「過去に締結した紙の契約書が増え、必要な書類を探すのに時間がかかる」「契約期限をExcelで管理しているものの、更新の確認に手間がかかる」といった課題から、契約書の電子化を検討する企業も多いのではないでしょうか。ただし、紙をスキャンしてPDFに変換するだけでは、検索や期限管理といった課題が残ります。

契約書の電子化では、対象書類の整理からスキャン、契約情報の登録、電子化後の紙原本の扱いまで、一連の運用を考えることが重要です。この記事では、電子契約との違い、紙契約書を電子化する方法、メリットや注意点、自社対応と外部委託の違い、契約書管理サービスの選び方まで解説します。紙の契約書が増え、管理方法を見直したい方はぜひ参考にしてください。

おすすめサービスはこちら

契約書の電子化とは

この記事では、すでに紙で締結・保管している契約書をスキャンしてデータ化し、検索や管理に利用できる状態にすることを「契約書の電子化」として扱います。新たな契約を電子的に締結する「電子契約」とは目的が異なるため、まずは両者の違いと契約書管理システムとの関係を押さえておきましょう。

電子契約との違い

紙契約書の電子化と電子契約は、どちらも契約書をデータで扱いますが、対象となる業務が異なります。紙契約書の電子化は、すでに締結した書類をスキャンしてPDFなどに変換し、その後の検索や管理に利用する取り組みです。一方、電子契約は、新たな契約の合意や締結を電子的に行う方法を指します。両者の違いを整理すると次のとおりです。

今後の契約を電子契約へ切り替えても、過去の紙契約書が自動的にデータ化されるわけではありません。そのため、紙契約書が社内に残っている企業では、新規契約の電子化と過去分のデータ化を分けて進めます。

契約書管理システムとの関係

紙契約書をPDF化しただけでは、保存場所が書庫から共有フォルダへ変わるだけになりかねません。契約書を業務で活用するには、契約先や締結日、契約期間などの情報とPDFをひも付け、必要な書類を探せる状態にすることが重要です。

紙と電子の一元管理に対応した契約書管理システムであれば、電子化した紙契約書と電子契約で締結した契約書を同じ環境で管理できます。検索や期限管理などの機能も活用できるため、電子化した後の運用まで含めて見直せます。契約書の電子化は、紙をデータへ変換するだけでなく、管理方法を整えるための工程と考えるとよいでしょう。

紙契約書を電子化する方法

大量の紙契約書を電子化する場合、書庫にある書類を順番にスキャンするだけでは効率よく進みません。対象範囲や登録ルールをあらかじめ決め、管理に必要な状態まで整えることが大切です。基本的な流れは次のとおりです。

1. 対象となる契約書を棚卸しする
2. 契約書をスキャンしてPDF化する
3. OCRやAIで契約情報を読み取る
4. 契約書管理システムへ登録する

それぞれの工程で行う作業を順番に見ていきましょう。

対象契約書の棚卸し

最初に、どの契約書を電子化するのかを決めます。社内の書庫やキャビネットだけでなく、営業部門や総務部門などが個別に保管している書類も含めて調査すると、対象となる契約書の全体量を把握できます。

棚卸しでは、原契約だけでなく、変更契約書や覚書など関連する書類も確認しましょう。保存期間を終えている書類や重複した写しまで無条件に電子化すると、作業量が増えるだけでなく、その後の管理もしにくくなります。契約書の種類、保管場所、件数、関連書類の有無などを一覧にしてから、電子化する範囲を決めることがポイントです。

スキャンとPDF化

対象となる契約書が決まったら、紙面をスキャンしてPDFなどのデータへ変換します。大量の契約書を処理するときは、作業を始める前にファイル名や保存単位のルールを統一しておきましょう。

たとえば、担当者によって「取引先名だけ」「契約日だけ」など異なる名称を付けると、後からファイルを探すときに手間がかかります。契約書単位で1つのファイルにするのか、関連する覚書や変更契約書をどのようにひも付けるのかも事前に決めておくと、システムへ登録する際の混乱を抑えられます。なお、スキャン品質やページ抜けの確認については、後述する注意点で詳しく解説します。

