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カテゴリー: 文書管理
法定保存期限がある書類の管理方法は？保管・期限管理・廃棄判断のポイントを解説
社内に保管している契約書、請求書、見積書、帳簿などについて、「いつまで保管すべきか分からない」「保存期限を過ぎた書類を廃棄してよいか判断できない」と悩んでいませんか。法定保存期限がある書類は、必要な期間だけ保管すればよい一方で、保存期間を満了す…
契約書の更新漏れを防ぐには？期限管理の方法やツール活用を解説
契約書の更新期限を見落として、不要な契約が自動更新されてしまったり、必要な契約の更新手続きが遅れたりしていませんか。契約書は締結後も、契約終了日や解約通知期限、自動更新の有無を継続して管理する必要があります。担当者の記憶やExcelだけに頼って…
契約書管理ツールの比較ポイントは？導入前に見るべき機能や選び方を解説
契約書管理ツールを導入したいものの、「どの機能を比較すればよいのか」「電子契約ツールや文書管理システムと何が違うのか」「自社に合うサービスをどう選べばよいのか」と迷っていませんか。契約書管理ツールは、契約書の保管だけでなく、検索、期限管理、…
書類（法定保存文書）の保存期間一覧！期限管理・廃棄判断の基本も解説
契約書、請求書、帳簿、労務関係書類などについて、「どの書類を何年保存すればよいのか分からない」「保存期間を過ぎた書類を廃棄してよいか迷う」と感じていませんか。企業が扱う書類の中には、法律で一定期間の保存が求められるものがあり、種類によって保…
見積書の保管期間は？正しい保管期間・保管方法・注意点を解説
見積書は、取引条件や金額、納期などを確認するための大切な書類です。契約書や請求書ほど重要視されないこともありますが、後から取引内容を確認したり、税務調査や取引先との確認に対応したりする際に必要になる場合があります。 一方で、「見積書は…
文書保管サービスの選び方は？おすすめのサービス4選
社内に保管しなければならない書類が増え、「保管場所が足りない」「必要な書類をすぐに探せない」「保存期限後の廃棄まで管理しきれない」と悩んでいませんか。契約書や請求書、稟議書、機密文書などは、業務上必要な書類である一方、社内に置き続けるとスペ…
書類の保管・データ化・廃棄をまとめて外部委託するには？法人向けサービスの選び方
書類の保管場所が足りない、必要な書類を探すのに時間がかかる、保存期限を過ぎた書類の廃棄まで手が回らない。紙の書類管理に関して、このような悩みを抱えていませんか。書類の量が増えるほど、社内だけで保管・検索・廃棄まで管理する負担は大きくなります。 …
電子契約ツールと契約書管理ツールの違いは？代表的な管理ツールも紹介
書類の保管場所が足りない、必要な書類を探すのに時間がかかる、保存期限を過ぎた書類の廃棄まで手が回らない。紙の書類管理に関して、このような悩みを抱えていませんか。書類の量が増えるほど、社内だけで保管・検索・廃棄まで管理する負担は大きくなります…
契約書管理台帳の作成方法は？必要な項目や管理別のメリット・デメリット
契約書の件数が増えると、「どの契約書がどこにあるのか分からない」「更新期限を見落としそう」「担当者ごとに管理方法が違う」といった悩みが出てきます。契約書は締結して終わりではなく、契約期間や更新時期、解約通知期限、保管場所まで継続して管理する…
契約書の保管方法は？保管期間や期限管理・更新漏れ防止のポイントを解説
契約書は、取引内容や権利義務を確認するための重要な書類です。契約後にトラブルが起きた場合も、契約書を適切に保管していれば、契約条件や合意内容を確認できます。一方で、保管場所が分散していたり、契約期限を管理できていなかったりすると、必要な契約…
書類保管サービスの選び方は？法人向けおすすめサービスと比較ポイント
年々増え続ける紙の書類や文書の保管に、頭を悩ませている企業は少なくありません。電子化が進む一方で、契約書や請求書、機密文書など、原本のまま保管が必要な書類は今も多く存在します。 書類を社内に置き続けると、保管スペースの圧迫だけでなく、必要な書…
電子契約サービスの選び方は？おすすめサービスと関連ツールを紹介
企業のDX推進やリモートワークの広がりを背景に、電子契約サービスへの関心が高まっています。一方で、サービスごとに機能や得意領域が異なるため、「どの電子契約サービスを選べばよいのか」「締結後の契約書管理まで考えるべきか」と迷う担当者も少なくありません…
リーガルテックとは？種類や導入メリット・注意点をわかりやすく解説
