「書類を外部保管したいものの、急に必要になったときにすぐ取り出せるのか」「原本を配送してもらう以外に、内容だけ確認する方法はあるのか」と気になっていませんか。書類保管サービスでは、預けた原本の配送に加えて、保管中の書類をスキャンし、Web上で内容を確認できるものもあります。
取り出し方法は、紙原本そのものが必要なのか、記載内容を確認できればよいのかによって使い分けることが大切です。また、依頼方法や所要時間、料金、利用者ごとの権限設定などもサービスによって異なるため、預ける前に取り出し後の運用まで考えておく必要があります。
この記事では、書類保管サービスで預けた書類を取り出す方法や、原本配送・スキャン依頼の流れ、取り出し方法を選ぶポイントを解説します。外部保管後も必要な書類を無理なく利用できる環境を整えたい方は、ぜひ参考にしてください。

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書類保管サービスで書類を取り出す方法

外部保管した書類を確認する方法は、大きく分けて「紙原本を配送してもらう方法」と「保管中の書類をスキャンして内容を確認する方法」があります。同じ「取り出し」でも、必要なのが紙原本なのか書類に記載された情報なのかによって適した方法は異なります。まずは、それぞれの仕組みを見ていきましょう。

原本を配送してもらう方法

原本配送は、外部倉庫などに預けた紙書類を保管場所から取り出し、利用者のもとへ届けてもらう方法です。契約時に定められた方法で対象となる書類や保存箱を指定し、保管会社へ配送を依頼します。
原本を受け取った後は、そのまま社内で管理する場合もあれば、利用後に再び外部倉庫へ戻す場合もあります。取り出した後の扱いを決めておかないと、社内と外部倉庫のどちらに原本があるのかわからなくなるため、所在情報を更新できる仕組みも重要です。どのような場面で原本配送を選ぶかは、後ほど詳しく解説します。

スキャンしてWeb上で確認する方法

スキャン対応のある書類保管サービスでは、保管中の紙書類をスタッフにスキャンしてもらい、電子データとして内容を確認できます。紙原本を利用者のもとへ移動させず、書類の内容を確認できる点が原本配送との違いです。
サービスによっては、Webシステムから対象書類を指定してスキャンを依頼し、作成されたデータを同じシステム上で閲覧できます。ただし、対応できる管理単位や依頼方法、スキャン後のデータの扱いは各社で異なります。利用する前に、自社が必要とする方法に対応しているかを確認しましょう。

原本配送・スキャン依頼の流れ

書類を取り出す際の手続きはサービスによって異なりますが、対象となる書類を指定し、保管先で書類を特定したうえで、原本配送またはスキャンによって確認する流れが一般的です。原本を利用した後に再入庫する場合は、返却手続きも発生します。各工程で行う内容を順番に見ていきましょう。

1. 1. Web・システムからの依頼
2. 2. 保管箱・対象書類の特定
3. 3. 原本配送・スキャンによる閲覧
4. 4. 原本利用後の再入庫

Web・システムからの依頼

最初に、保管会社が用意するWebシステムや所定の方法から、必要な書類の取り出しを依頼します。管理番号や書類名、保存箱番号などを指定できれば、保管場所へ出向かずに手続きを進められます。
原本配送とスキャンの両方に対応するサービスでは、必要な書類に応じて閲覧方法を選びます。原本配送の場合は、配送先や希望日など、サービス側が求める情報の入力が必要です。ただし、Webから依頼できることと、24時間いつでも保管庫で作業・発送されることは別です。受付時間や対応時間も契約前に見ておきましょう。

保管箱・対象書類の特定

依頼を受けた保管会社は、登録されている管理情報をもとに、対象となる保存箱や書類を特定します。書類名や管理番号などが適切に登録されていれば、保管中の大量文書の中から必要なものを特定する際にも利用できます。
そのため、外部保管を始める段階で、保存箱や書類と管理番号をひも付けておくことが重要です。どこまで細かい単位で書類を指定できるかはサービスによって異なります。箱単位・書類単位といった管理範囲の違いについては、サービスの選び方で詳しく解説します。

原本配送・スキャンによる閲覧

対象書類が特定された後は、依頼内容に応じて原本配送またはスキャンの処理へ進みます。原本配送では紙そのものが利用者のもとへ移動するため、取り出し後は誰が原本を保有しているのかを管理する必要があります。
一方、スキャンによる確認では紙原本が保管場所に残るため、原本を移動させずに内容を閲覧できます。原本の提出が必要なのか、内容だけ確認できればよいのかによって利用方法を分けることがポイントです。具体的な使い分けは、次の「書類の取り出し方法を選ぶポイント」で紹介します。