OCR・AIによる契約情報の抽出

スキャンした契約書を画像データのまま保存することもできますが、OCRやAIを活用すると、紙面の文字情報を読み取り、契約書管理に必要な情報の抽出へ利用できます。大量の契約書を1件ずつ確認しながら、すべての項目を手入力する作業の削減につながります。

契約書管理サービスによって、抽出できる項目や処理方法は異なります。契約先や契約期間などを自動で読み取れるサービスもあるため、自社で台帳入力にどの程度の工数がかかっているかを踏まえて選ぶことが大切です。抽出結果の確認や補正については、「スキャン品質と登録情報の精度」でまとめて解説します。

契約書管理システムへの登録

電子化したPDFは、契約書管理システムへ登録し、検索や期限管理に必要な情報とひも付けます。管理項目としては、契約書名、契約相手、契約締結日、契約開始日・終了日、担当部署、自動更新の有無などが代表的です。

重要なのは、担当者ごとに登録方法を変えないことです。入力ルールが統一されていないと、表記の違いによって検索から漏れたり、管理に必要な情報が不足したりします。現在Excelで契約台帳を作成している場合も、既存項目をそのまま移すのではなく、今後の検索や更新管理に必要な情報を見直したうえで登録項目を決めると、電子化後の運用につなげやすくなります。

契約書を電子化するメリット

紙契約書を適切に電子化すると、保管スペースを見直せるだけでなく、契約書を探す作業や期限管理にかかる負担の軽減にもつながります。契約書管理システムと組み合わせれば、複数部署での利用にも活用できます。主なメリットを見ていきましょう。

契約書検索の効率化

紙契約書は、保管場所が分かっていてもキャビネットや保存箱の中から該当書類を探さなければなりません。複数の部署や拠点で保管している場合は、担当者へ所在を確認する作業も発生します。

電子化した契約書に契約先や締結日などの情報を登録しておけば、条件を指定して対象の契約書を検索できます。全文検索に対応したシステムなら、契約書名が分からない場合でも、本文に含まれる言葉から候補を探せます。契約書の所在を担当者の記憶だけに頼らない運用へ切り替えられる点は、電子化する大きなメリットです。

保管スペースと管理コストの削減

紙契約書が増えると、キャビネットや書庫、保存箱などの保管場所が必要になります。契約期間や法令上の保存期間が長い書類が積み重なるほど、オフィス内のスペースを圧迫します。

電子化によって紙原本を日常的に取り出す必要がなくなれば、社内の書庫を縮小したり、原本を外部の保管サービスへ移したりする選択肢が生まれます。契約書を探す時間や台帳への手入力など、管理作業にかかる工数も見直せるでしょう。ただし、紙原本を保管する必要がある場合もあるため、電子化したからといって必ず保管スペースが不要になるわけではありません。

契約期限と更新時期の管理

電子化した契約書に契約期間や更新条件などの情報を登録すると、期限管理へ活用できます。Excelで管理している場合は、担当者が期限を確認して対象契約を抽出する運用になりやすく、件数が増えるほど確認作業も増えていきます。

期限通知に対応した契約書管理システムであれば、契約終了日や自動更新日などをもとに、対応が必要な契約を確認できます。PDFと管理情報を同じ環境で参照できれば、更新判断のたびに紙原本を探す必要もありません。更新期限の見落としを減らすには、電子化だけで終わらせず、期限情報を正しく登録し、変更時に更新する運用も欠かせません。

複数部署での情報共有

営業、法務、総務などがそれぞれ契約書を保管していると、別部署が内容を確認するたびに問い合わせが発生します。紙原本を受け渡す運用では、誰が持ち出しているか分からなくなったり、返却に時間がかかったりすることもあります。

電子化した契約書を共通の管理環境へ集約すれば、必要な部署の担当者が同じ契約情報を確認できます。離れた拠点へ紙原本を郵送する必要も減るため、社内での情報共有を効率化できます。なお、誰がどの契約書を閲覧できる状態にするかは別途設計が必要なため、アクセス権限については注意点で詳しく解説します。

