機密文書や機密書類を適切に廃棄しないと、企業は情報漏洩やコンプライアンス違反など大きなリスクを抱えることになります。法人では、文書廃棄ルールの整備や適切な方法の選択が求められますが、実際には「どの廃棄方法が自社に合うのか」「社内で処理すべきか、外部委託すべきか」など判断が難しいケースも少なくありません。
機密文書の廃棄方法には、シュレッダーや溶解、焼却など様々な方法がありますが、いずれもコストや手間がかかるうえ、担当者が管理を徹底する必要があります。さらに外部業者へ委託する場合は、サービス内容の比較や社内稟議など、準備に時間がかかることもあります。
本記事では、法人が押さえておくべき機密文書廃棄の基本知識や文書廃棄ルールの作り方、社員教育のポイント、廃棄方法ごとのメリット・注意点などをわかりやすく解説します。また、機密文書の廃棄を代行してくれるおすすめサービス3選も紹介します。
「手間を減らしつつ、確実に情報漏洩リスクを防ぎたい」という法人担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

機密文書の廃棄方法とは？法人が押さえるべき基本知識

企業における機密文書の廃棄は、単に紙を処分するだけの行為ではありません。情報漏洩の防止、コンプライアンス遵守、社内業務の効率化など、企業活動全体に関わる重要なプロセスです。特に法人では、個人情報や取引先との契約書、財務関連資料など、「外部に漏れると重大な損害を招く書類」を日常的に扱うため、廃棄方法の選定・運用ルールの整備・従業員への周知徹底が欠かせません。
この章では、法人が理解しておくべき基本知識として、廃棄が重要な理由から代表的な処理手段、法的責任までを体系的に解説します。

なぜ機密文書の適切な廃棄が重要なのか

企業にとって機密文書の廃棄が重要である最大の理由は、情報漏洩のリスクを回避するためです。企業が保有する文書には顧客情報、従業員情報、財務データ、取引先情報など、外部に漏れれば信用失墜や損害賠償につながるものが多数含まれています。
特に近年は、廃棄物回収ルートからの情報流出や、社内での誤廃棄によるインシデントが報告されており、ビジネス環境の変化とともにリスクは高まっています。
さらに、企業は社会的責任を負っており、情報の管理・廃棄に失敗した場合、その影響は社外のステークホルダーにも及びます。適切な廃棄体制を構築することは、企業ブランドの維持や取引先からの信頼確保にも直結します。
加えて、業務効率の観点でも、不要文書が社内に残り続けると保管スペースを圧迫したり、重要資料の検索性を下げたりと、日常業務に悪影響を及ぼします。
適切な廃棄は、企業活動を安全かつ効率的に運営するための基本的な仕組みなのです。

法人で用いられる主な廃棄方法（シュレッダー・溶解・焼却）

法人で一般的に採用される機密文書の廃棄方法には、シュレッダー処理、溶解処理、焼却処理の3つがあります。それぞれに特徴があり、書類の量、機密性、コスト、運用体制によって適切な方法が異なります。
シュレッダーは社内に設置した機械に書類を投入し、細かく裁断して形状を不可視化する方法です。処理の即時性に優れており、小規模なオフィスや日常的に発生する少量の書類に向いています。一方で、大量の文書を短時間で処理するには限界があり、機械のメンテナンスや作業者の負担が発生します。
溶解処理は、業者が書類を回収し、製紙工場などで液状化して原形を完全に破壊する方法で、確実性が高く大量処理にも強いことから、法人ではもっとも広く採用されています。
焼却は、専用の施設で高温燃焼させることで書類を消失させる方法です。施設の設備基準や環境規制が関係するため、外部業者による処理が一般的です。
このように、企業の廃棄ニーズは多様であり、どの方法を選ぶかは書類の性質や業務フローと密接に関係しています。

