2025年7月30日文書管理

文書管理の基本は？目的や効率化する方法・注意点を解説

文書管理の基本は？目的や効率化する方法・注意点を解説
文書管理は、業務をスムーズに進めるうえで欠かせません。日々の書類やデータを整理・保管し、必要なときにすぐ取り出せるようにしておくことで、情報の活用効率が大きく向上します。一方で、管理ルールが曖昧なまま放置すると、探し物の時間が増えたり、重要書類の紛失や情報漏洩といったリスクにもつながりかねません。

本記事では、文書管理の目的や重要性を押さえたうえで、効率的に運用するための方法や注意点について分かりやすく解説します。社内の文書の扱いを見直したい方や、これから管理体制を整えたい方はぜひ参考にしてください。

文書管理とは

文書管理とは、紙媒体・電子媒体を問わず、業務上発生するあらゆる文書をルールに従って整理・保存・活用・廃棄する一連の業務を指します。
業務で扱う書類や電子データを情報資産として適切に管理することは、業務の効率化やリスク管理の面でも非常に重要です。社内で必要なときに必要な情報が取り出せるようにしておくことが、スムーズな意思決定やトラブル回避につながります。

文書管理の目的と重要性

文書管理は、単なる整理整頓にとどまらず、企業や組織の運営を支える土台となる重要な取り組みです。ここでは、文書管理の主な目的と意義について解説していきます。

業務効率化や生産性の向上

適切に整理された文書は、必要となった際に探す手間を減らし、情報の共有や活用をスムーズにします。社内においてはこれにより、作業の無駄が減り、従業員一人ひとりの生産性が向上します。また、取引先との対応も迅速に行えるようになり、業務全体のスピードアップにつながります。

コンプライアンスの強化

企業は法令に基づき、契約書や会計書類などの文書を一定期間保管する義務があります。
文書管理を徹底することで、保存期間の遵守や情報漏えい防止の体制が整い、万が一の監査や訴訟への備えとしても機能します。
正確な記録を保持しておくことは、組織としての信頼性を高めるうえでも欠かせません。

管理スペースの削減

紙文書を無秩序に保管していると、膨大なスペースが必要となります。文書管理を行うことで、不要な文書の整理や電子化が進み、オフィス内の物理的な保管スペースを削減できます。空いたスペースを有効活用できるという意味でも、大きなメリットがあります。

文書管理を効率的に実施するポイント

効率的に文書管理するポイント
効率的な文書管理を実現するためには、日常的な業務の中で意識すべきいくつかのポイントがあります。
以下の項目を参考に、管理体制の見直しを進めてみましょう。

文書管理のルールの策定

文書の取り扱いに関するルールがなければ、担当者によって保管方法や分類がバラバラになり、管理の統一性が失われます。文書の分類基準、保存期間、アクセス権限、廃棄方法などを定めたルールを策定し、社内で共有・周知しておくことをまず基本と考えましょう。

文書を分類する

文書は内容や用途に応じて、業務文書・法定文書・社内資料・参考資料などに分類します。さらに、部門別やプロジェクト別にフォルダ分けすることで、検索が容易になり、適切なアクセス権限のもとで必要な情報にスムーズにアクセスすることが可能になります。
また、分類のルールが明確であれば、誰が見ても迷わない文書体系が構築できます。

文書をファイリングする

分類した文書を実際にファイルへと落とし込む段階で、紙文書であればインデックス付きのフォルダを活用し、電子文書であればフォルダ構成やファイル名の付け方を統一しましょう。ファイリングの精度が高まれば、検索時間の短縮や誤廃棄の防止につながります。