原本利用後の再入庫

配送してもらった原本を利用した後、引き続き外部で保管する場合は再入庫を行います。書類を戻すときは、保管会社が定めた方法で集荷や返送を依頼し、再び保管庫へ格納してもらいます。
再入庫後は、原本の所在情報も更新しておくことが大切です。「倉庫で保管中」「社内へ取り出し中」といった状態がわかれば、別の担当者が同じ原本を探す際にも現在地を判断できます。再入庫の料金体系はサービスごとに異なるため、費用については後ほど比較項目として解説します。

書類の取り出し方法を選ぶポイント

原本配送とスキャンのどちらを利用するかは、単純な早さだけでは決められません。紙原本そのものが必要なのか、どこで書類を使うのか、どの程度の頻度で内容を見るのかによって適した方法は変わります。取り出しを依頼する際は、次の3つのポイントから利用方法を考えてみましょう。

• ・紙原本を提出する必要性
• ・書類を利用する場所と用途
• ・書類を確認する頻度

紙原本を提出する必要性

まず、必要なのが「書類の情報」なのか「紙原本そのもの」なのかを分けます。取引先や社内手続きなどで原本の提出が必要な場合は、スキャンデータでは代替できないため、原本配送を選びます。
一方、契約内容や過去の申請内容など、記載されている情報を確認することが目的なら、スキャンで足りる場合があります。外部保管した書類を利用するたびに原本を取り寄せるのではなく、用途に合わせて確認方法を分けることが大切です。原本の提出要件については、法令や契約、取引先との取り決めなども踏まえて判断してください。

書類を利用する場所と用途

書類をどこで、どのように使うのかも取り出し方法を決める基準です。社内で原本へ追記する、押印済みの書面そのものを使用するといった場合は、紙原本を取り寄せる必要があります。
一方、複数拠点などから内容を確認する場合は、許可された環境からスキャンデータを閲覧できる仕組みがあると便利です。紙原本を拠点間で移動させずに、必要な情報を共有できます。ただし、機密情報を含む書類では、電子データを閲覧できる利用者を適切に限定し、必要以上に共有しない運用も欠かせません。

書類を確認する頻度

過去の書類をどのくらいの頻度で確認するかも考えておきましょう。年に数回しか使わない文書であれば、紙原本を外部へ預け、必要になったときだけ取り出す運用が考えられます。
一方、外部保管後に何度も同じ書類を参照する場合、その都度原本を配送すると手続きが繰り返されます。内容の確認だけで済む文書なら、スキャンデータの利用も選択肢です。頻繁に参照する書類が多い場合は、取り出し方法だけでなく、あらかじめ電子化する範囲も含めて検討すると、日常業務に合った管理方法を選べます。

取り出し対応のある書類保管サービスの選び方

書類を外部保管する際は、預けるときの料金やセキュリティだけでなく、必要になった後の使い方も重要です。特に、管理できる単位、原本配送やスキャンにかかる時間と費用、利用者の権限、操作履歴などは、実際の運用で差が出るポイントです。契約前に次の項目を比較しましょう。

• ・箱単位・書類単位の管理範囲
• ・原本配送・スキャンの所要時間
• ・取り出し・再入庫・スキャンの料金
• ・取り出し依頼の権限設定
• ・操作履歴・原本ステータスの管理

箱単位・書類単位の管理範囲

最初に見たいのは、預けた書類をどの単位まで管理できるかです。保存箱単位で管理するサービスでは、「どの箱を取り出すか」は指定できても、箱の中にある個別書類までシステム上で指定できるとは限りません。
必要な書類だけをスキャンしたい場合や、特定の原本を頻繁に取り出す場合は、書類単位の情報を登録・検索できるかが重要です。書類名や管理番号、保管期限などを登録できれば、対象文書の特定にも利用できます。自社が保存箱単位で管理できれば十分なのか、個別書類まで扱いたいのかを決めて比較しましょう。

原本配送・スキャンの所要時間

急ぎで書類が必要になる可能性があるなら、依頼してから確認できるまでの時間も重要な比較項目です。原本配送の場合は、保管庫での取り出し作業に加えて配送時間がかかります。スキャンの場合も、依頼後すぐにデータが作成されるとは限りません。
「最短○日」と案内されている場合は、依頼する時間帯や配送地域、休業日の扱いなどの条件も確認してください。監査や取引先からの急な照会などを想定し、期限が決まった場面で必要な書類を間に合わせられるかまで見ておくことが大切です。

