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定型業務を効率化できる「RPA」の意味について初心者向けに解説!


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最近ビジネスの世界ではバズワードとなっている「PRA」。「Robotic Process Automation」の略であり、意訳をすると「ロボットによるプロセスの自動化」になります。

RPAは定型業務を効率化し、企業の競争力を高めるツールになると言われています。今回はそんなRPAの意味について、初心者でも理解しやすいように解説していきましょう。

※「まもりの種」は保護(まもる)くんの日本パープルが運営しております。

PRAとは機械的な業務作業をソフトウェアに行わせること

「PRA」とは、機械的に行っているようなパソコンでの事務作業を、ロボットによって自動化することです。ロボットといっても、漫画やテレビに出てくるような人形ロボットではなく、ここではソフトウェアのことを指します。

ソフトウェアで自動化すると聞くと、難しく思えてしまうかもしれませんが、その実はさほど難しい概念ではありません。エクセルのマクロ機能に近いと言えば、もっともわかりやすいのではないでしょうか。

マクロ機能の詳細説明はここでは割愛しますが、マクロ機能を用いると、エクセル内で行っている繰り返しの手作業を自動化することが可能です。

マクロはあくまでもエクセル内での自動化が基本ですが、RPAツールと呼ばれるソフトウェアでは、複数のアプリケーションにまたがった業務も自動化することが可能になります。

RPAの業務導入イメージを3つの事例から解説

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それでは実際にどのように業務で役に立つのかを事例を交えて解説していきます。

1. 受信したメールの内容を顧客管理ソフトへ自動入力

マーケティングオートメーションツールなどを利用している場合では、ホームページなどから送信された顧客情報は自動でデータベースへと格納されていきます。

しかしマーケティングオートメーションを介しにくいメールを、顧客管理ソフトやエクセルなどに直接入力していかなければいけないシーンはないでしょうか。

そんな際にPRAツールを利用すれば、
(1)特定の件名のメールを探知する
(2)探知したメール内の特定の文字列より横の文章を自動でコピーする
(3)エクセルの特定のセルにコピーアンドペーストをする
(4)(1)~(3)を繰り返す
といった作業を学習させることが可能です。

毎日1〜2件でしたら手動でなんとかなるかもしれませんが、数十件、数百件の処理ともなると時間コストも無視できなくなってきます。このような作業をRPAツールで自動化できるようになれば、本業に使う時間を大きく増やせるでしょう。

2. 受注データ・POSデータを自動ダウンロード

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日常的に行われるクライアント先のホームページから、受注データやPOSデータをダウンロードするといった業務もPRAで自動化することができます。

これだけ聞いても既に便利に思えますが、同時に本当にRPAで解決できるのか疑問が湧いてきますよね。

例えばクライアントのホームページに予め決められた時間にアップロードされていないといったご経験がありませんでしょうか。

しかしご安心ください。RPAツールはフローチャートを組めるものなどもあり、「◯◯の作業が失敗したら1時間後に再度実行する」といった動作も予め学習させておくことが可能です。つまり決められた時間にアップロードがされていなかったとしても、再度アクセスしダウンロード、格納業務を行ってくれるのです。

「あのときアクセスしたらアップロードされておらず、後でやるつもりが忘れてしまっていた」といった人為的なミスも無くすことができるでしょう。

3. プロジェクト担当者や新入社員情報共有の自動化

とあるプロジェクトに新しい担当が入る場合、該当フォルダへのアクセス権限の付与や、特定ツールへのユーザー追加などの業務が発生します。

これらの業務は名前やメールアドレスなどが変わるだけで、作業としてはいつも同じではないでしょうか。時間にしたら数十分に思える作業でも、いくつもの作業が重なると「どこまで追加しなければならなかったっけ?」と担当者は細かい確認をしながら追加作業を行っていきますので、意外に時間がかかります。不定期なら尚更です。

そういった場合もRPAツールが活躍します。予め用意しておく情報さえ決まっていれば、そのデータをエクセルに入力するだけで、あとはあらゆる登録作業をツールが自動的に行なってくれます。

これは採用の現場でも役立つ方法です。通年採用を行っている企業の場合、入社の際に行わなければならない、社員情報の追加などもRPAで自動化可能です。入社の際に行う手続きは幾多にも及びますが、RPAに一度記憶させてしまえば忘れることはありませんし、各拠点で登録フローが違うといったこともなくなります。

働き手が減少する未来においてRPAは企業の競争力を高める手段になり得る

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RPAがなぜこれほどまでに大きく取り上げられるようになってきたかというと、単純業務を自動化させることで、人間の時間コストを削減することができるからです。空いた分の時間は、人間にしかできない仕事に割り当てられるようになります。

人為的なミスを無くすといったメリットもありますが、やはり無駄な人的コストを削減することができるのが最大のメリットと言えるでしょう。

企業にRPAを導入しようとすると、社内から自分の仕事を奪われてしまうと心配した社員から、反発の声が上がることも多いそうです。しかしその考えは早計です。

日本ではご存知の通り、年々働き世代の人口が減少しています。慢性的に人手不足に悩む企業は増えており、採用難易度も比例するように上がっています。

そこで少しでも「誰でもできる単純作業」を行っている社員の負荷をRPAツールによって解消し、人間にしかできない部分に生産力を当てることで企業の競争力を高めよう、というのがRPAのコンセプトです。

人手不足に悩む企業はRPAという手段もあるということを覚えておいて損はないでしょう。

RPAは人手不足に悩んでいる企業にとって秘密兵器となりうるツール

定型業務を自動化できるRPAは、特に慢性的に人手不足に悩んでいる企業にとっては秘密兵器となりうるツールです。これを機会にRPAについての理解を深め、導入の際の参考材料にしてみてくださいね。

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