文書管理システムを活用する

紙ベースでの文書管理には限界があります。まず、紙での保管はそのスペースを圧迫し、増えるほど管理が煩雑になります。また、目的の書類を探すのに時間がかかったり、社内での共有や検索に手間がかかったりしやすい点も課題です。さらに、紛失・劣化・災害によるリスクに加え、保存期間の誤認によるコンプライアンス上の問題も生じかねません。
こうした課題への対応としては、文書の保管から廃棄処理までを一括で任せられる外部の保管サービスや、検索性に優れたデジタル管理システムの導入など、専門的な仕組みを取り入れる方法が有効です。
自社だけで抱え込まず、外部のノウハウを活用することで、安全かつ効率的な文書管理ができます。

廃棄方法を明確にしておく

文書管理においては、不要となった書類の適切な廃棄方法をあらかじめ明確にしておくことが重要です。特に個人情報や機密情報を含む文書は、法律や社内規定に準じた安全な処理が求められます。不適切な廃棄は情報漏洩のリスクを高め、企業の信用失墜や法的トラブルにつながる可能性があります。
そのため、廃棄のタイミングや手順、責任者の明確化を徹底し、場合によっては専門業者に委託することも検討しましょう。また、廃棄記録の管理も重要なポイントであり、監査対応やコンプライアンス強化にも役立ちます。明確な廃棄ルールを定めることで、安全かつ効率的な文書管理体制を構築できます。

文書管理の注意点

文書管理の注意点
文書管理を行う際には、誤解しやすいポイントや注意すべきルールがいくつかあります。運用ミスを防ぐためにも、事前に理解しておきましょう。

保管と保存は異なる

「保管」は物理的に文書をしまっておくことを意味しますが、「保存」は一定期間、内容の信頼性を維持したまま保持することを指します。「保存」が必要な文書は、改ざん防止や適切なアクセス管理が求められるため、単に棚に置いておくだけでは不十分です。

文書によっては保存期間が決まっている

契約書や請求書、会計帳簿など、法的に一定期間の保存が義務付けられている文書もあります。文書の種類によって保存年数が異なるため、社内で管理リストを作成し、期限の管理を徹底することが必要です。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入するメリット
紙文書の管理には限界があるため、近年ではクラウド型やオンプレミス型の文書管理システムを導入する企業が増えています。
以下では、システムの導入によって得られる主なメリットを紹介します。

検索機能などによる業務効率化

キーワードや作成日、作成者などで検索できるため、必要な情報に素早くアクセスできます。紙の山から書類を探す手間が省け、日々の業務スピードが向上します。

セキュリティが強化できる

ユーザーごとにアクセス権限を設定できるため、機密性の高い文書への不正アクセスを防止できます。履歴管理機能があるシステムなら、誰がいつ閲覧・編集したかも確認でき、内部統制の強化にも役立ちます。

バージョン管理が容易

同じ文書を複数人で編集する場面でも、システムが変更履歴を自動的に管理してくれるため、誤って古いバージョンを使用するリスクが軽減されます。必要に応じて過去の状態に戻せる機能も便利です。

ナレッジマネジメントにつながる

社内で作成・蓄積された文書を一元管理することで、社内の情報や業務ノウハウ、成功事例などを整理・共有しやすくなります。過去の資料や重要なデータをスムーズに活用できるようになることで、社員間の知識の蓄積や共有も促進されやすくなります。結果として、業務の効率化や意思決定の質向上につながり、組織全体のナレッジマネジメントを強化することができます。
個人の知識を組織全体の資産として活用できる体制を整えることは、組織の成長に必要不可欠です。

社内のスペース確保につながる

紙の文書をデジタル化したり、専門の保管サービスを活用したりすることで、オフィス内の収納スペースを大幅に節約できます。これにより、これまで大量の書類やファイルのために占有されていた場所を、より有効な使い方へと転換することが可能です。たとえば、追加のデスクやミーティングスペース、リラックスできる休憩エリアなど、社員の働きやすさを高める設備を設置できるようになります。

また、収納家具が減ることでオフィスの見た目もすっきりし、清潔感や開放感が増すことも多いです。こうした環境は社員のモチベーションや集中力アップにも寄与し、結果として業務効率の向上やコミュニケーションの活性化につながります。