2022年6月1日 文書管理
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文書管理と生産性向上の関係を整理する

リモートワークの普及により、多様な働き方を受け入れながら生産性を高めることが企業の課題となっています。こちらの記事では労働生産性を上げるステップの一つとして電子化についてご紹介しましたが、全社で電子化を導入し浸透するまで時間と費用を要します。生産性を向上させるためには他にも様々な手段がありますが、今回は日常業務である文書管理に焦点を当て、生産性向上のポイントを解説します。

文書管理・生産性向上とは?

文書管理とは、「様々な文書(情報)を集約し、適切に管理すること」です。社内には、見積書や契約書のほか、稟議書、請求書、財務表など多岐にわたる文書が存在します。これらの文書を保管しておくだけでなく、使用したいときにすぐに取り出せる状態に保管しておくことが重要です。文書管理が適切に行われていなければ、書類を探す不要な時間が発生したり、誤った書類を持ち出したりしてしまうリスクが発生します。

一方、生産性向上とは、「より少ない経営資源で利益の最大化を目指す」ことを意味します。経営資源とは、資金や人手、物資などで、現状の成果を維持・拡大しつつこれらのコストを最小限に抑えることが求められます。

生産性向上において文書管理はなぜ重要なのか

コクヨが行った調査によると、書類を探す時間は1人あたり年間で約80時間と言われています。しかし、文書管理が適切に行われていればこの時間が不要となり、本来のコアな業務に集中する時間が増やせます。その分、生産性向上に貢献することができるでしょう。文書管理は、企業が生産性を向上するための基本的な手段だと言えます。

また、文書管理は事務職や管理職に限った話ではありません。より効果的に成果を上げるには、社内全体で文書管理をルール化して取り組むことが重要です。

生産性向上のための文書管理のポイント

生産性向上のために文書管理で改善できるポイントは、6つ挙げられます。

検索性

検索性とは、必要な時に欲しい情報を正確に手に入れることのできる状態を言います。普段頻繁に使う資料はすぐに見つけられても、古いものだと探すのに手間取ってしまうという場合は、文書管理が適切だとは言えません。この時、情報は最新の状態である必要があります。

また、リモートワークにおいては普段と異なる環境にあるため、「探す」という単純な作業にも時間がかかってしまうもの。紙の書類、電子データどちらにおいても、探しやすく整理されていることが生産性向上のポイントです。

検索性の向上には、ファイルの保存形式(タイトルや拡張子)を揃えると良いでしょう。

共有性

文書を共有することも生産性の向上につながります。文書の所在をチーム内で共有することで文書を探す時間を省略することができ、さらには文書が不明になるリスクも軽減できます。

また、文書管理における問題で多いのは「当事者が不在で必要な書類が見つからず、探すのに時間がかかった」というケースです。こうした無駄な時間を省くために、文書は共有しやすい状態にする必要があります。具体的な手法として、文書の共有に最適な管理方法に電子化が挙げられます。

アクセス性

リモートワークではそれぞれが遠方で作業するため、そもそも情報にアクセスできないと業務ができません。クラウドに文書を保存するなど、文書のアクセス方法を高め、対策をとっておくことが生産性向上につながると言えるでしょう。

更新性

文書管理においては、使用する文書が最新のものであるか一目で判断できる状態にしておくことが重要です。誤った文書は誤った判断を誘導し、二度手間になったり、最悪の場合は何らかの情報事故につながったりしかねません。管理方法を共有し、常に最新の文書が見られる状態にしておきましょう。

セキュリティ

どんな些細な社内文書・情報も、すべて会社の財産です。重要でないと個人で判断してデスクの上に置いておくと、思わぬ情報漏洩事故に発展する可能性があります。セキュリティ性を高める文書管理をしておくことは、紛失防止や情報漏洩・改ざん防止、ひいては会社を守ることにつながります。特に、個人情報や機密情報を扱う場合は、特に厳重な管理が求められます。重要書類については、保管場所を定めて持ち出しルールを制定しておく必要があるでしょう。

原本管理

文書管理は保管のみならず、廃棄・処分までが含まれます。社内文書は種類によって保管期限が定められていますので、それらを把握して適切に原本を処分しなくてはなりません。

文書管理を効率的に進めるなら外部サービスが有効

上記のようなポイントに取り組むことは生産性向上のための重要な一歩ですが、思い切って外部のサービスを利用することも有効な手段です。多くのサービスは、社内の文書管理の課題や改善点を提案してくれるほか、電子化にも対応しています。特に、社内の書類が多すぎてなかなか文書管理に手をつけられずにいるといった企業にはおすすめです。また、外部に委託することで日常業務への影響も少なく済み、社内だけで進めるよりも短い時間で完結できるでしょう。

文書管理を一気通貫して行う、おすすめの外部サービス

今回は、こうした文書管理における課題解決をサポートする日本パープルのサービス「MAMORU ONE」をおすすめします。

MAMORU ONEは、

・機密抹消サービス

・保管管理サービス

・文書管理サービス

がWEB上で一括操作、管理できる便利なシステムです。

文書の保存形式はPDF以外にもWordやExcel、動画、zipファイルがあり、社内と保管庫の文書を一緒に管理することが可能です。また、「あいまい検索」や保管期限メールといった細かな管理にも対応しています。

データ入力やスキャニングサービスもあり、一気通貫でサービスを受けられることが評価を得ているようです。電子化を一緒に進めたい企業には最適なサービスです。

日本パープルは、これまでに12,000事業所への導入実績を持ち、セキュリティ対策やサポート体制が万全で安心して任せることができると言えるでしょう。ぜひ一度、相談してみてはいかがでしょうか。

日本パープルのMamoru One URL:https://www.mamoru-kun.com/mamoruone/

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