書類の保管場所が足りない、必要な書類を探すのに時間がかかる、保存期限を過ぎた書類の廃棄まで手が回らない。紙の書類管理に関して、このような悩みを抱えていませんか。書類の量が増えるほど、社内だけで保管・検索・廃棄まで管理する負担は大きくなります。
書類管理を効率化する方法として、保管・データ化・廃棄をまとめて外部に委託する選択肢があります。保管だけを委託するのではなく、必要な書類を電子化したり、不要になった書類を安全に廃棄したりできる体制を整えることで、社内スペースの確保や業務効率化につながります。
この記事では、法人が書類の保管・データ化・廃棄をまとめて外部委託する方法や、サービスを選ぶ際のポイントを解説します。紙の書類管理に課題を感じている企業や、外部委託を検討している担当者は、ぜひ参考にしてください。

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電子契約ツールと契約書管理ツールの違い

電子契約ツールと契約書管理ツールは、どちらも契約業務を支えるサービスですが、得意とする範囲が異なります。電子契約ツールは契約を締結する場面、契約書管理ツールは締結後の契約書を保管・活用する場面で力を発揮します。まずは、それぞれの役割を分けて見ていきましょう。

契約締結を担う電子契約ツール

電子契約ツールは、契約書の送付、署名、締結、締結証跡の保存などをオンラインで進めるためのサービスです。紙の契約書を印刷し、押印して郵送する流れを減らせるため、契約締結までの時間短縮につながります。
特に、取引先が遠方にある場合や、承認者が複数拠点に分かれている場合は、電子契約ツールを使うことで手続きを進めやすくなります。契約書のやり取りを画面上で完結できるため、郵送費や印紙代の削減を見込めるケースもあります。
一方で、電子契約ツールの主な役割は「契約を締結すること」です。締結後の契約書を長期的に探しやすく管理したり、更新期限を細かく管理したりするには、別途管理機能の確認が必要です。

締結後を支える契約書管理ツール

契約書管理ツールは、締結後の契約書を一元管理し、必要な契約書を探しやすくするためのサービスです。紙の契約書、PDF化した契約書、電子契約で締結した契約書などをまとめて管理できると、社内での確認作業が進めやすくなります。
契約書管理では、保管だけでなく、契約先、契約日、終了日、自動更新の有無、担当部署などの情報を台帳として管理することも重要です。これらの情報が整っていると、更新漏れの予防や問い合わせ対応の効率化につながります。
電子契約ツールが「契約を結ぶための仕組み」だとすれば、契約書管理ツールは「結んだ契約を使い続けるための仕組み」です。契約締結後の運用に不安がある企業ほど、契約書管理ツールの必要性が高くなります。

両方が必要になるケース

電子契約ツールと契約書管理ツールは、どちらか一方だけを選べばよいとは限りません。契約締結をオンライン化したい場合は電子契約ツールが必要になり、締結後の契約書を検索・期限管理したい場合は契約書管理ツールが役立ちます。
例えば、電子契約を導入しても、過去の紙契約書が倉庫やキャビネットに残っている企業では、契約書の全体像を把握しにくい状態が続きます。また、複数の電子契約サービスを使っている場合、締結済みの契約書がサービスごとに分散します。
このような場合は、電子契約ツールで締結業務を効率化しつつ、契約書管理ツールで締結後の契約書をまとめて管理する考え方が有効です。契約業務のどこに課題があるかによって、必要なサービスは変わります。

契約前から契約後までの使い分け

契約業務は、契約前の作成・確認、契約時の署名・締結、契約後の保管・更新管理に分けて考えると整理しやすくなります。どの段階で困っているのかを明確にすると、電子契約ツールと契約書管理ツールのどちらを優先すべきか判断できます。

契約前の作成・確認

契約前の段階では、契約書の作成、社内確認、取引先との修正やり取りが発生します。この段階で課題になりやすいのは、最新版の契約書が分からない、誰が確認中なのか見えない、過去のやり取りを追いにくいといった点です。
契約書の作成やレビューまで含めて効率化したい場合は、契約業務全体を管理できるサービスや、契約書レビュー支援ツールが候補になります。単純に署名だけを電子化しても、契約前の確認フローが複雑なままだと、業務全体の負担は大きく変わりません。
契約前の課題が大きい企業では、契約書の作成履歴、コメント、承認状況を残せるかも重要です。契約締結だけでなく、契約前の社内運用まで見直すことで、手戻りや確認漏れを減らせます。

