オフィスの書類を外部に預けたいものの、書類保管サービスとトランクルームのどちらを選べばよいのか迷っていませんか。どちらも書類を社外に保管できる方法ですが、管理方法やセキュリティ、取り出しやすさ、廃棄対応には違いがあります。
書類を安全に管理したい場合と、スペース確保を重視したい場合では、適した保管方法も変わります。選び方を誤ると、必要な書類を探す手間が増えたり、機密書類の管理に不安が残ったりします。
この記事では、オフィス書類を外部に預ける方法として、書類保管サービスとトランクルームの違いを比較します。それぞれが向いているケースや、外部保管先を判断するポイントも紹介しますので、自社に合う保管方法を検討する際の参考にしてください。

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オフィスの書類を外部に預ける主な方法

オフィスの書類を外部に預ける方法には、大きく分けて書類保管サービスとトランクルームがあります。どちらも社外に保管場所を確保できる点は共通していますが、管理を任せられる範囲や取り出し方法は異なります。まずは、それぞれの基本的な特徴を押さえておきましょう。

書類保管サービス

書類保管サービスは、法人の書類を専用の保管環境で預かるサービスです。契約書や帳票、請求書、社内資料などを社外で保管し、必要に応じて取り出しや配送を依頼できます。
トランクルームとの大きな違いは、単にスペースを借りるのではなく、書類の管理を前提にした仕組みが用意されている点です。サービスによっては、Web上で保管状況を確認したり、必要な書類を依頼したり、廃棄やデータ化について相談できたりします。
そのため、機密性の高い書類や、後から探す可能性がある書類を外部に預けたい企業に向いています。書類の量が増えて社内管理が難しくなっている場合や、担当者の管理負担を減らしたい場合にも検討しやすい方法です。

トランクルーム

トランクルームは、書類や備品などを保管するスペースを借りるサービスです。法人利用では、使用頻度の低い書類や販促物、什器、サンプル品などを一時的に預ける目的で使われます。
書類保管サービスと比べると、管理は利用者側で行うのが基本です。どの箱にどの書類が入っているか、いつ取り出すか、保存期限を過ぎた書類をどう処分するかは、自社で把握しておく必要があります。
一方で、書類以外の物品もまとめて預けやすい点はメリットです。オフィス移転やレイアウト変更、短期的なスペース不足など、書類と備品を一時的に外部へ移したい場面では選択肢になります。

社内保管との違い

社内保管は、必要な書類をすぐに確認しやすい一方で、保管スペースや管理の手間が増えやすい方法です。キャビネットや書庫に書類が増え続けると、執務スペースを圧迫し、必要な書類を探す時間も長くなります。
外部保管を利用すると、使用頻度の低い書類を社外へ移せるため、オフィス内を整理できます。ただし、取り出し方法や管理ルールを事前に決めておかなければ、後から確認に時間がかかります。
社内保管、書類保管サービス、トランクルームは、それぞれ向いている場面が異なります。日常的に使う書類は社内に残し、長期保管が必要な書類や使用頻度の低い書類は外部保管に回すなど、書類の使い方に応じて分けることが重要です。

書類保管サービスとトランクルームの違い

書類保管サービスとトランクルームは、どちらも社外に書類を置ける方法ですが、比較すべき点は保管場所だけではありません。管理方法、セキュリティ、取り出しやすさ、料金体系などを見比べることで、自社に合う方法を判断できます。まず全体像を表で整理します。

保管対象と管理方法の違い

書類保管サービスは、法人の書類を管理することを前提にしたサービスです。箱単位や文書単位で預けられ、管理台帳やWebシステムを使って、どの書類を預けているか確認できるサービスもあります。
一方、トランクルームはスペースを借りるサービスのため、保管対象は書類に限られません。備品や什器、販促物なども預けやすい反面、書類の中身や保存期限の管理は自社で行う必要があります。
書類を「預けるだけ」でよいのか、「預けた後も管理しやすくしたい」のかによって、選ぶべき方法は変わります。書類ごとの管理や後からの検索を重視する場合は、書類保管サービスの方が運用しやすいでしょう。

セキュリティと保管環境の違い

機密性の高い書類を預ける場合は、保管環境やセキュリティ体制を確認する必要があります。書類保管サービスでは、法人書類の管理を前提に、入退室管理や保管環境、配送時の対応などを整えているサービスがあります。
トランクルームにも、屋内型や防犯設備を備えた施設があります。ただし、施設ごとに管理体制が異なるため、契約前にセキュリティ設備や入室方法、管理者の有無を確認しておきましょう。
特に、個人情報や契約情報、取引先情報を含む書類は、紛失や漏洩が起きた場合の影響が大きくなります。費用だけで判断せず、どのような書類を預けるのかを踏まえて保管環境を選びましょう。