それぞれの廃棄方法のメリット・デメリット比較

シュレッダー、溶解、焼却の3つの方法には、それぞれ利点と課題が存在します。シュレッダーは社内での即時処理が可能な点が大きなメリットですが、細断のサイズによっては復元の可能性が残るほか、処理速度が限られているため、大量処理には不向きな側面があります。担当者が長時間作業する必要があり、人的負担が生じがちです。
溶解処理は、原形を完全に失わせる点でセキュリティレベルが高く、大量の書類でも効率よく処理できます。しかし、委託のために一定のコストがかかることや、回収日が決まっている場合は回収までの保管スペースの確保など、運用面の計画性が求められる点がデメリットになります。
焼却処理は紙を燃焼によって物理的に消失させるため、溶解処理と同様に原型が一切残らない点が特徴です。それゆえ情報が外部に漏れるリスクが低い方法ですが、環境への配慮や法規制により選択できる施設が限られ、委託コストも比較的高くなる傾向があります。
企業はこれらの特徴を理解し、自社にとって合理的かつ安全な方法を選択することが求められます。特定の方法に固定するのではなく、機密レベルや文書量に応じて使い分けることも有効です。

機密文書廃棄に関する法令と企業の責任

機密文書の廃棄には、複数の法令が関わっています。たとえば個人情報を含む書類については「個人情報保護法」が適用され、企業は個人データを安全に管理し、利用目的が終わった時点で確実に破棄する義務を負っています。また、マイナンバーを取り扱う場合には「番号法（マイナンバー法）」に基づいた厳格な管理が求められ、廃棄方法についても記録の作成・保存が必要です。
さらに、企業には社会的責任も課されており、情報漏洩が発生した際には行政指導や損害賠償、信用低下など、法的責任だけでなく経営リスクも伴います。
書類の廃棄は「捨てるという行為」ではなく「情報を適切に消去するプロセス」と捉えるべきであり、そのための体制整備や業者選定は企業の重要なコンプライアンス領域と言えます。

廃棄証明書の重要性と発行手順

外部業者に機密文書の廃棄を委託する場合、廃棄証明書（溶解証明書・焼却証明書など）は企業にとって非常に重要な書類になります。
廃棄証明書は、どの文書を、いつ、どの方法で処理したかを客観的に示す記録であり、内部監査やISOの運用、取引先への説明責任を果たすうえで欠かせません。近年は情報管理体制を重視する企業が増え、証明書の提出を取引条件とするケースも見られます。
発行の手順は業者によって異なりますが、一般的には書類の回収後、指定施設で処理が完了した段階で証明書が作成されます。処理方法や処理日、担当施設名が記載され、場合によっては写真付きの証明書を提供する業者もあります。
企業側はこの証明書を保管し、必要に応じて内部監査部門や取引先に提示できるようにしておくことで、情報管理の透明性を確保できます。

社内でできる機密文書廃棄の工夫とルール作り

機密文書の廃棄は業者に依頼すれば安心ではありますが、社内での扱いが甘ければ、どれだけ安全な処理方法を選んでも情報漏洩のリスクは残ります。
まずは、社内の運用ルールを整備し、日々の業務の中で情報を適切に扱う習慣を根づかせることが重要です。
ここでは、特別なコストをかけずに今日から実践できる取り組みについて解説します。

デスク上に機密文書を放置しない運用ルール

機密文書の管理で最も基本的かつ重要なのは、デスク上に書類を放置しないという運用ルールを徹底することです。
担当者が席を離れたわずかな時間でも、書類が第三者の目に触れたり紛失したりする可能性は十分にあります。使用した書類は速やかに所定の保管場所へ戻し、不必要になったものはその場でシュレッダーにかけるなど、扱いに“間を置かない”仕組みが効果的です。
一時保管用にデスク周りへ廃棄ボックスを設置する方法もありますが、保管中の紛失や取り違えリスクを考えると、可能な限りその都度処理する体制が望ましいと言えます。

処理済み書類を再利用・持ち出しできない仕組み

シュレッダーにかけた書類であっても、細断の方式やサイズによっては文字が読み取れる可能性があります。機密性の高い文書ほど、処理後に誰でも触れられる状態にしておくのは避けるべきです。処理済みの紙を保管するシュレッダーボックスや回収箱には鍵を付けるなど、社内の限られた担当者しか開けられない仕組みを整えることで、不正な持ち出しや再利用のリスクを防げます。
また、書類処理後の動線を明確にすることも効果的です。「誰が」「いつ」「どのルートで」処理済み紙を最終処理場所まで運ぶのかを定めておくと、管理が属人化せずトラブル発生時も追跡しやすくなります。

