2022年7月13日 文書管理

電子契約サービスの選定方法とおすすめサービス5選

企業のDX推進がますます求められ法規制も緩和されるなか、電子契約書サービスへの関心が高まっています。各企業がサービスを展開し市場全体が活発化していますが、機能が多様でどれを選べば良いかわからないという担当者の方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、電子契約サービスを選定する際のポイントとおすすめ電子契約サービスを5つ紹介します。

電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、契約書締結のプロセスをすべてWeb上で完結させることができるシステムのことを言います。従来、書面契約では契約者本人が契約したことを証明するため、書類に押印・サインを行っていました。重要な契約の際は印鑑証明を持参し、その印鑑が法人や本人のものであることを証明してから押印します。

一方、電子契約では電子データを用いて契約を締結します。印鑑の代わりに電子署名を利用することで、本人であることを証明します。電子契約は対面による契約業務が不要のため、契約のスピードアップやこれまで不可能だった部署の在宅ワークを可能にするなど多くのメリットあり、導入する企業が増えているのです。

電子契約書は一見脆弱に見えますが、ほとんどのシステムで改ざん防止対策がとられています。セキュリティ対策の確認は事前のチェックポイントとして必須ですが、その他に付随する機能を比較してサービスを選ぶと良いでしょう。

選定ポイント

今回は、選定する際のポイントを4つに絞って解説します。

1. 利用方法の簡単さ

せっかく業務効率化のために導入したにもかかわらず、複雑な操作に時間がかかってしまっては意味がありません。操作画面が見やすいことは当然として、自動抽出機能やAIサポートがあると契約業務がスムーズになるでしょう。また、料金やプランが明瞭であることも導入の実効性につながるため、選定のポイントとして挙げられます。

2.紙と電子の一元管理

電子契約サービスを導入すると、これまでの紙の契約書はどのように処理すべきかという問題が発生します。紙と電子の二重管理は抜け漏れのリスクが高く、できれば避けたいものです。紙と電子の両方のデータを一元管理できる機能がついているサービスを選ぶことで、サービス導入時の課題が解消されるでしょう。

3.自社に必要な機能があるか

機能が多ければ多いほど便利かもしれませんが、企業によっては不要なサービスが含まれているケースも多くあります。サービスが多いからこそ仕様が複雑で、使いこなせず不便になってしまうといった懸念点も。

電子契約を導入するにあたって最も重要なのは、自社に必要な機能が何かを明確にすることです。電子契約システム以外のどのような機能が必要かは、サービス導入後の運用をシミュレーションしてみると良いでしょう。

4.セキュリティ対策

セキュリティ面で確認しておくポイントは、通信が暗号化されているか、電子署名できるか(完全性の担保)、利用者の権限設定ができるかなどです。電子契約は書面契約よりも改ざんのリスクが高まります。あらかじめ可能性のある事故を想定して対策をとっておくことが重要です。

おすすめの電子契約サービス5選

ここでは主要な電子契約サービスを5つピックアップしました。それぞれの特長を見ていきましょう。※下記内容は各サービスの公式URLより参照。

ConPass(コンパス)

文書管理領域で50年の実績がある日本パープルのサービス。契約業務における手間とリスクを削減し、紙と電子の一元管理で業務改善を実現します。一気通貫でサービスが享受できることが特徴といえるでしょう。

特長1)AIサポートによる簡単操作

AIによる契約書管理項目の自動抽出機能があり、業務がスムーズに進むよう設計されています。契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など全10項目が自動で抽出され、管理台帳をタイムリーに作成することができます。

特長2)紙と電子の一元管理

電子契約書だけでなく、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理することができます。さらに、過去の紙契約書のデータ化や原本のセキュリティ保管にも対応しています。

特長3)細かな権限設定

管理フォルダ単位で契約書閲覧権限を設定したり、ユーザーIDごとに操作権限を設定したりすることができます。

公式ウェブサイトURL:https://www.mamoru-kun.com/page/conpass/

GMOサイン

大手GMOグループが運営する、高度なセキュリティ体制が人気のサービスです。

特長1)ニーズに合わせたプラン設定

目的に合わせて追加できるオプションパックや機能があり、必要なサービスのみを利用することができます。また、契約印タイプの送信料が1件110円と比較的安価です。

特長2)部外秘の文書も安心保管

権限設定や閲覧制限で、⼤切な⽂書を確実に管理します。さらに、操作ログやユーザーグループ管理も標準機能です。

特長3)法的にも安心

電子署名には、署名者の本人性を担保する方法として、当事者型・立会人型の2つがあります。GMOサインはあらゆるシーンに対応しています。電子帳簿保存法に準拠しており、「電子署名」と「タイムスタンプ」を活用して法的効果を担保します。

公式ウェブサイトURL:https://www.gmosign.com/

クラウドサイン

130万社以上の導入実績がある弁護士ドットコム株式会社提供のサービスです。

特長1)弁護士がサービス全体を監修

電子署名法に準拠し、適法性、証拠力、印紙税などあらゆる観点でリスクがないか、弁護士がサービス監修のもと運営しています。金融機関や官公庁などにもサービスを提供しており、その安全性が評価されています。

特長2)使いやすく、多機能なプロダクト

紙の契約書もスキャンしてPDF化すれば、すべての契約書を一元管理することができます。AIによる書類の自動入力機能もあり、ITに不慣れな方でも操作しやすい仕様です。

特長3)各社に合わせた導入・運用支援体制

導入検討時の社内資料作成サポートから、導入後の運用までをサポートしています。取引先への説明方法や資料まで用意があり、多くの外部サービスとも連携しています。

公式ウェブサイトURL:https://www.cloudsign.jp/

ドキュサイン

利用国実績180か国以上、世界で利用可能な電子署名サービス。

特長1)あらゆる場所から署名可能

モバイルサイトやアプリを使えば、外出先でも簡単に文書を送信することや署名捺印することができ、スピーディな契約を実現します。

特長2)柔軟な署名・承認フロー

複数の関係者がいる場合に、一人ずつ、同時進行、順番制御なし、といったように文書の回覧方法を柔軟に設定することができます。

特長3)法的有効性

米国のESIGN法やUETA、EUのeIDAS規則に準拠しており、日本においても2000年より正式に認められています。また、すべての文書において完全な監査証跡を自動的に作成し、保存しています。

公式ウェブサイトURL:https://www.docusign.jp/ja-jp/

ContractS CLM

契約ライフサイクル管理(Contract Lifecycle Management=CLM)に最適なサービス。

特長1)最適な契約プロセス構築で効率化

契約詳細に加え、関連する書類や過去のやり取り、担当者などの情報やステータスを可視化することで、契約に関する業務を効率的に行うことが可能です。

特長2)契約業務の無駄をなくしリードタイムを短縮

自社に適した契約プロセスを設計し、契約業務の不必要な工程を省くことができます。プロセスと合わせて相談コメントや契約に関わる書類を一元管理することで、効率的かつ迅速な契約を実現します。

特長3)契約に関わるコンプライアンスリスクを回避

契約プロセス・ステータスを可視化することで、必要な時に契約書や契約状況の確認を行えるようになり、 ビジネス機会の喪失などを防ぎます。

公式ウェブサイトURL:https://www.contracts.co.jp/

自社のニーズに合った電子契約サービス選びが大切

各電子契約サービスには様々な特長があります。電子契約サービス導入を成功させるには、数あるサービスの中から自社のニーズにあったサービスを選ぶことが大切です。今回ご紹介した選定ポイントを参考にしてみてはいかがでしょうか。

カテゴリー: 文書管理
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