2015年10月2日 文書管理

コスト削減&業務効率UPに繋がる、社内の書類削減に必要なこととは?

4.社内の書類削減に必要なことは?

社内の書類を削減すれば、仕事の効率化につながります。とはいえ、実際に書類を減らすのはなかなか難しいです。今回は社内の書類削減に必要なことについてまとめます。

書類がたまってしまう大きな原因とそれを解決する方法

社内書類がたまってしまう大きな原因として、「書類の私物化」があります。書類を個人個人が抱え込んでいると結局「必要書類の厳選」は個人任せになってしまい、必要かどうかの判断を下せずに、ためこんでしまうからです。

この解決策として、社内書類の私物化を規制することをおすすめします。具体的にどう規制するかですが、2つの方法を紹介します。ひとつ目は、書類を個人の机の引き出しに保管することを禁じ、共用キャビネットに保管するようにする方法です。もうひとつは、個人で保管して良い書類を限定するという方法です。これらを実行するだけで多くの不必要な書類を廃棄できるでしょう。

私物化規制という考え方はそれほどめずらしいものではなく、書類の私物化を一切禁止にしている会社もあります。

書類削減で得られる効果とは?


書類削減によって得られるメリットはコストを削減できることです。

書類の保管には保管スペースが必要です。保管スペースを確保するには費用がかかります。例えば、都心のオフィスの賃料を1平方メートルあたり約5,150円(17,000円/坪)とします。キャビネット1台分の必要スペースが引き出し分を入れて大体1平方メートルなので、3段キャビネットを使っていたとしたら1段あたり月約1,700円かかることになります。

仮に社員1人に付き2段を使用していたら月3,400円、社員数100人なら月340,000円のコストとなります。これを1人1段分に減らすことができれば月170,000円のコスト削減です。実際にはキャビネットや書棚の購入にもコストはかかっているので、その分も削減できることになります。

書類削減に直結する外部倉庫への保管、保存について


社内の書類削減のために、外部倉庫を利用する方法もあります。個人情報など機密情報が記された書類は外部倉庫に預けることをおすすめします。火災や水害などの災害対策も一般の会社の書庫より、専門業者の倉庫のほうが優れているからです。

不要書類は廃棄しよう

最後に、不要な書類を選別して廃棄する方法についても触れておきます。

不要な書類であることを決定するにはルールが必要です。例えば「3ヵ月保管してその間使用していなければ廃棄する」「1年間使用しなかった書類は廃棄する」といったルールです。

また、再び入手可能な文書であるかどうかも、不要な書類であることを決定する判断基準のひとつになります。電子化されている文書、取引先から取り寄せられる文書、公的機関などに行けば再び発行可能な文書などは廃棄に回しましょう。

社内書類の削減にはコスト削減という大きなメリットがあります。上記の内容を参考に、書類を効率よく削減し、出費を賢く抑えましょう。

カテゴリー: 文書管理
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