印刷を減らす・電子化を進めるなど発生抑制の工夫

そもそも機密文書を不必要に発生させないように配慮することも、工夫の一つです。
不要な印刷や紙運用が多い環境では、それだけ機密文書の発生量も増加します。そもそも紙を作らないことが、最も効果的な情報漏洩対策です。
資料を印刷する前に画面上で内容を再確認する、閲覧だけの資料はオンラインで共有するなど、日常の小さな工夫で紙使用量を大幅に減らすことができます。
近年はペーパーレス化やリモートワーク普及の流れから電子文書管理を導入する企業も増えており、電子化が進むほど機密文書の保管・廃棄コストも削減できます。
未導入の企業では、まずは契約書や申請書類など、紙で扱う負担が大きい領域から段階的に電子化を検討すると実践しやすくなります。

廃棄スケジュールと担当者を明確化する

機密文書の廃棄は、ルールを作るだけでは十分ではありません。誰が担当し、どのタイミングで廃棄を行うのかを明確にしなければ、運用が属人化したり、廃棄すべき書類が長期間放置されてしまうリスクがあります。
焼却や溶解処理を外部業者に依頼している企業であれば、業者に定期回収を設定してもらい、書類が溜まりすぎる前に処理されるよう計画することが重要です。
社内担当者を明確化することで、日常の廃棄対応から業者とのやり取りまで一貫した管理が可能になり、廃棄文書削減や処理効率の改善にもつながります。すでに担当者がいる場合でも、役割の見直しや権限付与を行うことで、社内の運用レベルをさらに高めることができます。

電子データの削除・廃棄も忘れずに

機密情報は紙だけでなく、電子データとしても保存されています。USBメモリやパソコン内のフォルダ、メール添付ファイルなどは、削除したつもりでも実際には復元可能な状態で残っていることがあります。電子データの廃棄には、専用ソフトによる完全削除や、記録媒体そのものを物理破壊する方法など、紙とは異なる手順が必要です。
また、退職者のアカウント管理や共有フォルダのアクセス権限の整理も重要で、放置されたデータが情報漏洩の原因となるケースは少なくありません。紙と電子データを分けて考えるのではなく、「すべての情報を対象にした廃棄ルール」を整備するようにしましょう。

情報漏洩を防ぐための社員教育と意識づけ

情報漏洩対策は、どれだけ優れた技術や設備を導入しても、最終的には社員一人ひとりの意識と行動に左右されます。
実際に多くの漏洩事故は、システムの脆弱性ではなく、日常のちょっとした油断や誤操作といったヒューマンエラーが原因で起きています。
今回ご紹介した社内の運用ルールも、従業員が正しく理解し、継続的に実行しなければ効果は十分に発揮されません。だからこそ、企業として意識づけや教育の仕組みを整え、情報管理を“他人任せにしない文化”をつくることが重要になります。

教育で防げるヒューマンエラーの実例

企業の情報管理において、見落とされがちなのが「日常の業務に潜む小さなミス」が重大な事故につながり得るという点です。たとえば、機密文書の置き忘れや誤廃棄、送信先を誤ったメール送付、安易なパスワード設定など、どれも特別なスキルがなくても防げるものばかりです。
こうしたミスは、従業員が「何がリスクとなるのか」「どの行動が問題につながるのか」を具体的に理解していないことが原因で起こります。逆に言えば、実際に発生した事例を学び、どのような行動が事故につながりやすいのかを知ることで、多くのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
研修で、次のような実例を示すと理解が深まります。

• 機密文書をデスクに置いたまま席を離れ、第三者に見られてしまった
• 印刷ミスにより放置された書類を再利用し、社外に流出した
• 個人情報を含む資料を誤って通常ゴミに捨ててしまった
• USBメモリを紛失し、内部データが外部に流れた

これらはどの企業でも起こり得る事象です。従業員が「自分が原因で情報漏洩が起こる可能性がある」と実感できるほど、教育の効果は高まります。

社内研修・啓発ポスター・eラーニングの活用

社員教育と聞くと、大掛かりな研修を想像しがちですが、実際は日常的な啓発の積み重ねが最も効果的です。定期的な集合研修に加え、啓発ポスターや社内掲示板、メール配信、eラーニングなど複数の手段を組み合わせることで、自然と情報管理への意識を高められます。
集合研修では、実際の事故例や自社のルールを確認し、従業員が抱える疑問や不安を解消する場とします。一方、日常の啓発活動としては、シュレッダーの近くに注意喚起のポスターを掲示する、電子化推進のメッセージを定期的に案内するなど、業務動線に沿って“思い出させる工夫”を施すことで行動につながりやすくなります。
近年はeラーニングを活用した教育が広がっており、職種や勤務場所に関わらず均一の教育水準を保つことに役立ちます。理解度チェックやテストを組み込めば、受講状況を可視化し、社員全員が一定の知識水準に達しているか確認することが可能です。
このように、単発の研修で終わらせず、継続的に意識づけを行う体制を整えることで、企業全体のセキュリティレベルは確実に向上します。

