オフィスの書類や備品が増えるにつれ、収納スペースが足りなくなってきたと感じていませんか。
また、オフィスの移転やレイアウト変更に伴い、一時的に荷物を保管する場所が必要になることもあるでしょう。

こうした法人のニーズに対応するサービスとして、「トランクルーム」や「レンタル倉庫」などの貸し倉庫が注目されています。
3日程度の短期間の利用から長期契約まで、用途や保管する物に応じて柔軟に活用できるのが特徴です。

この記事では、法人が荷物を預ける際にトランクルームとレンタル倉庫のどちらを選ぶべきか、用途やニーズ別にわかりやすく解説します。
コストや使い勝手、セキュリティなど、選ぶ際のポイントも詳しくご紹介しますので、自社の状況と照らし合わせて、サービス選びの参考にしてみてください。

トランクルームとレンタル倉庫(貸し倉庫)の違い

法人がオフィスの荷物を預ける際に活用できるサービスとして、「トランクルーム」と「レンタル倉庫（貸し倉庫）」があります。
どちらも荷物を保管するサービスですが、設備や立地、使い勝手に違いがあるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。
ここでは、それぞれの特徴とメリット・デメリットについて詳しく解説します。
　

トランクルーム

トランクルームは、比較的コンパクトなスペースを月額制で借りることができる収納サービスです。主にビル内や専用施設に設置されており、都市部を中心に多く展開されています。法人利用では、書類や機器など、デリケートな荷物の一時保管によく使われます。
　　

メリット

トランクルームは都市部に多く立地しており、駅から近い場所やビジネス街にも施設があるため、オフィスからのアクセスが非常に便利です。頻繁に荷物の出し入れをしたい法人にとっては、移動時間を短縮できるという点で大きなメリットがあります。

また、多くのトランクルームでは空調や湿度管理が整っており、保管環境の品質が高いのも特長です。法人にとって、荷物の状態をきちんと保てる点は大きな安心材料となるでしょう。

さらに、セキュリティ対策も充実しており、監視カメラや電子キーによる入退室管理などが導入されている施設も少なくありません。これにより、盗難や紛失のリスクを抑えることが可能です。
　　

デメリット

一方で、トランクルームはスペースが限られているため、大型の什器や大量の在庫を保管するには向いていません。また、施設によっては利用時間に制限がある場合もあります。制限があると、業務スケジュールとの調整が必要になるため、夜間や早朝に荷物を出し入れしたい場合は注意が必要です。

さらに、トランクルームがビルの上階に設置されているケースでは、車の乗り入れができないこともあります。その場合、荷物の搬入や搬出に手間がかかることもデメリットとして挙げられます。
　

レンタル倉庫(貸し倉庫)

レンタル倉庫（貸し倉庫）は、屋外に設置されたコンテナ型の施設や、大型倉庫の一部スペースを区切って貸し出す形態のサービスです。保管スペースの広さとコストパフォーマンスを重視する法人に多く利用されています。
　　

メリット

広いスペースを確保しやすいことから、大型の荷物や在庫を一括して保管したい法人にとって非常に利便性が高いサービスです。

多くのレンタル倉庫は24時間出し入れができるようになっており、時間を気にせず利用できる点も魅力です。
また、倉庫の目の前まで車をつけて搬出入できる構造になっているため、大量の荷物や重量物でもスムーズに運ぶことができます。とくに車両を使った業務が多い法人にとっては、この点が大きなメリットです。
　　

デメリット

レンタル倉庫は空調設備が備わっていないことが多く、気温や湿度の変化に弱い物品の保管には適していません。また、多くの施設が都市部から離れた郊外に立地しており、アクセスに時間がかかるケースもあります。

さらに、セキュリティのレベルは施設によって異なり、中には最低限の鍵やフェンスのみといった簡易的な対策しか施されていない倉庫もあります。

保管先を選ぶ際のポイント

法人が荷物を外部に預ける際は、どの保管先を選ぶかが業務の効率やコストに大きく関わってきます。
ここでは、保管先を検討するうえで押さえておきたい代表的なポイントを紹介します。
　

