オフィスの書類整理のコツは？効率化につながる整理方法・サービスを紹介
オフィスの書類が整理できていないと、「必要な資料がすぐに見つからない」「デスクや棚が常に散らかっている」「無駄な作業時間が増える」といった問題が発生し、仕事効率の低下につながります。特に紙書類が多い職場では、書類の分類方法や保管方法が曖昧なまま放置されているケースも少なくありません。
しかし、オフィスの書類整理は難しいものではなく、整理のコツを押さえ、適切なファイルやグッズ、棚を活用するだけで大幅に改善できます。最近では、100均で揃う書類整理アイテムや、会社全体で取り組める書類整理アイデアも充実しており、コストをかけずに効率化を図ることも可能です。
本記事では、オフィスの書類整理を効率的に進めるコツをはじめ、会社で使いやすい書類整理の分類項目やデスク周りをすっきり保つ整理方法、仕事効率化につながる書類整理グッズ、オフィスに適した書類保管方法やサービスなどを分かりやすく解説します。
「オフィスの書類整理を何から始めればいいかわからない」「今のやり方に限界を感じている」という方は、ぜひ参考にしてください。
オフィスの書類整理で最初に決める基本ルール
オフィスの書類整理を成功させるためには、作業に入る前の「ルール設計」が欠かせません。いきなりファイルを買ったり棚を整理したりしても、基準がなければすぐに元に戻ってしまいます。この章では、書類整理を継続可能な仕組みにするために、最初に決めておくべき基本ルールを整理します。
整理と管理の役割分担
オフィスの書類整理を成功させるうえで最初に決めておきたいのが、「誰が整理し、誰が管理するのか」という役割分担です。
書類は日々発生するため、全員が同じ責任感で扱わないとすぐにルールが形骸化します。
たとえば、各部署で発生した書類は担当者が一次整理を行い、共有書類は総務や管理部門が管理するといった役割を明確にすることで、整理の抜け漏れを防げます。整理と管理を分けて考えることで、属人化しにくい体制が整います。
分類軸と置き場の固定
書類整理では「どう分類するか」と同時に「どこに置くか」をセットで決める必要があります。分類軸が曖昧なままでは、棚やデスクに書類が溜まり続けてしまいます。
例えば「部門別」「案件別」「用途別」など、業務に合った分類軸を決め、その分類ごとに置き場を固定します。置き場が固定されることで、探す時間が減り、誰が使っても同じ動線で書類を扱えるようになります。
誰でも戻せる運用ルール
整理された状態を維持するには、「戻しやすさ」が欠かせません。特定の人しか分からないルールでは、結局その人に負担が集中します。
ファイル名やラベル表記を統一し、直感的に判断できる運用ルールを作ることが大切です。「見れば分かる」「考えなくても戻せる」状態を目指すことで、オフィス全体の書類整理が自然と定着します。
会社の書類整理が進まない原因とよくあるつまずき
多くの会社で書類整理が進まないのは、やり方以前に「つまずきポイント」を放置しているからです。
ここでは、現場でよく見られる原因を整理し、なぜ整理が定着しないのかを明確にしていきます。
書類が増え続ける発生源
会議資料や申請書、契約関連書類など、書類の発生源を管理していないと、整理してもすぐに量が戻ります。発生時点で分類先が決まっていない書類は、一時置きされ、そのまま積み上がりがちです。
整理を進めるには、「どこから書類が生まれているか」を把握することが不可欠です。
属人化と共有ミスの起点
「この書類は〇〇さんが持っている」「場所を知っている人が限られている」といった属人化は、会社の書類整理が進まない典型例です。共有書類であっても、個人のデスクや引き出しに保管されていると、他のメンバーが必要なときに探せず、結果として同じ書類を重複して作成するなどの無駄が生じます。
書類の所在や管理ルールが個人依存になると、異動や退職時に整理が破綻するため、共有前提の書類は必ず共通ルールで管理する必要があります。
捨てられない心理と保管不安
書類整理が進まない背景には、「後で必要になるかもしれない」という心理的不安があります。特に契約書や過去資料は、明確な基準がないと捨てられず、結果として保管量が増え続けます。
この不安を解消するには、保管年限や廃棄基準を事前に決めることが有効です。基準があれば、個人の判断に頼らず、安心して整理を進められます。
オフィス書類整理の手順
書類整理は感覚ではなく、段階的に進めることで失敗を防げます。