法人向け機密文書廃棄サービスおすすめ3選

社内での機密文書管理は手間がかかるうえ、担当者への負担も大きくなりがちです。そこで、効率的かつ安全に廃棄できる便利な法人向けサービスを3つご紹介します。（各サービスの詳細は変更となる場合がありますので、導入の際には公式サイトなどで最新情報をご確認ください。）

1. 日本パープル「Smart 保護（まもる）くん」

鍵付き機密回収ボックス「Smart 保護（まもる）くん」を設置し、そこに廃棄文書を投入するだけで処理が完了するサービスです。ボックス内の量をセンサーで検知して自動で交換依頼が行われるため、廃棄管理の手間がほとんどかかりません。
また、回収から廃棄まで、セキュリティ研修を受けたスタッフが一貫して対応するため、複数の業者介入による情報漏洩リスクを防ぐことができます。
さらに、全事業所でISO27000認証を取得しており、個人情報や機密情報の取り扱いに関しても安心です。利用状況の確認や回収履歴はオンラインで簡単に管理でき、監査対応にも便利です。中小規模のオフィスから大規模事業所まで幅広く対応しているため、業種や規模を問わず導入しやすい点も魅力です。
URL：https://www.mamoru-kun.com/landing/smart/

2. ヤマト運輸「機密文書リサイクルサービス」

文書量に応じて、ボックスタイプ、ポストタイプ、ラックタイプと多彩なラインアップが用意されています。
初期費用が不要で、全国のヤマトグループ拠点から定期的に回収されます。回収された文書は溶解処理され、100%リサイクルされる点も特徴です。
全国的なネットワークを活用し、安定した回収・廃棄が可能です。
URL：https://www.y-logi.com/ylc/logistics/kimitsu/

3. NTTロジスコ「iSS-BOX®／SS-BOX®」

｢iSS-BOX®｣はBOX内の書類の重量が満杯に近づくと自動通知で回収され、｢SS-BOX®｣は事前に回収サイクルを設定し、決められた曜日に回収されます。
裁断くずや音が出ないため、快適なオフィス環境を保つことができます。
回収後は専用車で輸送され、他の荷物と混在せずに溶解処理されます。溶解後はリサイクルされる仕組みです。
URL：https://www.nttlogisco.com/service/ssbox/

サービス比較表：費用・回収方法・セキュリティ体制

サービス名
費用
回収方法
セキュリティ体制
日本パープル「Smart 保護（まもる）くん」
個別見積もり（プランによる）
IoTセンサー&専任スタッフ鍵付きボックスに投入→容量検知で自動交換依頼→専任スタッフが交換
・鍵付き回収ボックス、投入後取り出せない構造
・現金輸送車並みの警備車両で輸送、ロボットによる非接触処理
・処理証明書発行あり
ヤマト運輸「機密文書リサイクルサービス」
ECOBox S：1,650円/箱（税込、運賃・溶解処理料・証明書発行料・保険料込み）
ボックスタイプ、ポストタイプ、ラックタイプから選択→定期回収
・箱ごと未開封で溶解処理
・利用には法人契約が必要で専門の保険も含まれている
NTTロジスコ「iSS-BOX®／SS-BOX®」
基本料金 + 回収量による変動（設置費・撤去費ともに無料）
iSS-BOX®：重量検知で自動通知→随時回収
SS-BOX®：あらかじめ回収サイクル設定→定期回収
・BOXは常に施錠
・専用車輸送で混載なし
・滅却施設にカメラ監視あり、処理後に証明書発行

