2021年7月28日 文書管理

テレワークにおける文書管理の3つのリスクとは?

テレワークは働く場所に縛られない柔軟な働き方として、技術の進展と時代の流れに即した方法だという認識が広まってきています。メリットが多くある一方、情報漏えいなどのリスクを伴うことは周知の事実。社外に情報を持ち出す際は、細心の注意が必要です。本記事では、テレワークにおける文書管理についての具体的なリスクと対策について解説しています。テレワーク導入や文書管理でお悩みの方は是非参考にしてみてください。

テレワーク時代における文書管理の重要性

社員全員が同じオフィスで働く環境と、それぞれが別の場所で働くテレワーク環境とでは、パソコン設定や使用するネットワーク、データの保管方法など、あらゆる条件が異なります。さらに、社内で仕事が完結するオフィスと違い、テレワークでは各自で情報を持ち出し業務を遂行します。目が届かない場所での仕事は、会社としても管理しづらい側面もあるでしょう。つまり、テレワーク環境はオフィスよりもリスクが発生しやすい環境と言えます。

では、文書管理をきちんと行っていないとどうなるのでしょうか。IPA(情報処理推進機構)が発表した「情報セキュリティ10大脅威 2020」によると、「内部不正による情報漏えい」が情報セキュリティにおける脅威第2位、「不注意による情報漏えい(規則は遵守)」が脅威第7位という結果が出ています。つまり、情報漏えい事故は内部からの発生が多いという事実を表しているのです。会社で扱う文書はすべて機密情報と言っても過言ではないほど、慎重に扱われなければなりません。

テレワークに伴う文書管理のリスク

テレワークに伴う文書管理には具体的にどのようなリスクがあるのでしょうか。ここでは、3つのタイミング(持ち出し時・利用時・廃棄時)に分けて確認していきます。

1.持ち出し時のリスク

文書が社外に持ち出された時点で、すでにあらゆるリスクが発生します。帰宅途中で紛失してしまう、盗まれてしまう、といったリスクが考えられます。これは紙以外の電子端末でも同じことが言えます。書類などは紛失しやすいものとして認識しておくべきでしょう。ただ、そもそもオフィスの書類を社外に持ち出さないことがリスク回避となります。

2.利用時のリスク

文書を自宅保管する際にも十分な注意が必要です。自分では保管場所を決めてきちんと保管していたつもりでも、家族に勝手に処分されてしまったり、汚されてしまったりと、思わぬリスクが潜んでいます。自宅内と言えど、紛失してしまわないよう鍵付きのボックスに保管することなどが最善の策と言えるでしょう。

また、自宅以外の店舗やコワーキングスペースで作業する場合は、より一層の注意が必要です。作業に集中しているうちに、デスクに置いた資料が他者に見られているというケースも。想定外のところから情報が漏えいする可能性があります。

3.廃棄時のリスク

社内では文書の廃棄の際、シュレッダーや溶解などを行っている企業が多いと思いますが、自宅で同じように処分するとなると難しいのではないでしょうか。しかし、家庭ごみとしてシュレッダーせずに捨てるのは、セキュリティ対策として不十分。たとえメモ程度の小さな情報であっても、読めなくなるまで細かく裁断し処分しなければなりません。テレワーク時は、安全に文書廃棄できる環境を事前に準備しておくべきでしょう。

リスクを避けるための大きな2つのポイント

次に、上記のリスクを可能な限り回避するためのポイントを確認していきましょう。

ルール制定と共有

テレワーク導入時には必ず事前のルール策定が必須です。具体的には勤務時間、在宅手当など決めなければならない項目が多々ありますが、そうした勤務条件と同様に文書管理におけるルールを盛り込んでおきましょう。詳細は企業の環境によって異なりますので、自社に合った内容を策定します。

また、それらを社員全員で共有することが大切です。しっかり対策をしているつもりでも、小さなミスからセキュリティ事故は起こり得ます。社員一人ひとりの行動意識が、最も重要なセキュリティ対策と言えるでしょう。理解を深めて自分ごとにするために社内告知だけで終わらせず、研修を行うなどの徹底した対応が効果的です。

電子化

テレワークと一緒に文書の電子化を推進する企業が増えています。そのメリットには、「情報を検索しやすい」「他者と共有しやすい」「保管スペースが不要」などが挙げられますが、「セキュリティ対策がしやすい」といった点も大きなポイントです。ネットワーク上にデータを保管しておくことで、閲覧権限を付与したり、閲覧・編集履歴を残すことができたりするため、トラブルの際に原因究明を行いやすくなります。

また、テレワークのために多くの文書を持ち帰ることは、物理的に手間のかかる作業です。電子データにすれば、好きな時にデータを出し入れでき、持ち帰り忘れもなく、効率的に仕事を進めることができます。

長い間文書管理を行っている人にとっては、電子データに慣れるまで時間がかかるというデメリットはありますが、今後「働き方改革」を推進していくうえで電子化は避けられない流れとなっています。実施するなら少しでも早い方が、企業にとってメリットは大きくなるでしょう。

電子化の外部委託サービス

今、官民挙げて電子化が推進されています。さまざまな媒体で情報が発信されているものの、いざ実施しようとすると何から手をつけていいのか不明だという声も聞かれます。そこで今回は、おすすめの外部サービス(日本パープルの電子化サービス)をご紹介します。文書管理のプロが自社の課題に合わせて解決方法を提案してくれ、文書管理に必要な作業のほとんどを代行してくれる便利なサービスです。

日本パープルの電子化サービス

  • ポイント①:文書のスキャニング・データ入力代行から原本の保管・廃棄までを一括サポート
  • ポイント②:納品形態は各企業の事情に合わせ、CD-RやDVD-R納品、ハードディスク納品、システムアップロードなどが選べる
  • ポイント③:不要な文書は、最新のセキュリティ対策が導入された厳重な保管庫に保管しておける
  • ポイント④:自社に合った書類整理サポートをしてくれる

自社で一から電子化に取り組むにはあまりに時間と労力がかかるため、はじめは外部委託してみるのも効率的な手段の一つです。公式HPから簡単に電子化にかかる料金シミュレーションができますので、まずは一度検討してみてはいかがでしょうか。

文書管理リスクを最小限に抑え、安心安全なテレワークを

今回は、テレワークにおける文書管理の3つのリスクと対策について解説しました。たかがメモ一つといって乱雑に扱っていると、情報漏えいが発生して大事件に発展する可能性が十分にあります。持ち出し時や利用時・廃棄時におけるリスクを理解して、適切に対処していくことが大切です。電子化や外部サービスを活用することは安心安全なテレワークへの近道となりますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。

カテゴリー: 文書管理
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