契約時の署名・締結

契約時の署名・締結を効率化したい場合は、電子契約ツールが中心になります。契約書を取引先へ送付し、相手方がオンラインで確認・署名することで、郵送や押印の手間を減らせます。締結完了までの時間を短くしたい企業に向いています。
特に、契約件数が多い企業や、取引先が全国に分散している企業では、電子契約ツールの導入効果を感じやすくなります。契約書の郵送状況を確認したり、押印済み書類の返送を待ったりする時間が減るため、担当者の負担も軽くなります。
ただし、契約時の効率化だけを見て選ぶと、締結後の契約書がどこに保管されるのか、誰が閲覧できるのか、更新期限をどう管理するのかが後回しになりがちです。締結後の運用もあわせて考えておくことが重要です。

契約後の保管・更新管理

契約後の段階では、締結済みの契約書を保管し、必要なときに探せる状態にすることが重要です。契約書は締結して終わりではなく、契約期間中の確認、更新判断、解約手続き、監査対応などで何度も参照されます。
契約後の管理が弱いと、更新期限を見落としたり、古い契約条件を前提に判断したりするおそれがあります。紙の原本と電子契約書が別々に保管されている場合は、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。
契約書管理ツールを使うことで、契約書の保管場所や契約条件、更新期限をまとめて管理できます。契約締結後の確認作業が多い企業や、契約更新の漏れを防ぎたい企業では、契約書管理ツールの導入を優先して検討する価値があります。

契約書管理ツールの主な機能

契約書管理ツールは、契約書を保管するだけのサービスではありません。契約書を探しやすくし、更新期限を見落としにくくし、必要な人だけが確認できる状態を作る役割があります。主な機能を知ることで、自社に必要な管理範囲を判断できます。
主な機能は次の4つです。

契約書の一元管理

契約書の一元管理とは、紙の契約書、PDF化した契約書、電子契約で締結した契約書などを、ひとつの管理環境に集約することです。契約書が部署ごと、担当者ごと、サービスごとに分かれていると、必要な契約書を探すだけで時間がかかります。
一元管理できる状態になると、契約書の保管場所が明確になり、担当者が変わっても確認しやすくなります。契約書の原本や電子データがどこにあるのかを都度確認する必要が減るため、引き継ぎや監査対応でも役立ちます。
紙と電子契約が混在している企業では、特に一元管理の重要性が高くなります。電子契約だけを管理できても、過去の紙契約書が別管理のままだと、契約全体の把握が難しくなるためです。

検索と台帳作成

契約書管理ツールでは、契約先名や契約書名、契約日、契約終了日などの情報をもとに検索できる機能が重要です。全文検索に対応しているサービスであれば、契約書内の文言から必要な契約書を探せます。
また、契約管理台帳を作成できると、契約書ごとの基本情報を一覧で把握できます。手作業で台帳を作る場合、入力漏れや表記ゆれが起きやすく、更新にも手間がかかります。ツールを使うことで、台帳作成や管理の負担を抑えられます。
契約書を探す時間が長い企業や、Excel台帳の更新が追いついていない企業では、検索と台帳作成の機能が特に役立ちます。契約情報が整うことで、法務だけでなく営業や管理部門も必要な情報を確認できます。

期限通知と更新管理

契約書管理で見落としやすいのが、契約終了日や自動更新の期限です。契約書の数が増えると、担当者の記憶や手入力の台帳だけで管理するのは難しくなります。期限通知機能があると、更新時期や解約通知期限を事前に把握できます。
例えば、契約満了日の数か月前に通知を設定しておけば、更新するか終了するかを社内で検討する時間を確保できます。自動更新条項がある契約では、通知期限を過ぎると不要な契約が継続してしまうため、早めの確認が重要です。
期限通知と更新管理は、コスト管理やリスク管理にも関わります。不要な契約の継続や、重要な契約の更新漏れを防ぎたい企業では、契約書管理ツールを選ぶ際の大きな判断材料になります。

権限設定と操作履歴

契約書には、取引条件、価格、個人情報、機密情報などが含まれます。そのため、誰でも自由に閲覧できる状態ではなく、部署や役職、担当業務に応じて閲覧範囲を分けることが重要です。
権限設定ができる契約書管理ツールであれば、必要な人だけが契約書を確認できる環境を作れます。法務部門、営業部門、経理部門など、関係する部署ごとに閲覧・編集の範囲を調整できると、全社運用もしやすくなります。
また、操作履歴を残せる機能があると、誰がいつ契約書を閲覧・更新したのかを確認できます。情報管理の観点だけでなく、社内の説明責任を果たすうえでも役立つため、契約書を多く扱う企業では確認しておきたい機能です。

