【2023年最新版】文書管理システムの選定ポイントとおすすめサービス5選

テレワーク環境を構築するために電子化が必須となっているなか、文書管理システム(DMS)を導入する企業が増えています。しかし、さまざまなサービスが登場しており「どのシステムを選べば良いのか分からない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、文書管理システムの昨今の動向からサービス選定におけるポイントについて解説します。後半では、おすすめの文書管理システムを5選ご紹介しますので、参考にしてください。

文書管理システムの動向

文書管理システムの背景にあるのは、世界的なペーパーレス化の流れです。紙文化が根強く残る日本は政府主導でペーパーレス化を進める世界諸国に比べて遅れを取っていると言われていますが、実際の市場はどのように推移しているのでしょうか。

MM総研が発表した最新のデータによると、2020年度の文書情報管理に関する国内の市場規模は2322億円と2019年度から約10%増加しており、堅調に成長していることが伺えます。また、政府による法改正といったペーパーレス化を大きく後押しする動きも見られ、国内のペーパーレスに対する意識は向上していると言えるでしょう。また同調査は、テレワークの拡大やグローバルなビジネス展開も相まって、ペーパーレス化や電子化は今後より急成長していくと予想しています。

ペーパーレス化を実現するために必要不可欠なのが文書管理システムです。上記のとおり市場が拡大している中、国内においても数多くの文書管理システムが登場しているところです。文書管理システムは電子文書の保存から廃棄までを一括で管理するためのシステムですが、サービスによってその内容や特徴はさまざまです。では、昨今ではどのような文書管理システムが求められているのでしょうか。ここでは、以下の3点をピックアップして解説します。

働き方の変化に対応できる体制作り

昨今、テレワーク以外にもハイブリッドワークなど複数の出社方法を組み合わせた独自の勤務スタイルを進める企業が増えているのは周知のとおりです。このような多様な働き方を進める中では、いかに生産性を向上させるかが喫緊の課題となっているのは言うまでもありません。

文書管理システムにおいては、どの場所からでも社内文書にアクセスできる環境を構築することが重要です。社内でしか文書管理ができないようだと、テレワークやハイブリッドワークの大きな障害となり、生産性向上に向けた壁となるでしょう。

セキュリティの重要性

文書管理システムは従来の紙の文書管理よりも保管性や検索性に優れているといったメリットがありますが、一方で十分にセキュリティ対策を行う必要があります。リスクとして挙げられるのは、不正アクセスによる情報漏洩や改ざんなどです。さらに、昨今では国内外からのサイバー攻撃も増えており、より専門的で高度な対策が求められます。電子化後の紙の処理のセキュリティ担保、システム自体のセキュリティ、BCP対策など、重大な事故や事件を未然に防ぐためにも、専門家を巻き込んで進めることをおすすめします。外部サービスを利用する際は、適切な対策が講じられているかを確認しましょう。

廃棄まで一気通貫

文書管理システムを導入する際、既存の紙文書をどのように処理するかという課題が残ります。そこでこの課題を解決するために、文書管理システムの導入から機密文書の廃棄まで一括で依頼できる外部サービスが多く登場しています。

文書管理には、システムの導入から活用、廃棄まで多くの項目があります。これらを一社完結で行うことは、情報保護の安全性をより高めるだけでなく、コストカットなどのメリットも期待できるでしょう。

文書管理システムは、電子化だけを目的にするのではなく、その後の活用や管理が効率良く進むかどうかを確認したうえで導入を進める必要があります。

おすすめの文書管理システム5選

次に、おすすめの文書管理システムを5つご紹介します。それぞれの特徴を比較検討し、サービス選定の参考にしてください。

日本パープル「ドキュメントDXサービス」

電子化・データ入力代行とWeb管理システムを提供するサービス。豊富な実績と万全のセキュリティ対策に定評があります。

  • <ポイント①>回収から輸送、保管、廃棄まで日本パープルが一社完結
  • <ポイント②>電子データと社内の書類をWeb上で一括管理できる
  • <ポイント③>書類保管、機密文書処理、社内の書類整理サポートなど文書管理全般のサポートやコンサルティングが可能

日本通運「文書電子化サービス(スマートスキャニング)」

大手宅配会社によるセキュリティ輸送が特徴。企業の課題やニーズに応じたプランを提案しています。

  • <ポイント①>スキャニング作業は電子化アライアンスパートナーが実施
  • <ポイント②>電子化後の書類は、日本通運の倉庫保管または溶解処理ができる
  • <ポイント③>スキャン後の納品はデータ納品かWeb管理が選べる

ジェイ・アイ・エム「スキャニングサービス」

スキャニングと電子化だけでなく、企業の課題に沿った文書管理プランを柔軟に提案しています。

  • <ポイント①>依頼から納品までの作業工程を追跡可能
  • <ポイント②>スキャニング後の廃棄まで対応
  • <ポイント③>プライバシーマーク取得など個人情報管理に万全の管理体制を整備

大塚商会「スキャニングサービス」

図面、契約書、マニュアルなど様々な書類のスキャニング・電子化に対応。依頼から納品までの対応の早さが特徴です。

  • <ポイント①>スキャニングは1枚5円から、安心な価格設定
  • <ポイント②>プライバシーマーク取得済みでセキュリティも万全
  • <ポイント③>ネットで見積りができる

ヤマトシステム開発「文書スキャニングサービス」

企業のニーズに合わせてサービス内容を組み合わせ可能。全国に拠点があり、依頼がスムーズです。

  • <ポイント①>スキャニング後、文書管理システム、メディア納品、保管が選べる
  • <ポイント②>スマート入退室管理や監視カメラの設置など高セキュリティ体制を整備、プライバシーマーク取得済
  • <ポイント③>全国に拠点を持ち、書類の輸送コストや導入期間を短縮

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