高セキュリティと生産性向上が求められる時代におけるオフィスシュレッダーの選び方
昨今、個人情報保護を含むセキュリティ意識の高まりは顕著になっていることは言うまでもありません。情報漏洩が発生してしまうと、会社や取引顧客に被害が及ぶ恐れがあります。機密情報の流出により、企業の信用を失うだけではなく、損害賠償額も多額となります。情報漏洩のリスクを低減させることはこれまで以上に重要となっています。
そこで機密情報でも重要となるのが紙の扱いです。デジタル化が進展しているといっても、まだまだ紙を扱う企業は多いと言えます。その処分にオフィスシュレッダーを利用している会社が多いでしょう。本記事では、オフィスシュレッダーの選び方や課題、オフィスシュレッダーに代わって利用されている機密処理サービスについてご紹介します。
オフィスシュレッダーの選定軸とは？
オフィスシュレッダーの選定軸として、カット方法、ゴミ箱の容量、細断枚数、連続運転時間、対応用紙サイズ、音、細断スピード、などがあります。
カット方法
カット方法によって、シュレッダー処分した書類の復元率が変わります。カットの細かさや縦・横両方向でカットされているのか確認しましょう。せっかくシュレッダーをした書類から情報が漏れないよう処理形状の確認が大切です。セキュリティレベルを高めるのであれば、クロスカットよりも微細に細断（細断幅3mm以下）が可能なマイクロカットやさらに細かいマイクロスパイラルカット方式のシュレッダーがおすすめです。
ゴミ箱の容量
オフィスシュレッダーのサイズによって、ゴミ箱の容量は大きく変わります。オフィスシュレッダー自体が大きい方がゴミ箱は大きく、多くの枚数をまとめて処理することが可能ですが、設置場所にスペースが必要です。コンパクトなものを選ぶと、一度の処理できる枚数が少なくなり、こまめにゴミ袋の交換をする必要があります。
細断枚数
一度で何枚細断できる（最大細断枚数）のか確認しましょう。規定の枚数を超えてしまうと詰まりが発生し、オフィスシュレッダーが破損する原因となってしまいます。また一度に細断できる枚数が少ないと、何回にも分けて処分する必要があるので手間が発生します。業務用では、目安として最大細断枚数20枚以上を選ぶと良いようです。さらに安定して効率よく処理できる枚数である「定格細断枚数」も確認するようにしましょう。
連続運転時間
一度に連続してオフィスシュレッダーを利用すると、機械自体に熱を持ってしまいクール時間が必要になり、待ち時間が発生します。連続運転可能時間（定格時間と言います）ももれなくチェックしましょう。30分以上の定格時間が望ましいという意見もあります。
対応用紙サイズ
コンパクトなオフィスシュレッダーは最大A4サイズまで対応しているものもあります。社内でA4を超える大きさのコピー用紙を多く使っている場合、わざわざA4サイズに合わせて利用する必要があるので手間が発生します。
音
シュレッダー処理に発生する音は、案外響くものです。従業員が電話対応している時や、来客時には利用を避けた方が無難な場合もあります。最近では50dBを下回る騒音値のシュレッダーも発売されています。実際にどのくらいの音が発生するのか事前に確認しましょう。
細断スピード
細断スピードも手早く処理をするために大切なポイントとなります。一般的な細断速度は2～3m/分程度ですが、もっと速く処理をしたい場合はこの数値以上のものを選びましょう。
オフィスシュレッダーの課題
次に、シュレッダー処理でよく聞く課題についてご紹介します。
時間がかかる
一度に処理できる枚数が限られているので、プロジェクトが終わった時など大量の書類の処分が必要になった際に思ったよりも時間がかかる。
紙詰まり
気を付けていても、所定の枚数を超える書類をシュレッダーにかけてしまい紙詰まりを起こしてしまう。
シュレッダーゴミの散乱
満杯になったオフィスシュレッダーのゴミ箱を交換する際に、どうしてもゴミが散らばってしまい、交換の度に掃除する必要がある。
セキュリティの課題
シュレッダー処理した書類を復元する可能性はゼロではないので、機密性が高い書類を処分する際には心配である。
シュレッダーの音
シュレッダーの処理音が大きいので、電話対応中や来客中は利用することができず、利用に制限を感じる。
不純物の混入
事前に確認はしているものの、クリップやホッチキスをつけたままで処理してしまいシュレッダーを詰まらせてしまう。そもそもクリップやホッチキスを外すのに時間を要する。
このように、いざオフィスシュレッダーを使って機密書類を処分しようと思っても、思ったよりも時間がかかってしまったり、利用に制限があったりと不便さを感じることもあるようです。
「オフィスシュレッダーの手間を解消したい」という場合には、シュレッダーに代わる機密文書処理サービスの利用を検討してみましょう。確かにコストはかかりますが、結果的に本業に集中できる時間が増えることで、人件費等の節約と生産性向上につながる可能性があります。
そんな機密文書処理サービスのうち、人気を博しているのが株式会社日本パープル提供の「保護（まもる）くん」。下記にご紹介します。
保護くんとは？
保護くんは、専用のボックスに機密文書を投入するだけで機密処理を行ってくれるサービスです。専用のボックスには鍵が付いており、一度投入した書類は取り出すことができません。専任のセキュリティスタッフが回収し、厳しい入退出管理により運用されている施設で処理されます。運搬車にはGPSが搭載されており、処理完了後には証明書も発行。また、処理された書類はリサイクルされるので、環境貢献も可能です。他にも、
- ・ホッチキスやクリップが付いたままで投入可
- ・紙詰まりや、ゴミが散らかる心配なし
- ・一度に数千枚以上投入できる
- ・大容量の段ボール5箱分が一度に処理できる
など、今までシュレッダー処理で感じていた手間を解消することができます。
また、ゼネラルリサーチが行なったアンケートで、
- ・お客様満足度機密抹消サービスNo.1
- ・安心して利用できる機密抹消サービスNo.1
- ・業務効率がアップする機密抹消サービスNo.1
上記3つの部門でNo.1に選ばれました。大手企業でも導入が進んでいるサービスです。
シュレッダーに代わる手段も検討してみましょう
機密文書を処理する際に、よく利用されているオフィスシュレッダー。一口にシュレッダーと言っても、実際にオフィスで利用を始める際には確認すべきポイントが多くあることをご紹介しました。また、シュレッダーに代わる手段として、機密文書処理サービスがあります。処分する書類の枚数が少ないのであれば、シュレッダー利用の方が便利かもしれません。枚数が多い場合には、今回ご紹介した「保護くん」のような機密文書処理サービスの利用がおすすめです。処理にかかっていた時間と手間を解消することができ、生産性向上につながる可能性があるため、導入を検討してみることをおすすめします。
