2022年7月20日 お役立ち情報

適切な什器の管理は生産性向上への基盤に。管理方法とおすすめサービスを紹介!

オフィスには机、椅子、棚やアクリル板など多くの備品があります。働きやすくより快適な職場環境を整えるために、オフィス家具や備品を用意することは必須であることは言うまでもないでしょう。このようなオフィスで使用されている道具や備品は「什器(じゅうき)」と呼ばれます。

本記事ではオフィスに必要不可欠な什器について、什器の基本から、会計処理方法、什器の購入(自社保有)・レンタル使用のメリット・デメリット、管理ポイントについてご紹介します。

什器とは

什器とは、主にオフィスや店舗で使われている家具全般や道具・備品を指します。例えば、オフィスでは机・椅子・パーテーション・受付台・案内板など、飲食店や店舗では厨房機器・レジ台、アクリル板・陳列台・平台・マネキンなどが該当します。

什器の会計処理方法

什器にかかる費用は、どのように会計処理すべきでしょうか。処理の方法は消耗品費か固定資産として計上する場合の主に2つがあります。

消耗品費として計上する場合

消耗品費は、使用期間が1年未満、また取得価額が10万円未満の什器備品を購入したときに使用する勘定科目です。

固定資産として計上する場合

使用期間が1年を超え、金額が10万円以上ものを固定資産として計上します。ただし、中小企業が30万円未満の什器や備品などを購入した場合、年間300万円を限度に取得価額の全額を損金算入(即時償却)することができる特例が設けられています。(参考:J-NET21「固定資産として計上するのはどのような場合でしょうか。

什器の購入(自社保有)・レンタル使用のメリット・デメリット

什器は購入する(自社保有)ほかに、レンタル使用することも可能です。それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

購入

メリット

  • ・購入商品の選択肢が多い
  • ・オフィスの広さや雰囲気、職種にあったものを選べる
  • ・一度購入すれば費用はかからない
  • ・支店内で自由に共有できる

デメリット

  • ・購入時にまとまった金額を要する
  • ・使用しなくなった場合、管理費・倉庫費や廃棄の手配やコストがかかる
  • ・社内に設置する場合、スペースを要することになり、「身軽」なオフィスと真逆の方向に

レンタル

メリット

  • ・導入費用(初期費用)が安い
  • ・業者が設置まで対応してくれる場合もある
  • ・人数配置が変更になった際に数量の変更がしやすい
  • ・利用しない什器を保管するスペースの確保が不要

デメリット

  • ・長期間の使用だとランニングコストがかかる
  • ・中古品であることが多い
  • ・利用期間や場所等の制約がかかる場合がある
  • ・商品の選択肢が少ない場合がある

使用期間が短期間であれば、レンタルの方が安く済む場合が多くなります。また、価格だけの判断軸ではないこともあるでしょう。さまざまな条件や選定軸から、購入するのかレンタルするのかを決めると良いでしょう。

什器管理の3つのポイント

ここでは、什器管理のポイントを3つご紹介します。

1. 管理台帳に情報を一元化する

什器の管理台帳を一元化しましょう。そうすることで、一覧性を確保することができます。管理すべき備品が多くない場合にはエクセルで運用ができますが、今ではさまざまなクラウドサービスが登場しています。運用が煩雑になってくれば、これらのサービスを検討してみましょう。

2.品目別に管理

項目がバラバラに管理されていると、実際に何を保有しているかをすぐに把握することができません。品目別に管理することで、什器の管理データがわかりやすくなります。品目ごとに管理されていると、必要なものがいくつ揃っているか、どこにあるかが一覧でわかるようになり、無駄な新規購入や保管場所の早期アクセス確保につながります。

3. 支店がある場合は共有する

同一社内で該当備品を保有しているにもかかわらず重複して同じものを購入することは、コストがかかり無駄な新規購入と言えるでしょう。この事態を防ぐため、本社・支店内で管理している什器のデータを共有しましょう。

複数支店を有する企業や、複数人で一緒に管理する場合、管理だけで思ったよりも手間がかかることがあります。このような手間を省き、本業の業務に集中したい場合は、外部業者におまかせすることも可能です。さまざまな業者がトランクルームのサービスを展開していますが、ここではストックマモル(Stock MAMORU)をご紹介します。

配送してくれるトランクルーム「ストックマモル(Stock MAMORU)

株式会社日本パープルが提供するストックマモル(Stock MAMORU)は、「配送してくれるトランクルーム」として、什器を集荷から保管、Web上でデータまで管理してくれます。

ストックマモル利用の5つのポイント

1.作業不要。梱包から配送まで対応

預け入れは専門のスタッフが対応。梱包から配送までお任せできる。

2.預けた荷物は専用ページから確認できる

預けた荷物は写真付きでウェブシステムから閲覧可能。採寸(幅×奥行き×高さ)データが記載され、写真付きで一覧表示されるので、一目で物品の確認ができる。

3.お届け手配も簡単!Webから依頼できる

Webから簡単に手配ができ、必要な時に日本全国どこでも必要な場所へ配送可能。在庫を一元管理し、物品が必要になった際にWebで対象支店へ手配することなど、Web上で在庫管理を簡単に行うことができる。

4.万全なセキュリティ体制のもと管理

耐震性に優れた、大手セキュリティ会社による24時間監視が行われている専用施設で保管されるので安心。

5.廃棄も対応

保管が不要になった場合はWebから簡単に廃棄手配が行える。

ストックマモルの導入社数は700社を突破。イオン銀行や住商建物株式会社など、大手企業でも導入されています。一気通貫でサービスを享受でき、利用企業が本業に集中できる環境を整えてくれることが好評のようです。

ストックマモル(Stock MAMORU)公式URL:https://www.mamoru-kun.com/stockmamoru/

什器の管理は社内基盤整備につながる

本記事では、什器の基本から、会計処理の方法、什器の購入(自社保有)、レンタル使用のメリット・デメリット、管理ポイントについてご紹介しました。オフィスに普段利用頻度の低いものが溢れ作業スペースを圧迫している場合、作業効率が落ちることが考えられます。生産性向上が叫ばれリモートワークが普及している今、適切に什器の管理を行うことで、社内基盤の整備につながるでしょう。

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