2017年2月23日文書管理

「契約書、ヤギに食べられました 」を事前に防止!ペーパーレス化を促進するサービス6選

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「契約書、ヤギに食べられました」

こんな会話が飛び交う職場はないもしれませんが、仕事で紙を大量に扱う企業では、「あの資料、どこにいった?」といったことが頻繁に起こっています。

紙は書き込みが自由にできて便利である反面、かさばったり、なくしてしまうリスクを伴うもの。そうしたことを改善するためにも、ペーパーレス化を進めたいと考えている総務の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ペーパーレス化を促進するサービスを紹介します。総務の皆さんはぜひ参考にしてみてください。

e-文書法の改正によって企業のトレンドに!ペーパーレス化をするメリットってなに?

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はじめに、ペーパーレス化をするとどんなメリットがあるのか、簡単に2つご紹介します。ペーパーレス化することによって起こる分かりやすいメリットは、「紙の保管に使っていたスペースを削減できる」ことです。

会社にある文書は、社内向けの資料から、お客様とやり取りする上で必要な社外向けの書類まで、膨大な量が存在します。そのため、保管にスペースを割かなければなりません。ペーパーレス化を実現すれば、紙を保管するためのスペースが必要なくなるため、空いたスペースを有効活用できるようになるのです。

もう1つのメリットは、「書類を紛失するリスクが減る」ことです。お客様との間で締結した契約書など、紛失してしまうと会社の信用に関わる問題になる書類をなくしてしまうのは、絶対に避けなければならないこと。ペーパーレス化をすることで、そういった紛失リスクを最小限にとどめることができますし、文書にセキュリティロックをかければ、情報漏えいリスクを下げることもできます。

2015年9月には、電子帳簿保存法(e-文書法)の改正によって、デジタル文書化に関する規制が大幅に削減されたこともあり、ペーパレス化を促進しようとする企業が増えているのです。

総務の方必見!ペーパーレス化を促進させるサービス5選

続いてこの章では、企業のペーパーレス化を促進させるサービスを紹介していきます。

請求書データをアップロードするだけ!「請求書完全電子化支援パック」

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最初に紹介するのは、株式会社インフォマートが提供する、「請求書完全電子化支援パック」と呼ばれるサービスです。

企業間で請求書のやり取りをする際には、紙の請求書を郵送するのが一般的。しかしそれでは、文書を印刷して、封筒に入れて、切手を貼って…と手間が多くかかってしまい、両企業にとって非効率です。

このサービスを利用すると、「BtoBプラットフォーム 請求書」と呼ばれる場所に請求書の元データをアップロードするだけで、請求書の発行業務は終了。電子請求書を送ることができる取引先には、プラットフォーム上で電子請求書が発行されるようになっているのです。

ここで1つ疑問が浮かび上がるのではないでしょうか。
そう、「紙の請求書で送ってくれ」と言われた取引先についてどうするかです。

心配ご無用。電子で送ることができない取引先については、紙の請求書を代行郵送してくれるので、電子化OKな取引先とNGな取引先があっても安心して使うことができます。請求書の多さで悩んでいる企業の方は、利用してみてはいかがでしょうか。

なんと“無料”でお悩み解決!給与明細電子化サービス「MFクラウド給与明細」

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月に1回発行される給与明細。
社員からすると、発行された給与明細を見るのは自分の給料を確認できる至福の時間ですが、発行する側にとっては、社員全員の明細を出力して封筒にとじなければならないため、非常に大変です。

そんな悩みを解決してくれるのが、株式会社マネーフォワードが提供する「MFクラウド給与明細」です。給与明細を電子化して従業員に発行してくれるサービスで、驚くべきなのは“無料”であるということ。

手間と時間の節約になりとても便利ですし、従業員が給与明細をなくしてしまうこともこれでなくなるわけです。無料なので、どの程度の効果があるか、試しに利用してみるのもいいかもしれません。

