2022年2月24日 お役立ち情報

手間のかからない機密文書の廃棄方法とは?法人向けサービスおすすめ3選も紹介

機密文書の廃棄には、シュレッダーや溶解、焼却など様々な方法がありますが、いずれもコストや時間がかかるもの。外部に委託しようにも業者の選定から社内稟議を通して予算を組むなど、担当者にとっては骨の折れる作業です。そこで今回は、社内で今すぐ取り組める機密文書廃棄に関する工夫と、機密文書の廃棄を代行してくれるおすすめのサービスをご紹介します。

社内でできる工夫ー情報漏洩を防ぐために

機密文書について、社内の統一ルールはありますか?ここでは、今すぐ無料で取り組める工夫例についてご紹介します。業者へ依頼する前に、まずは以下の内容に取り組んでみましょう。

機密文書はデスクに置かず、定期的にシュレッダーをかける

当然のことかもしれませんが、機密文書管理に対して常に気を使うことが重要です。デスクから離れた際に機密文書がなくなる可能性は十分に考えられます。必要な機密書類は利用後すぐにファイルなど所定の位置に戻すか、不必要な書類はシュレッダーで廃棄するようにしましょう。

デスクに機密文書廃棄ボックスを置いて一時的にためておき、定期的に処理をする方法もあります。しかし、紛失のリスクを考慮すると、機密文書はその都度シュレッダーで処理しておくのが最善策と言えるでしょう。

一度処理した機密文書は取り出せないようにする

シュレッダーは書類を細かく切り刻みますが、完全に文字を読めなくすることを担保するものではありません。裁断した後に何らかの情報を読み取られる可能性も残ります。シュレッダーボックスには鍵を付けるなどして、誰もが取り出せないようにしておきましょう。

機密文書発生を減らす

そもそも機密文書を不必要に発生させないように配慮することも、工夫の一つです。具体的には、パソコン画面で再確認してから印刷する、読むだけの書類は画面で共有するなどが挙げられます。また、ペーパーレス化やリモートワーク普及の流れから書類を電子化する企業が増えています。まだ未実施の企業は検討してみてはいかがでしょうか。

業者を利用しているなら、定期的に処理に来てくれるように手配する

焼却や溶解処理を業者に依頼している場合は、定期的な処理スケジュールを手配しておくのも一つの方法です。廃棄文書がある程度たまってからの処理では機密文書が長期間保管されることになり、リスクが大きくなってしまいます。量が少なくても、一定期間ごとに処理することがリスク低減につながります。

担当者を設ける

以上のルールや取り決めを実行するための第一歩は、まず担当者を設けることです。すでに担当者を設けている企業は、その担当者の役割を強化し、廃棄文書削減から廃棄方法の効率化まで包括的に施策を実施すると良いでしょう。その過程で、廃棄文書に関するルールを周知徹底し社員へ協力を促すことが、リスク回避へ繋がります。

情報漏洩を防ぐためには社員教育が肝

このように、今回ご紹介したポイントは費用をかけずとも今すぐに取り組める内容です。情報漏洩を未然に防ぐのは、デジタル技術だけではありません。社員一人ひとりの意識が重要だということをもう一度確認しましょう。これまでより少し機密文書に留意するだけでも、十分なリスク回避が期待できます。個人情報の漏洩事故は令和に入ってからも多発しており、世間のプライバシーに対する関心も年々厳しくなっています。ルールを通達するだけで終わらせず、一度社員教育の場を設けてみてはいかがでしょうか。

機密文書の廃棄を代行してくれるサービス

しかし、簡単な作業とは言っても日々の業務をこなしながら機密文書の管理にも注力することは、社員への負担になりかねません。そこで、便利な法人向けサービスを3つご紹介します。(サービス内容は変更となる場合がございます。詳しくは各サービスのホームページ等でご確認ください。)

1.日本パープル「Smart 保護(まもる)くん」

鍵付き機密回収ボックス「Smart 保護(まもる)くん」を設置し、そこに廃棄文書を投入します。回収ボックスの中身の量を検知し自動で交換依頼を行ってくれるため、廃棄文書の処理を気にする必要がなく、手間が一切かからないサービスです。日本パープルは、セキュリティ研修を受けたスタッフが回収から廃棄までを一貫して実施。さらに、全事業所でISO27000認証を取得するなど、安心安全なサービスに取り組んでいます。

URL:https://www.mamoru-kun.com/landing/smart/

2.ヤマト運輸「機密文書リサイクルサービス」

機密文書の量にあわせて、ボックスタイプ、ポストタイプ、ラックタイプと多彩なラインアップが用意されています。初期費用が不要で、全国に拠点を持つヤマトグループの社員が定期回収してくれるといった点が評価されています。溶解したものは100%リサイクルされます。

URL:https://www.y-logi.com/ylc/logistics/kimitsu/

3.NTTロジスコ「iSS-BOX®/SS-BOX®」

BOX内に蓄積された書類の重量が満杯に近くなった時点で回収者に自動通知・回収される「iSS-BOX®」と、事前に回収サイクルを設定し、決められた曜日に回収を行う「SS-BOX®」の2種類があります。また、音も裁断くずも出ないため、快適なオフィス環境が保てます。回収された機密文書は専用車で輸送されるため、他の荷物と混在する心配がありません。機密文書は溶解処理された後、リサイクルされる仕組みです。

URL:https://www.nttlogisco.com/service/ssbox/

機密文書廃棄サービスを選ぶ際のポイント

機密文書廃棄サービスを選ぶ際は、セキュリティ面を重視しましょう。文書の回収時、輸送時、廃棄時、一連の流れで対策が取られているかを確認する必要があります。また、回収や廃棄が別の業者とならないような1社完結型のサービスを選ぶと良いでしょう。

機密文書の廃棄はまず社内の仕組み作りから始めよう

機密文書の廃棄は重要な仕事ですが、なるべく簡単かつ安全に済ませたいのが企業の本音ではないでしょうか。今回ご紹介した内容を意識するだけでも、リスクは軽減されます。社内でルールを明文化し、担当者を決めて一つずつ実践していきましょう。予算があるなら、外部サービスに依頼し、仕組みを自動化することは有効な手段です。

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