災害やシステム障害が発生したとき、契約書や顧客情報、業務マニュアルなどの重要文書をすぐに確認できる状態になっているでしょうか。紙の書類をオフィスだけで保管していると、地震や火災、水害によって原本を失うおそれがあります。一方、電子化していても、保存先やアクセス方法が整理されていなければ、緊急時に必要な情報へたどり着けません。
BCP対策では、重要文書をあらかじめ特定し、所在や保存方法を明確にしたうえで、紙原本の分散保管や電子化、バックアップなどを組み合わせることが重要です。災害発生時だけでなく、業務再開や通常業務への復旧まで見据え、必要な文書へアクセスできる体制を平常時から整えておく必要があります。
この記事では、BCPにおける文書管理の考え方から、重要文書の整理方法、紙・電子それぞれの保管方法、災害時の運用体制、外部保管サービスの選び方まで解説します。BCPの見直しにあわせて文書管理も整備したい方は、ぜひ参考にしてください。

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BCP対策で文書管理が重要な理由

BCPは、災害やシステム障害などが起きた際にも重要な事業を継続し、可能な限り早く復旧するための計画です。人員や設備を確保できても、業務に欠かせない契約書や顧客情報などを利用できなければ復旧は滞ります。そのため、重要文書を守り、必要なときに利用できる状態を整えることがBCP対策の一部となります。

重要文書の消失による業務停止

契約書、顧客情報、設計図、業務マニュアルなど、事業の継続や復旧に欠かせない文書を失うと、取引条件を確認できない、製造やサービス提供の手順が分からないといった問題につながります。
紙原本を1つの事業所だけに保管している場合、その拠点が火災や水害などで被災すると、必要な文書も同時に失うおそれがあります。特に代替できない情報は、失った後に作り直すことを前提とせず、平常時から保管場所や複製の方法を決めておくことが大切です。

文書の所在不明による初動の遅れ

文書そのものが残っていても、どこに保管されているか分からなければ、緊急時に十分活用できません。担当者しか保存場所を知らない状態や、部署ごとに異なるルールで保管している状態では、限られた人員で必要な情報を探すことになります。
BCPで扱う文書は、平常時から所在を明確にしておくことが重要です。紙原本の保管場所だけでなく、電子データの保存先や管理部署まで記録しておけば、担当者が不在の場合でも必要な情報へたどり着けます。

必要な情報を共有できないリスク

災害時には、本社や通常利用しているオフィスへ立ち入れない状況も想定が必要です。重要文書が社内の書庫や特定のパソコンに集中していると、文書自体が無事でも復旧作業を担当する従業員が利用できません。
文書管理では、保存できているかだけでなく、必要な人が必要なタイミングで利用できる状態まで考えることが重要です。別拠点から参照できる電子データや代替拠点で確認できる情報を準備しておけば、被災した場所だけに依存しない復旧体制を整えられます。

BCPで守る重要文書の整理方法

すべての文書を同じ水準で保護しようとすると、管理する量や費用が増え、緊急時に本当に必要な情報も見つけにくくなります。まずは事業継続に欠かせない文書を洗い出し、重要度や必要になる時期に応じて分類することがポイントです。そのうえで所在や保管方法を管理簿にまとめ、優先順位を明確にします。

バイタルレコードの洗い出し

事業継続に不可欠で、失った場合に企業活動へ大きな影響を与える記録や文書は「バイタルレコード」と呼ばれます。どの文書が該当するかは企業や業種によって異なるため、自社の重要業務から逆算して考えます。
例えば、従業員や顧客の連絡先、BCPに関する文書、契約書、設計図、業務マニュアル、法定保存文書などが候補です。「この文書を利用できない場合、重要業務の継続や復旧に支障が出るか」という視点で各部署の文書を洗い出すと、優先して守るべき対象を絞り込めます。

重要度・利用時期による分類

重要文書は、重要度だけでなく「いつ必要になるか」も含めて分類すると、災害時の優先順位を決められます。災害発生直後と業務復旧の段階では、利用する文書が異なるためです。

※文書の種類や必要となる時期は一例です。実際の優先順位は、業種や重要業務、目標とする復旧時期などに応じて設定してください。
あらかじめ優先順位を決めておけば、災害発生後に大量の文書から探すのではなく、必要な情報から順番に利用できます。

所在・保管方法をまとめた管理簿

重要文書を決めた後は、文書名だけを一覧にするのではなく、所在や管理情報までまとめた管理簿を作成します。管理簿があれば、担当者の記憶に頼らず、必要な文書の保管場所や保存方法を確認できます。
管理する項目としては、次のような情報が考えられます。

• 文書名・文書の種類
• 重要度・利用する時期
• 紙原本の保管場所
• 電子データの保存先
• 管理部署・担当者
• バックアップの有無と保存場所
• 保存期限・更新日

文書を移動した場合や管理部署が変わった場合には、管理簿もあわせて更新します。記載内容と実際の保管状況が一致している状態を保つことで、緊急時にも管理情報を利用できます。