ここでは、オフィス全体で取り組む際の基本的な整理手順を解説します。
棚卸しと全体把握
書類整理を始める際は、まず現状把握から行います。棚やキャビネット、デスク周りにどのような書類が、どれくらい存在するのかを洗い出します。
この段階で不要書類を無理に捨てる必要はありません。全体量を把握することで、後の分類や保管方法を現実的に設計できるようになります。
分類項目の例（部門・用途・案件）
分類項目は業務内容に合わせて設計します。全社共通書類は用途別、進行中業務は案件別、部門固有の資料は部門別など、使い分けることが重要です。
一つの軸にこだわらず、使う場面を想定して分類することで、実務に合った整理が可能になります。
保管場所の決め方（棚・共有・デスク）
書類の性質に応じて、保管場所を分けます。頻繁に使う書類は共有棚、個人作業用はデスク、長期保管はキャビネットなど、動線を意識して配置します。
使う頻度と保管場所を一致させることで、整理状態を維持しやすくなります。
オフィス書類整理に役立つファイルと収納グッズ
オフィスの書類整理は、ルールや手順だけで完結するものではありません。実際の現場では、「ファイルが使いにくい」「収納が合っていない」といった物理的な問題が原因で、せっかく決めた整理ルールが守られなくなるケースが多く見られます。
目的に合わないファイルや収納グッズを使っていると、書類が溢れたり、所在が分からなくなったりします。
ここでは、オフィスでの利用シーンを前提に、書類の性質や使用頻度に応じたファイルの使い分け方や、100均でも揃えやすい収納グッズの選び方、さらに整理状態を維持するためのラベリング運用を紹介します。
ファイルの使い分け（個人・共有・保管）
個人用か共有用か、保管用かでは、求められる機能が異なります。個人用は持ち運びやすさ、共有用は視認性、保管用は耐久性を重視すると整理しやすくなります。
100均で揃えやすいアイテム
100均には、ファイルボックスやクリアファイル、仕切りなど、書類整理に使えるアイテムが豊富です。コストを抑えつつ、全社で統一した収納が可能になります。試しに導入しやすい点もメリットです。
たとえば、A4対応のファイルボックスは、共有棚での書類の立て置き保管に適しており、「案件別」「月別」などの分類を視覚的に分けやすくなります。
また、インデックス付きクリアファイルを使えば、契約書や申請書など複数枚の書類を用途別にまとめられ、差し替えや確認作業もスムーズになります。引き出し内には仕切り付きケースを使うことで、書類が横倒しになるのを防ぎ、デスク内の乱雑化を抑えられます。
100均アイテムはサイズや形状が比較的統一されているため、全社で同じ型を採用しやすく、収納ルールの標準化にも向いています。結果として、「人によって収納方法が違う」という属人化を防ぐ効果も期待できます。
ラベリングと色分けの運用
ラベリングと色分けは、オフィスの書類整理を「探さなくて済む状態」に近づけるための重要な仕組みです。ただラベルを貼るだけでは効果は薄く、何を基準に表示するかを決めて初めて意味を持ちます。
例えば、共有棚では「案件名＋年度」、保管書類では「書類種別＋保管期限」など、用途に応じて記載内容を固定します。また、部門別・用途別に色を統一することで、棚やファイルを一目見ただけで大まかな分類が分かるようになります。
重要なのは、色や表記を増やしすぎないことです。ルールが複雑になると現場で守られなくなるため、誰でも迷わず判断できる範囲に抑えることで、運用が定着します。
オフィスの書類保管方法と安全な廃棄の考え方
書類整理は「きれいに並べること」がゴールではなく、必要な書類を適切に保管し、不要になったら安全に手放すことまで含めて設計する必要があります。
保管と廃棄の基準が曖昧なままだと、書類は減らず、結果としてオフィススペースや管理工数を圧迫します。ここでは、実務に即した保管と廃棄の考え方を整理します。
保管年限と残す基準
書類を残すかどうかの判断は、個人の感覚ではなく、明確な基準に基づくべきです。契約書、会計書類、人事関連書類などは、法令や社内規定で保管年限が定められている場合が多く、それを起点に判断します。
年限が過ぎた書類については「業務上の参照頻度」「再利用の可能性」を踏まえて見直しを行い、不要なものは廃棄対象とします。基準を明文化することで、「とりあえず残す」という判断を減らし、整理が進みやすくなります。
スペースを圧迫しない保管の工夫