取り出しや検索のしやすさの違い

書類保管サービスでは、Web上で保管状況を確認したり、必要な書類の配送を依頼したりできます。書類のデータ化に対応しているサービスなら、紙原本を取り寄せずに内容を確認できます。
トランクルームの場合、基本的には自社で現地へ行き、必要な箱や書類を探して取り出します。24時間利用できる施設もありますが、利用可能時間や予約の有無は施設によって異なります。
取り出しや検索のしやすさは、書類の利用頻度に大きく関わります。頻繁に確認する書類を外部に預ける場合は、取り出しの手間や確認方法を事前に想定しておきましょう。

料金体系と運用負担の違い

書類保管サービスは、箱数や保管量、入出庫、配送、データ化、廃棄対応などによって料金が変わります。保管だけでなく、管理や取り出しに関する費用も含めて確認することが重要です。
トランクルームは、スペースの広さや立地、設備によって料金が決まることが一般的です。書類の量が多く、ほとんど取り出さない場合は、スペース単位で借りる方が分かりやすいケースもあります。
ただし、料金だけで比較すると、管理負担を見落としやすくなります。トランクルームでは出し入れや箱の管理を自社で行うため、移動時間や担当者の作業負担も含めて判断しましょう。

書類保管サービスを選んだ方がよいケース

書類保管サービスは、書類を安全に保管しながら、必要に応じて取り出しや管理を行いたい企業に向いています。トランクルームと比べて書類の管理に特化した機能を利用できるため、機密性や検索性を重視する場合に検討しやすい方法です。

機密性の高い書類が多い場合

契約書、顧客情報、従業員情報、取引先情報など、機密性の高い書類を預ける場合は、書類保管サービスが向いています。保管場所だけでなく、入退室管理や配送時の取り扱い、廃棄時の対応まで確認できるサービスを選びましょう。
機密書類を外部に預ける場合は、費用の安さだけでなく、情報漏洩や紛失を防ぐための管理体制を重視することが重要です。

必要書類を探す機会が多い場合

保管中の書類を後から確認する機会が多い場合も、書類保管サービスが向いています。Web上で管理できるサービスや、書類単位での取り出し、必要書類のデータ化に対応しているサービスなら、確認作業を進めやすくなります。
トランクルームでは、自社で現地へ行き、保管箱の中から必要な書類を探す必要があります。閲覧頻度が高い書類を大量に預けると、取り出しのたびに時間や移動の負担が発生します。
外部保管を検討する際は、書類を「どれだけ預けるか」だけでなく、「どれくらいの頻度で確認するか」も考えておきましょう。必要書類を探す機会が多い企業では、検索性や取り出しやすさが重要な判断材料になります。

廃棄やデータ化も相談したい場合

書類の保管だけでなく、保存期限後の廃棄や一部書類のデータ化まで相談したい場合は、書類保管サービスが選択肢になります。保管中の書類を必要に応じてデータ化したり、廃棄手配を相談できたりするサービスもあります。
利用前には、どこまで依頼できるのか、廃棄証明書の発行に対応しているのか、データ化の形式や納期はどうかを確認しておきましょう。

トランクルームを選んでもよいケース

トランクルームは、書類専用の管理機能までは必要ないものの、社外に保管スペースを確保したい場合に選択肢となります。特に、閲覧頻度が低い書類や書類以外の備品をまとめて預けたい場合は、条件次第で使いやすい方法です。

閲覧頻度が低い書類の一時保管

ほとんど閲覧しない書類を一定期間だけ預けたい場合は、トランクルームが選択肢になります。例えば、オフィス移転やレイアウト変更、社内工事などで、一時的に書類を社外へ移したい場合です。
このような場合、書類を細かく検索する必要が少なく、箱単位で保管できれば十分なこともあります。スペース単位で借りられるため、書類量がまとまっていれば費用感も把握しやすくなります。
ただし、長期的に預ける場合は、箱の中身や保存期限を自社で管理し続ける必要があります。後から何を預けたのか分からなくならないよう、台帳やラベルを整えておきましょう。

書類以外の備品も預けたい場合

トランクルームは、書類だけでなく、備品や什器、販促物、サンプル品などもまとめて預けたい場合に向いています。書類保管サービスは書類管理を前提にしているため、書類以外の物品には対応していない場合があります。
例えば、イベント用品や季節備品、使わなくなったオフィス用品などをまとめて保管したい場合は、トランクルームの方が使いやすくなります。書類と備品を一緒に移動させたい場面でも、保管スペースとして利用しやすいでしょう。
一方で、書類と物品をまとめて預けると、必要な書類を探しにくくなります。機密性の高い書類や、後から確認する可能性がある書類は、備品とは分けて管理することをおすすめします。

自社で出し入れを管理できる場合

自社で出し入れを管理できる体制がある場合も、トランクルームを選択肢にできます。担当者が定期的に保管状況を確認でき、どの書類をどの箱に入れたかを台帳で管理できるなら、運用しやすくなります。
ただし、担当者が変わったときに管理方法が引き継がれていないと、どこに何があるのか分からなくなります。トランクルームを利用する場合は、保管ルールを担当者個人に任せすぎないことが重要です。
利用開始前には、書類の分類方法、ラベルの付け方、持ち出しルール、廃棄判断の流れを決めておきましょう。自社で管理できる範囲が明確であれば、トランクルームも現実的な選択肢になります。

