書類の外部保管を検討する際、「書類専用保管サービス」か「トランクルーム」のどちらを選べば良いのかお困りの担当者が多いのではないでしょうか。そもそも、双方にはどのような違いがあるのでしょうか。
本記事では、書類保管に課題や悩みを抱えている企業に向けて「書類専用保管サービス」と「トランクルーム」の違いについて解説します。書類保管方法を選ぶ際のポイントについても解説しますので、参考にしていただければと思います。

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オフィス書類を外部に預ける選択肢は2つ｜書類保管サービスとトランクルーム

オフィス書類を外部に預ける際には、選択肢として書類保管サービスとトランクルームの2つがメインになります。
それぞれの保管形態の違いについて、企業が外部保管をする理由も含めて解説します。

企業が書類を外部保管する主な理由

企業が書類を外部保管する理由としては、コストの削減やスペースの有効活用、セキュリティ強化などが挙げられます。
オフィス以外で保管する場合その分の賃料が不要となり、管理の際に必要だった人件費も削減することが可能です。また、外部保管することでオフィス内のスペースを節約できるため、空いたスペースを他の業務に使うなど有効活用ができます。書類保管サービスは機密情報の管理を徹底的に行っているので、セキュリティを強化することができます。

まず理解したい2つの保管形態の違い

書類保管サービスとトランクルームは、保管形態が大きく異なります。端的に言うと、書類の管理を行ってくれるかどうかの違いです。
書類保管サービスでは書類の保管や管理を行い、保管期限が過ぎた書類の廃棄を依頼することもできます。法人向けのサービスとして、提供されている場合が多いです。トランクルームは、保管するスペースの提供がメインであり、管理自体は利用者が行う必要があります。

書類保管サービスとは｜法人向けならではの仕組みとメリット

書類専用保管サービスとは、自社に代わって書類を預かる法人向けのサービスです。書類専用保管サービスについて、特徴やメリットなどについて見ていきましょう。

書類保管サービスの特徴｜セキュリティ・管理体制

ペーパーレス化が進んでいると言っても、完全に紙の書類をなくすことは難しく、時間がかかります。まだまだオフィスに書類が溜まっており、電子化への移行が完了していない企業は多いと思います。書類専用保管サービスなら、普段使用しない書類をセキュリティを担保した上でまとめて外部に保管でき、またPDF化等を通じて容易に管理が可能です。テレワークの普及でオンライン会議用スペースの設置を始めオフィスのレイアウト変更を進める企業には特に合理的なサービスだと言えます。

検索性向上や電子化など業務効率化のメリット

多くの書類専用保管サービスでは、Webシステムを利用して預けた書類を管理できます。
Web上で書類を一元管理することで、探して取りに行かなくても、必要な書類を素早く見つけ出すことができます。また、オンラインでの会議やミーティングが増えている中、書類をWeb上で閲覧できれば、情報共有を容易に行うことが可能です。
検索性の向上や電子化による業務の効率化は、非常に大きなメリットになります。

廃棄・配送など運用負担を減らせる追加機能

サービスによっては保管期限を設定できるため、書類の廃棄漏れを防ぐことができます。さらに、書類の廃棄まで依頼できるサービスを選べば、書類管理のタスクを大幅に効率化できるでしょう。また、Web上で依頼することで、必要な書類をオフィスに届けてもらうことも可能です。
廃棄や配送などの機能を有効活用すれば、運用負担の大幅な削減が期待できます。

デメリット（原本取り寄せのタイムラグ）も押さえておく

書類保管サービスの仕組みやメリットなどについて解説してきましたが、デメリットがあることも押さえておく必要があります。
書類保管サービスのデメリットとして、原本の出し入れに時間がかかることが挙げられます。前述の通り、書類専用保管サービスには必要な書類をすぐに閲覧できるというメリットがありますが、原本が必要になった場合は反対に時間がかかってしまうのが難点です。Web上で配送を依頼してから到着まではどうしてもタイムラグが発生するため、業務に支障をきたす可能性があります。

