契約書の件数が増えると、「どの契約書がどこにあるのか分からない」「更新期限を見落としそう」「担当者ごとに管理方法が違う」といった悩みが出てきます。契約書は締結して終わりではなく、契約期間や更新時期、解約通知期限、保管場所まで継続して管理する必要があります。

契約書管理台帳を作成すると、契約書の基本情報を一覧で確認でき、更新漏れや確認漏れを防ぐ仕組みを作れます。ただし、Excelで管理する場合は入力ミスや権限管理の課題もあるため、契約書の件数や管理体制に応じて、契約書管理システムの活用も検討したいところです。

この記事では、契約書管理台帳の役割や必要な項目、作成方法、更新漏れを防ぐための運用ポイントを解説します。契約書管理を効率化したい方や、契約書管理システムの導入を検討している方は参考にしてください。

契約書管理台帳とは？

契約書管理台帳とは、契約書に関する情報を一覧で管理するための台帳です。契約書番号や契約書名、締結先、契約期間、更新期限、保管場所などをまとめることで、契約書を探す手間や更新漏れのリスクを減らせます。契約書は、取引条件や責任範囲、支払い条件、契約期間などを確認するための重要な書類であり、機密情報や個人情報を含むこともあります。管理が不十分なままでは、必要な契約書をすぐに確認できず、更新手続きの遅れや確認漏れ、情報漏洩につながります。次の章では、台帳が重要な理由を具体的に見ていきましょう。

契約書管理台帳が重要な理由

契約書管理台帳は、契約書の所在を把握するだけでなく、契約期限や更新時期を管理するうえでも役立ちます。契約書の件数が少ないうちは個別管理でも対応できますが、取引先や契約の種類が増えると、担当者の記憶やフォルダ管理だけでは限界があります。重要な理由を、主な3つの観点から見ていきましょう。

契約の期限切れや更新漏れを防ぐ仕組みを作れる

契約書管理台帳を作成すると、契約終了日や自動更新の有無、解約通知期限を一覧で管理できます。契約によっては、期限前に更新手続きや解約通知が必要です。確認を怠ると、不要な契約が自動更新されたり、必要な契約が期限切れになったりするおそれがあります。台帳に更新に関する項目を入れておけば、確認すべき時期が明確になります。契約書管理システムの通知機能を使えば、担当者の確認漏れを防ぐ仕組みを作れます。

契約書の確認や検索がしやすくなる

契約書が部署ごとのフォルダや担当者の手元に分散していると、必要な書類の確認に時間がかかります。契約書管理台帳に契約書番号、契約書名、締結先、契約内容、保管場所などをまとめておけば、検索性が高まり、取引先からの問い合わせや社内確認にも素早く対応できます。契約内容を確認するたびに複数の担当者へ確認する必要がなくなるため、日々の業務負担も軽減できます。

情報漏洩や権限管理のリスクを抑えられる

契約書には、取引条件や価格、個人情報、秘密保持に関する内容など、社外に出してはいけない情報が含まれます。誰でも閲覧できる場所に契約書を置いていると、情報漏洩のリスクが高まります。契約書管理台帳を整備し、保管場所や閲覧権限を明確にしておけば、必要な人だけが契約情報を確認できる体制を作れます。特に複数部署で契約書を扱う企業では、アクセス権限や運用ルールを決めておくことが欠かせません。

契約書管理台帳に必要な項目

契約書管理台帳に入れる項目は、契約書の種類や業務内容によって異なります。ただし、契約書を探す、契約内容を確認する、更新漏れを防ぐという目的を考えると、最低限管理しておきたい項目があります。項目を増やしすぎると入力の負担が大きくなるため、まずは基本項目を整えたうえで、自社に必要な項目を追加しましょう。

業種によっては、物件情報、品質保証条項、納期条件、支払い条件、契約金額、関連する契約書の有無などを追加する場合もあります。最初から項目を増やしすぎると入力が続かなくなるため、更新管理や検索に必要な項目から整えましょう。

契約書管理台帳の作成方法と運用ポイント

契約書管理台帳は、Excelで作成する方法と契約書管理システムを利用する方法があります。どちらを選ぶかは、契約書の件数、管理に関わる部署数、セキュリティ要件によって変わります。作成後に運用が止まらないよう、管理項目や入力ルール、更新確認の方法まで決めておきましょう。

• ・契約書の件数が少ない場合は、Excelで始めやすい
• ・複数部署で管理する場合は、契約書管理システムが向いている
• ・更新漏れを防ぐには、契約終了日と解約通知期限の管理が重要
• ・契約書に機密情報が含まれるため、アクセス権限の設定が必要

それぞれの作成方法と、運用時に確認したいポイントを見ていきましょう。

Excelで作成する場合

Excelを使えば、契約書管理台帳を手軽に作成できます。ヘッダー行に契約書番号、契約書名称、締結先名、契約開始日、契約終了日、解約通知期限などを設定し、契約ごとに情報を入力します。フィルタ機能を使うと、取引先や契約終了日で絞り込みが可能です。ただし、契約書の件数が増えると入力ミスや更新漏れが起きやすくなります。複数人で編集する場合は、入力ルールやバックアップ方法を決めておきましょう。

契約書管理システムを利用する場合

契約書管理システムは、契約書情報の登録、検索、期限管理、権限設定などをまとめて行えるシステムです。紙の契約書と電子契約書が混在している企業でも、一元管理に役立ちます。契約終了日や解約通知期限を登録しておけば、更新時期を把握できます。さらに、閲覧権限を設定できるため、関係者以外が契約情報を見られない体制を作れます。契約書の件数が多い企業や、複数部署で契約書を扱う企業に向いています。