社内の文書を丸ごと電子化!「ジェイ・アイ・エム」のスキャニングサービス

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社内の文書をペーパーレス化しようとして最初に考えること、それは「すべての文書をスキャンしてしまえ!」ということです。確かにこの方法を使えば電子化することはできるのですが、果たして社内の人間だけでスキャンを行うことは現実的でしょうか。

答えは「いいえ」です。
膨大な量の文書を手作業で1枚ずつスキャンしていては、いつになったら終わるのか見当もつきません。スキャンを担当する人も他にやらなければならない業務は当然たくさんあるはずので、専門のプロに任せるのが得策でしょう。

文書のスキャニングサービスを手掛ける企業でおすすめなのが、株式会社ジェイ・アイ・エムです。この企業は、社員全員が文書情報管理士(適切な文書管理の方法を身につけたエキスパート)という専門資格を所有しており、セキュリティ面も安心して任せることができます。

企業が抱える紙の文書を丸ごと電子化したいときにおすすめ。
文書の保管にスペースがとられて困っている企業は、ぜひサービスの利用を検討してみてください。

低価格かつ高セキュリティで書類を電子化!「日本パープル」のスキャニングサービス

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続いて、もう1つのスキャニングサービスを紹介します。株式会社日本パープルが提供する、スキャニング・入力代行サービスです。

提供するサービスの特徴は「低価格かつ高セキュリティ」であること。発注量や金額、納期の長さなどの条件により1枚7円~で最大限の低価格で提供してくれます。また、長年の機密処理業務とトランクルーム運営で培った、運搬から作業施設環境まで万全のセキュリティ体制によって、Pマーク・ISO27001を取得しているので、機密文書のスキャンも安心して依頼できます。

重要書類のスキャニングを委託することを考えている方は、こちらを検討してみることをおすすめします。

外出先でも楽々スキャ二ング!スマホスキャンアプリ「office Lens」

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先程紹介した「文書のスキャン」。これを簡単に行うことができるアプリがあるのを、皆さんご存知でしょうか。

はがきや文書をスキャンできる電子化アプリの名は、「Office Lens」。スマホのカメラを使って文書を取り込み、「onedrive」や「onenote」などにデータを保存することができます。

wordやpdf、そしてpowerpointなど、ファイル形式を選択できるのも便利なポイント。このアプリがあれば、スキャンしたい資料がオフィスになくても、容易にスキャン・データ化することができるのです。営業先などで資料をスキャンする必要がある企業の方は、アプリを利用してみてもいいかもしれません。

ペーパーレス化の近未来!名刺交換をスマホでできるアプリ「Eight」

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最後に、一歩進んだ電子化アプリのサービスを紹介します。
名刺管理アプリ「Eight」です。スマホで紙の名刺を撮影するだけで、情報をスマホに移すことができるアプリなのですが、最近「オンライン名刺交換」という機能が新たに追加されました。

この機能は何かというと、アプリを使っている人同士であれば、スマホ1つで手軽に名刺交換ができるというもの。紙の名刺を持つ必要がくなるので、名刺交換前に「名刺が切れてた…!」と焦ることがなくなります。

ペーパーレス化の波が名刺にまで及んでいることを感じさせるこのアプリ。数年後には、名刺交換をスマホで行うのが常識になる時代が来るかもしれません。

「ペーパレス化=業績アップ」は夢じゃない

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これまで紹介してきたように、ペーパーレス化することによって、これまでやらければならなかった作業の多くが不要になることが分かります。

そうすると、「紙を保管するスペースが必要なくなった」「重要な資料をなくす心配がなくなった」という直接的な影響だけでなく、結果として社員全体の業務効率化につながり、企業の業績全体が上がることになるのです。

企業の総務の方は、ご自身の企業で紙の文書についてどのような問題があるのかを分析し、洗い出された問題を一番解決してくれるサービスを利用してみてください。

カテゴリー:文書管理
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