契約書を電子化する際の注意点

契約書の電子化では、作業の速さだけを優先すると、保存要件やデータの品質、情報管理に問題が残ります。特に税法上保存が必要な契約書については、紙をスキャンしただけで原本を自由に廃棄できるとは限りません。電子化後の運用も含め、注意したいポイントを押さえておきましょう。

電子帳簿保存法と紙原本の扱い

税法上保存が必要な契約書を紙で作成・受領し、紙保存に代えてデータで保存する場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存に関する要件を確認する必要があります。一方、所得税・法人税上の保存義務者が電子取引で契約書などの取引情報を授受した場合は、電子取引データとして保存するルールが適用されます。

スキャナ保存の要件を満たした国税関係書類については、スキャン後に紙とデータの最低限の同等確認を行えば、一定の場合を除いて紙原本を廃棄できます。ただし、過去に作成・受領した契約書を税法上の紙保存からスキャナ保存へ切り替える場合は、書類の区分によって過去分重要書類に関する届出が必要になることがあります。

また、税法上の要件を満たしていても、契約内容や他の法令、社内規程、証拠保全などの理由から原本を残すケースがあります。管理用のPDFを作成することと、法令上の紙保存をデータ保存へ置き換えることは分けて考え、原本を廃棄する前に保存方針を確認しましょう。

スキャン品質と登録情報の精度

契約書を電子化しても、文字が読めない、ページが抜けている、OCRやAIで誤った情報が登録されている状態では、管理データとして十分に活用できません。特に大量の契約書を短期間で電子化するときは、処理件数が増えるほど確認作業の負担も大きくなります。

スキャン後はページ数や文字の見え方を確認し、元の契約書とPDFが一致しているかを確かめましょう。OCRやAIで契約情報を抽出した場合も、契約期間や自動更新など重要な項目は原文と照合します。誰が確認し、誤りがあった場合にどのように修正するかまで決めておくと、登録情報の品質を保てます。

閲覧権限とセキュリティ設定

契約書には、取引条件や価格、個人情報、秘密保持に関わる内容など、閲覧者を限定した方がよい情報が含まれます。紙契約書を電子化して共有環境へ移す場合は、保存場所だけでなく、誰が閲覧・編集・ダウンロードできるのかを決める必要があります。

契約書管理システムを利用する際は、部署や利用者ごとに閲覧範囲を設定できるか、操作できる内容を分けられるかなどを確認しましょう。退職や異動の際に権限を変更・削除する運用も欠かせません。電子化によって利便性を高める一方で、必要以上の利用者が契約情報へアクセスできない状態を保つことが重要です。

契約書の電子化を自社で行うか外注するか

契約書の電子化には、自社の複合機や契約書管理システムを使って進める方法と、スキャンやデータ登録を外部へ委託する方法があります。どちらが適しているかは、契約書の量や社内で確保できる人員、電子化後に必要な管理業務によって異なります。自社の状況に合った方法を選びましょう。

自社対応が向くケース

自社対応は、電子化する契約書の件数が少なく、担当者がスキャンや登録作業に十分な時間を確保できる場合に向いています。すでに複合機や文書管理環境があり、ファイル名や管理項目などのルールが整っている企業も進めやすいでしょう。

一方、契約書の件数が多いと、紙の整理、スキャン、情報登録、確認・補正などに相応の時間がかかります。自社で進める場合は、機器やシステムの費用だけでなく、担当者が電子化へ割く作業時間も含めて検討することが大切です。通常業務と両立しにくいほど作業量が多い場合は、外部委託との比較も必要になります。

外部委託が向くケース

大量の紙契約書を短期間で電子化したい場合や、社内で作業時間を確保できない場合は、外部委託も有力な選択肢です。サービスによっては、契約書を箱にまとめた状態で預け、スキャンから管理情報の登録まで一括して依頼できます。

電子化した後も紙原本を残す企業では、原本保管まで対応しているかも確認したいポイントです。電子化、システムへの登録、原本保管を別々の事業者へ依頼すると、管理先や問い合わせ窓口も増えます。電子化から原本保管までまとめて任せたい場合は、各サービスが対応する業務範囲を比較して選びましょう。

