年々増え続ける紙の書類や文書の保管に、頭を悩ませている企業は少なくありません。電子化が進む一方で、契約書や請求書、機密文書など、原本のまま保管が必要な書類は今も多く存在します。
書類を社内に置き続けると、保管スペースの圧迫だけでなく、必要な書類を探す手間や保存期限後の廃棄管理も負担になります。こうした課題の解決策として検討されているのが、法人向けの書類保管サービスです。
この記事では、書類保管サービスの基本や導入目的、選び方のポイントを解説しながら、おすすめの法人向け書類保管サービス6社を紹介します。自社に合うサービスを比較したい方は、ぜひ参考にしてください。

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書類保管サービスとは？

書類保管サービスとは、企業が保有する紙の書類や重要文書を、外部の専門業者に預けて管理する法人向けサービスです。契約書や請求書、帳票、人事・会計関連書類など、社内で保管し続けるとスペースや管理工数が大きくなりやすい書類の保管に活用されています。
サービスによっては、保管だけでなく、入出庫の依頼、保管期限の管理、必要書類のデータ化、不要書類の廃棄相談などに対応しています。対応範囲はサービスごとに異なるため、利用前に確認が必要です。
書類保管サービスを利用すると、オフィススペースの有効活用や書類管理業務の見直しにつながります。単に書類を預けるだけでなく、必要なときに取り出せるか、廃棄まで相談できるかなど、運用面まで含めて検討することが重要です。

書類保管サービスを導入する主な目的

書類保管サービスを導入する目的は、保管場所の確保だけではありません。必要書類の検索性を高め、管理作業を減らし、保存期間後の廃棄を進めやすくすることも重要な目的です。ここでは、法人が書類保管サービスを検討する主な理由を紹介します。

保管スペースの削減

契約書や会計書類、過去の取引資料などは、すぐに廃棄できないものも多く、社内に保管し続けるとキャビネットや書庫、倉庫スペースが徐々に不足します。
書類保管サービスを利用すると、使用頻度の低い書類を外部に移し、社内には日常的に使う書類を中心に残せます。ただし、外部に預ける書類と社内に残す書類を分けずに依頼すると、後から必要な書類を探しにくくなります。導入前に書類の利用頻度や保存目的を確認しておきましょう。

必要書類の検索性向上

紙書類の管理で負担になりやすいのが、必要な書類を探す作業です。保管場所やファイル名、箱の中身が担当者しか分からない状態では、確認作業に時間がかかります。
検索性を高めるには、外部保管そのものよりも、預ける前に書類名や年度、部署名、保管期限などをそろえておくことが重要です。特に複数部署で書類を扱う企業では、管理ルールをそろえることで属人的な運用を減らせます。

書類管理業務の効率化

書類の整理、保管場所の管理、取り出し対応、廃棄手配などは、担当者にとって負担の大きい業務です。通常業務と並行していると、書類整理が後回しになり、保管状況が分かりにくくなります。
書類保管サービスを利用すると、保管場所の管理や入出庫対応の一部を外部に任せられ、社内担当者の作業を減らせます。ただし、すべてを外部に任せれば自動的に効率化できるわけではありません。社内で依頼ルールや承認フローを決めておくことで、導入後の運用が安定します。

保存期間や廃棄管理への対応

企業が保有する書類には、法令や社内規程により一定期間の保存が必要なものがあります。一方で、保存期間を過ぎた書類を残し続けると、保管スペースを圧迫し、不要な情報を抱えた状態になります。
書類保管サービスの中には、保管期限の管理や廃棄依頼に対応しているものがあります。廃棄証明書の発行に対応していれば、監査や社内確認の際に処理記録を残せます。廃棄を進める際は、社内の管理部門や専門家にも確認しながら、誤って必要書類を処分しない体制を整えることが重要です。

書類保管サービスの選び方

書類保管サービスを選ぶ際は、料金だけで判断せず、保管環境やセキュリティ、入出庫のしやすさ、廃棄対応まで確認することが重要です。自社の書類量や利用頻度に合わないサービスを選ぶと、導入後に使いにくさが出ます。比較時に見ておきたいポイントを確認しましょう。

書類・文書のセキュリティ対策

社内文書には、契約情報や顧客情報、人事・会計関連の情報など、外部に漏れてはいけない内容が含まれます。委託先のセキュリティ対策は必ず確認したいポイントです。
確認したい項目は、入退室管理、監視カメラ、保管エリアへのアクセス制限、輸送時の管理体制、利用者ごとの権限設定などです。ISMSなどの認証取得状況も判断材料になります。ただし、認証の有無だけで安全性は判断できません。どのような流れで書類を預かり、誰が取り出し依頼を行えるのかまで確認しておきましょう。