BCPを意識した文書保管の方法

重要文書を特定したら、被災時にも情報を失わない保管方法を検討します。紙原本と電子データでは想定されるリスクが異なるため、どちらか一方へ統一すれば十分とは限りません。文書の性質や利用頻度に応じて、耐震・耐火対策、分散保管、電子化、バックアップを組み合わせることが基本です。

紙原本の耐震・耐火・浸水対策

紙文書は、地震による書庫の転倒や火災、水害による浸水など、物理的な被害を受けるおそれがあります。原本の保存が必要な文書については、書庫の固定だけでなく、建物や保管場所そのものの災害リスクまで考えることが重要です。
洪水や内水、高潮などの浸水リスクがある地域では、地下や低層階への保管についても慎重な判断が必要です。自治体や国のハザードマップ、建物の防災設備などを参考にしながら保管場所を決めましょう。社内で十分な環境を確保できない場合には、文書専用の外部保管施設も選択肢となります。

拠点を分けた分散保管

紙原本や重要文書を本社だけに集中させると、本社が被災した際に必要な文書をまとめて失うおそれがあります。特に長期間保存する紙原本については、日常的に利用する文書と保管場所を分ける方法も検討できます。
例えば、頻繁に使う原本は社内に残し、長期保存する文書は離れた外部施設へ移す方法があります。分散させること自体が目的ではなく、同じ災害によって重要文書をまとめて失わない保管体制をつくることがポイントです。保管先を変更した際は、管理簿にも新しい所在地を反映します。

電子化とクラウド保存

紙文書を電子化すると、オフィスへ立ち入れない場合でも、通信環境が確保されていれば別の場所から情報を参照できます。契約書や業務マニュアルなど、災害時にも確認する可能性が高い文書は、電子データでも利用できる状態にしておくと役立ちます。
ただし、電子化しただけでBCP対策が完了するわけではありません。クラウドなどの外部サービスを利用する場合は、データの保存先や冗長化、障害発生時の復旧条件なども確認しましょう。自社拠点の被災リスクを分散できる一方、通信障害やサービス側の障害で利用できない状況も想定しておく必要があります。

バックアップの別拠点保管

電子データは、誤操作やシステム障害、機器の故障などによって失われることがあります。通常利用するデータとは別にバックアップを作成し、同じ設備や拠点へ集中させないことが大切です。
内閣府の「事業継続計画（BCP）の文書構成モデル例」では、モデル企業の対策例として、バイタルレコードを本社と別拠点で二重化し、災害時にバックアップへ切り替える方法が示されています。自社でバックアップを用意する際も、保存するだけで終わらせず、取得頻度や保管場所、復元手順まで決めておきましょう。

災害時に文書を利用できる運用体制

文書を安全に保管していても、緊急時の利用方法が決まっていなければ、必要な情報をすぐに使えません。BCPでは「どこに保存するか」とあわせて、「誰が、どの手順で利用するか」まで決めることが重要です。通常の通信環境を使えない状況も想定し、平常時から利用手順を確かめておきます。

緊急時のアクセス手順

災害発生後に重要文書を探し始めるのではなく、どの文書を誰が利用するのかを事前に決めておきます。管理簿から保管場所を調べる方法、電子データへアクセスする方法などを手順として残しておけば、担当者が不在の場合でも対応できます。
手順は複雑にしすぎず、緊急時に必要な操作へ絞ることも大切です。通常業務でしか使わない細かな操作まで盛り込むと、かえって必要な情報を見つけにくくなります。BCPの担当者だけでなく、実際に復旧作業へ関わる部署でも共有しておきましょう。

停電・通信障害時の代替手段

クラウドや文書管理システムは複数拠点から文書を利用できる一方、停電や通信障害が続けばアクセスできない場合があります。災害発生直後から必要になる連絡先や初動手順などは、通常の通信環境を利用できない状況も考慮しておく必要があります。
例えば、緊急連絡網や初動手順の写しを安全な場所に保管する、必要な情報を利用できる予備端末を用意するといった方法が考えられます。すべての情報を紙に戻すのではなく、利用できないと初動へ直接影響する情報を選び、代替手段を準備することがポイントです。

権限・連絡体制の事前設定

重要文書には顧客情報や従業員情報、契約内容などが含まれるため、緊急時であっても無制限に閲覧できる状態は避ける必要があります。文書の重要度や機密性に応じて、利用できる担当者や権限を平常時から設定しておきましょう。
あわせて、復旧作業を担当する部署や連絡先、代替担当者も決めておくことが大切です。担当者1人だけにアクセス権限や連絡業務を集中させると、その人が対応できない際に作業が止まります。緊急時に必要な役割を複数人で引き継げる体制にしておくと、属人化を防げます。

定期的な訓練と情報更新

BCPは策定して終わりではなく、BCM（事業継続マネジメント）の中で訓練や見直しを重ね、実効性を維持することが重要です。組織変更や取引先の変更、システムの入れ替えによって、重要文書の内容や保存場所も変わります。
管理簿や連絡先を定期的に更新するとともに、実際に管理簿から文書を探せるか、バックアップから必要な情報を利用できるかも訓練で確かめましょう。見つかった課題を手順や保管方法へ反映することで、災害時に使える文書管理体制を維持できます。