Excelと契約書管理システムの違い

Excelと契約書管理システムには、それぞれメリットと注意点があります。Excelは導入しやすい一方で、契約書の件数が増えるほど管理負担が大きくなります。契約書管理システムは費用がかかりますが、検索性や期限管理、権限管理を強化できます。適した管理方法は、契約書の件数や管理に関わる部署数、求められるセキュリティ水準によって変わります。

更新期限や解約通知期限を管理する

契約書管理台帳を作成するだけでは、更新漏れは防げません。契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限を登録し、期限前に確認する流れを決めましょう。特に自動更新条項がある契約は、解約通知期限を過ぎると不要な契約が継続します。Excelで管理する場合は、期限が近い契約を色分けする、確認日をカレンダーに登録するなどの工夫が必要です。契約書管理システムを使えば、通知機能によって確認漏れを防げます。

アクセス権限と運用ルールを決める

契約書管理台帳には、取引条件や金額、秘密保持に関する内容など、社外に出せない情報が含まれます。そのため、誰が閲覧できるのか、誰が編集できるのかを明確にしましょう。あわせて、契約書を登録するタイミング、入力担当者、更新確認の頻度、原本保管場所の管理方法も決めておきます。運用ルールが曖昧なままでは、台帳が更新されず、古い情報が残ります。管理ルールを定めることで、契約書管理台帳を継続的に活用できます。

契約書管理システム コンパス（ConPass）

契約書管理台帳を作成しても、契約書の件数が多い場合や紙と電子の契約書が混在している場合は、入力や更新確認に時間がかかります。契約書管理システム コンパス（ConPass）は、契約書の一元管理や台帳項目の自動抽出、契約期限通知に対応した契約書管理システムです。以降では、コンパスの主な特徴を紹介します。

電子契約書と紙の契約書を一元管理できる

コンパスは、電子契約書と紙の契約書をクラウド上で一元管理できる契約書管理システムです。過去に締結した紙の契約書もまとめて扱えるため、契約書の保管場所が分散している企業に向いています。書面契約の押印、郵送、受取、スキャニング、原本保管にも対応しており、紙の契約書を扱う業務の負担を減らせます。契約書の所在を明確にし、必要な契約書を確認しやすい状態に整えられる点が特徴です。

AIが台帳項目を自動抽出する

コンパスは、契約書をアップロードすると、AIが契約書名称や契約日などの管理項目を自動抽出します。契約書管理台帳を手作業で入力する場合、項目の抜け漏れや表記ゆれが起こりやすくなります。AIによる抽出機能を活用すれば、台帳作成にかかる作業時間を削減でき、管理項目の入力負担も軽くなります。契約書の件数が多い企業では、台帳作成の効率化に役立つ機能です。

契約期限通知で更新漏れを防ぐ仕組みを作れる

コンパスでは、契約期限が近い契約書をダッシュボードで確認できます。契約終了日や解約通知期限を管理することで、更新が必要な契約を見落とさずに確認できます。契約更新の申請もダッシュボードから行えるため、担当者が別の管理表やメールを確認する手間を減らせます。契約書の更新漏れは、不要な契約の継続や取引停止につながるため、通知機能を使った管理が重要です。

まとめ

契約書管理台帳は、契約書番号や契約書名称、締結先、契約期間、解約通知期限、原本保管場所などを一覧で管理するための台帳です。台帳を整備すれば、契約書の検索性が高まり、契約期限の見落としや更新漏れを防げます。Excelでも契約書管理台帳は作成できますが、契約書の件数が多い場合や複数部署で管理する場合は、入力ミスや権限管理の課題が出やすくなります。契約書管理を効率化したい場合は、契約書管理システムの活用も選択肢です。契約書管理システム コンパス（ConPass）なら、紙と電子の契約書を一元管理し、AIによる台帳項目の自動抽出や契約期限通知にも対応できます。

契約書管理台帳のよくある質問

契約書管理台帳を作成する際は、Excelで十分なのか、どの項目を入れるべきか、更新漏れをどう防ぐのか迷うことがあります。よくある質問を確認しておくと、自社に合った管理方法を考えやすくなります。ここでは、契約書管理台帳に関する代表的な質問に答えます。

契約書管理台帳はExcelで作成できますか？

はい、Excelで作成できます。契約書番号、契約書名称、締結先、契約開始日、契約終了日、解約通知期限などの項目を設定し、契約ごとに情報を入力します。ただし、契約書の件数が増えると、入力ミスや更新漏れが起きやすくなります。複数部署で契約書を扱う場合や、閲覧権限を細かく管理したい場合は、契約書管理システムの利用も検討しましょう。

契約書管理台帳に最低限必要な項目は何ですか？

最低限必要な項目は、契約書名、締結先名、担当部署、契約日、契約開始日、契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限、原本保管場所などです。更新漏れを防ぐためには、契約終了日だけでなく、解約通知期限も管理する必要があります。紙の契約書を扱う場合は、原本保管場所も記録しておきましょう。

契約書の更新漏れを防ぐにはどうすればよいですか？

契約終了日、自動更新の有無、解約通知期限を契約書管理台帳に登録し、期限前に確認する流れを作ることが重要です。Excelで管理する場合は、期限が近い契約を色分けしたり、確認日をカレンダーに登録したりする方法があります。契約書管理システムを使うと、期限通知やダッシュボードで更新時期を確認できるため、担当者の見落としを防げます。

契約書管理システムを使うメリットは何ですか？

契約書管理システムを使うメリットは、契約書の検索、期限管理、更新漏れ防止、アクセス権限の設定、紙と電子の契約書の一元管理を行えることです。Excelでは担当者の入力や確認に依存しやすく、契約書の件数が増えるほど管理負担が大きくなります。契約書管理システムを使えば、契約書管理台帳の作成から運用までを効率化できます。