書類・文書の保管環境

書類を長期間保管する場合は、保管環境も重要です。書類専用の保管庫か、一般荷物と混在しないか、防火・防水・耐震などの対策があるかを確認しましょう。
紙書類は湿度や温度の影響を受けます。長期保管が必要な文書や、劣化を避けたい原本を預ける場合は、温湿度管理や保管設備の状況も比較材料になります。また、箱単位で保管するのか、ファイル単位や書類単位で管理できるのかによって、後から取り出す際の手間が変わります。自社の書類の使い方に合う保管方法を選びましょう。

出し入れやデータ化の対応

預けた後に必要な書類をどのように取り出せるかを確認しましょう。依頼方法、対応日数、配送方法、取り出し単位はサービスによって異なります。
頻繁に確認する書類がある場合は、出庫依頼のしやすさや急ぎの対応が可能かが重要です。紙原本を取り寄せるだけでなく、必要な書類をPDF化して確認できるサービスもあります。保管前に、出庫依頼の方法、対応日数、PDF化の可否、急ぎの対応範囲を確認しておくと、導入後の認識違いを防げます。

廃棄サービスと証明書発行

書類は保管するだけでなく、保存期間を過ぎた後の廃棄まで考えて管理する必要があります。保管サービスの中には、不要になった書類の溶解処理や廃棄処理に対応しているものがあります。
廃棄対応を確認する際は、処理方法、証明書の発行可否、廃棄依頼をWEB上で行えるかなどを見ておきましょう。機密書類や個人情報を含む書類を扱う場合は、処理記録を残せるかも重要です。外部サービスを利用する場合でも、廃棄の承認者、依頼方法、証明書の保管方法を社内で決めておくと、誤廃棄や確認漏れを防げます。

料金体系と対応エリア

料金体系は、月額保管料だけでなく、預け入れ、取り出し、再入庫、データ化、廃棄、専用箱の費用まで含めて確認することが重要です。保管料が安く見えても、取り出しや廃棄のたびに費用が発生すると、想定よりコストが高くなります。
対応エリアも確認しておきましょう。全国対応のサービスもあれば、集荷や配送エリアが限定されるサービスもあります。複数拠点で利用する場合は、拠点ごとに同じ運用ができるかも見ておきます。料金比較では、現在の書類量だけでなく、将来的な増加や取り出し頻度も考慮しましょう。長期保管が中心か、頻繁に入出庫するのかによって、向いている料金体系は変わります。

書類保管サービスおすすめ6選

ここでは、法人向けの書類保管サービスを6社紹介します。各サービスには、保管環境、WEB管理、出し入れ対応、データ化、廃棄対応などに違いがあります。自社の書類量や利用頻度、必要な管理範囲と照らし合わせながら確認してみましょう。

書類保管サービス ショコ（SHOKO） / 日本パープル

書類保管サービス ショコ（SHOKO）は、日本パープルが提供する法人向けの書類保管サービスです。書類の保管だけでなく、WEBシステムでの管理、入出庫依頼、廃棄依頼、必要書類のスキャニング依頼などに対応しています。
WEBシステム上で保管文書を確認でき、利用権限の設定にも対応しているため、複数拠点の文書を一元管理したい企業や、部署・担当者ごとの管理を進めたい企業に向いています。
ショコは、保管・データ化・廃棄まで含めて書類管理を見直したい企業に適しています。書類管理のルールが属人化している場合や、複数の業者に分けて依頼している場合は、まとめて相談することで運用を整理できます。
URL

• https://www.mamoru-kun.com/shoko_lp/

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セービングBOX / 大塚商会

セービングBOXは、大塚商会が提供する文書保管サービスです。オフィスの機密文書などを、専用のセキュリティ設備が整った機密文書保管倉庫で保管・管理するサービスとして案内されています。
保存期限が終了し、保管不要となった書類の処分サービスも用意されているため、書類を倉庫に預けて保管スペースを見直したい企業や、保管から処分まで一連の流れで相談したい企業に向いています。ただし、電子化や廃棄などの対応内容、費用、依頼方法は利用条件によって変わります。導入前に、保管箱数や書類の利用頻度、廃棄予定の有無を確認しておきましょう。
URL

• https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/ods/save/solution/savingbox/

スマート書庫 / 三井倉庫

スマート書庫は、三井倉庫グループの書類保管サービスです。WEB上で契約から各種申し込みまで行える点や、1箱から利用できる分かりやすい料金体系が特徴として紹介されています。
専用アプリで文書・書類を管理できるため、少量の書類から外部保管を始めたい企業や、箱単位でシンプルに預けたい企業に向いています。一方で、データ化や廃棄の対応範囲、出庫日数などは事前に確認が必要です。
URL