預ける物

まず重要なのが、「何を預けるか」という点です。預ける物の性質によって、適した保管先は大きく異なります。
たとえば、紙の書類や精密機器のように湿気や温度変化に弱いものを保管する場合は、空調管理がされた屋内型施設が求められる一方、サイズが大きく頑丈な備品や什器、商品在庫などであれば、必ずしも空調が完備されていなくても対応可能です。

保管したい物品の仕分けから始めることで、後々のトラブルや無駄なコストを防ぐことにもつながります。
　

預ける期間や取り出し頻度

保管期間の長さや荷物の取り出し頻度も、保管サービスの選定に大きく関わる要素です。特に、「荷物が必要になるタイミングをあらかじめ想定できるかどうか」が、判断の軸になります。

すぐに取り出す必要がある荷物であれば、いつでも自由にアクセスできる環境が求められます。頻繁に出し入れするようなケースでは、近隣のトランクルームや倉庫を賃貸借契約で自社管理する形が現実的です。24時間出し入れ可能な施設であれば、業務の流れに合わせて柔軟に対応できるため、ストレスが少なく運用できます。

ただし、都市部では利用料金が高額になりやすく、スペースの空きが少ないという課題もあります。また、自社で管理する場合は整理や在庫把握を怠ると、物品を探す手間が発生するといった運用上の負担も出てくるため、事前にルールを設ける必要があります。

一方、出し入れの頻度が少なく、急ぎで必要になる場面があまりない荷物であれば、業者に保管と管理を委託するタイプのサービスも検討に値します。いわゆる「委託契約型」のサービスでは、業者が専用倉庫で荷物を管理し、必要なタイミングで配送してくれる仕組みです。社内の作業負担を軽減しつつ、一定のコスト削減も期待できます。

ただし、委託型のサービスでは荷物の取り出しに時間がかかることがあり、手元に届くまでに1日〜3日程度を要するのが一般的です。さらに、依頼ごとに手数料や送料が発生する場合もあるため、利用頻度や緊急性とのバランスを見ながら判断することが求められます。

このように、荷物の利用タイミングや保管の目的を明確にしておくことで、賃貸型と委託型のどちらが適しているかを自然に判断しやすくなります。
　

作業と金銭コスト

荷物を預ける場合、料金だけでなく、作業負担まで含めて検討することが重要です。
保管形態によって、自社側で担う作業量と、実際にかかる費用には大きな差があります。

まず、作業量をできるだけ減らしたい企業にとっては、保管・管理業務を業者に委託する契約形態が望ましいでしょう。
近年では、荷物の預け入れや取り出しをオンラインで管理できるシステムを備え、依頼から配送までスムーズに完結するサービスもあります。自社スタッフが動く必要がほとんどないため、コア業務に集中しやすく、業務効率の改善につながる可能性があります。

一方、コストを優先したい場合は、賃貸借契約によるスペースのレンタルの方が向いています。自社で管理する分、手間はかかりますが、その分人件費以外のコストを抑えることが可能です。特に、荷物の出し入れが頻繁にある場合や、長期的に利用する場合には、単価の低さが大きなメリットになります。
　

保管環境

保管する物によっては、保管環境そのものが利用可否を左右するケースもあります。
温度や湿度の管理が必要な機器類や紙資料などは、空調設備が整っている施設でなければ、長期保管には不向きです。一方、家具や工具のように環境変化に強い物であれば、そこまでの設備を必要としない場合もあります。

また、湿気だけでなく、防塵対策や直射日光の影響などにも注意が必要です。保管する物によっては想定外のトラブルにつながる可能性もあります。

さらに、セキュリティ面も保管環境の一部といえます。監視カメラや入退室管理など、安全性に配慮された施設であれば、大切な書類や高価な備品を預ける場合でも安心して利用できます。

こうした環境面の条件を事前に確認し、預ける物に合った保管状態が維持できるかどうかを見極めることが大切です。

物品を預ける方法

法人が物品を外部に保管したい場合、選択肢となるサービスはいくつかあります。それぞれに特徴や適した用途があるため、荷物の種類や運用のスタイルに応じて選ぶことが重要です。
　