すべての書類をオフィス内に置く必要はありません。日常的に使用する書類と、年に数回しか確認しない書類を同じ場所に保管すると、スペース効率が悪化します。
使用頻度の低い書類は、キャビネットの集約や外部保管サービスの利用を検討することで、オフィス内の棚やデスク周りをすっきり保てます。保管場所を用途別に分けることで、探す手間と物理的な圧迫感の両方を軽減できます。
廃棄方法の選び方（社内処理・溶解処理）
書類の廃棄では、情報漏えいリスクを考慮することが不可欠です。
社内処理の場合は、シュレッダーの性能や回収ルールを確認し、確実に判読不能な状態にする必要があります。
一方で、個人情報や機密情報を多く含む書類が大量にある場合は、溶解処理などの外部サービスを利用する方が安全かつ効率的です。廃棄方法を書類の重要度と量に応じて使い分けることで、リスクと手間を最小限に抑えられます。
書類整理を続けるための運用設計
オフィスの書類整理は、一度きれいにするだけでは意味がありません。多くの企業で「最初は整ったが、数か月で元に戻った」という状況が起こるのは、整理後の運用が設計されていないためです。
ここでは、書類が再び増えたり、管理が個人任せになったりするのを防ぐために、整理を“習慣として回す”ための運用設計について解説します。
増やさない仕組みと一次置き場
書類が散らかる原因の多くは、「すぐに分類できない書類の置き場」が決まっていないことにあります。処理途中の書類や一時的に保管したい資料が行き場を失い、デスクや棚に滞留していきます。
これを防ぐためには、一次置き場をあらかじめ決め、「ここに置いた書類は〇日以内に分類する」といったルールを設けることです。一次置き場を設計することで、書類を溜め込まず、整理フローに自然に戻せる仕組みが作れます。
見直し頻度と担当の決め方
整理状態を維持するには、定期的な見直しが欠かせません。年に一度など頻度が低すぎると、その間に書類が増えすぎてしまいます。
月次・四半期など、業務負荷に合った見直し頻度を設定し、あわせて確認担当を明確にします。担当者を決めることで「誰かがやるだろう」という状態を防ぎ、整理が業務の一部として定着しやすくなります。
属人化を防ぐチェックポイント
運用が続くにつれ、独自ルールや例外対応が増えると、再び属人化が進みます。これを防ぐためには、「ルールどおりに保管されているか」「例外が増えていないか」といったチェックポイントを設けることが重要です。
チェック項目を簡単な形で共有しておくことで、担当者が変わっても同じ基準で確認でき、整理ルールが形骸化するのを防げます。
書類の保管から廃棄まで任せられる「SHOKO」
オフィス内で書類が増えすぎて管理が追いつかない、保管場所が不足している、あるいは機密性の高い書類の取り扱いに不安がある場合、外部の専門サービスを活用するのは有効な選択肢です。
「SHOKO（ショコ）」は、日本パープルが提供する書類専用保管・管理サービスで、保管・検索・廃棄まで一連の流れを一括して任せられる仕組みになっています。公式の管理システムやセキュリティ体制が整っているため、社内だけでは難しい文書管理課題を解消しやすいのが特徴です。
保管と機密抹消までの一気通貫
SHOKOは単なる保管サービスではなく、預け入れから管理・廃棄までを一気通貫で対応します。書類は専用のセキュリティ保管庫で厳重に管理され、機密性が高い文書についても漏えいリスクを抑える体制が整えられています。
専門のスタッフが回収・搬送・保管を行い、保管期限満了後の廃棄も同じサービス内で完結できるため、社内で手続きを分断する必要がありません。保管は箱単位、1箱から利用可能で、保管期限ごとに管理できるため、不要書類の取り扱いも計画的に進められます。
WEBシステムによる管理と検索性
SHOKOは独自の WEB管理システム を提供しており、保管・検索・取り出し・廃棄の依頼までオンラインで完結できます。預けた書類は最短3時間でPDFで内容確認が可能で、原本の配送を依頼すれば翌営業日には手元に届く仕組みです。
社内外の書類を一元管理できるため、サテライトオフィスやテレワーク環境でも効率的に書類を活用できます。また、ユーザーごとのアクセス権限を細かく設定できるため、情報管理の内部統制も強化できます。
導入が向いているオフィスの状況
SHOKOは書類量が多く、社内スペースだけでは保管が難しい企業や部署に特に向いています。