代表的な契約書管理ツール

契約書管理ツールには、それぞれ得意とする範囲があります。契約書の一元管理に強いもの、契約業務全体の履歴管理に向いたもの、AIによる台帳作成や期限管理を支援するものなど、特徴はさまざまです。まず4サービスの特徴を一覧で整理します。

契約書管理システム コンパス（ConPass）

契約書管理システム コンパス（ConPass）は、紙の契約書と電子契約で締結した契約書を一元管理できる契約書管理ツールです。各電子契約サービスと連携し、締結後の契約書を自動で格納できるため、電子契約サービスごとに契約書が分散している企業でも管理しやすくなります。
また、契約書をアップロードして管理項目を抽出し、契約台帳を作成しやすくする機能もあります。紙の契約書が残っている場合でも、データ化や原本保管まで含めて検討できるため、紙と電子契約が混在している企業と相性がよいです。
コンパスは電子契約サービスそのものではなく、締結後の契約書を管理するサービスです。契約書の検索性、期限管理、権限管理を整えたい企業に向いた選択肢です。

Hubble

Hubbleは、契約書に関するやり取りや変更履歴を残しながら、契約書を管理できる契約書管理クラウドです。契約前後の情報をまとめて確認しやすく、契約書に関する背景情報や交渉履歴も残したい企業に向いています。
契約書の確認段階でのコミュニケーションや、締結後の管理まで一連の流れを整えたい企業に向いています。契約書だけでなく、契約に関する背景情報や交渉履歴も残したい場合は、検討しやすいサービスです。
電子締結サービスとの連携を前提に、契約業務全体をクラウド上で管理したい場合にも候補になります。契約書の保管だけでなく、関係者とのやり取りや変更履歴まで見える状態にしたい企業に合いやすいでしょう。

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、締結後の契約管理を支援するAI契約管理システムです。契約書をアップロードすることで、契約情報を抽出し、管理台帳の作成を支援します。契約書管理の手間を減らしたい企業にとって、比較しやすい選択肢です。
契約書の一元管理、検索、期限管理、閲覧権限の設定など、締結後の契約書管理に必要な機能を備えています。原契約書と変更覚書の紐づけなど、関連する契約書をまとめて管理しやすい点も特徴です。
契約書の数が多く、台帳作成や更新期限の管理に負担を感じている企業に向いています。契約書の登録作業や管理台帳の整備を効率化したい場合は、候補に入れやすいサービスです。

Contract One

Contract Oneは、契約書をはじめとする取引書類をデータ化し、取引条件や契約内容を可視化する取引管理サービスです。契約書だけでなく、取引に関わる情報を整理し、必要な条件を確認しやすくする点に特徴があります。
契約書のスキャン、台帳作成、期日管理などを支援するため、契約情報を全社で活用したい企業に向いています。契約書を単に保管するだけではなく、取引条件を業務上の判断に活かしたい場合に検討しやすいサービスです。
契約書の件数が多く、取引先ごとの契約状況や契約条件を整理したい企業では、契約データベースとして活用できます。契約管理を法務部門だけでなく、営業や管理部門にも広げたい場合にも候補になります。

電子契約ツールと契約書管理ツールの選び方

電子契約ツールと契約書管理ツールを選ぶときは、契約業務のどこに課題があるかを先に見極めることが重要です。締結を早くしたいのか、締結後の契約書を探しやすくしたいのかによって、優先すべき機能は変わります。主な判断軸は次のとおりです。

• 締結業務を効率化したいか
• 締結後の管理を整えたいか
• 紙と電子契約が混在しているか
• 既存サービスと連携できるか

上記を踏まえて比較すると、必要なツールを選びやすくなります。

締結業務の効率化

契約書の送付、署名、締結までの時間を短くしたい場合は、電子契約ツールを優先して検討するとよいでしょう。押印や郵送が多く、締結までに時間がかかっている企業では、電子契約ツールの導入によって業務の流れを変えられます。
比較する際は、署名方法、相手方の使いやすさ、承認フロー、タイムスタンプ、締結後の証跡管理などを確認します。社内だけでなく取引先も利用するため、相手方に負担がかかりすぎないかも重要です。
ただし、締結業務が効率化されても、その後の契約書管理が整っていなければ、契約書が探しにくい状態は残ります。契約数が多い企業では、電子契約ツールと契約書管理ツールの役割を分けて考えることが重要です。