宅配型トランクルームに預ける

宅配型トランクルームは、荷物をダンボールなどに詰めて業者に送り、専用の倉庫で保管してもらうサービスです。スマートフォンやパソコンから預け入れ・取り出しの依頼ができるといった手軽さが魅力です。

ただし、取り出しには通常1〜3日ほどの時間がかかるほか、一般的な宅配業者を利用することも多いため、セキュリティ面に不安を感じる企業もあるかもしれません。重要な物品や精密機器の保管には、サービスの品質や実績を慎重に見極める必要があります。
　

屋内型・屋外型に預ける

「屋内型トランクルーム」「屋外型コンテナ」といった形態で提供されている保管スペースも、法人利用ではよく選ばれています。いずれも、業者が所有するスペースを区切って提供するもので、利用者は専用の鍵やセキュリティコードで出入りします。

屋内型は、ビルの一角や専用施設の中にあるため、空調設備や湿度管理が整っている場合が多く、紙資料や精密機器などの保管に適しています。一方で、車両の乗り入れが難しい立地の場合もあり、大量の荷物の搬出入にはやや不向きなケースもあります。

屋外型は、主にコンテナタイプの倉庫で、駐車スペースの横などに設置されていることが多く、車を横付けして荷物を積み降ろしできる点がメリットです。ただし、空調管理がされていない場合が多く、気温や湿度の影響を受けやすいため、預ける物の内容に注意が必要です。

いずれも、運営会社によってセキュリティや設備の充実度、料金体系に差があるため、物品の種類や使用目的に合った施設を選ぶことが重要です。
　

レンタル倉庫・貸し倉庫に預ける

これらは、法人が専用スペースを契約して、自社で管理・運用を行う形態が一般的です。備品や商品在庫、大型の什器など、保管物が多い・大きい場合に適しています。

スペースの広さはさまざまで、倉庫全体を一括で借りるケースもあれば、一部のみを月額で契約できる形態もあります。

書類を預ける方法

書類保管でおすすめしたいのが、書類専用の保管サービスです。トランクルームや倉庫とは異なり、書類に特化した保管環境を備えており、法人の書類管理に適した機能やオプションが用意されています。
多くのサービスでは、専用のWeb管理システムを導入しており、書類を一枚単位から登録・検索することが可能です。検索性が高いため、必要な書類を探し出す時間を大幅に短縮でき、業務の効率化にもつながります。また、保管期限をあらかじめ設定しておくことで、破棄漏れや更新忘れなどの管理リスクも防止できます。

さらに、不要になった書類を業者が破棄してくれるサービスもあります。料金面でも、一般的なトランクルームを利用するより割安になるケースが多く、コストを抑えながら適切に書類管理ができる手段として注目を集めています。

ただし、業務に関する社内情報が含まれている書類を預ける際には、機密文書でなくとも、セキュリティ体制の整った業者を選ぶことが大切です。入退室の管理状況や、データ化された書類の扱い、破棄の方法なども含めて、信頼できるサービスかどうかを慎重に見極める必要があります。

それぞれの向いてるケース

荷物を預ける際、トランクルームやレンタル倉庫（貸し倉庫）のいずれを選ぶかは、単に保管したい物の量だけでなく、業務の進め方や管理体制によっても異なります。
ここでは、それぞれの保管方法が向いている具体的なケースを紹介します。
　

トランクルームがおすすめなケース

トランクルームは、小規模な荷物の保管や、空調・セキュリティ管理が整った環境での保管を求めるケースに適しています。

たとえば以下のような法人利用が想定されています。

• 精密機器や紙資料など、温度・湿度管理が必要な物品を預けたい
• オフィスの整理やレイアウト変更に伴い、一時的に荷物を避けておきたい
• 都市部のオフィスから近い場所に保管スペースを確保したい

また、宅配型やWeb管理システム付きのサービスを利用すれば、出し入れの作業負担を軽減できます。荷物の量は多くないが、扱いやすさと安全性を両立したい企業にとって、トランクルームは現実的な選択肢となるでしょう。
　

