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カテゴリー: 文書管理 （3ページ目）
仕事の生産性向上は書類整理から！今さら聞けない基本をおさらい
新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワーク化が進み、オフィスで仕事をすることが少なくなった方も多いのではないでしょうか。多くの企業は今、オフィスを再定義していくとともに、生産性を向上させる構造改革を迫られています。そのためには人事制度の…
契約書管理や電子化でよくあるお悩み
テレワークの普及に伴い、脱ハンコや書類の電子化に取り組み始めた企業も多いのではないでしょうか。しかし、いざ始めてみると、契約書の量が多く管理方法が定まらないといった問題に直面し、前進ができていないという声を耳にします。 そこで本記事で…
機密文書処理サービスにまつわるお悩みと解決法を解説
2019年11月に日本パープルが行った調査（※）において、機密文書の処理方法で改善を希望する点について1,057名に聞いたところ、「処理する時の手間」「セキュリティ面の強化」「コスト削減」がトップ3を占めました。また、22.6％もの企業が機…
BCP対策における文書管理のポイントとは？
東日本大震災の記憶を改めて蘇らせる地震が続いています。自然災害、感染症、事件・事故など不測の事態が突然発生したとき、事業継続は可能でしょうか。重要文書や記録の損傷や消失は、事業継続に大きなダメージを与えるでしょう。そのため、BCP（事業継続…
業務用溶解処理サービスとは？おすすめのサービスも紹介
保管期限の切れた書類や不要になった資料は、どのような方法で処分していますか？社内文書は社外秘のものが多く、シュレッダーにかけるだけでは不安が残ります。そんな企業向けに機密文書を手軽にかつ確実に処分できるサービスとして、近年「業務用溶解処理サービ…
文書保管サービスの選び方は？おすすめのサービス4選
デジタル化が進む昨今でも保管する必要のある書類を抱え、保管場所の確保に苦慮している企業は多いのではないでしょうか。とはいっても、社内文書は契約書や機密文書など重要書類ばかり。セキュリティが確保された状態で管理されなければなりません。 そん…
書類保管と電子化が鍵。在宅勤務をオフィス勤務に近づける方法
電子化やデジタルが2020年のキーワードとなりました。とはいっても、オフィスに契約書や重要書類の原本があることなどから、まだまだオフィスに向かう機会も多いのではないでしょうか。テレワークという形は定着してきましたが、各社それぞれの課題が多く残っ…
オフィス移転のタイミングで機密文書の管理・保管方法を見直そう！
新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大した結果、「オフィス」という場所の在り方が見直されています。テレワークの恒久化によって社員の出社率が減少した企業が、こぢんまりとしたオフィスに移転するケースが増えています。 企業が小規模なオフィス…
電子署名とは？仕組みやメリット から電子署名法まで徹底解説！
日本企業は長らく「紙＆ハンコ」の文化を重んじてきましたが、近年のビジネス文書は「データ化＆ペーパーレス化」の動きが盛んになっています。新型コロナウイルスの流行によってテレワークが拡大したことも、文書のデータ化＆ペーパーレス化に拍車をかけてお…
書類のPDF化・データ化は今や常識！注目の「電子化代行サービス」もご紹介
管理の煩わしさを解消するとともにコスト削減を図るため、書類の管理を紙からPDF（データ）に移行する企業が増えています。特に、テレワーク体制を考慮した場合、紙で書類を管理していたら仕事は一向に進まないでしょう。在宅勤務の増加にともない、あらゆる企…
「公文書管理検定」は持っていると役立つ資格！ 受験方法や合格基準などを紹介
最近何かと世間を騒がせている公文書の管理。実は公文書管理にもその技能を問う検定試験があります。公文書の管理は国や自治体だけではなく、民間企業においてもその重要性は変わりません。今回は、「公文書管理検定」の概要と国が創設を目指している公文書管…
ドキュメント管理で大切なのは“アクセス制限”。盗難リスクを下げる5つの方法
WordやPDFなどの電子化されたドキュメントは、「デジタル」という性質上さまざまなリスクを持っています。 数あるリスクの中で今回注目するのが、ドキュメントの盗難リスク。社員がドキュメントを勝手に持ち出して外部に漏洩させたり、外部からの不正ア…
文書の電子化を進める企業は要チェック！起こりやすいトラブルと防止策まとめ