サービス導入のメリットと注意点

法人向け機密文書廃棄サービスを導入すると、社内でのシュレッダー作業や書類保管、処理スケジュール管理などの手間が大幅に軽減されます。特に回収や溶解処理が自動化されているサービスは、担当者の負担を減らしつつ、確実に情報廃棄ができる点が大きなメリットです。
また、処理証明書が発行されるサービスもあり、法令遵守や監査対応にも安心です。
一方で注意点もあります。サービスによっては費用感や回収サイクル、ボックス容量が自社の業務フローに合わない場合があります。また、委託先のセキュリティ体制やISO認証の有無など、導入前に確認すべきポイントも少なくありません。初めて外部サービスを利用する場合は現場見学や担当者ヒアリングを行い、処理手順や証明書発行の実務を事前に確認すると安心です。導入後は社内ルールと連動させ、担当者が運用方法を理解したうえで実施することが、情報漏洩リスクを最小化する鍵になります。

機密文書廃棄サービスを選ぶ際のポイント

機密文書廃棄サービスを選ぶ際には、費用や利便性だけでなく、セキュリティ体制や契約条件、運用のしやすさなど、総合的に判断することが大切です。ここでは、法人が機密文書廃棄サービスを選ぶ際に押さえておきたい主要なポイントを整理します。

セキュリティ体制（回収・輸送・廃棄）の確認

機密文書廃棄サービスを選ぶ際にまず確認すべきは、回収から廃棄までの一連のセキュリティ体制です。
回収面では、ボックスの施錠状態や投入口の構造、回収スタッフの認証・研修体制について確認しましょう。加えて、専用車両での輸送や他荷物との混載防止対策が取られているか、監視体制、裁断・溶解処理の方法、処理後の証明書発行の有無などがしっかり整備されているかどうかが、情報漏洩リスクの大きさを左右します。ISO認証や独自のセキュリティ研修を実施しているかも重要な確認ポイントです。

1社完結型サービスを選ぶ理由

回収から廃棄までを1社で完結できるサービスを選ぶと、複数業者とのやり取りによる管理コストやリスクを減らせます。 1社完結型のメリットは次の通りです。

• 運用フローがシンプルで管理が容易
• 問題発生時の責任所在が明確
• セキュリティ研修や設備管理が統一され、漏れのリスクを低減

特に機密文書の量が多い法人では、管理負担の軽減が大きなメリットになります。

外部業者委託時に確認すべき契約項目

外部業者に機密文書の廃棄を委託する場合は、契約内容を事前にしっかり確認することが重要です。
特に確認しておきたいのは、情報漏洩が発生した場合の責任範囲や、回収から廃棄までの具体的なフロー、処理証明書の発行条件、緊急時の対応や再回収の可否などです。
これらの項目を契約書で明確に定めておくことで、想定外のトラブルやリスクを未然に防ぎ、安全にサービスを利用できます。

コスト・対応エリア・契約期間の比較視点

機密文書廃棄サービスを選ぶ際には、総合的なコストパフォーマンスを評価することが大切です。
月額料金や回収頻度、初期費用を確認するのはもちろんですが、サービスの対応エリアや拠点数、全国対応の可否も重要なポイントです。また、契約期間や解約条件を事前に把握しておくことで、導入後の運用負荷やコストを正確に見積もることができます。
これらを総合的に比較することで、自社の運用に合った最適なサービスを選択できます。

資料請求・見積もりで確認すべきチェック項目

サービスの比較検討を行う際には、資料請求や見積もりを活用して詳細を確認することが重要です。
具体的には、回収ボックスの仕様や容量、回収・輸送・処理のフロー、処理証明書の発行可否とその費用、ISO認証の有無、緊急時の対応やサポート体制などを確認します。
これらの情報をもとに、自社の運用イメージを具体化しておくことで、導入後のトラブルや不明点を未然に防ぐことができます。

まとめ｜安全で効率的な機密文書廃棄で情報漏洩リスクを防ごう

機密文書の廃棄は重要な仕事ですが、なるべく負担が少なくかつ安全に済ませたいのが企業の本音ではないでしょうか。
まずは社内でルールを明文化し、担当者を決めて一つずつ実践していきましょう。社内では、デスク上の書類管理や処理済み書類の再利用防止、廃棄スケジュールの明確化などの運用ルールを整えることが基本となります。
加えて、外部サービスを活用して回収から廃棄までを自動化することも有効な手段です。専門業者による廃棄サービスを活用すれば、より安全に廃棄でき、トータルコストや運用効率の面で大きなメリットがあります。サービス選定時は、セキュリティ体制や契約条件、対応エリアを確認して、自社に最適な方法を選びましょう。
日常の運用とサービス活用を組み合わせることで、安全かつ効率的な機密文書管理を実現し、情報漏洩リスクを大きく軽減できますよ。