• https://xn--ruq167cnto080a.com/

書類保管サービス / キーペックス

キーペックスは、文書保管や書類管理に関するサービスを提供している企業です。書類の保管だけでなく、仕分けや整理、電子化、廃棄など、文書管理に関する相談ができる点が特徴です。
保管箱にバーコードを貼付して所在を分かりやすくする仕組みも用意されており、書類を単に預けるだけでなく、社内の文書管理ルールを見直したい企業や、保管前の整理から相談したい企業に向いています。利用前には、保管単位やデータ化対応、廃棄時の流れを確認しておきましょう。
URL

• https://www.keepex.co.jp/hokan/

丸八倉庫

丸八倉庫は、文書保管や配送、PDF化、機密文書抹消サービスなどを提供している企業です。WEBシステムで預け入れや取り出しを行えるほか、文書箱を機密文書専用倉庫で保管するサービスを案内しています。
条件により最短翌営業日の配送に対応し、箱単位でのPDF化やWEB閲覧、開封せずに溶解処理を行う機密文書抹消サービスにも対応しています。文書保管だけでなく、PDF化や廃棄証明書の発行まで確認したい企業に向いています。書類の利用頻度や廃棄予定がある場合は、WEBシステム上でどこまで管理できるかを確認しておきましょう。
URL

• https://www.maru8.co.jp/service-1.html

書類保管サービス / 寺田倉庫

寺田倉庫の書類保管サービスは、WEB管理システムや配送対応、全国対応などを特徴とする法人向けサービスです。24時間WEBで在庫管理や各種依頼ができることが案内されています。
当日11:00までのオーダーで最短当日午後に保管品を届けられる場合があり、急ぎで原本を確認したい企業にも向いています。専門オペレーターによるサポートや全国対応が可能な点も特徴です。利用前には、対応エリアや集配送条件、費用、書類単位での管理可否などを確認しておきましょう。
URL

• https://www.terrada.co.jp/document/service/storage/

書類保管サービスを選ぶ際の比較表

書類保管サービスは、各社で対応範囲や強みが異なります。サービス紹介だけでは違いが分かりにくいため、比較表で確認しておくと選びやすくなります。
実際に導入する際は、最新の料金や対応条件を各社公式サイトで確認してください。

書類保管サービスに関するよくある質問（FAQ）

書類保管サービスの検討時によく寄せられる質問をまとめました。少量利用や書類ごとの保管方法、既存サービスからの切り替えなど、導入前の疑問解消にご活用ください。

Q. 書類保管サービスは少量の書類でも利用できますか？

A. サービスによります。1箱から利用できるものもあれば、一定数以上の保管を前提とするものもあります。最低利用箱数や入出庫費用を確認し、今後の書類増加に追加対応できるかも見ておくと、切り替えを減らせます。

Q. よく使う書類と長期保管の書類は分けて預けられますか？

A. サービスによります。必要なときに必要な形で書類が届くかどうか、注文に用いる管理システムの機能は十分かどうかを確認しましょう。検討する際に長期保管する書類、頻繁に取り出す書類、データ化したい書類などの分類を確認しておくと、サービスの比較検討がしやすくなるほか、実際に導入する際もスムーズになります。

Q. 書類保管サービスを切り替える際は何を確認すべきですか？

A. 保管箱数、書類の種類、保存期限、取り出し頻度、廃棄予定を整理します。現サービスの出庫費用や、管理台帳・箱番号情報を引き継げるかも要確認です。切り替えを機に不要書類を洗い出すと、保管量を減らせます。

まとめ｜書類保管サービスは保管環境と運用しやすさで選ぶことが重要

書類保管サービスは、紙書類を安全に保管するだけでなく、必要書類の検索性向上や保管スペースの削減、保存期間後の廃棄管理にも役立ちます。ただし、サービスごとに保管環境、入出庫対応、データ化、廃棄サービス、料金体系が異なるため、自社の書類量や利用頻度に合わせて比較する必要があります。
特に法人利用では、セキュリティ対策や保管環境だけでなく、必要なときに取り出しやすいか、保存期限後の廃棄まで相談できるかも重要です。導入前には、預けたい書類の種類や保管期間、取り出し頻度を整理しておきましょう。
書類の保管・データ化・廃棄までまとめて相談したい場合は、書類保管サービス ショコ（SHOKO） / 日本パープルへご相談ください。現在の保管状況や書類量を確認しながら、社内に合う書類管理の方法を一緒に考えていきます。

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