文書管理

文書の電子化を進める企業は要チェック!起こりやすいトラブルと防止策まとめ


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皆さんの企業では、文書の電子化は進んでいますか?

平成17年4月1日に施行された「e-文書法」によって、紙による原本保存が定められている文書や帳票の電子保存が認められ、電子化を推進する企業が増えてきました。

紙の文書や帳票を電子化すれば、必要なときに必要なものをすぐに検索して探し出すことができるようになるため、管理の効率化が可能です。今回は、電子化を進める上で知っておきたい「起こりやすいトラブルをとその防止策」を紹介します。

これから電子化を進めようと考えている企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

※「まもりの種」は保護(まもる)くんの日本パープルが運営しております。

社内で文書の電子化をするには、どんな手順でやったらいい?

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最初に、社内でスキャナを使って電子化をする際の手順を簡単に紹介します。この章を読んで、電子化の全体的な流れを掴んでください。

1.電子化する文書を洗い出す

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まずは、「電子化する文書の洗い出し」を行います。
e-文書法によって電子化が可能になった文書の代表例を下に挙げるので、社内で参考にしつつ電子化する文書を決めてみてはいかがでしょうか。

・会計帳簿
・証憑書類(相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し)
・振替伝票
・営業報告書
・財産目録
・事業(業務・事務)報告書
・付属明細書
・組合員(会員、加入員)名簿
・議決権行使書
・規約等
・資産負債状況書類
・社債権者集会議事録・謄本
・社債原簿・謄本
・総会議事録(創立総会含む)
・取締役会議事録
・定款
など
出典:経済産業省ウェブサイト(http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/nyumon3.html

2.保存期間を決める

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続いては、電子化する文書の「保存期間を決定」します。

ポイントは、法律などによって保存期間が決まっているものだけではなく、すべての文書に保存期間を定めるようにすること。文書は企業の重要な情報が詰まっているので、不要になった段階でしっかり破棄して漏えいリスクを減らすことが大事なのです。

3.スキャナを用いて入力する

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電子化する文書の選定・保存期間の決定が完了したら、いよいよ「スキャナを用いて入力」します。

カラーで電子化するかモノクロで電子化するか迷うかもしれませんが、原則元の文書に合わせるようにしましょう。解像度の設定についての詳細は、「起こりやすいトラブルと防止策」を紹介する章で改めて説明します。

4.画像の質を確認する

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スキャナによる入力が終わっても満足してはいけません。しっかりと「画像の質を確認」しましょう。確認する際には、

・文字が途中で切れたりしていないか
・文字が明瞭に読めるようになっているか
・色はもとの文書と同じものになっているか

といった点に注意し、もし問題があれば再度スキャンによる入力をして完璧な状態にすることが大切です。

5.電子署名・タイムスタンプを付与する

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電子化によってもたらされるのは、メリットばかりではありません。紙の文書では難しかった、「内容の改ざん」が容易に行われてしまうという問題などがあるからです。

この問題を防ぐために、法律等で規定が定められている文書に関しては、「電子署名・タイムスタンプを付与」することが必要になります。

電子署名とは、その名の通り電子化された文書に対してなされる署名のこと。詳しく書かれた説明を見てみましょう。

スキャナで読み取った電子化文書の内容が、入力作業を行った者(作成作業者)又はその者を直接監督する者(実務責任者)による目視確認の結果、紙原本と同一であると判断された場合、その電子化文書に対して、1文書(1種類1案件)単位に電子署名を付与する。
出典『新しい文書情報マネジメントの基礎と応用』社団法人日本画像情報マネジメント協会著

また、タイムスタンプは該当する書類の内容・時刻がいつから存在したのか、いつからいつまで改ざんされていないのかを証明するもの。

電子化文書に電子署名を付与した後、1文書単位、又は1日単位にて、入力作業を行った者(作成作業者)又はその者を直接監督する者(実務責任者)(外部委託の場合も同様)が、スキャナ読み取り後の24時間以内にタイムスタンプを付与する必要がある。なおタイムスタンプを付与した後に電子署名を行った場合はタイムスタンプの効力が発揮されないので、必ず電子署名を行う必要がある。
出典『新しい文書情報マネジメントの基礎と応用』社団法人日本画像情報マネジメント協会著

これらを電子化した書類に付与することによって、たとえ改ざんが行われたとしてもすぐに分かるようにするのです。

知っておくことで未然に防げる!電子化する際に起こりやすい4つのトラブル

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電子化の流れについて、お分かりいただけたでしょうか。
この章では、電子化する際に起こりやすいトラブルと防止策を紹介します。

現実に起こる可能性が高いトラブルばかりを集めたので、事前に把握し問題が起きないよう予防策を講じるようにしてください。

「文書が上手く全部スキャンできない」→紙文書の状態をよくチェック!

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最初に紹介するのは、「文書が上手く全部スキャンできない」というトラブル。スキャナで読み込んだ文書の文字が、一部見えなくなっているような状態が当てはまります。

このトラブルが起こる原因は、スキャナに読み込ませようとしている元の紙文書の状態が悪いこと。折れ目がついていたり、付箋が貼ってあったり、クリップが挟まっていたりすると文書を正確に読めなくなってしまうのです。

スキャナで文書を読み込む際には、事前に文書が綺麗にスキャンできる状態になっているか確認するようにしましょう。

「スキャンのスピードが遅い」→解像度が高すぎるのが原因かも!?

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続いて、紹介するのは「スキャンのスピードが遅い」というトラブル。

こちらは、スキャンするときの解像度の設定が問題になっている場合が多いです。解像度が高ければ高いほど、より鮮明な状態で元の文書を電子化できますが、それに伴いスキャンのスピードは遅くなってしまいます。

したがって、スキャンのスピードが過度に遅い場合は、電子化しようとしている文書が本当にそこまで高い解像度を必要とするのか検討するようにしてください。

※文書の種類によって、解像度についての具体的要件が規定されているので、該当する文書の要件はしっかりと確認する必要があります。

「文字がつぶれて読めない」→解像度が低すぎるのが問題!

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「文字がつぶれて読めない」というトラブルもよく起こり得るので、防止策を知っておく必要があります。

こちらも先程と同様に解像度がポイントになりますが、今回の場合は解像度が低すぎることが原因。繊細な表現が必要な文書を電子化する際は、解像度を他の文書よりも高めに設定しましょう。

このように、スキャンのスピードと解像度の高さはトレードオフの関係にあります。電子化する文書の内容・性質に応じて解像度を調節するようにしてみてください。

「スキャン漏れ」→電子化後に必ずチェックするフローを

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最後に紹介するトラブルは、「スキャン漏れ」

文書の枚数が多いと、スキャンし忘れたものがあっても気づきにくくなってしまうもの。一度重要な書類をスキャンしたつもりになってしまうと、実際にその文書を使うまでスキャンの不備が発覚しないので、非常に危険です。

トラブルを防ぐためには、電子化後に必ずチェックするフローを入れるようにしておくことが大切です。予め文書に番号を振っておくと、電子化したものと照らし合わせて確認する時間が削減できるでしょう。

原因を理解すれば、電子化のトラブルは未然に防げる

今回紹介したトラブルは、原因をしっかりと理解しておけば未然に防ぐことができます。それだけ小さなことが原因になっているのです。皆さんも社内で電子化を進める際には、ぜひ参考にしてみてください。

文書があまりにも大量にあって社内で電子化するのは厳しいという場合は、外部の電子化サービスを利用することを視野に入れてみてもいいかもしれません。

 

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