レンタル倉庫・貸し倉庫がおすすめなケース

レンタル倉庫や貸し倉庫は、より大規模で継続的な物品の保管が必要な法人に向いています。スペースを広く確保できるため、在庫や商品、大型什器など、かさばる物品をまとめて管理する用途に最適です。

たとえば以下のような利用スタイルが当てはまります。

• 出し入れを自社のスケジュールに合わせて柔軟に行いたい
• 荷物管理のルールが社内で確立しており、スタッフの運用に慣れている
• 一定以上の保管スペースを長期的に確保する必要がある

また、コストを重視する企業にとっても有力な選択肢です。広さ単位で借りられるため、委託型サービスに比べてコストを抑えやすいという点もメリットです。

物品・書類保管のおすすめのサービス

法人の物品や書類の保管においては、ただ預けられるだけでなく、セキュリティ・利便性・業務効率化の観点が重要です。
ここでは、そうした法人ニーズに応える2つの専門サービスをご紹介します。

物品保管サービス「StockMAMORU（ストックマモル）」

「StockMAMORU（ストックマモル）」は、オフィスで使わない備品や販促物などの物品を、安全かつ効率的に管理・保管できるサービスです。
荷物の集荷から管理、配送までワンストップで対応してくれるため、自社で保管業務を行う必要がなく、業務負担を大幅に軽減できます。

まず、契約は1日単位から可能で、初期費用もかかりません。預けた物品は写真付きで採寸・登録され、専用アカウント上で確認できます。これにより、保管状況を遠隔から正確に把握でき、在庫管理の手間も最小限に抑えられます。

荷物の出し入れもWebから簡単に依頼でき、配送先も指定可能です。さらに、不要になった物品については、セキュリティの高い自社処理施設で安全に廃棄されるため、処分までを一貫して任せることができます。

運営元の株式会社日本パープルは、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークを取得しており、保管庫は大手警備会社による24時間監視体制のもとで管理されています。こうした体制により、安心して業務用品を預けられる環境が整っています。

書類専用保管庫「SHOKO」

SHOKOは、紙書類の保管に特化した法人向けのサービスです。文書専用の保管庫にはインシールド方式を採用しており、映像監視による厳重な管理体制が整っています。配送や回収の際も、GPS搭載の完全密封車両で、機密保持適格審査に合格した限られたスタッフのみが対応するため、情報漏洩のリスクが抑えられています。

必要な書類の原本は15時までの依頼で翌営業日に配達可能で、PDFでの受け取りなら送信依頼から最短3時間で対応可能です。スピーディな出し入れが求められる業務にも十分に対応できます。

また、保管期限満了後は、自社処理施設にて適切かつ安全に抹消されます。廃棄処理までを一貫して任せられる体制が整っており、企業のリスク管理にも貢献しています。

Webアプリを活用すれば、書類の登録・検索・管理までを一元的に行うことができます。利用企業のアーカイブ体系に合わせた保管方法の提案も行っており、運用面でも安心です。オプションとして、書類の仕分けから箱詰め、ラベリング、台帳作成などの作業も代行できるため、導入時の工数も抑えることができます。

単に保管するだけでなく、管理・検索・破棄まで一貫して任せたい場合に、SHOKOは非常に適した選択肢となるでしょう。

自社のニーズに合った保管先選びを

オフィスで保管している物品や書類の内容、量、出し入れの頻度などによって、最適な保管方法は大きく変わります。トランクルームやレンタル倉庫、委託型の保管サービスなど、それぞれに特徴や適性があるため、セキュリティ体制・コスト・利便性などを多角的に比較検討することが大切です。

今回ご紹介した「StockMAMORU」や「SHOKO」は、これまでに5,000社以上の取引実績を持つ、信頼性の高い専門サービスです。初めて外部保管を検討する場合でも、業務フローに合わせた提案やサポートが期待できます。

自社の運用や課題に合った方法を選ぶことで、スペースの有効活用はもちろん、業務効率や情報管理体制の改善にもつながります。まずは、気軽に相談してみることから始めてみてはいかがでしょうか。

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