文書管理

重要書類を紛失したことがあるサラリーマンは○%!?その原因や問題となる管理方法を聞いてみた


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サラリーマンなら、一度は手にしたことがあるであろう重要書類
そして、重要とは分かっていながら、そういった書類を紛失してしまった、または紛失しかけてしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。

小さな不注意が原因でも、重要書類の紛失は情報漏えい顧客との信頼関係を壊すことに繋がり、会社にとって甚大な被害を及ぼす事態にもなりかねません。
そこで今回は20歳〜65歳の会社員221人に、重要書類を紛失してしまった経験の有無や、自分が働く会社での機密書類の管理方法についてお聞きしました。

自社の書類管理に少しでも不安がある人は必見です。

※「まもりの種」は保護(まもる)くんの日本パープルが運営しております。

重要書類、ぶっちゃけ紛失してしまった、またはしかけてしまった経験があるサラリーマンは何%?

まずは対象となる会社員、221人に

−重要書類を紛失、または紛失しかけたことはありますか?

という質問をしました。
これに対して結果は以下の通りです。

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紛失した、紛失しかけた経験がある人は全体の約3割強という結果に。
1度でも紛失してしまったら取り返しがつかないケースが多いということを考えると、この数字はかなり危険だと言えるでしょう。

オフィスから書類を持ち出すと、紛失の確率が一気に高まる!

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これらの経験をした人は、一体何が原因だったのでしょうか。
「紛失した、紛失しかけた経験がある」と答えた69人に対して、

−その原因を答えられる範囲で教えてください。

という質問をしてみると

(持ち出して家でなくしかけたことがある/46歳・男性)
(家に持ち帰りゴミに出すところだった/52歳・男性)

という、家に持ち帰ったがために家の物やゴミと混ざり無くしかけてしまった方や

(電車の網棚にカバンを置いたところ、網棚にカバンん置き忘れ電車を降りてしまった。/28歳・男性)
(電車に置き忘れてしまった/38歳・女性)
(電車に置き忘れ/44歳・男性)

会社から持ち出したがだめに、電車の中に置き忘れてしまったという方が多く見られました。
家で無くしたりゴミに出してしまうことはもちろん犯してはいけないミスですが、電車内への置き忘れは情報漏えいの危険性がとても高く、最も危険だと言えるでしょう。

これらのミスは、よほどの理由がないかぎり重要書類はオフィスから持ち出さないことである程度は防げますが、取引先との商談に用いた契約書などはやはり持ち歩かなければなりません。

電車内や移動先での書類の管理を社員1人1人に徹底するか、そういったリスクを防ぐためペーパーレス化を推奨するか、いずれにせよこういった事態に各企業備えておく必要があるでしょう。

他には

(シュレッダーしてしまった/31歳・男性)
(他の書類に混ざって、シュレッダーにかけてしまった/56歳・女性)
(シュレッダーにgo/26歳・男性)

という意見も。重量書類、機密書類を安全に処分するためのシュレッダーですが、誤って必要な書類まで処分してしまう方も多いよう。

こういった事態を防ぐには、社内のシュレッダーの前に注意を呼びかける張り紙を設置したり、場合によっては外部の書類保管サービスを利用するのも良いでしょう。外部の書類保管サービスを利用すれば、誤ってミスを犯したとしても、シュレッダーにかけて復元不可能となってしまうのではなく外部の保管庫に送ってしまうだけなので、必要であれば取り出すことができます。

その他には、オフィス内で管理していたものの


(デスクが乱雑で誤って処分した/58歳・男性)
(机上で複数の書類を広げて仕事をした後、見当たらなくなってしまった/47歳・男性)
(会社で整理整頓ができていなくてなかなかみつからなかった/53歳男性)

という意見が多く見られました。
オフィスやデスク周りの書類が整理できていないと、こういった事態は防ぎようがありません。

日頃からファイリングシステムを導入するなど、社員1人1人に書類管理の意識を高く持たせるだけでなく、こちらの場合も必要によっては外部の書類保管サービスを利用してみてはいかがでしょうか。

書類を使用することが多い業界では、どうしてもオフィス内での書類の整理や、保管スペースに限界があります。無理をして大事な書類を紛失してしまうリスクを負うくらいなら、多少コストをかけてでも、安全なスペースでしっかりと書類を保管した方が良いでしょう。

書類の管理、対策できている企業は何%?

主な書類紛失の原因、また、それに対する対処法について簡単にお伝えしてきましたが、実際各企業は社員の書類紛失に関して対策を打てているのでしょうか。
今度は最初に質問をした221人に、現在勤めている会社について

−重要書類を社員が紛失しないよう、工夫されたシステムや制度(種類の電子データ化や、外部のセキュリティ会社を利用するなど)は導入されていますか?

という質問をしました。

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結果は上の画像の通りです。
対策をできている会社は全体の3割に満たないという現状に。重要書類を紛失、または紛失しかけたことがある人数に対して、対策ができている会社の割合は低いと言えるのではないでしょうか。

対策をしているという会社の大半は書類の電子化をしているようですが、ペーパーレス化にもデジタルならではの情報漏えいの危険性伴うので、いずれにせよ管理に注意が必要です。

現役サラリーマンが思う、書類管理で困ることとは?

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参考までに、最後に

−現在社内で、重要書類や書類の管理について困っていることがあれば教えてください。

という質問もしてみると、

(紙書類の保管場所の確保/45歳・男性)
(書類が多過ぎる/56歳・男性)
(保管場所の不足/41歳・女性)

という声が目立ちました。
やはり管理する書類の多さ、そして保管するスペースの少なさがこういった事態を招いているようです。

定期的に不要な書類を処分する時間を設けるか、その手間や人件費をはぶくために外部の書類保管サービスを利用するか等の対策を打たなければ、社員が重要書類を紛失する確率の上昇を止めることは難しいでしょう。

最近社内の書類管理方法に不満がある方や、社員の書類紛失にお悩みの方は、今一度その原因をしっかりと見直し、社内の整理整頓を見直すか、外部の書類保管サービスの利用などを検討してみてはいかがでしょうか。

手軽かつ確実に書類紛失対策を行うためには?

書類紛失を防止するためには、意識レベルでの解決策だけではなく根本的にシステムを見直すこと(ペーパーレス化)も有効です。

クラウド上で書類を管理できれば社外に持ち出す必要もなくなるので、紛失の心配もなくなるのです。

「でも、ひとつひとつ書類をスキャニングするのは大変…」

こんな風に思う方もいるかもしれません。

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