シュレッダー前のホッチキス外しが不要になる!機密文書回収サービスとは?

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機密文書などの書類をシュレッダーするとき、御社の従業員はホッチキス(ステープラー)を外していますか? シュレッダーが故障する原因になるため、ホッチキスを外してからシュレッダーをする人が多いようですが、その作業自体に手間を感じている人は少なくありません。

今回は、そもそも「シュレッダーする前にホッチキスを外す必要はあるのか?」という疑問にお答えするとともに、「ホッチキス外し」が不要になるサービスや、シュレッダーそのものが不要になるサービスをご紹介します。

シュレッダーが故障する原因はホッチキスの針?

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メーカー・機種によってシュレッダーの性能は異なりますが、基本的には書類を投入する前にホッチキスを外す必要があります。理由は、シュレッダーの刃を傷めたり機器が故障したりするおそれがあるからです。

多くのシュレッダー製品を取り扱うKOKUYOのWebサイトでも、以下のように明示されています。

Q.シュレッダーでステープル(ホッチキス針)が付いた書類を細断しても大丈夫ですか?
機器に負荷がかかり故障の原因となる場合がありますので、ステープル(ホッチキス針)は取り除いて細断してください。
参照:https://www.kokuyo.co.jp/support/faq/products/shredder-stapler.html

ホッチキス針を外す人・外さない人、それぞれの理由

オフィスワーカーの話を聞いてみると、ホッチキスの針を外してからシュレッダーをする人のほうが多いようです。「ガリガリと異音がして壊れそう」「シュレッダーの刃が欠けてしまいそう」といった理由が多く、故障のリスクを認識していることが分かります。

一方で、ホッチキスの針を外さない人は「面倒くさいから」という理由がほとんどですが、なかには「ホッチキス対応のシュレッダーだから外す必要がない」というケースもあります。

ホッチキスの針を外さなくていいシュレッダーがある!?

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上述のとおり、最近ではホッチキスの針を外さずに、そのまま書類を投入できる高性能シュレッダーも登場しています。一般的なシュレッダーに比べると価格は高めになりますが、毎回ホッチキスを外す手間を考えたら導入する価値はあるかもしれません。

ただし、注意したいのは「10号針ならOK」という製品がほとんどであることです。ホッチキスの針には様々なサイズがあり、オフィスで一般的に使用されているのが10号針です。この10号針より大きい針はNGとしている製品が多いことは知っておきましょう。

おすすめのホッチキス対応シュレッダー

ホッチキス対応シュレッダーのなかでもおすすめの3製品をご紹介します。

アイリスオーヤマ「オートフィードシュレッダー BUF300C-W」

紙をセットしてスイッチを押すだけで自動細断できるオートフィード(自動送り)機能付きのシュレッダーです。ホッチキスは10号針まで対応(クリップやピンは不可)。1回でA3用紙300枚を細断できます。ダストボックス容量が約100Lと大容量で、ゴミ捨ての回数が少なく済むのもメリットです。
◎:アイリスオーヤマ「オートフィードシュレッダー BUF300C-W」の詳細はこちら

フェローズ「310MCプロフェッショナルシュレッダー」

1度にA4用紙最大15枚を、判読困難な2×12mmのマイクロカットで細断できるシュレッダーです。ホッチキスは10号針まで対応しており、CDやクレジットカードの細断も可能。使用時にモーター温度が上昇するのを抑えるため、空冷ファンが内蔵されており、約30分間の連続運転が可能です。
◎:フェローズ「310MCプロフェッショナルシュレッダー」の詳細はこちら

サンワダイレクト「業務用シュレッダー 400-PSD021」

「ホッチキス対応」「長時間&大容量」「静音運転」が特徴のクロスカットシュレッダーです。放熱ファンを内蔵しているため、60分の連続使用が可能。ホッチキス(10号針)を付けたままA4用紙を最大20枚まとめて細断でき、ホッチキス以外にもCDやDVD、カードの細断ができます。
◎:サンワダイレクト「業務用シュレッダー 400-PSD021」の詳細はこちら

シュレッダー不要!機密文書回収・処理サービスとは?

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ホッチキス対応のシュレッダーを導入すれば、毎回ホッチキスを外す手間を削減できますが、「シュレッダーで細断する」という作業自体はなくなりませんし、ゴミ捨てやメンテナンスの手間はかかります。そこで、シュレッダーに代わるサービスとして注目されているのが、「機密文書回収」「機密文書処理」などと呼ばれるサービスです。

機密文書回収・処理サービスは通常、オフィスに備え付けられた「箱」に不要な書類を入れるだけで、定期的にサービス事業者が回収・処分してくれます。もちろん、書類はホッチキスやクリップで留めたままでOK。業務効率化につながるだけでなく、情報漏洩のリスクを低減できることから利用する企業が増えています。

おすすめの機密文書回収・処理サービス

機密文書回収・処理サービスのなかでもおすすめの3サービスをご紹介します。

日本パープル「機密書類処理システム」

全国12,000事業所での導入実績を誇る、機密文書処理シェアNo.1のサービスです。ホッチキスはもちろん、クリップ、バインダーごと投入可能。面倒な回収・交換作業は専門スタッフが担当します。これまで、情報漏洩事故はゼロ!堅牢なセキュリティ体制に支えられた信頼の機密文書回収・処理サービスです。
◎:日本パープル「機密書類処理システム」の詳細はこちら

日本シュレッダーサービス「機密文書回収ボックス」

廃棄したい書類をボックスの中へ投入するだけの、「確実&簡単」を実現した情報漏洩対策です。書類を分別する必要はなく、ファイルごと投入してもOK。鍵付きのボックス内に溜まった機密文書を定期的に回収するため、情報漏洩対策に万全な書類管理が可能になります。
◎:日本シュレッダーサービス「機密文書回収ボックス」の詳細はこちら

ヤマトグループ「機密文書リサイクルサービス」

ヤマトグループならではの宅急便ネットワークを活用した機密文書リサイクルサービス。全国どこでもスピーディーな回収を実現しています。箱に入れるだけでらくらく処分。未開封のままボックスごと100%溶解するので、情報漏洩の心配もありません。
◎:ヤマトグループ「機密文書リサイクルサービス」の詳細はこちら

取引先や顧客も安心できる機密文書回収・処理サービスを

ホッチキス対応のシュレッダーも便利ですが、やはり「シュレッダーで細断する」という作業そのものが面倒なので、どうしても各従業員は不要な書類を溜めてしまいがち。そうなると、シュレッダーをする前の書類が流出して、社内で情報漏洩が起きてしまう可能性もあります。

機密文書回収・処理サービスを利用すれば情報漏洩のリスクを最小限にできますし、取引先や顧客にとっても安心材料になります。業務効率化を図るとともに万全の情報漏洩対策をおこなうなら、機密文書回収・処理サービスを利用するのがおすすめです。

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