トランクルームとは｜書類を預ける際の特徴と注意点

トランクルームには、どのような特徴があるのでしょうか。利用することが多い場面や、注意点なども含めて見ていきましょう。

トランクルームの仕組みと企業での利用シーン

トランクルームとは、個人や企業の書類、物品等を保管する貸し倉庫施設を指します。法人の場合、使用頻度の低い書類や物品を保管するために利用している企業が多いようです。具体的には、オフィス移転時の一時預かりや在宅勤務者の営業ツール（商品サンプル）の保管などが利用シーンとして挙げられます。

書類を預けられる？保管環境・セキュリティ面の注意点

トランクルームは物品を預けるというよりも、保管するスペースを借りるという仕組みです。取扱いに注意が必要な危険物（ガソリン・スプレー缶など）を保管することはできませんが、会社の書類は保管することができます。指定スペースに収まるものなら基本的に預けることが可能です。書類も、段ボールに入れておけば問題ありません。
盗難や紛失を防ぐために、セキュリティ対策が充実している屋内型のトランクルームを選ぶようにしましょう。屋内型は監視カメラや防犯センサーだけでなく、専門スタッフの巡回などを定期的に行っているタイプも多いので、セキュリティ面での不安を解消することができます。

コスト構造（スペース単位）と出し入れのしやすさ

トランクルームは、スペース単位で利用料金を設定しています。預ける書類の量に適したサイズを選ぶことができるため、量が少なければ料金を節約できるコスト構造になっています。
24時間365日対応しているタイプが多いため、出し入れを自由に行うことができます。ただし、タイプによっては出し入れできる時間帯が決まっていたり、予約制の場合もあるので事前に確認する必要があります。

書類保管サービスとトランクルームの違いを比較

書類保管サービスとトランクルームには、どのような違いがあるのでしょうか。
以下で、3つのポイントに焦点を当てた比較を見ていきましょう。

コスト構造・保管環境・配送方法の比較表

書類保管サービスとトランクルームを、コスト構造・保管環境・配送方法の3つのポイントから比較してみましょう。

どちらを選ぶべきか判断するためのチェックポイント

どちらを選ぶべきか判断に迷った時は、3つのチェックポイントを参考にしましょう。
1つ目は、機密性を重視しているかどうかです。預ける書類の種類にもよりますが、機密性を重視すべき内容が含まれている場合は、書類保管サービスの方が適しています。
2つ目は、管理の手間の削減を重視しているかどうかです。書類保管サービスはWebで配送を行うことができるため、手間の削減という点において有効です。
3つ目は、コストの削減を重視するかどうかです。書類保管サービスと比較すると、トランクルームの方が料金を安く抑えられる傾向にあります。コストを抑えたいと考えている場合は、トランクルームの方が適しています。

自社に最適な書類保管方法を選ぶポイント

ポイントを抑えて、自社に最適な書類管理方法を選ぶことが重要です。
どのようなポイントに着目するべきか、以下で解説します。

保管量・検索頻度・セキュリティ要求の整理

保管予定の書類の量はどれくらいなのか、検索頻度はどれくらいか、セキュリティはどれくらいのレベルを求めているのか、といった点を事前に整理しましょう。
保管量が多くてオフィスで管理しきれず、なおかつ閲覧の頻度が少ない書類の場合、トランクルームを視野に入れる可能性が出てきます。閲覧の頻度が高くなることが想定される場合は、検索性の高い書類保管サービスを検討することになります。セキュリティを重視するなら、書類保管サービスか、セキュリティ対策が充実している屋内型のトランクルームを選択することになるでしょう。