取り出し・再入庫・スキャンの料金

書類保管サービスの費用を見るときは、月額の保管料金だけでなく、預けた後に発生する料金も確認します。原本を取り出す際の出庫費や配送費、利用後に戻す再入庫費、スキャンを依頼する場合の作業費などが対象です。
取り出し・配送・再入庫などが利用回数に応じて課金されるサービスでは、利用頻度が高いほど年間費用も増えます。自社で想定される年間の利用回数をもとに、保管開始から取り出し・再入庫まで含めた費用を見積もってもらいましょう。単価だけでなく、実際の利用方法に合わせた総額で比べることが重要です。

取り出し依頼の権限設定

契約書や人事書類、顧客情報などを預ける場合は、誰でも自由に取り出しを依頼できる状態を避ける必要があります。部署や役職、担当業務に応じて、閲覧や取り出し、廃棄などの操作権限を分けられるかを確認しましょう。
たとえば、内容の閲覧は担当者にも認める一方、廃棄の依頼は管理者だけに限定するといった設定が考えられます。複数部署で同じサービスを利用する企業では、権限の付け方を社内の文書管理ルールに合わせられるかが重要です。アカウント発行や権限変更の手順についても見ておきましょう。

操作履歴・原本ステータスの管理

外部保管した書類を適切に管理するには、「誰が何を操作したか」と「原本が現在どこにあるか」を確認できる仕組みも重要です。取り出しや廃棄などの操作履歴が残れば、必要に応じて過去の利用状況をたどれます。
また、原本を社内へ取り出した後も倉庫保管中のまま表示されていると、別の担当者が同じ書類を探すことになりかねません。倉庫保管中、社内へ取り出し中、廃棄済みなどの状態を管理できれば、担当者間で原本の所在を共有できます。複数部署で利用する場合は、こうした管理機能も比較しましょう。

当社の書類保管サービス ショコ（SHOKO）では、Webシステムから原本配送やスキャンを依頼できます。保管庫のスタッフが対象の書類をスキャンし、システム上で内容を閲覧できるため、原本を移動させずに記載内容を確認できます。原本そのものが必要な場合は、取り出し・再入庫にも対応しています。
また、ユーザーごとの閲覧・廃棄などの操作権限を設定できるほか、操作履歴や紙原本のステータスも管理できます。外部へ預けた後も必要な書類を利用できる環境を整えたい場合は、書類保管サービス ショコへご相談ください。

書類保管サービスの取り出しに関するよくある質問

外部保管を始める前には、依頼できる時間帯や原本の配送先、取り出した後の処理など、細かな運用も気になるところです。サービスによって対応条件は異なるため、契約前に知っておきたい3つの疑問へ回答します。実際の利用条件は、契約予定のサービスごとに確認してください。

取り出し依頼は営業時間外でもできますか？

営業時間外に取り出しを依頼できるかは、利用する書類保管サービスによって異なります。Webシステムから依頼できるサービスであっても、保管庫での取り出し作業や発送まで24時間行われるとは限りません。急ぎの書類を扱う可能性がある場合は、Web上で操作できる時間だけでなく、当日扱いとなる受付時刻や土日祝日の対応、原本配送の所要日数も確認しましょう。

原本の配送先は指定できますか？

配送可能な地域や、配送先を事前に登録する必要があるかどうかは、書類保管サービスによって異なります。複数拠点で書類を利用する企業では、配送先に制限があると本社で受け取ってから別拠点へ転送する作業が発生することもあります。原本配送を利用する予定がある場合は、希望する場所へ直接配送できるか、対応地域や所要日数もあわせて契約前に確認しましょう。

取り出した原本をそのまま廃棄できますか？

取り出した原本の廃棄に対応できるかは、サービスによって異なります。保管中の書類であれば機密処理まで依頼できるサービスもありますが、配送済みの原本の扱いは契約条件を確認する必要があります。廃棄する場合は、保存期限だけを理由に処分せず、法令や契約、社内規程に照らして廃棄可能かを判断しましょう。処理後の証明書を発行できるかも比較項目になります。

まとめ | 取り出し方法まで考えて書類保管サービスを選ぼう

書類保管サービスでは、預けた紙原本を配送してもらうだけでなく、保管中の書類をスキャンして内容を確認できるものもあります。紙原本そのものが必要なら配送、記載内容を確認できればよい場合はスキャンというように、用途に応じて取り出し方法を使い分けることが大切です。
サービスを選ぶ際は、保管料金や保管環境だけでなく、書類単位で管理できるか、取り出しまでの時間、利用時の料金、権限設定、操作履歴なども見ておきましょう。外部保管後の利用方法まで考えておけば、必要な書類が急に求められた場合にも対応方法を選べます。
当社の書類保管サービス ショコ（SHOKO）では、外部保管した書類を必要なときに活用できる仕組みをご用意しています。書類を預けた後の取り出しや閲覧まで含めて管理方法を見直したい場合は、お気軽にご相談ください。

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