オフィス書類の外部保管先を判断するポイント

書類保管サービスとトランクルームで迷う場合は、料金だけでなく、書類の内容や利用頻度、管理を任せたい範囲まで整理することが重要です。選ぶ前に自社の状況を確認しておくと、外部保管後の使いにくさを防げます。

書類の種類と機密性

預ける書類の種類と機密性を確認しておきましょう。社内資料や過去の一般的な控え資料など、閲覧頻度が低く機密性も高くない書類であれば、トランクルームを選べる場合もあります。ただし、書類の内容を十分に確認せずにまとめて預けると、後から管理しにくくなります。
外部保管先を選ぶ前に、預ける書類を機密性の高い書類、長期保存が必要な書類、一定期間だけ保管すればよい書類に分けることで、適した保管方法を判断できます。

取り出し頻度と確認方法

外部に預けた書類をどのくらいの頻度で確認するかも、重要な判断材料です。ほとんど確認しない書類であれば、箱単位で保管する方法でも運用できます。
一方、契約内容や過去の取引資料など、業務中に確認する機会がある書類は、取り出し方法や検索性を重視しましょう。毎回現地に行って探す必要があると、担当者の負担が大きくなります。
紙原本が必要なのか、データで確認できればよいのかも事前に考えておきましょう。確認頻度が高い書類は、書類保管サービスやデータ化に対応した方法を選ぶことで、日常業務への影響を抑えられます。

書類以外の保管物の有無

書類だけを預けるのか、備品や販促物なども一緒に預けたいのかによって、適した方法は変わります。書類専用の管理を重視するなら書類保管サービス、物品も含めた保管スペースを確保したいならトランクルームが選択肢です。
例えば、オフィス移転や一時的なレイアウト変更では、書類と一緒に備品や什器を保管したい場面があります。その場合は、トランクルームの方が柔軟に使えます。
ただし、書類と物品を混在させる場合は、書類の紛失や取り出しにくさに注意が必要です。機密性の高い書類や、後から確認する可能性がある書類は、物品とは分けて保管する方が管理しやすくなります。

管理を任せたい範囲

外部保管先を選ぶ際は、保管場所だけを確保できればよいのか、書類の取り出しや検索、廃棄、データ化まで相談したいのかによって、選ぶべきサービスは変わります。
担当者の手間を減らしたい場合や、保存期限後の処理まで考えたい場合は、管理をどこまで任せられるかを確認しておきましょう。外部保管は、預けた後の運用まで考えて選ぶことが重要です。

まとめ｜書類保管サービスとトランクルームは管理方法の違いで選ぶ

オフィスの書類を外部に預ける方法には、書類保管サービスとトランクルームがあります。書類の管理をどこまで任せたいかによって、適した選択肢は変わります。
機密性の高い書類を預けたい場合や、必要な書類を探しやすくしたい場合、廃棄やデータ化まで相談したい場合は、書類保管サービスが向いています。一方で、閲覧頻度が低い書類や備品を一時的に預けたい場合は、トランクルームを選んでもよいでしょう。
書類の種類や利用頻度、管理を任せたい範囲を整理し、自社に合う外部保管先を選ぶことが重要です。
書類保管サービスを検討している場合は、ショコへお気軽にご相談ください。

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オフィス書類の外部保管に関するよくある質問（FAQ）

オフィス書類の外部保管の検討時によく寄せられる質問をまとめました。トランクルームへの書類保管の可否や料金比較など、疑問解消にご活用ください。

Q. トランクルームに会社の書類を預けても問題ありませんか？

A. 預けられる場合もありますが、保管できる物品や利用条件は施設ごとに異なるため契約前に確認が必要です。書類の中身や保存期限は自社管理になるため、管理を続けられるかが重要です。不安があれば書類保管サービスも比較しましょう。

Q. 書類保管サービスとトランクルームはどちらが安いですか？

A. 検討しているエリアの坪単価にもよりますが、月額費用だけならトランクルームが安く見える場合があります。ただし書類保管サービスには含まれている入出庫やデータ化、廃棄に関わる工数は目に付きにくいため、保管料だけでなく運用にかかる社内工数まで含めて比較することが重要です。

Q. 書類と備品をまとめて預けたい場合はどちらが向いていますか？

A. 必ずまとめて預ける必要があるのであれば、トランクルームが選択肢になりやすいです。トランクルームであれば什器や販促物などもまとめて保管できますが、保管場所のセキュリティ面や、管理方法が異なる書類と備品が混在することにより、管理不能状態に陥る懸念があります。長期保管の書類や契約書などは書類保管サービス、什器はトランクルームと使い分ける方法もあります。