廃棄まで含めて委託したい企業に向く選択肢とは

書類の管理だけでなく、廃棄まで含めて委託したいと考えている企業も多いと思います。書類保管サービスであれば、保管期限が切れた書類の廃棄を行ってくれます。サービス会社の方から保管期限到来の通知が届き、利用者側がWebや電話などで廃棄を依頼します。廃棄が完了した後は証明書が発行されるので、情報漏洩リスクを低減させることができます。

トランクルームが適しているケース／不向きなケース

書類保管の選択肢としてトランクルームを選択する企業も多いと思いますが、トランクルームが適しているケースと、不向きなケースがあります。
閲覧頻度の低い書類を一時的に預けたいと考えている場合は、トランクルームが適しています。預ける量でサイズを選ぶことができるので、見積もりを立てやすく、コストを抑えることにもつながります。
一方で、預けた書類の閲覧の頻度が高い場合は、トランクルームに向いていないと言えます。トランクルームに行って確認、という作業を頻繁に行うと負担が大きくなるのは避けられません。また、どこにどのような書類があるか把握しておかないと、見つけるのが難しくなる可能性があります。その場合は、検索性の高い書類保管サービスの方が向いていると言えるでしょう。

文書保管の効率化なら「SHOKO（ショコ）」｜書類管理を一気通貫でサポート

本記事では、日本パープルが提供する「SHOKO」をおすすめの書類保管サービスとして紹介します。
以下でおすすめポイントについて解説しますので、参考にしてみてください。

Web完結型の管理システムで業務負担を削減

「SHOKO」は、預け入れ・取り出し・廃棄までの管理をWebで完結できる書類専用の保管サービスです。最短で3時間で、PDF化した書類を確認することができるサービスもあり、非常に便利です。

厳格なセキュリティ環境で書類を長期間安全に保管

書類はトップレベルのセキュリティ対策が施された専用倉庫で保管されており、これまでに官公庁・金融業などを始め800社の実績があります。
セキュリティ教育を受けたスタッフが対応するので、安心して保管を依頼することができます。

箱詰め・ラベリングなど現場作業もプロに任せられる

事前の準備など、書類保管に付随する作業も「SHOKO」に一任することが可能です。おまかせプランなら、箱詰めやファイリング、ラベリング、台帳作成まで面倒な作業も一括で依頼可能です。事前準備から書類管理のプロがサポートしてくれるため、初めて外部サービスを利用する企業にもおすすめです。

【お客様導入事例】書類保管サービスで管理負担とスペース課題を同時に解決

日常的に発生する重要書類の管理や、店舗・オフィス内の保管スペース不足が課題だった企業様。

導入前の課題(保管スペース)

各拠点で発生する書類を社内保管していたため、キャビネットや倉庫スペースが圧迫され、オフィス環境の有効活用が難しい状況に。
また、必要な書類を探す手間や、保管期限を過ぎた書類の管理・廃棄判断にも工数がかかっていた。

SHOKO導入後の変化

書類保管サービスを導入したことで、使用頻度の低い書類をオフィス外へ集約。
保管場所の確保だけでなく、Web上で書類を管理できるようになり、検索性や管理のしやすさが向上。

▼限られた店舗スペースでも、書類保管の運用をどう整えた？

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まとめ｜書類保管サービスとトランクルームを比較して最適な選択を

書類保管の委託先は、書類専用保管サービスとトランクルームのどちらかが一般的です。コスト構造や保管環境、配送方法などに違いがあるので、比較した上で自社に適したサービスを選択することが重要です。自社の課題を解決できるメリットがあるかどうかに焦点を当てることで、最適な選択をすることができるでしょう。働き方の多様化が進む昨今、離れた場所で働く従業員がスムーズに情報を共有し効率的に仕事を進めるためには、書類専用保管サービスを利用して電子化を推進することをおすすめします。書類専用保管サービスに関して不安や疑問が残る場合は、SHOKOを提供する日本パープルへご相談ください。企業の課題に沿った最適なプランや解決法を提案いたします。

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