また、法令対応が求められる書類や長期保存が必要な文書が多数ある場合、社内管理だけでは負担が大きくなりがちです。セキュリティレベルの高い保管体制とWeb上の一元管理があることで、現場の運用負担が軽減されるほか、保管期限や廃棄忘れを防ぐ仕組みも整えられています。
導入実績は官公庁・金融機関などを含む1,200社以上にのぼり、重要書類の信頼性の高い管理ニーズにも対応しています。
【お客様導入事例】SHOKOでオフィス移転後の書類整理をスムーズに
リモートワーク中心の働き方へ切り替える中で、オフィス移転を機に社内にある大量にある書類が課題になった企業様。
導入前の課題（オフィス移転と書類保管）
新オフィスへ移転する際に、社内に保管していた大量の書類の保管方法が論点に。
法令上の保管期間は守りつつ、リモートワーク中心の運用でも支障が出ない保管方法を検討する必要があった。
SHOKO導入後の変化
書類を外部保管へ切り替えたことで、オフィス内の保管スペース問題が整理され、移転後の運用がスムーズに。さらに、倉庫側でのPDF化や廃棄処理も依頼できるため、必要なときに閲覧できる状態を確保。
▼「オフィスのスペース」と「必要書類へのアクセス」をどう両立した？
オフィス書類整理に関するよくある質問
オフィスの書類整理を進めようとすると、「何から手を付ければいいのか」「費用はどの程度かかるのか」「外部に任せて本当に大丈夫なのか」といった疑問が必ず出てきます。ここでは、実際に多くの企業や担当者が感じやすい質問を取り上げ、実務の視点から分かりやすく回答します。
オフィスの書類整理はどこから始めるべきですか？
オフィスの書類整理は、いきなり細かく分類するのではなく、全体量の把握と整理対象の洗い出しから始めるのが基本です。
まずは棚やキャビネット、デスク周りにどのような書類がどれくらいあるのかを確認し、「共有書類」「個人書類」「長期保管書類」に大きく分けます。
そのうえで、使用頻度が高い共有書類や、業務に直接影響する書類から着手すると、整理の効果を実感しやすく、社内の協力も得やすくなります。完璧を目指さず、段階的に進めることが重要です。
100均のグッズだけで十分に整理できますか？
結論から言うと、多くのオフィスでは100均グッズだけでも十分に書類整理は可能です。A4対応のファイルボックスやインデックス付きクリアファイル、仕切りケースなどは、共有棚やデスク周りの整理に適しています。
重要なのは価格ではなく、用途に合った使い分けとルールの統一です。全社で同じサイズ・同じ型の収納を使うことで、見た目が整うだけでなく、収納方法の属人化も防げます。長期保管や大量保管が必要な場合のみ、専用の保管サービスや耐久性の高い収納を検討するとよいでしょう。
廃棄を外部に任せても問題ありませんか？
個人情報や機密情報を含む書類であっても、信頼できる外部業者に委託すれば問題ありません。むしろ、社内でのシュレッダー処理よりも、溶解処理など専門的な方法を用いた方が、情報漏えいリスクを低減できる場合もあります。
重要なのは、セキュリティ体制や実績が明確な業者を選ぶことです。保管から廃棄までを一貫して管理できるサービスを利用すれば、廃棄忘れや管理ミスを防ぎ、書類整理全体の負担を大きく軽減できます。
まとめ | オフィスの書類整理で業務効率を高めるために
オフィスの書類整理は、業務効率を高め、無駄な時間や管理コストを減らすための重要な業務設計です。書類が整理されていない状態では、探す時間が増え、共有ミスや属人化が起こりやすくなり、結果として生産性の低下を招きます。
書類整理を成功させるためには、最初にルールを決め、分類軸と保管場所を固定し、誰でも同じように扱える運用を整えることが欠かせません。また、ファイルや収納グッズは目的に応じて使い分け、ラベリングや色分けによって「探さない状態」を作ることが重要です。
あわせて、保管年限や廃棄基準を明確にし、不要な書類を溜め込まない仕組みを作ることで、整理状態を長く維持できます。
社内だけでの管理に限界を感じる場合は、書類の保管から廃棄までを一括で任せられる外部サービスを活用するのも有効な選択肢です。適切なサービスを取り入れることで、セキュリティを確保しながら、オフィススペースと管理負担の両方を軽減できます。
まずは、自社の書類量や管理方法を見直し、「今のやり方で本当に業務効率が上がっているか」を確認するところから始めてみてください。小さな見直しでも、オフィスの書類整理は確実に仕事のしやすさにつながります。