昨今、企業のDX推進や働き方の変化を背景に、リーガルテックへの関心が高まっています。一方で、電子契約や契約書管理、AIレビュー支援など種類が幅広いため、「自社にはどのサービスが必要なのか」「何から検討すべきか」と迷う担当者も少なくありません。 リ…
契約書管理とは？適切な管理方法や管理システムの選び方を解説
契約書の保管場所が分からない、更新期限を見落としそう、紙の契約書と電子契約書が混在して管理しづらいと感じていませんか。契約書は、取引条件や権利義務を確認するための重要な書類です。管理があいまいなままだと、契約内容の確認漏れや更新対応の遅れ、情報…
オフィスの書類整理のコツは？効率化につながる整理方法・サービスを紹介
オフィスの書類が整理できていないと、「必要な資料がすぐに見つからない」「デスクや棚が常に散らかっている」「無駄な作業時間が増える」といった問題が発生し、仕事効率の低下につながります。特に紙書類が多い職場では、書類の分類方法や保管方法が曖昧なまま放置…
ペーパーレスのメリットとは？必要な理由・進め方やデメリットを解説
近年はペーパーレス化が急速に進んでおり、様々な企業で行われています。ペーパーレス化はコストの削減や業務効率の向上など、様々なメリットが期待できるので、本格的に行う企業はこれから更に増加するでしょう。 本記事では、ペーパーレス化のメリットや必要…
契約書の紛失のリスクは？対処法や確認すべきこと・管理の重要性を解説
契約書は、有効期限や契約内容に応じた適切な管理が必要です。管理が不適切だと紛失する可能性もあり、紛失によって様々なリスクが生じます。管理を徹底することも重要ですが、不測の事態に備えて、紛失時の対処法についても理解しておく必要があります。 そこ…
オフィスの書類を外部に預ける方法は？書類保管サービスとトランクルームを比較
オフィスの書類を外部に預けたいものの、書類保管サービスとトランクルームのどちらを選べばよいのか迷っていませんか。どちらも書類を社外に保管できる方法ですが、管理方法やセキュリティ、取り出しやすさ、廃棄対応には違いがあります。 書類を安全に管理し…
文書管理とは？重要性や具体的な方法・保存期間・業務効率化のポイント
総務・管理部門の業務では、契約書や稟議書、会計書類などの文書だけでなく、日々の資料管理も欠かせません。ただ、紙と電子が混在したまま運用していると「探す時間が増える」「最新版が分からない」「保存期間の判断に迷う」といった悩みが起きやすくなりま…
文書管理システムの導入方法は？事例やメリット・導入のポイントを解説
ペーパーレス化やDX化の推進によって、文書の電子化は急速に進んでいます。電子化したことによって便利になる一方で、電子ファイルの管理が上手くできず、業務効率が悪化してしまうケースもあります。そのような問題を解消するために、文書管理システムを導入す…
保管と保存の違いは？社内文書の正しい保管方法を解説
社内文書の管理は、単にファイルをデスクの引き出しやパソコンのフォルダに入れておくだけでは十分とはいえません。 まずは「保管」と「保存」の違いを正しく理解することが、適切な文書管理の第一歩です。 本記事では、保管と保存の意味の違いをわかり…
機密文書とは？3つの種類と情報漏えいを防ぐ正しい管理・処分方法を解説
近年、情報の取り扱いに関する世間の目は年々厳しくなっていることは周知のとおりでしょう。機密文書や機密情報を正しく取り扱っているかどうかは、企業にとって全社員が取り組むべき最優先課題といっても過言ではありません。そこで今回は、機密文書の定義や種類…
電子契約を相手方に求められたら？対処法や導入を求める際のポイント
生産性向上の機運の高まりやテレワークの普及などに伴い、電子契約サービスを用いた契約締結を求められるケースが増えています。しかし、自社が未導入の場合、電子契約を利用して良いかどうか不安を感じる企業も少なくありません。そこで本記事では、取引先から電…
電子契約ができる契約書・できない契約書！注意点と法的根拠と併せて解説
近年、電子契約が可能な契約書が増加し、電子契約を導入する企業も増加傾向にあります。ただし、全てが電子契約できるわけではなく、一部の契約では電子契約が不可となっています。 そこで本記事では、電子契約ができる契約とできない契約について、注意点や法…
書類の電子化の課題や困りごと！悩みの解決・対策方法を解説
業務の効率化や働き方改革などによって、書類を電子化する企業は増加しています。近年はテレワークの影響もあり、電子化はより一層推進されるでしょう。しかし、実際には「文字起こしやデータ入力が面倒」「時間と労力がかかるため、ストップしている」「電子化し…
