、オフィスに契約書や重要書類の原本があることなどから、まだまだオフィスに向かう機会も多いのではないでしょうか。テレワークという形は定着してきましたが、各社それぞれの課題が多く残っ…
2020年12月2日お役立ち情報

バックオフィス業務をリモートワークで！実現するには業務のスマート化がマスト

テレワーク・リモートワークを推進している企業でも、「バックオフィス業務だけはテレワーク化できない」というケースが少なくありません。バックオフィス業務のテレワーク化が難しいのは、「紙」「ハンコ」などのアナログな文化が根強く残っているのが大きな要因…
2020年11月11日文書管理

電子署名とは？仕組みやメリットから電子署名法まで徹底解説！

日本企業は長らく「紙＆ハンコ」の文化を重んじてきましたが、近年のビジネス文書は「データ化＆ペーパーレス化」の動きが盛んになっています。新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大したことも、文書のデータ化＆ペーパーレス化に拍車をかけてお…
2020年9月16日文書管理

書類のPDF化・データ化は今や常識！注目の「電子化代行サービス」もご紹介

管理の煩わしさを解消するとともにコスト削減を図るため、書類の管理を紙からPDF（データ）に移行する企業が増えています。特に、テレワーク体制を考慮した場合、紙で書類を管理していたら仕事は一向に進まないでしょう。在宅勤務の増加にともない、あらゆる企…
2020年8月12日お役立ち情報

迫る年末調整の電子化！メリットと事前準備を把握しよう

毎年、年末から翌年1月10日ごろにかけて、企業の人事労務の負担になるのが「年末調整業務」です。年末調整の計算に必要な申告書・証明書の管理・チェックや、給与計算ソフトへのデータ入力など、この時期は人事労務にとっての「繁忙期」に当たります。 …
2018年7月24日文書管理

ドキュメント管理で大切なのは“アクセス制限”。盗難リスクを下げる5つの方法

WordやPDFなどの電子化されたドキュメントは、「デジタル」という性質上さまざまなリスクを持っています。数あるリスクの中で今回注目するのが、ドキュメントの盗難リスク。社員がドキュメントを勝手に持ち出して外部に漏洩させたり、外部からの不正ア…
2017年8月14日文書管理

商取引における手間を削減！EDIによる電子データ化で実現するメリットとその導入手順とは

注文書、納品書、請求書…。他社と取引をしているとこれらの伝票の作成が必須となります。さらに取引先が多岐に渡れば、その量は膨大に。それだけ多くの人の手を使うことに、無駄を感じたことはないでしょか。そこで、今回はこれらを電子データ化し、…
2017年5月20日文書管理

ISO9001の改訂で文書管理がさらに重要に？認証取得するためのポイントとは

企業が継続して成果を生み続けるために必要なこと、それは「業務のシステム化」です。高品質の製品・サービスを生み出すシステム作りは、あらゆる企業の喫緊の課題。そんな業務のシステム化を高いレベルで実現するために、多くの企業がISO9001…
2015年11月24日文書管理

社員のストレスフリーに。2017年から領収書がスマホで電子化できるってほんと？

2015年11月19日、政府・与党は2017年から領収書の電子保存をスマートフォンでもできるようにするという方針を固めました。領収書は原則として紙で７年間保存することが法人税法で義務付けられており、領収書を保管しておく必要があります…

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