2023年7月5日お役立ち情報文書管理

契約書管理台帳作成のポイント。エクセルで管理するリスクも合わせて解説

契約書には商取引に関するものや不動産関連のものなど様々な種類がありますが、適切に管理していなければ生産性を阻害することに加え、重大な事故に発展するリスクがあります。そこで本記事では、契約書管理台帳についてその重要性や作成の目的、ポイントなどについて解説します。

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契約書管理台帳とは？

契約書管理台帳とは、契約日や契約期間、更新時期、原本保管場所などの情報を契約書ごとに集約したものです。一般的に、契約書管理台帳には以下の項目を記載します。

・契約書番号
・契約書名称
・契約書種類
・契約内容
・締結先名
・担当者
・契約締結日
・自動更新の有無
・契約開始日
・契約終了日
・保管期間
・契約解除通告期限
・原本保管場所

これらの項目を基に、専用ツールやエクセルなどを用いて管理台帳を作成します。

契約書管理台帳作成が必要である理由

契約書管理台帳は企業にとってなぜ必要なのでしょうか。その理由には以下の2点が挙げられます。

業務効率アップ

社内で「契約書の閲覧依頼をしたが、回答に時間がかかって業務が遅れた」という経験はないでしょうか。業務を進めるうえで定期的に契約書を確認する機会がありますが、管理方法が統一されていなければ、該当の契約書を探す不要な手間と時間がかかり、作業効率の低下を招いてしまうでしょう。

また、新たな契約書を作成する場合、契約書管理台帳の情報精度が低ければ、過去の契約内容を参考にできずに条文修正の判断に時間がかかってしまうといった弊害も挙げられます。契約書管理台帳を正しく作成することは契約書業務の効率を向上させ、社員の負担軽減に繋がるのです。

リスク管理

契約書が正しく管理されていないと、様々なリスクが生じます。例えば、締結先が契約違反をした場合、契約書が管理されていなければ契約違反を見過ごしてしまい、何らかの損失が発生してしまう可能性が考えられます。更新期限を把握しておらず、取引先とのトラブルに発展するケースもあるかもしれません。

また、保管場所が定められておらず契約書が紛失・盗難してしまえば、情報漏えい事故に繋がる可能性もあります。

契約義務違反によるトラブルの損失額は1件当たり数百万〜数千万円にも上ると言われており、契約書管理が重要であることは明らかです。

契約書管理台帳作成のポイント

次に、契約書管理台帳を作成する際のポイントを見ていきましょう。

管理する目的や項目を明確にする

台帳を作成する際、上記で例示した項目を全て入力した方が良いと考えられがちですが、必ずしもそうではありません。契約書の数が多い場合は特に、どのような目的で管理台帳を作成するかを明確にし、作成に取り掛かる必要があります。

契約書管理台帳の目的には「契約書の閲覧」「更新・解約管理」「リーガルチェック」などが挙げられます。例えば、契約内容の閲覧を目的とする場合、管理番号や契約書名、契約日、金額など、更新・管理が目的の場合なら、契約開始日・終了日や解約ノーティス、担当者名などが必要になります。

契約書管理台帳を作成する際はまずどのような目的で行うかを明確にした後、必要な項目の洗い出し・担当部署の割り振りといった手順で効率良く進めることがポイントです。

最初は新規の契約書から導入する

契約書管理台帳を作成する際、まずはこれから作成する新規の契約書から着手していく方法が良いでしょう。なぜなら、過去の契約書を台帳に入力するとなればその作業に時間を要してしまい、台帳管理をスタートさせるハードルが高くなってしまうためです。

しかし、台帳管理の範囲内の契約書と範囲外の契約書が混在する状態はミスをや混乱を招いてしまう可能性があるため、新規の契約書台帳管理が軌道に乗ってきたら、過去の契約書を順に台帳へ入力していくことをおすすめします。

担当部署が一元管理を行う

契約書の管理漏れ防止やスムーズな法務チェックを行うためには、情報を集約し、内容を精査する必要があります。各部署では契約書管理の他にコア業務を抱えているため、担当部署が契約書を一元管理を行うことが効率的だと言えるでしょう。

しかし、集約するだけでは業務効率の改善に繋がりません。検索者が容易に該当の契約書を検索・閲覧できる仕組みを構築しておくことが重要です。

エクセルで管理することのリスク

ローコストで導入できるといった点からエクセルで契約書管理台帳を作成している企業は少なくありません。しかし一方で、以下のようなリスクに注意が必要です。

漏れやミスが生じやすい

エクセル台帳の場合、社員が項目を手動で入力していきますが、当然ながら作業スピードには限界があります。また、優先度の高い予定が入ってしまった場合は作業が遅れてしまいますし、ミスが発生しても気付きにくいのが難点です。複数人で確認体制を設ければミスを減らすことが可能かもしれませんが、その分人件費が必要になります。