外注先を選ぶ際の比較項目

契約書の電子化を外注する際は、料金だけでなく、依頼できる作業範囲や電子化後の管理方法まで比較します。特に大量の契約書を預ける場合は、回収からデータ化、登録、原本の扱いまで確認しておくと、導入後の認識違いを防げます。

自社で負担になっている工程を明確にしてから比較すると、必要なサービスを選びやすくなります。スキャンだけを依頼したいのか、台帳作成や原本保管まで任せたいのかを事前に決めておくことがポイントです。

代表的な契約書管理サービス

契約書管理サービスには、締結済み契約書の管理を中心とするものから、契約書の相談・審査・締結まで幅広く支援するものまであります。紙契約書の電子化を目的とする場合は、システム機能だけでなく、スキャンや管理情報の登録、原本保管まで対応しているかも確認しましょう。

サービスによって対応範囲や料金体系は異なります。紙契約書が大量に残っている場合は、管理システムの機能だけでなく、自社で負担となっている電子化作業をどこまで任せられるかという観点でも比較しましょう。

契約書管理システム コンパスでは、紙契約書の回収、スキャン、管理情報の登録、原本保管までまとめて依頼できます。電子契約で締結した契約書と紙契約書を同じ環境で管理したい場合や、過去の契約書を自社で電子化する時間を確保できない場合にも活用できます。

契約書の電子化に関するよくある質問

契約書の電子化では、過去に締結した書類の扱いや、電子契約書との管理方法について疑問が生じることがあります。本文で解説した内容を踏まえ、導入前に確認しておきたいポイントを簡潔に紹介します。

過去の紙契約書もまとめて電子化できますか？

過去に締結した紙契約書も、管理用データとしてスキャン・電子化できます。ただし、税法上保存が必要な紙契約書を廃棄してスキャナ保存へ切り替える場合は、電子帳簿保存法の要件や、過去分重要書類に関する届出の対象となるかを確認する必要があります。

契約書のスキャンは自社で行うべきですか、外部に依頼すべきですか？

契約書の件数と社内で確保できる作業時間によって判断が変わります。件数が少なければ自社で対応できますが、書庫に数千件単位の契約書がある場合、ページの抜けや向きの確認、管理情報の入力まで含めると大きな負担になります。

契約書の回収からスキャン、データ登録、原本保管まで対応する外部サービスもあります。どこまで依頼できるのか、電子化後の原本をどう扱うのかを含めて比較し、自社の体制に合った方法を選びましょう。

契約書はいつまで保管する必要がありますか？

契約書の保存期間は、法人税法や会社法などの法令に基づいて定められており、書類の種類や自社の状況によって異なります。契約が終了した後も一定期間の保存が必要になるため、終了と同時に廃棄しない運用にしておくことが大切です。

自社に必要な保存期間は、税理士や弁護士など専門家に確認したうえで社内ルールとして定めましょう。契約書管理システムで契約終了日を管理していれば、保存期間が経過した契約書を把握しやすくなります。

電子化した契約書と電子契約書は一緒に管理できますか？

紙から電子化した契約書と、電子契約サービスで締結した契約書を一元管理できるシステムがあります。対応する電子契約サービスや連携方法は製品によって異なるため、自社で利用しているサービスとの連携可否を導入前に確認しましょう。

まとめ | 契約書の電子化は管理方法まで見直すことが重要

契約書の電子化では、紙をスキャンしてPDFにするだけでなく、契約先や契約期間などの情報とひも付け、必要な契約書を検索・管理できる状態にすることが重要です。電子帳簿保存法などの保存要件や紙原本の扱い、閲覧権限についても、電子化を始める前に社内ルールを決めておきましょう。

契約書の件数が少なければ自社でも進められますが、大量の書類を短期間で処理する場合は外部委託も選択肢になります。契約書管理システム コンパスでは、紙契約書のスキャンからAIによる管理情報の抽出、期限管理、原本保管まで対応しています。紙と電子の契約書をまとめて管理したい場合は、ぜひご検討ください。

おすすめサービスはこちら