2021年4月7日文書管理
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BCP対策における文書管理のポイントとは?

東日本大震災の記憶を改めて蘇らせる地震が続いています。自然災害、感染症、事件・事故など不測の事態が突然発生したとき、事業継続は可能でしょうか。重要文書や記録の損傷や消失は、事業継続に大きなダメージを与えるでしょう。そのため、BCP(事業継続計画)を定めたり改善したりする組織は概ね増えています。今回はそのBCPの中でも企業にとって重要な文書管理について、どう取り組むべきかを解説します。

BCPとは?

BCPとはBusiness Continuity Planの略で、事業継続計画のことを指します。災害や危機発生時に「事業を継続し」「早期に復旧させる」ことを実現させるための方法や手段をまとめたものです。BCPを策定していないと、不測の事態に襲われた時に対応が遅れてしまい、業績が悪化、最悪の場合は社員の解雇や倒産につながる可能性もあります。政府から事業継続計画策定ガイドラインが発表されて久しいのですが、BCPの重要性は強調してもしすぎることはありません。当然、BCPを策定することはリスク回避だけでなく、顧客の信頼維持にもつながります。災害が増えてきている今、もう一度自社のBCPについて見直してみてはいかがでしょうか。

なお、BCP策定手順については、「BCPのマニュアルを作ろう!策定の手順と知っておきたい3つのポイント」の記事を参考にしてみてください。今回はBCPの中でも、文書管理に特化して考えていきます。

バイタルコードを選別する

事業を継続するために必要不可欠な記録・情報のことを「バイタルレコード」と呼びます。具体的には、災害発生時や直後に必要となる文書、緊急時に業務を遂行する際に必要となる文書、通常業務に移行する際に必要となる文書などが挙げられます。

不測の事態が起こった際、バイタルレコードを参照できる体制を整えておくためにも、適切な管理が求められています。まずは企業内の文書からバイタルレコードを選別し、BCPにおける文書管理を検討していきましょう。

BCPにおける文書管理のポイント


BCPにおける文書管理のポイントは多くありますが、ここでは3つご紹介します。緊急時でも文書を参照できるような仕組み作りが大切です。

文書を電子化する

リモートワークの普及により文書の電子化が進められています。これはBCPにもつながります。紙の文書保管では、緊急時に紛失・破損する可能性が高いといえますが、電子データならその心配がありません。複数のサーバーにバックアップ・同期をしておけば、一つのサーバーの継続が困難になってしまっても、それ以外のデータにアクセスすることができます。

そのほか、電子データは経年劣化しないことや、検索性向上により業務が効率化することなど、導入するメリットが多くあり、BCP対策の観点からも推進されています。

一方、これまで他の記事でも述べてきましたが、文書の電子化はメリットが大きい反面、扱いに注意が必要です。いつの間にかデータが改ざんされたり操作ミスなどで消えてしまったりするリスクがあるため、セキュリティ体制を整えておかなければなりません。データにパスワードをかけて閲覧権限や編集権限を付与するなどし、対策を取りましょう。

耐震施設・耐火施設で保管する

文書の電子化が有用とはいえ、保管期限などにより電子化できない文書もあります。その場合は被害を最小限に抑えられるよう、災害対策が施されている耐震施設・耐火施設で原本保管することが望ましいといえます。自社の防災構造が不安な場合は、セキュリティが担保された外部の保管施設を検討してみても良いでしょう。

リスク軽減・分散管理について

あらゆるケースを想定して、リスクを軽減させておくことが重要です。

災害時に電気が確保できなくなることを想定して、電気がなくてもデータを参照できるような体制を整えておく必要があります。ネットワークに接続しなくてもデータにアクセスできる環境構築(CD-ROMに保存するなど)、ノートパソコンとバッテリーを複数用意しておく、自家発電設備を整える、といったことなどが挙げられます。同時に、データは一か所だけでなく複数メディアに分散管理しておくと安心です。電子データを写した紙文書を保存しておいても良いでしょう。

先述したように、緊急時にバイタルレコードをすぐ引き出せる状態を整えておくことが重要です。

厳重なセキュリティ体制が整った「機密文書保管サービス」がおすすめ

BCPのため自社設備のセキュリティを強化しようとすると、やはり費用がかかってしまいます。また、管理方法を見直すことにも時間がかかります。そこでおすすめなのが、機密文書を保管するサービスです。その中でも日本パープルの「機密文書保管サービス」は好評を得ているようです。紙・電子データどちらの保管にも対応しており、自社の文書管理について課題や方法を相談でき、さらに作業を代行してくれます。これまで5,000社以上の企業と取引歴を持つ文書・情報管理のプロフェッショナルで、45年ミスなしという実績を誇るサービスです。

紙で保管する場合

日本パープルの保管施設はハザードマップで震度5強以下が予測されている地域に建設されています。そのため、BCP対策には打ってつけです。さらに、施設は保管庫をくるむ発想のインシールド方式で建設されており、不正侵入を許さない徹底した監視システムのもとで管理されています。あらゆるリスクを極小化した安全施設として運営されています。

電子化する場合

日本パープルでは、電子化から原本の保管、期限切れの書類の廃棄まで一括したサービスを提供しています。電子化したデ-タは専用システムやCD-Rなど、お客様に合った形式で納品が可能です。先述したように、電子化もBCP対策につながります。

メリットをもたらすBCP対策

BCPは法律で直接義務付けられているものではありませんが、リスク回避だけでなく業務の効率化や顧客からの信頼維持など、企業に大きなメリットをもたらします。策定するだけでなく時間をかけて社員へ浸透させ、不測の事態でも対応できるよう取り組んでおきましょう。文書の電子化はBCPの中でも取り組みやすい事案ですので、外部サービスを活用するなどして早めに始めることをおすすめします。

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