BCP向け文書保管サービスの選び方

紙原本を社外へ移す場合は、単に保管スペースを借りるのではなく、BCPの目的に合うサービスかを比較する必要があります。保管施設の災害リスクだけでなく、必要な文書を取り寄せたり電子データで確認したりできる仕組みも重要です。安全性と利用方法の両面から委託先を選びましょう。

保管拠点の立地と災害リスク

外部倉庫を利用しても、自社と同じ災害によって保管施設まで被災すれば、十分なリスク分散にならない場合があります。委託先を選ぶ際は、保管庫の設備だけでなく、施設がどのような地域にあるのかも確認しましょう。
地震、津波、洪水など、立地によって想定される災害は異なります。ハザードマップ上の災害リスクや建物の防災設備に加え、火災対策や監視体制なども比較したい項目です。自社の重要文書を長期間預ける場合は、日常の利便性だけでなく、災害を想定した保管環境を確認することが大切です。

緊急時の原本取り寄せ・PDF化

BCPの観点では、書類を安全に預けられるだけでなく、必要になった際にどのような方法で確認できるかも重要です。原本の取り寄せ方法や通常時の所要日数に加え、必要な書類だけをスキャンしてPDFで確認できるかを比較しましょう。
当社の書類保管サービス ショコ（SHOKO）では、預けた書類をWebシステムで管理し、通常時には原本配送やスキャンを依頼できます。紙原本を倉庫から取り出さず、必要な書類を電子データで確認する方法も選択可能です。BCP目的で導入する場合は、通常時の機能に加え、災害発生時の対応条件や配送可否についても事前に確認しておくことが大切です。

入出庫・セキュリティ管理

契約書や顧客情報などを外部保管する場合は、倉庫内だけでなく、集荷から保管、取り出し、配送までの管理体制を確認します。施設の入退室管理、監視体制、書類を扱う担当者、運搬時の管理方法などが主な比較項目です。
さらに、原本の取り出しや廃棄を依頼できる利用者を制限できるか、操作履歴を残せるかも見ておきましょう。ショコでは、書類・文書専用のセキュリティ保管庫で書類を保管し、Webシステムから閲覧権限や操作権限を設定できます。紙原本の所在や入出庫状況を一元管理したい企業にも活用できます。

BCPの文書管理に関するよくある質問

BCPにおける文書管理では、すべての文書を同じ方法で保管する必要はありません。重要業務との関係や、災害時に必要になるタイミングを踏まえて対象を決めることが基本です。最後に、重要文書の選定や電子化、外部保管を検討する際に生じやすい疑問へ回答します。

BCP対象の重要文書はどの部署が決めますか？

特定の部署だけで決めるのではなく、BCPを担当する部門と各業務部門が連携して選定する方法が適しています。実際に業務を担当している部署でなければ、業務が停止した際にどの文書が必要になるか判断しにくいためです。
全社共通の考え方を設けたうえで、各部署が重要業務と必要文書を洗い出し、BCP担当部門が全体を調整すると進められます。組織変更や業務内容の変更があった際には、対象文書も見直しましょう。

紙文書はすべて電子化する必要がありますか？

すべての紙文書を電子化する必要はありません。災害時や復旧時に確認する頻度が高い文書は電子化と相性がよい一方、普段ほとんど参照しない紙原本は、安全な場所へ分散して保管する方法もあります。
文書の重要度、原本保存の必要性、利用頻度を踏まえ、紙と電子を使い分けることが大切です。電子化する場合も、データの保存先やバックアップ、アクセス権限まで含めて管理方法を決めておきましょう。

外部倉庫へ預けるだけでBCP対策になりますか？

外部保管はBCP対策の1つですが、預けるだけで十分とはいえません。保管拠点の災害リスクや災害発生時の対応条件を確認するとともに、緊急時にどの文書が必要なのか、必要な原本や情報へのアクセス手順まで確認しておく必要があります。
紙原本の外部保管に加え、必要に応じて電子化やバックアップも組み合わせましょう。保管場所と利用手順をセットで決めておくことで、災害時にも文書を活用できる体制につながります。

まとめ：BCPを支える文書管理体制を整えよう

BCPにおける文書管理では、重要な書類を安全に残すだけでなく、災害発生後も必要な情報を利用できる状態を整えることが大切です。まずは事業継続に必要なバイタルレコードを洗い出し、重要度や利用時期を決めたうえで、紙原本の分散保管、電子化、バックアップを組み合わせましょう。さらに、停電や通信障害時の代替手段、アクセス権限、緊急時の手順まで準備し、BCMの中で定期的に見直すことも欠かせません。
ショコでは、紙書類のセキュリティ保管に加え、Webシステムでの管理、原本の取り出し、スキャンによる確認、電子化にも対応しています。重要文書の保管場所や管理方法を見直したい場合は、お気軽にご相談ください。

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