皆さんの企業では、文書の電子化は進んでいますか？ 平成17年4月1日に施行された「e-文書法」によって、紙による原本保存が定められている文書や帳票の電子保存が認められ、電子化を推進する企業が増えてきました。 紙の文書や帳票を電子…
契約書に収入印紙を貼らないと、印紙税が3倍に!?正しい納め方と金額を徹底解説
会社では毎日、たくさんの契約書や領収書がうまれます。 契約書を交わしたとき、領収書を切ったとき、総務はその書類をそのままにしておいてはいけないと知っていましたか？ 収入印紙をしっかり貼っておかないと印紙税の脱税となり高額の罰金になるんで…
【業績アップ&ストレス軽減】上手な文書保管のための3つのポイント
総務にとって、沢山の書類を保管し管理をすることは、重要な仕事のひとつ。 しかし、「数が膨大で、必要な書類がどこにあるかすぐに分からない」「社内で保管していると、災害時のリスクが心配」など、文書保管の方法やあり方に悩んでいる人は多いので…
どの書類を捨てていいか混乱している方必見！法廷保存文書の保管期間まとめ
「法で義務付けられた文書の保存期間があるのは知っているけれど、どれをいつまで保管しておけばいいのか分からない」。「保存期間が書類ごとにバラバラで、混乱してしまう」。そんな悩みを抱えた人のために、法定保存文書一覧表を作成しました。 法定…
「文書管理ができていない」状態を、時間やお金に置き換えて考えてみた
皆さんの企業では、きちんと書類を管理できていますか？ 文書管理ができていないと、ただ見た目が汚く印象が悪いだけでなく、実は企業にとって大きな損失になってしまいます。 企業にとって大きな損失になるというのは、「頭では分かったつもりにな…
商取引における手間を削減！EDIによる電子データ化で実現するメリットとその導入手順とは
注文書、納品書、請求書…。他社と取引をしているとこれらの伝票の作成が必須となります。さらに取引先が多岐に渡れば、その量は膨大に。それだけ多くの人の手を使うことに、無駄を感じたことはないでしょか。 そこで、今回はこれらを電子データ化し、…
ISO9001の改訂で文書管理がさらに重要に？認証取得するためのポイントとは
企業が継続して成果を生み続けるために必要なこと、それは「業務のシステム化」です。 高品質の製品・サービスを生み出すシステム作りは、あらゆる企業の喫緊の課題。そんな業務のシステム化を高いレベルで実現するために、多くの企業がISO9001…
スマホ、デジカメで電子帳簿が作成できる!e-文書法改定で変わる業務効率化
これまで領収書、契約書などの重要な文章は、紙媒体で保存することが法律で義務付けられてきました。 しかし、ITのさらなる発展と企業からの要請に応じ、2015年に1度目のe-文書法の改正が、2016年9月30日には2度目の改定が施行されました…
「契約書、ヤギに食べられました 」を事前に防止!ペーパーレス化を促進するサービス6選
「契約書、ヤギに食べられました」 こんな会話が飛び交う職場はないもしれませんが、仕事で紙を大量に扱う企業では、「あの資料、どこにいった？」といったことが頻繁に起こっています。 紙は書き込みが自由にできて便利である反面、かさばった…
1年間の給与が確定したら、すぐ取り組む!源泉徴収票を発行するプロセスと提出先
会社員、個人事業主の3大納税イベントが、「源泉徴収」「年末調整」「確定申告」。このうち、会社にとって最も負担になるのが、源泉徴収です。なぜなら、源泉徴収は企業が行い、その詳細を源泉徴収票として従業員に発行する業務が生じるからです。 源泉徴収票…
【保存版】文書管理の“いろは”を徹底的に網羅したまとめ
総務の皆さんにとって、オフィスにある文書をきちんと管理することは、大切な業務のひとつです。 しかし、一口に文書管理と言っても、文書にはさまざまな種類があり、文書に応じて適切な保存の仕方が変わってくるもの。今回は、文書管理の重要性から、…
【廃棄より返却がベター？】履歴書保管について人事が知っておきたい3つのこと
6月に選考が解禁され、採用活動が活発化している今日この頃。 休日を返上して採用活動に追われている人事の方が多いのではないでしょうか。 大量の応募者の中から、企業が求める人材を見つけ出すのは非常に骨の折れる仕事。しかもそれは、”企業の…
重要書類を紛失したことがあるサラリーマンは○％!?その原因や問題となる管理方法を聞いてみた
サラリーマンなら、一度は手にしたことがあるであろう重要書類。 そして、重要とは分かっていながら、そういった書類を紛失してしまった、または紛失しかけてしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。 小さな不注意が原因でも、重要…