締結後管理のしやすさ

締結後の契約書を探すのに時間がかかる、更新期限を見落としそうになる、契約書の保管場所が部署ごとに違うという場合は、契約書管理ツールを優先する考え方があります。契約は締結後も続くため、日常的に参照しやすい状態を作ることが重要です。
比較する際は、機能の有無だけでなく、実際の運用で使い続けられるかを見ましょう。契約書の登録に手間がかかりすぎないか、台帳情報を更新しやすいか、期限通知を誰が受け取るかまで確認しておくと、導入後の負担を見極められます。
また、契約書をどの部署まで共有するかも検討が必要です。法務だけでなく営業や管理部門も使う場合は、画面の分かりやすさや閲覧権限の柔軟さも判断材料になります。

紙と電子契約の混在状況

電子契約を導入していても、過去の紙契約書が残っている企業は少なくありません。紙と電子契約が別々に管理されていると、契約書の全体像を把握しにくくなります。どちらか一方だけを管理する仕組みでは、現場の不便が残ります。
紙の契約書が多い場合は、スキャンやデータ化、原本保管への対応も確認したいポイントです。電子契約書だけを管理できるサービスでは、紙の契約書を別管理にする必要が出ます。
紙と電子契約が混在している企業では、両方を一元管理できる契約書管理ツールが向いています。将来的に電子契約の割合を増やす場合でも、過去の紙契約書をどう扱うかまで考えておくと、移行がスムーズになります。

既存サービスとの連携

すでに電子契約サービスや社内システムを利用している場合は、既存サービスとの連携も確認しておきましょう。電子契約サービスで締結した契約書を契約書管理ツールへ連携できれば、手作業で登録する負担を減らせます。自動格納に対応しているサービスもあれば、手動登録や一部連携が前提になるサービスもあるため、現在の運用に合うかを確認することが重要です。
連携が弱い場合、締結済みの契約書をダウンロードして再登録する作業が発生し、担当者の負担が残ります。契約件数が多い企業では、こうした作業が積み重なり、導入後の運用に影響します。
比較時には、現在使っている電子契約サービスと連携できるか、登録時にどの項目を自動取得できるか、運用上の手作業がどれくらい残るかを確認するとよいでしょう。連携のしやすさは、定着にも関わる重要なポイントです。

まとめ｜電子契約と契約書管理は役割を分けて選ぶ

電子契約ツールと契約書管理ツールは、どちらも契約業務を効率化するサービスですが、役割は異なります。電子契約ツールは契約の送付・署名・締結に向いており、契約書管理ツールは締結後の契約書を保管・検索・期限管理する場面で役立ちます。
契約締結を早くしたい場合は電子契約ツール、紙や電子契約の契約書をまとめて管理したい場合は契約書管理ツールを優先すると判断しやすくなります。両方の課題がある場合は、電子契約サービスと契約書管理ツールを組み合わせて使う方法もあります。
契約書が紙と電子で分散している、更新期限の管理に不安がある、必要な契約書を探すのに時間がかかる場合は、契約書管理ツールの導入を検討してみましょう。契約書管理システム コンパス（ConPass）のように電子契約サービスと連携できる管理ツールを活用すると、締結後の契約書管理を整えられます。

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書類の保管・データ化・廃棄に関するよくある質問（FAQ）

書類管理の外部委託の検討時によく寄せられる質問をまとめました。保管中の取り出しや一部だけのデータ化、保存期限が不明な書類の扱いなど、疑問解消にご活用ください。

Q. 保管中の書類を必要なときに取り出せますか？

A. 多くのサービスで取り出せます。ただし依頼方法、対応日数、配送方法、費用はサービスによって異なるため、契約前に確認しましょう。急ぎで使う可能性がある書類を預ける場合は、通常配送だけでなく緊急配送の対応可否や、保管庫の現地へ訪問しての参照閲覧、スキャンデータでの提供ができるかどうかを確認するのも重要です。

Q. 一部の書類だけデータ化することはできますか？

A. サービスの対応範囲によりますが、必要なものだけのデータ化が可能な場合があります。確認頻度が高い書類や複数部署で共有したい書類から選ぶと、費用を抑えながら効率化できます。依頼前に枚数や納品形式を確認しておきましょう。

Q. 保存期限が分からない書類も相談できますか？

A. 相談できます。書類の分類や廃棄候補の洗い出しを進めやすくなります。ただし法令や契約に関わる保存期間の判断は書類の種類で異なるため、社内の管理部門や専門家にも確認しながら進めることが重要です。