経費削減、業務改善に!トランクルームの整理、3つのポイント

トランクルーム市場は発展を続けています。Annual Supply Survey(株式会社キュラーズ実施)によると、この10年間で屋内・屋外を含むトランクルーム市場は倍増の670億円規模へと大きく拡大。2026年には1,000億円を超える市場規模となることも予測されており、トランクルーム市場は大きな注目を集めています。

調査結果の背景として、リモートワークが普及し、オフィスの在り方を見直す企業が増えたことが挙げられます。従来と同じ大きさのオフィスを維持する必要があるのか、またサイズの見直しだけではなく、より効率的に業務を進める方法はないかなど、従来の働き方の改善にまで踏み込んで検討している会社も多くなっているようです。

一方で、トランクルームは預けて終わりではなく、預けてからの管理も重要です。預けっぱなしの状態では、自社資産を有効に活用できる状態にはなっていません。そこで本記事では、トランクルーム整理のメリット・ポイント、おすすめのトランルームサービスをご紹介します。

【調査概要】

トランクルーム整理3つのメリット

年に数回しか使用しないイベントの備品・販促物、印刷過多により在庫が積み上がるチラシ・パンフレット、今すぐは使わないテーブル・デスク・キャビネットなど、トランクルーム内も雑然としていることが多いと聞きます。こちらでは、トランクルームを整理することで得られる3つのメリットをご紹介します。 

1. 面積縮小

まずトランクルームを整理することで、利用トランクルーム面積を縮小させることができるかもしれません。トランクルーム面積縮小は、当然ながらトランクルームの賃料削減につながります。

2. 業務効率改善

十分なスペースがない中で物品を保管していると、どこに何がいくつあるのか、物品の把握が難しくなる場合があります。そのような場合、いざ必要になったときに探し出すまでに時間がかかってしまったり、在庫があるのにも関わらず新しく購入してしまったりと非効率となりがちです。そのため、トランクルームの整理は業務効率改善につながるのです。

3. 資産の洗い出し

会社で保管している備品類は資産に当たります。四半期や年に1回は、会社での保管物を洗い出す必要があります。普段からリストなどで保管物の管理を行うことで、保有資産の洗い出しをしておきましょう。それらを全社員に向けて可視化しておくことで、資産を有効に使うことにつながります。

トランクルーム整理3つのポイント

それでは、トランクルームの整理方法を「見る」「送る」「捨てる」の3つに分けて解説していきます。

1.「見る」

預けた物品のリストを作成することは必須です。可能であれば、預けたものの写真・サイズ・数量などを即時で確認でき、また誰が借りているかなどの管理ができるように可視化しましょう。

2. 「送る」

1.が前提となりますが、預けたものが必要になったときに、すぐに送り先まで郵送できる状態にしておきましょう。複数の支店を有する企業の場合、スムーズにさまざまな支店に必要な備品を送ることができるようになります。

社内でも備品管理担当者の選定や、トランクルームから一時郵送してもらったものを保管する場所などルールを決めておくと便利です。再度トランクルームに預けることを考慮し、一時保管スペースは出しやすい位置に決めておくと便利です。また担当者が不在にしている時でも、問題なくトランクルームサービスを利用できるよう、マニュアルを作成しておくと良いでしょう。

3.「捨てる」

長年使わないものを処分することで面積縮小などに繋がります。トランクルームに預ける際にその備品の利用頻度を想定し、今後利用する可能性がないものは処分も検討しましょう。処分する際には環境にも配慮し、まずは買取サービスなど再利用してくれるところはないか探すと良いでしょう。オフィスで使わなくなったものはすべてトランクルームに預け続けることで、トランクルームにモノが溢れた状態になってしまう懸念があります。定期的に不要物は処分しましょう。

現時点で今後の利用の見込みがない物品については、保管期限を決めて預けましょう。

以上、「見る」「送る」「捨てる」の3つを軸に解説してきましたが、何よりも重要なのは社員の意識レベルです。トランクルームに預けている荷物も会社の資産だという認識を持つように教育を徹底することが重要です。

おすすめのトランクルームサービス

上記に記載した、「見る」「送る」「捨てる」を叶えてくれるサービスとして、株式会社日本パープルが提供するStock Mamoruをご紹介します。

おすすめポイント

  • ・物品の回収も行なっているので、預けるモノを持ち込む手間なし
  • ・専用サイトにて、預けているモノを写真、サイズ、数量とともに確認可能
  • ・指定する場所まで配送対応(複数の住所へも対応)。お届け日の指定可
  • ・廃棄まで行っている
  • ・日本工業規格の規定に準じ、外気温を超えない温度湿度に保持された施設で保管
  • ・24時間365日、大手セキュリティ会社による24時間監視
  • ・法人向けトランクルームでNo.1*に選ばれている(*アンケートモニター提供元:ゼネラルリサーチ)

トランクルームの環境を見直してみましょう

トランクルーム整理のメリット・ポイント、おすすめのトランクルームサービスをご紹介しました。新型コロナウイルス感染症拡大後リモートワークが普及し、トランクルームを利用する企業が多くなってきた今、より良いトランクルーム環境作りの必要性が高まっています。ご紹介したポイントをもとに一度トランクルームの環境を見返してみましょう。

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